327 Jobs für "Assistenz" gefunden

Sie stellen einen reibungslosen Back-Office-Ablauf in unserer Niederlassung sicher Sie übernehmen Aufgaben in der operativen Personalarbeit von der Einstellung bis zum Austritt Sie bearbeiten und pflegen die Personalakten und -stammdaten Sie unterstützen die Niederlassungsleitung sowie das Team bei Vertriebsaktionen, Kundenbetreuung und Personalbeschaffung Sie koordinieren und kommunizieren gezielt intern und extern Personalwesen/HR, Vertrieb u. Verkauf, Verwaltung/Dienstleistung

Für unseren Kunden, ein mittelständigen Unternehmen, suchen wir eine Vertriebsassistenz (m/w/d) , der mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke und einer Portion Vertriebs-DNA überzeugt. Du bist die Schnittstelle zwischen Kunden, Außendienst und internen Abteilungen - und sorgst dafür, dass aus Anfragen begeisterte Stammkunden werden. Du betreust und berätst unsere Bestandskunden kompetent und serviceorientiert Du erstellst Angebote, kalkulierst Preise und verfolgst diese aktiv nach Du bearbeitest Aufträge von der Anfrage bis zur Rechnungsstellung Du unterstützt unseren Außendienst bei der Vor- und Nachbereitung von Kundenterminen Du koordinierst Liefertermine und stimmst dich eng mit Produktion/Logistik ab Du pflegst Kunden- und Auftragsdaten im CRM-System

Ausführung klassischer kaufmännisch-verwaltender und organisatorischer Tätigkeiten: z. B. Aufträge bearbeiten, Personalakten anlegen, Rechnungen erstellen, Zahlungen überwachen, Lagerbestände überwachen, Belege erfassen usw. Warenannahme Erste Anlaufstelle für Kundenrückfragen Übernahme von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten Das Verfassen von Briefen, E-Mails, Notizen und Protokollen Direkter und telefonischer Kundenkontakt bei organisatorischen Themen Unterstützung des Event-Managements bei der Organisation von Reisen und Seminaren

Unterstützung der operativen Standortleitung im administrativen Bereich Enge Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern Unterstützung Einsatzplanung Personal Administrative Bearbeitung von Angeboten und Aufträgen Erstellen von Projektplänen Administrative Abwicklung von Versandprojekten (Packlisten, Versandpapiere, ev. Zolldokumente)

Enge organisatorische Zusammenarbeit mit der Chief of Staff bei der Abstimmung, Koordination und Nachhaltung geschäftsführungsnaher Themen Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Chief of Staff, internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern und Dienstleistern Übernahme und eigenständige Koordination von Projekten im Umfeld der Geschäftsführung, einschließlich Planung, Abstimmung mit relevanten Stakeholdern, Nachverfolgung von Maßnahmen und Sicherstellung einer termingerechten Umsetzung. Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung, insbesondere Terminplanung, Kalendersteuerung und Wiedervorlage Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Terminen inkl. Raumplanung, Unterlagenmanagement und Protokollführung Planung und Organisation von Dienstreisen, internen Terminen und organisatorischen Abläufen im Umfeld der Geschäftsführung Koordination der internen und externen Korrespondenz sowie strukturierte Weiterleitung und Nachverfolgung von Anfragen und Themen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten, Protokollen und allgemeinen Organisationsunterlagen Unterstützung bei der Organisation von internen Veranstaltungen, Abstimmungsterminen und bereichsübergreifenden Meetings Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben im Bereich Geschäftsführungsassistenz und Office Management

Bearbeitung und Unterstützung des laufenden Geschäfts Pflege von Zeitkonten Koordination und Organisation der Termine und des Kalenders Allgemeines Bestellwesen Aufbereitung und Pflege von Unterlagen Kommunikation mit Geschäftspartnern und verschiedenen Abteilungen

Unser Mandant ist eine etablierte Wohnungsbaugesellschaft in Esslingen mit einem umfangreichen Immobilienbestand und regionaler Verankerung. Die Position verbindet klassische Assistenzaufgaben mit organisatorischer Verantwortung in direkter Zusammenarbeit mit dem Vorstand. Zur Unterstützung der Unternehmensleitung suchen wir daher Sie als Vorstandsassistenz in Teilzeit (m/w/d) in Esslingen am Neckar. Qualifizierte Unterstützung und organisatorische Entlastung der Geschäftsführung Termin- und Wiedervorlagenmanagement Erstellung von Präsentationen, Beschlussvorlagen und Protokollen Vorbereitung, Organisation und Protokollierung von Sitzungen Koordination von Vorstandsaufgaben sowie Pflege des Jahreskalenders Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb der Organisation Erstellung und Weiterentwicklung des Organisationshandbuchs Dokumentation und Optimierung von Unternehmensprozessen Überarbeitung von Richtlinien, Berichten und internen Regelwerken Verwaltung, Pflege und Überwachung der Vertragslandschaft Projektkoordination mit Fokus auf Prozessoptimierung und Digitalisierung Begleitung regulatorischer Projekte (z. B. DORA) Steuerung von Telekommunikationsverträgen

Du unterstützt den Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft und übernimmst die interne und externe Korrespondenz professionell und zuverlässig. Du unterstützt unser Vertriebsteam bei der Umsetzung von Vertriebszielen. Als erster Ansprechpartner (m/w/d) am Telefon überzeugst Du durch Freundlichkeit, Professionalität und Serviceorientierung. Du bereitest unsere Immobilien professionell für die Vermarktung auf, einschließlich der Pflege von Objektunterlagen, Exposés und relevanten Vermarktungsdaten und stellst sicher, dass jedes Objekt unseren Qualitätsansprüchen entspricht. Du betreust und pflegst die Datenbank, führst die digitale und physische Ablage. Du erstellst Präsentationen, Protokolle, Reportings, Auswertungen und Meetings. Du unterstützt bei der Erstellung hochwertiger Immobilien-Exposés. Du beantragst behördliche Unterlagen und koordinierst relevante Informationen.

Organisation des Büros und allgemeine Sekretariatsaufgaben (z. B. Postfachverwaltung, Termin- und Kalendermanagement, Telefondienst) Organisation und Koordination der Arbeitsabläufe Vorbereitung, Organisation und Abwicklung von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen Allgemeine Bürotätigkeiten, wie Recherchetätigkeiten, selbstständiges Verfassen von Standardschreiben oder der Aufbau und die Pflege von Verteilern und Daten Allgemeine Terminvorbereitung, Terminkoordinierung und -überwachung Organisation und Planung von Dienstreisen Besucher- und Gästebetreuung

Unterstützung der Gebietsleitung bei der Akquisition und Betreuung von Neu- und Bestandskunden Pflege und Ausbau von Vertriebspartnerschaften innerhalb der jeweiligen Zielbranchen Verantwortlichkeit für die Dokumentation und interne Abwicklung von Vorgängen Konstruktive Mitarbeit an der Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse Durchführung von Sekretariatsaufgaben sowie Büroorganisation

Ziel der Position »Assistenz« ist die Büroleitung im Sinne der organisatorischen, fachlichen Verantwortung für den Bereich Administration / Sekretariat für die Vorstandsvorsitzende und auch die Verwaltungsleitung mit der fachlichen Führung der zweiten Position Sekretariat. Büroorganisation Frau Oberin Fuhr und Frau Blume mit fachlicher Verantwortung für eine zusätzliche Kraft Sekretariat Effiziente Termin- und Reiseplanung Organisation der Ablage Korrespondenz (E-Mails, Protokolle, Briefe - nach Vorgabe und eigenständig) Repräsentanz, Gästebewirtung Mitgliederbetreuung im Sinne von Geburtstagsgrüßen, Aufmerksamkeiten - eigene Ideen gewünscht Erstellung von Unterlagen für die unterschiedlichen Gremien (Schwesternschaft / DRK Kliniken Berlin / Verband der Schwesternschaften / SozialBank) mit der entsprechenden Organisation Ansprechpartnerin (m/w/d) für IT / Technik Themen (Schlüsselanlage, Technik Konferenzraum etc.) Stetige Weiterentwicklung der Organisation mit eigenen Ideen gewünscht

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroorganisationstalent, d. h. erste Anlaufstelle für nicht-fachliche Fragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Bürostruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge

Sie übernehmen die eigenständige Organisation des Direktionssekretariats und unterstützen die Direktion in allen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen. Als zentrale Schnittstelle koordinieren Sie die täglichen Abläufe des Museums und sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Direktion, Mitarbeitenden sowie externen Partnern und Förderern. Dazu gehören: Professionelles Office- und Terminmanagement Führung des Terminkalenders der Direktion, inklusive Koordination und Terminvorbereitung in organisatorischer Hinsicht Selbstständige Korrespondenz, Post- und Telefonkommunikation, Adressmanagement sowie Registratur Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Direktion Zuverlässiges Führen von Wiedervorlagen und Ablagesystemen Administrative und organisatorische Unterstützung der Direktion, inklusive Recherchen und museumsplanerischer Aufgaben Organisation, Koordination und Betreuung von Veranstaltungen, Meetings, Pressekonferenzen und Ausstellungseröffnungen inklusive Einladungsmanagement und Koordination externer Dienstleistungen (z.B. Catering) Erstellung und Kontrolle von Dienstplänen (u. a. für das Kassenteam) Unterstützung in laufenden Projekten und im allgemeinem Tagesgeschäft Ansprechpartner für Mitarbeitende, Gäste und Partner des Museums Zeitweise Betreuung der Telefonzentrale sowie vertretungsweise (urlaubsbedingt) Übernahme einzelner Kommunikation

Als Teil unseres Assistenzteams unterstützen Sie den Wissenschaftlichen Vorstand bei vielfältigen organisatorischen Aufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören: Reiseplanung, -organisation und -management Terminplanung und -koordination Stilsichere Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Gästebewirtung Postbearbeitung

Sie planen und koordinieren Marketingmaßnahmen rund um die Themen Vorsorge und Nachlass Sie übernehmen die administrative Abwicklung und Mittelverwendung unseres Zukunftsfonds Sie pflegen den telefonischen und schriftlichen Kontakt zu unseren Spenderinnen und Spendern und kümmern sich um den Versand von Informationsmaterialien Sie übernehmen Aufgaben der Buchhaltung einschließlich der Spendenbuchhaltung Sie Sorgen für eine reibungslose Organisation der allgemeinen Büroabläufe Sie erledigen selbstständig und zuverlässig die anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

Allgemeine Bürotätigkeiten Verwaltung von Akten und unterstützende Bearbeitung von Vorgänge in den einschlägigen Systemen (VIS, BITE, Allris u. a.) Bearbeitung der Posteingänge und Postausgänge Recherche für den Vorstand Terminüberwachung und Verwaltung der Wiedervorlagen Verwaltung und Überwachung des Kassenbuches Organisation von Dienstjubiläen, Beförderungen, Verabschiedungen und anderen Feierlichkeiten Organisation von Personalversammlungen und Klausurtagungen in Absprache mit dem Vorstand Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Personalratssitzungen, einschl. der Protokollführung

Eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers des Bürgermeisters Anlaufstelle für digitale, schriftliche und persönliche Anfragen und Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern an den Bürgermeister und die Verwaltung Büromanagement (Bearbeitung von Post und E-Mail, Aktenführung mittels Dokumentenmanagementsystem) Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen, Besprechungen, Tagungen und Empfängen Terminkoordination und inhaltliche Terminvorbereitung Erstellen von Beratungs- und Entscheidungsvorlagen Interne und externe Korrespondenz, auch nach Diktat Social Media Betreuung Änderungen des Aufgabenzuschnitts behalten wir uns vor. Die Besetzung durch Teilzeitmitarbeitende ist grundsätzlich möglich.

Unterstützung des Teams in allen administrativen und operativen Tätigkeiten Organisatorische Tätigkeiten im Rahmen unserer Büroprozesse inklusive der damit verbundenen Kommunikation mit Kollegen, Kunden und Partnern Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und anderen Gebrauchsartikeln für die Niederlassungen und Baustellenbüros Reiseorganisation Niederlassungsverwaltung / Ansprechpartner für Hausmeister, Handwerker, Reinigungspersonal Eigenständige Organisation eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft Unterstützung bei Telefondienst, Besucherempfang und Besprechungsvorbereitung Dokumentation und Archivierung (interner / externer Dokumente) Mitwirkung bei kaufmännischen Prozessen, insbesondere vorbereitende Tätigkeiten der Buchhaltung (Barkasse/Kreditkarten-Abrechnung) Zusammenstellung von Unterlagen für Vergabeverfahren, Teilnahmeanträge, Präqualifikationen

Auftragsbearbeitung und Erfassung Rechnungslegung und Erstellen von Auftragsbestätigungen Bearbeitung der eingehenden Fahrzeugakten Ein- und Ausgangsbearbeitung von Kfz-Briefen Kontrolle der Neufahrzeugbestellungen Vorbereitung von Auslieferungsunterlagen Erteilung von Terminauskünften Bearbeitung von Zuschüssen beim Hersteller bzw. Importeur Allgemeine Büroorganisation

In dieser abwechslungsreichen Position sorgen Sie für einen reibungslosen Bürobetrieb und sind zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und externen Partnern. Sie unterstützen die Integration digitaler Arbeitsmethoden und gewährleisten einen effizienten Informationsfluss. Das sind Ihre wichtigsten Aufgaben: Sie erledigen allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie Korrespondenz, Post, Telefon, Ablage, Termin- und Reiseorganisation, Protokollführung, Rechnungsprüfung u.a.m. Organisation und Sicherstellung des Bürobetriebs, z.B. IT-Koordination, Materialbeschaffung, Dienstleistermanagement Sie unterstützen bei Personalangelegenheiten wie Onboarding, Urlaubsplanung und Zeiterfassung Mitarbeit bei der Unternehmenskommunikation, dazu gehört die Pflege der Website, Newsletter und Präsentationen