225 Jobs für "Assistenz" gefunden

Organisation & Koordination des Teambüros: Sie verantworten die professionelle Organisation des Teambüros inklusive Terminplanung, -koordination und zuverlässiger Nachverfolgung Vorbereitung und Begleitung von Terminen & Gremienarbeit: Sie planen, organisieren und koordinieren Besuche, Meetings sowie regelmäßige Sitzungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf Erstellung von Unterlagen & Entscheidungsgrundlagen: Sie erstellen und bereiten Protokolle, Präsentationen, Übersichten und aussagekräftige Entscheidungsunterlagen auf Antrags- und Beschlussmanagement: Sie bearbeiten Anträge softwaregestützt, erstellen Beschlussvorlagen und bereiten Zahlungen sorgfältig vor Kommunikation & Schnittstellenarbeit: Sie stehen im regelmäßigen Austausch mit Antragstellern, Projektpartnern sowie den Gremienmitgliedern der gemeinnützigen Stiftungen Vertrauliches Informationsmanagement: Sie gehen verantwortungsbewusst mit sensiblen Informationen um und gewährleisten jederzeit höchste Diskretion Öffentlichkeitsarbeit & interne Kommunikation: Sie unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit und interne Kommunikation, teilweise in enger Abstimmung mit der Abteilung Communications der Friedhelm Loh Group

In dieser zentralen Rolle arbeiten Sie im Herzen einer führenden wissenschaftlichen Abteilung und stellen die reibungslose Koordination des Tagesgeschäfts sicher. Gleichzeitig ermöglichen Sie es dem Direktor und den Mitarbeitenden der Abteilung, sich auf exzellente Forschung im Bereich der Klimaphysik zu konzentrieren. In enger Zusammenarbeit mit dem Direktor, seiner Assistentin sowie weiteren Mitarbeitenden übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen und organisatorischen Unterstützung der Abteilung. Die Position verbindet anspruchsvolle Assistenzaufgaben mit koordinierenden Tätigkeiten und professionellem Kommunikationsmanagement. Zu den Hauptaufgaben zählen: Steuerung des Terminkalenders, der Korrespondenz und der Prioritäten des Direktors zur Sicherstellung eines effizienten Zeitmanagements Organisation und Strukturierung der täglichen Abläufe mit einem hohen Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Weitblick Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Reiseplanung, Buchungen und Koordination der Spesenabrechnung Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen dem Direktor, der Abteilung sowie internen und externen Partnern Darüber hinaus übernehmen Sie: Koordination von Besprechungen, Kommunikationsprozessen und internen Abläufen zur Unterstützung des Abteilungsbetriebs Pflege und Weiterentwicklung administrativer Strukturen der Abteilung, einschließlich Dokumentation, Ablage und zweisprachiger Korrespondenz (Deutsch/Englisch) Planung, Organisation und Unterstützung von Abteilungs- und institutionellen Veranstaltungen Vorbereitung und - bei Bedarf - Teilnahme an Besprechungen sowie Erstellung prägnanter Protokolle Verwaltung von Mailinglisten, Betreuung von Gästen und Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds Selbstständige Übernahme von Sonderaufgaben mit dem Ziel, die Leitungsebene proaktiv zu entlasten Souveräner Umgang mit sensiblen und komplexen Sachverhalten Unterstützung bei der Planung, Überwachung und Koordination der Abteilungsbudgets

Sie arbeiten in enger Abstimmung mit ihrer Jobsharing-Partnerin, vertreten sich gegenseitig und übernehmen zwei Nachmittagsdienste pro Woche Sie koordinieren Termine, Meetings und Reisen unter Berücksichtigung von Prioritäten und Zeitplänen Sie erstellen und bearbeiten geschäftliche Dokumente und Präsentationen mit hoher Genauigkeit und Professionalität Sie übernehmen die effiziente Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Unterstützung der Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten Erste:r Ansprechpartner:in für unsere Mitarbeiter:innen bei Fragen zu bspw. Reisebuchungen, Seminaranmeldungen, etc Planung und Koordination von Terminen und Meetings Aufbereitung von Informationen und Erstellung von Präsentationen Digitale Dokumentenablage und Datenbankpflege Kompetente Organisation und Erledigung der internen und externen Korrespondenz Organisation und vorbereitende Tätigkeiten zu Personaleinstellungen Empfang und Betreuung von Gästen

Unterstützung in den Bereichen Buchhaltung und Rechnungswesen Mitarbeit bei der Bearbeitung von Rechnungen sowie in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Abläufen im Tagesgeschäft Assistenz des Bereichs F&E bei organisatorischen Themen Koordination allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben Schnittstellenfunktion zu internen Fachbereichen

Zum Aufgabengebiet gehört die organisatorische Betreuung von Weiterbildungsteilnehmenden vor Ort und in Online-Formaten. Dazu zählen die Vorbereitung und Nachbereitung von Seminarräumen, die Betreuung während der Veranstaltungen sowie die technische Unterstützung - insbesondere bei der Nutzung von Online-Plattformen wie Zoom oder MS Teams. Sie kommunizieren mit Dozierenden zur Abstimmung organisatorischer Details. Zusätzlich unterstützen Sie bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, etwa durch Einladungsmanagement, Locationrecherche oder Ablaufkoordination. Darüber hinaus übernehmen Sie die Pflege veranstaltungsbezogener Daten und erstellen einfache Auswertungen zur Qualitätssicherung. Sie profitieren von einem vorausschauenden und begleitenden Vorgehen bei unterschiedlichen Aspekten des Promotionsvorhabens. Durch die zu absolvierenden Kurse werden die fachlichen und sozialen Kompetenzen gestärkt.

Unterstützung des Innendienstes in sämtlichen administrativen sowie organisatorischen Belangen Professionelles Office Management mit allen dabei anfallenden Assistenzaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation Sie sind kompetent in der Anwendung der gängigen Office-365-Programme Selbstständige Abwicklung aller klassischen Sekretariatsaufgaben (Telefonbetreuung, Postein/-ausgang, Korrespondenz, Terminkoordination, Reise- und Veranstaltungsorganisation, etc.) Erstellen von Präsentationen Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen

Am Hauptsitz Karlsruhe unterstützen Sie in der Zentralabteilung die Leitung der Informationstechnik des MRI. Das sind Ihre Aufgaben: Unterstützung beim Projektmanagement Modellierung von Prozessen und Abläufen Unterstützung im Bereich des Anforderungsmanagements Organisations-, Koordinations- und Verwaltungsaufgaben Unterstützung beim Fremdfirmenmanagement Kommunikation / Konfliktmanagement mit verschiedenen Stakeholdern

Unterstützung der kaufmännischen und technischen Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben Selbstständige Abwicklung aller klassischen Sekretariatsaufgaben (Telefonzentrale, Postein-/ und Postausgang, interner und externer Schriftverkehr, etc.) Organisatorische Betreuung und Begleitung von Präsenzveranstaltungen, inkl. des Empfangs und der Betreuung von Gästen sowie der Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen Verantwortlichkeit für die Standortversorgung (z.B. Getränkebestellung, Büromaterialbestellung, etc.) Terminmanagement für die Bereichsleitung (Veranstaltungen und Besprechungen) Erstellung von Präsentationen und Protokollen Datenmanagement (Pflege und Ablage von digitalen Daten) Organisation von Geschäftsreisen und Baustellenunterkünften

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Du unterstützt die Geschäftsbereichsleitung für Marketing, Unternehmenskommunikation und den stationären Vertrieb bei Schwerpunktaufgaben und Projekten. Anfragen selektierst Du eigenverantwortlich und veranlasst die Bearbeitung. Du organisierst das Büro unseres Vertriebsinnendienstes und setzt administrative Aufgaben eigeninitiativ um. Du erstellst und optimierst betriebswirtschaftliche Auswertungen. Du verantwortest die Umsetzung, Steuerung und Nachverfolgung von Einzelmaßnahmen. Auch die Erstellung von Präsentationen und die Erledigung von interner sowie externer Korrespondenz gehört zu deinen Aufgaben. Du planst, koordinierst sowohl inhaltlich als auch organisatorisch Meetings, Veranstaltungen und Videokonferenzen. Ebenfalls kümmerst du dich organisatorisch um Springer-Personaleinsatzplanung in unseren Geschäftsstellen.

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Als Assistenz im Team Finanzen, Steuern und Controlling übernehmen Sie eine vielseitige Rolle an der Schnittstelle zwischen dem kaufmännischen Bereich und dem Unternehmen (administrative und operative Unterstützung im Bereich Finanzen, Steuern und Bearbeitung des Posteingangs inkl. Digitalisierung Unterstützung bei buchhalterischen Tätigkeiten und Zahlungsverkehr Unterstützung bei Projekten, Recherchen und Auswertungen Organisation von Veranstaltungen, Team-Events oder Besprechungen Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen und Übersichten Eine der zentralen Ansprechpersonen für den Fachbereich Reisekostenverwaltung inkl. Unterstützung bei der Erstellung Übernahme von Sonderaufgaben nach Bedarf

Erstellung, Prüfung und laufende Überwachung von Vertragsunterlagen Kommunikation mit Beratern, Depotbanken sowie unseren Kunden Pflege und Aktualisierung von Daten in unserem CRM Erstellung, Aufbereitung und Prüfung von statistischen Auswertungen, Kennzahlen und Übersichten für die Geschäftsleitung Aktive Mitarbeit bei Projekten sowie kontinuierliche Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen

Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann: Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt Du unterstützt die Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und koordinierst Termine und Teamevents Du sorgst für einsatzbereite Meetingräume und bedenkst persönliche Events Du behältst kritische Fristen und Termine im Blick, unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg innen und bereitest Kundenbesuche vor Ort professionell vor und nach Unser »Zentraler Service» und Du arbeiten eng zusammen: Du unterstützt als verlängerter Arm vor Ort - z. B. bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs Du übernimmst die Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen Du bist die gute Seele des Büros - mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird

Erstellung von Angeboten nach technischer Vorgabe Kfm. Auftragsabwicklung inkl. Einkauf und Rechnungsvorbereitung Unterstützung des Serviceleiters bei Terminkoordination und Kundenbetreuung Betreuung unserer Monteure inkl. Vor- und Nachbereitung der Arbeitseinsätze Kontrolle und Pflege des Zeiterfassungssystems Lagerverwaltung Allgemeine kfm. Tätigkeiten

Du bist organisiert, kommunikativ und hast ein Talent dafür, Dinge in Bewegung zu bringen?Dann werde Teil unseres engagierten Teams und unterstütze die Geschäftsführung der ADAC Luftrettung! Bei uns erwarten Dich spannende Aufgaben, eine dynamische Arbeitsumgebung und die Möglichkeit, einen echten Unterschied zu machen. Gemeinsam sorgen wir für schnelle Hilfe aus der Luft und retten Leben. Unterstützung des Geschäftsführers - Du unterstützt unseren Geschäftsführer in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten und trägst so maßgeblich zur Effizienz unserer Geschäftsabläufe bei. Du kümmerst Dich um das Vertragsmanagement und sorgst dafür, dass alle Vertragsunterlagen ordnungsgemäß verwaltet werden. Organisation und Koordination - Du übernimmst die Pflege des Kalenders sowie die Koordination und Vorbereitung von Terminen. Darüber hinaus organisierst Du Reisen und kümmerst Dich um die Reisekostenabrechnungen. Zusätzlich empfängst Du und betreust nationale sowie internationale Besucher und Geschäftspartner professionell und serviceorientiert. Korrespondenzmanagement - Du verantwortest die Bearbeitung des Posteingangs sowie die schriftliche Korrespondenz der Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache sowohl digital als auch in analoger Form. Zudem überarbeitest und bereitest Du Präsentationen, Dokumente und Vorlagen für offizielle Anlässe inhaltlich und formal professionell auf. Meeting- und Veranstaltungsmanagement - Du unterstützt bei der inhaltlichen Vorbereitung der Meetings der Geschäftsführung, unter anderem durch die Erstellung klarer und strukturierter Agenden. Während der Sitzungen führst Du die Protokolle und stellst im Anschluss eine strukturierte und verlässliche Nachbereitung sicher. Darüber hinaus planst, organisierst und koordinierst Du unterschiedliche Sitzungen und Workshops und gewährleistest dabei einen reibungslosen Ablauf. Schnittstellenfunktion - Du bist zentrale Ansprechperson und steuerst die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen sowie externen Partnern. In enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem Officemanagement stellst Du einen reibungslosen Ablauf sicher und übernimmst bei Bedarf auch gegenseitige Vertretungen.

Empfang und Service für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Erstellen und bearbeiten von Word-Dokumenten und Exceltabellen Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Betreuung Besprechungsräume Bestellung von Büromaterial und Bewirtung Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage

Du verantwortest das Sekretariat an unserem Standort in Mühldorf am Inn Du bildest die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeiter:innen, Mandant:innen und einzelnen Abteilungen Du übernimmst Verantwortung für die folgenden Aufgabenbereiche: Kaufmännisch: Bearbeitung von Aufträgen, Rechnungsstellung Verwaltend: Datenaufbereitung, -sicherung, Postverkehr, Korrespondenz Organisatorisch: Mandantenkontakt, Terminplanung, Organisation von Besprechungen, Teamevents und Betriebsausflügen

Unterstützung der Gebietsleitung bei der Akquisition und Betreuung von Neu- und Bestandskunden Pflege und Ausbau von Vertriebspartnerschaften innerhalb der jeweiligen Zielbranchen Verantwortlichkeit für die Dokumentation und interne Abwicklung von Vorgängen Konstruktive Mitarbeit an der Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse Durchführung von Sekretariatsaufgaben sowie Büroorganisation