353 Jobs für "Assistenz" gefunden

Ziel der Position »Assistenz« ist die Büroleitung im Sinne der organisatorischen, fachlichen Verantwortung für den Bereich Administration / Sekretariat für die Vorstandsvorsitzende und auch die Verwaltungsleitung mit der fachlichen Führung der zweiten Position Sekretariat. Büroorganisation Frau Oberin Fuhr und Frau Blume mit fachlicher Verantwortung für eine zusätzliche Kraft Sekretariat Effiziente Termin- und Reiseplanung Organisation der Ablage Korrespondenz (E-Mails, Protokolle, Briefe - nach Vorgabe und eigenständig) Repräsentanz, Gästebewirtung Mitgliederbetreuung im Sinne von Geburtstagsgrüßen, Aufmerksamkeiten - eigene Ideen gewünscht Erstellung von Unterlagen für die unterschiedlichen Gremien (Schwesternschaft / DRK Kliniken Berlin / Verband der Schwesternschaften / SozialBank) mit der entsprechenden Organisation Ansprechpartnerin (m/w/d) für IT / Technik Themen (Schlüsselanlage, Technik Konferenzraum etc.) Stetige Weiterentwicklung der Organisation mit eigenen Ideen gewünscht

Sie übernehmen die eigenständige Organisation des Direktionssekretariats und unterstützen die Direktion in allen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen. Als zentrale Schnittstelle koordinieren Sie die täglichen Abläufe des Museums und sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Direktion, Mitarbeitenden sowie externen Partnern und Förderern. Dazu gehören: Professionelles Office- und Terminmanagement Führung des Terminkalenders der Direktion, inklusive Koordination und Terminvorbereitung in organisatorischer Hinsicht Selbstständige Korrespondenz, Post- und Telefonkommunikation, Adressmanagement sowie Registratur Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Direktion Zuverlässiges Führen von Wiedervorlagen und Ablagesystemen Administrative und organisatorische Unterstützung der Direktion, inklusive Recherchen und museumsplanerischer Aufgaben Organisation, Koordination und Betreuung von Veranstaltungen, Meetings, Pressekonferenzen und Ausstellungseröffnungen inklusive Einladungsmanagement und Koordination externer Dienstleistungen (z.B. Catering) Erstellung und Kontrolle von Dienstplänen (u. a. für das Kassenteam) Unterstützung in laufenden Projekten und im allgemeinem Tagesgeschäft Ansprechpartner für Mitarbeitende, Gäste und Partner des Museums Zeitweise Betreuung der Telefonzentrale sowie vertretungsweise (urlaubsbedingt) Übernahme einzelner Kommunikation

Unterstützung des Vorstands / der Unternehmensbereichsleitung im Tagesgeschäft bei organisatorischen Aufgaben&nbsp\; Erstellung von Präsentationen, Vorträgen, Entscheidungsvorlagen und Reports Organisation, Betreuung von internen Veranstaltungen, wie Preiskommissionen, etc Organisation von Tagungen wie Direktionsleitertagungen etc Korrespondenz intern und extern Organisation, Betreuung und Nachbereitung von Kundenveranstaltungen, Lenkungsausschüssen, Diskussionsveranstaltungen/Foren mit privaten Bauherren und der öffentlichen Hand Organisation von Dienstreisen

Allgemeine Bürotätigkeiten Verwaltung von Akten und unterstützende Bearbeitung von Vorgänge in den einschlägigen Systemen (VIS, BITE, Allris u. a.) Bearbeitung der Posteingänge und Postausgänge Recherche für den Vorstand Terminüberwachung und Verwaltung der Wiedervorlagen Verwaltung und Überwachung des Kassenbuches Organisation von Dienstjubiläen, Beförderungen, Verabschiedungen und anderen Feierlichkeiten Organisation von Personalversammlungen und Klausurtagungen in Absprache mit dem Vorstand Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Personalratssitzungen, einschl. der Protokollführung

Eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers des Bürgermeisters Anlaufstelle für digitale, schriftliche und persönliche Anfragen und Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern an den Bürgermeister und die Verwaltung Büromanagement (Bearbeitung von Post und E-Mail, Aktenführung mittels Dokumentenmanagementsystem) Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen, Besprechungen, Tagungen und Empfängen Terminkoordination und inhaltliche Terminvorbereitung Erstellen von Beratungs- und Entscheidungsvorlagen Interne und externe Korrespondenz, auch nach Diktat Social Media Betreuung Änderungen des Aufgabenzuschnitts behalten wir uns vor. Die Besetzung durch Teilzeitmitarbeitende ist grundsätzlich möglich.

Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten Übernahme administrativer Aufgaben, wie Datenverwaltung, Archivierung, Recherchen oder Rechnungsbearbeitung Vor- und Nachbereitung von internen Besprechungen Organisation von Meetings und Veranstaltungen Buchung von Geschäftsreisen, inklusive Spesen- und Reisekostenabrechnung Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und Excel-Aufstellungen Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen Anlaufstelle für externe Lieferanten und Dienstleister

Als Teil unseres Assistenzteams unterstützen Sie den Wissenschaftlichen Vorstand bei vielfältigen organisatorischen Aufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören: Reiseplanung, -organisation und -management Terminplanung und -koordination Stilsichere Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Gästebewirtung Postbearbeitung

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroorganisationstalent, d. h. erste Anlaufstelle für nicht-fachliche Fragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Bürostruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung und den Vorstand im operativen Tagesgeschäft und übernehmen vielfältige organisatorische sowie administrative Aufgaben. Sie bereiten Termine, Besprechungen und Sitzungen eigenständig vor und nach, erstellen Tagesordnungen, Präsentationen und Protokolle und sorgen für eine professionelle Dokumentation. Darüber hinaus verantworten Sie das Termin- und Kalendermanagement der Geschäftsführung und koordinieren interne sowie externe Ansprechpartner. Zu Ihrem Aufgabenbereich gehört die stilsichere und professionelle Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher Sprache über verschiedene Kommunikationskanäle. Sie erstellen und überarbeiten Präsentationen, Vorlagen und Entscheidungsunterlagen und stellen eine strukturierte Verwaltung digitaler Dokumente und Ablagen sicher. Als erste Anlaufstelle für Gäste der Geschäftsführung übernehmen Sie deren Empfang und Betreuung. Ergänzt wird Ihr Tätigkeitsfeld durch allgemeine Sekretariats-, Verwaltungs- und Office-Management-Aufgaben.

Als rechte Hand unserer Geschäftsführer erledigen Sie abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgaben. Zu Ihrem Verantwortungsbereich gehören: Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung in allen Bereichen Erstellung und Beratung bei der internen Unternehmenskommunikation der Geschäftsführung Compliance-Organisation für Themen der Geschäftsführung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Recht Proaktive Unterstützung der Datenschutzbeauftragten Steuerung und Mitwirkung im Bereich Nachhaltigkeitsreporting Protokollführung im Krisennotfallmanagement Stellvertretung als Sabotageschutzbeauftragte/r Selbstständige Projekttätigkeiten Erstellung und Pflege von Berichten, Präsentationen, Statistiken, Protokollen und Reports Selbstständige Terminorganisation der Geschäftsführung / Terminmanagement von Veranstaltungen Verantwortliche und selbstständige Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz ‎ Erste Kontaktperson für Führungskräfte, Mitarbeiter und Geschäftspartner, persönlich wie telefonisch

Bei uns bist du eine der treibenden Kräfte für die Akquise neuer Kunden. Du arbeitest in deinem Team mit drei Kolleginnen und einer Teamleiterin zusammen. Alle Teammitglieder arbeiten in unterschiedlichen Teilzeitmodellen am Standort Osnabrück. Zu deinen Aufgaben gehören: Leadgenerierung: Du recherchierst Unternehmensdaten und kontaktierst Leads und potenzielle Neukunden via Telefon, LinkedIn und E-Mail. Hierbei stellst du unser Unternehmen und unsere Dienstleistungen vor, mit dem Ziel, einen Termin für die Geschäftsführung zu vereinbaren. Datenpflege: Du dokumentierst deine Akquise-Maßnahmen in unserem CRM-System HubSpot und erledigst im System Aufgaben, die dir zugewiesen werden. Dazu gehören beispielsweise das Versenden von Dokumenten oder die Recherche von Unternehmensdaten. Datenabgleiche: Du verfügst über gute Kenntnisse in Microsoft Excel und führst regelmäßig Datenabgleiche durch. Dabei nutzt du beispielsweise Funktionen wie den XVERWEIS, um Daten aus unterschiedlichen Quellen effizient zu prüfen und zusammenzuführen. Messen: Du recherchierst Unternehmensdaten der teilnehmenden Aussteller zur Vorbereitung auf die Terminvereinbarung von Messegesprächen für unsere Geschäftsführung. Vor den Gesprächen erstellst du ein entsprechendes Messebriefing. Bei uns herrscht kein Zahlendruck, d. h. es gibt keine Vorgabe an zu führenden Telefonaten oder zu buchenden Terminen. Die eigentliche Akquise erfolgt durch die Geschäftsführung. Deine Hauptaufgabe ist es, einen Kontakt herzustellen und Termine zu vereinbaren.

Büroorganisation in der Einheit und im Team Verwaltung, Dokumentation und Unterstützung bei der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen in der Einheit Koordination und Planung von Dienstreisen, Erstellen von SAP-gestützten Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen Erhebung und Aufbereitung von einheitsinternen Daten und Unterlagen für Besprechungen, Präsentationen und Statistiken EDV-gestützte Verfolgung von Terminen und Dokumenten in SAP Drehscheibe für Belange in der Kommunikation Unterstützung bei der Zielkontrolle in der Einheit (z.B. Budget oder Kapa) Verwaltung, Dokumentation und Unterstützung bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen der Einheit Interne Besucherorganisation und -betreuung

Unterstützung der Gebietsleitung bei der Akquisition und Betreuung von Neu- und Bestandskunden Pflege und Ausbau von Vertriebspartnerschaften innerhalb der jeweiligen Zielbranchen Verantwortlichkeit für die Dokumentation und interne Abwicklung von Vorgängen Konstruktive Mitarbeit an der Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse Durchführung von Sekretariatsaufgaben sowie Büroorganisation

Sie sind die Visitenkarte unserer Kanzlei und betreuen den gesamten Empfangsbereich von Montag bis Freitag zwischen 08:00 Uhr und 17:00 Uhr Sie betreuen die Telefonzentrale und leiten eingehende Anrufe an die zuständigen Abteilungen weiter Sie koordinieren unsere Besprechungsräume inkl. Bewirtung unserer Mandanten und Gäste Sie bearbeiten unsere eingehende Post und leiten diese an die jeweiligen Abteilungen weiter Sie beauftragen externe Dienstleister wie Hausmeister, Techniker und Monteure Sie kümmern sich um die Bestellung der Büro- und Verbrauchsmaterialien Sie unterstützen die Sekretariate bei allgemeinen Bürotätigkeiten

Professionelles Office Management mit allen anfallenden Assistenzaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation (Terminorganisation, Datenbankpflege, Postbearbeitung, Verwaltung der Büromaterialien etc.) Organisation von Meetings, Konferenzen und Kundenveranstaltungen mit entsprechender Gästebetreuung Buchung von Geschäftsreisen inklusive Spesen- und Reisekostenabrechnung Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Dokumenten und Entscheidungsgrundlagen inklusive notwendiger Internet-Recherche Unterstützung des Projektteams bei immobilienspezifischen Sonderaufgaben

Unterstützung der organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um die Organisation und Durchführung der Sitzungen des Perspektivenrats. Ansprechpartner in für die Führungskräfte, ihre Büros, die Kolleg innen sowie externe Partner innen. Verwaltung des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise. Bearbeitung interner und externer Anfragen, Redaktion von Manuskripten, Erstellung von Präsentationsfolien, Mitarbeit an der Datenbankentwicklung und -pflege. Planung, Organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen. Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG-Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung. Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG. Schriftverkehr auf nationaler und internationaler Ebene. Unterstützung der beiden Münchner Referate der Abteilung bei allgemeinen Sekretariatstätigkeiten (z. B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Telefondienst, Terminkoordination, Reisebuchung, Materialbeschaffung und -verwaltung, Vertragsprüfung und -abschlüsse). Vertretung der Sachbearbeitung/Assistenz der Abteilungsleitung in allen ihren Aufgaben.

Du unterstützt unser Team und bei Bedarf die Führungskräfte im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Du koordinierst und organisierst Termine, bereitest Meetings vor und sorgst für eine strukturierte Dokumentation Du übernimmst Projektmanagement-, Kommunikations- und Koordinationsaufgaben und behältst dabei den Überblick Du arbeitest aktiv an bereichsübergreifenden Projekten mit und bringst Deine Ideen ein Du bist Ansprechpartner in für interne und externe Stakeholder innen und sorgst für eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit

Organisation und Koordination des täglichen Büro- und Teamablaufs Unterstützung eines Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Koordination von Terminen, Meetings und internen sowie externen Abstimmungen Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reiseplanung und -abrechnung Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten, Präsentationen und Übersichten Bearbeitung und Pflege von Unterlagen und Daten Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung und administrativen Prozessen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern Koordination von Telefonaten, Besprechungen und Besuchern Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Teamaktivitäten Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben sowie eigenständiger organisatorischer Projekte Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten Auftritts gegenüber internen und externen Kontakten

Unterstützung der Programm- und Projektleitung bei Planung, Steuerung und Controlling komplexer Transformations- und Einführungsprojekte Erstellung und Pflege von Projektplänen, Statusberichten, Entscheidungsunterlagen und Management-Präsentationen Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Lenkungsausschüssen, Steering Committees und Projektgremien Überwachung von Projektmeilensteinen, Risiken, Abhängigkeiten und Maßnahmen Sicherstellung einer transparenten Projektkommunikation gegenüber Stakeholdern und Fachbereichen Koordination projektübergreifender Aktivitäten sowie Abstimmung zwischen Fachbereichen, IT, Dienstleistern und Management Steuerung und Nachverfolgung von Arbeitspaketen, Deliverables und offenen Punkten Unterstützung bei Ressourcen-, Budget- und Kapazitätsplanung Pflege und Weiterentwicklung von PMO-Standards, Dokumentationen und Governance-Prozessen Unterstützung bei Go-Live-, Migrations- und Einführungsaktivitäten im Lebensversicherungsumfeld

Unterstützung des Partners bei der reibungslosen Büroorganisation Bearbeitung von juristischen Dokumenten (bspw. Verträge, Präsentationen und Schriftsätze) Allgemeine Dokumentenpflege der Mandate und damit verbundene administrative Aufgaben Schriftsätze nach Diktat formulieren Abstimmung sowie Planung und Nachbereitung von Geschäftsreisen, Meetings und Terminen