225 Jobs für "Assistenz" gefunden

Erstellung von Angeboten nach technischer Vorgabe Kfm. Auftragsabwicklung inkl. Einkauf und Rechnungsvorbereitung Unterstützung des Serviceleiters bei Terminkoordination und Kundenbetreuung Betreuung unserer Monteure inkl. Vor- und Nachbereitung der Arbeitseinsätze Kontrolle und Pflege des Zeiterfassungssystems Lagerverwaltung Allgemeine kfm. Tätigkeiten

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination zentraler Abläufe im Sekretariat des Lehrstuhls Sicherstellung einer verlässlichen organisatorischen Präsenz des Sekretariats am Vormittag als zentrale Ansprechstelle für Team, Studierende und externe Partner Termin- und Dokumentenmanagement sowie Koordination der internen und externen Korrespondenz Verwaltung von Personalangelegenheiten und der finanziellen Organisation des Lehrstuhls Organisation und administrative Begleitung von Lehrveranstaltungen, Dienstreisen und wissenschaftlichen Tagungen Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter organisatorischer Abläufe im Lehrstuhlalltag

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Organisation und Koordination des Office-Alltags (Telefon, Post, Ablage, Bestellungen, Termin- und Raumplanung) Unterstützung der Abteilungsleitung bei Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings Koordination organisatorischer Abläufe im Team sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben Unterstützung bei Reiseplanung, internen Veranstaltungen und organisatorischen Themen Verwaltung von Dokumenten, Daten und interner Kommunikation Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann: Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt Du unterstützt die Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und koordinierst Termine und Teamevents Du sorgst für einsatzbereite Meetingräume und bedenkst persönliche Events Du behältst kritische Fristen und Termine im Blick, unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg innen und bereitest Kundenbesuche vor Ort professionell vor und nach Unser »Zentraler Service» und Du arbeiten eng zusammen: Du unterstützt als verlängerter Arm vor Ort - z. B. bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs Du übernimmst die Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen Du bist die gute Seele des Büros - mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird

Organisation und Koordination des Sekretariats des Ärztlichen Direktors Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Korrespondenz mit Patient:innen, Angehörigen, Behörden und externen Partnern Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Abläufen Bearbeitung von Patientenunterlagen und Dokumentation Telefon- und Empfangsdienst

Empfang und Service für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Erstellen und bearbeiten von Word-Dokumenten und Exceltabellen Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Betreuung Besprechungsräume Bestellung von Büromaterial und Bewirtung Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage

In dieser zentralen Rolle arbeiten Sie im Herzen einer führenden wissenschaftlichen Abteilung und stellen die reibungslose Koordination des Tagesgeschäfts sicher. Gleichzeitig ermöglichen Sie es dem Direktor und den Mitarbeitenden der Abteilung, sich auf exzellente Forschung im Bereich der Klimaphysik zu konzentrieren. In enger Zusammenarbeit mit dem Direktor, seiner Assistentin sowie weiteren Mitarbeitenden übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen und organisatorischen Unterstützung der Abteilung. Die Position verbindet anspruchsvolle Assistenzaufgaben mit koordinierenden Tätigkeiten und professionellem Kommunikationsmanagement. Zu den Hauptaufgaben zählen: Steuerung des Terminkalenders, der Korrespondenz und der Prioritäten des Direktors zur Sicherstellung eines effizienten Zeitmanagements Organisation und Strukturierung der täglichen Abläufe mit einem hohen Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Weitblick Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Reiseplanung, Buchungen und Koordination der Spesenabrechnung Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen dem Direktor, der Abteilung sowie internen und externen Partnern Darüber hinaus übernehmen Sie: Koordination von Besprechungen, Kommunikationsprozessen und internen Abläufen zur Unterstützung des Abteilungsbetriebs Pflege und Weiterentwicklung administrativer Strukturen der Abteilung, einschließlich Dokumentation, Ablage und zweisprachiger Korrespondenz (Deutsch/Englisch) Planung, Organisation und Unterstützung von Abteilungs- und institutionellen Veranstaltungen Vorbereitung und - bei Bedarf - Teilnahme an Besprechungen sowie Erstellung prägnanter Protokolle Verwaltung von Mailinglisten, Betreuung von Gästen und Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds Selbstständige Übernahme von Sonderaufgaben mit dem Ziel, die Leitungsebene proaktiv zu entlasten Souveräner Umgang mit sensiblen und komplexen Sachverhalten Unterstützung bei der Planung, Überwachung und Koordination der Abteilungsbudgets

Organisation & Koordination des Teambüros: Sie verantworten die professionelle Organisation des Teambüros inklusive Terminplanung, -koordination und zuverlässiger Nachverfolgung Vorbereitung und Begleitung von Terminen & Gremienarbeit: Sie planen, organisieren und koordinieren Besuche, Meetings sowie regelmäßige Sitzungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf Erstellung von Unterlagen & Entscheidungsgrundlagen: Sie erstellen und bereiten Protokolle, Präsentationen, Übersichten und aussagekräftige Entscheidungsunterlagen auf Antrags- und Beschlussmanagement: Sie bearbeiten Anträge softwaregestützt, erstellen Beschlussvorlagen und bereiten Zahlungen sorgfältig vor Kommunikation & Schnittstellenarbeit: Sie stehen im regelmäßigen Austausch mit Antragstellern, Projektpartnern sowie den Gremienmitgliedern der gemeinnützigen Stiftungen Vertrauliches Informationsmanagement: Sie gehen verantwortungsbewusst mit sensiblen Informationen um und gewährleisten jederzeit höchste Diskretion Öffentlichkeitsarbeit & interne Kommunikation: Sie unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit und interne Kommunikation, teilweise in enger Abstimmung mit der Abteilung Communications der Friedhelm Loh Group

Aktive Mitarbeit an der Rezeption und Sicherstellung eines professionellen, herzlichen Gästeempfangs Gewährleistung höchster Qualitätsstandards und Umsetzung der Dienstleistungsrichtlinien Unterstützung der Empfangsleitung bei der fachlichen und organisatorischen Führung des Teams Mitwirkung bei der Dienstplanerstellung und Personalentwicklung Eigenverantwortliche Bearbeitung von Gästebeschwerden und Anliegen im Sinne der Servicekultur Bereichsübergreifende Koordination von Gästewünschen und Kommunikationsschnittstelle zu Housekeeping, Küche und Management Umsetzung und Mitgestaltung verkaufsfördernder Maßnahmen Effiziente Koordination und Optimierung von Abläufen und Ressourceneinsatz Entwicklung und Umsetzung innovativer Ideen zur Steigerung der Gästezufriedenheit (»Magic Moments«) Teilnahme an internen Meetings sowie Vertretung der Empfangsleitung in deren Abwesenheit Übernahme von Manager on Duty-Diensten und Vorleben der Unternehmensphilosophie im täglichen Tun

Du prüfst und bewertest eigenständig Großschäden dem Grunde und der Höhe nach und bereitest fundierte Entscheidungsvorlagen für die Schadenbescheidung vor. Dein Schwerpunkt: Kfz-Haftpflicht/UK Motor im englischen Markt. In einfach gelagerten Schadenfällen ermittelst Du den Sachverhalt strukturiert und holst fehlende Informationen ein. Offene Fragen klärst Du in enger Abstimmung mit unseren Fachbereichen und kommunizierst souverän mit internationalen Kundinnen und Kunden. Außerdem wirkst Du bei der Vor- und Nachbereitung von Schadenaudits mit und begleitest diese auch aktiv.

Terminplanung und -koordination, inkl. Verwaltung von Terminkalendern sowie Organisation und Abstimmung von Dienstreisen Unterstützung von Führungskräften, Teammitgliedern und Auszubildenden bei Fragen rund um Arbeitszeiten, Urlaubsplanung, Arbeitskleidung, etc. - Bearbeitung von Bestellanforderungen einschließlich Prüfung von Rechnungen und Regieberichten Pflege von Daten in SAP mit Schwerpunkt Zeitwirtschaft Betreuung und Verwaltung von Neueintritten, Firmenaustritten und Versetzungen Eigenständige Übernahme und strukturierte Bearbeitung von Sonderaufgaben im Tagesgeschäft Bestellung und Verwaltung von Büro- und IT-Materialien

Allgemeine Assistenzaufgaben übernehmen (Büroorganisation, schriftliche und Telefonische Korrespondenz, Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Terminkoordination, Beauftragung von Dienstleistern, Überwachung von Fristen u.v.m.) Das Team von Objektverwaltern aktiv im operativen Tagesgeschäft unterstützen Als Kommunikationsschnittstelle für interne und externe Ansprechpartner fungieren

Als Bekleidungstechnische Assistenz unterstützt du unser Apparel-Team bei der Entwicklung und Umsetzung unserer Kollektionen. Du arbeitest eng mit Herstellern zusammen, pflegst technische Unterlagen und bringst dich bei Packaging, Grafikthemen und der Suche nach neuen Materialien und Innovationen aktiv ein. Bearbeitung und Pflege von Worksheets und technischen Unterlagen Kommunikation und Abstimmung mit Herstellern und Lieferanten Erstellung von Graphics, Hangtags und Packagingkonzepten Unterstützung beim Sourcing von Materialien, Technologien und Trimmings Durchführung von Trend Research und Beobachtung neuer Innovationen im Apparel-Bereich Enge Zusammenarbeit mit dem Produkt- und Designteam bei der Entwicklung unserer Kollektionen

Simulate and analyze battery cell behavior, including charge/discharge cycles, temperature effects, and degradation. Develop and implement advanced cell balancing algorithms to optimize battery pack performance and BESS lifetime under electricity trading. Development and implementation of BESS model codes, consisting of single cell models(considering intrinsic cell-to-cell variations of SOC, capacity, resistance, temperature, swelling, capacity fading rates, increase of inner resistance as well as other Analyze experimental and field data to calibrate and validate simulation models. Contribute to GUI development and tooling to improve the usability of our simulation environment. Responsible for closely collaborating with Headquarter Research Team of Watt Lab and product teams by regularly reports, including progress of research projects and presentation of results.

Als Assistant Manager Warensteuerung (m/w/d) bist du das organisatorische Bindeglied zwischen Lagern, Shops und externen Dienstleistern: Du behältst Bestellungen, Warenflüsse und Systemdaten im Blick, koordinierst Abstimmungen und sorgst dafür, dass unsere Prozesse Operative Bestellabwicklung: Du führst Bestellungen zuverlässig durch, verfolgst offene Vorgänge und sorgst für eine termingerechte und saubere Abwicklung im Tagesgeschäft. Reklamations- und Retourenbearbeitung: Du bearbeitest Reklamationen bei fehlender oder fehlerhafter Ware sowie Rückläufer strukturiert, lösungsorientiert und in enger Abstimmung mit internen und externen Schnittstellen. Remissions- und Korrekturprozesse: Du unterstützt bei der Abwicklung von Remissionen, Kaufretouren und Makulaturen und stellst eine korrekte systemische Bearbeitung sicher. System- und Datenpflege: Du pflegst Bestell-, Bewegungs- und Korrekturdaten sorgfältig in SAP, prüfst Buchungen und trägst aktiv zu einer hohen Datenqualität bei. Schnittstellenkoordination: Du stimmst dich eng mit Lagerstandorten, Logistikdienstleistern, Shops und internen Fachbereichen ab und bist ein verlässlicher Ansprechpartner für operative Fragestellungen. Bearbeitung des operativen Tagesgeschäfts: Du übernimmst Anfragen aus dem Postfach, koordinierst Abholaufträge und unterstützt bei allen organisatorischen Themen rund um den Warenfluss. Prozessverbesserung im Alltag: Du erkennst Unstimmigkeiten in Abläufen, bringst Verbesserungsideen ein und unterstützt dabei, Prozesse effizienter und robuster aufzustellen.

The Executive Assistant (EA) provides project and business administration support to the search team in all aspects of the search process including: document preparation and management, scheduling and planning of candidate and An integral part of an EA's role is problem-solving within the search execution and administrative process. Responsible for the administration of the search process for all team search assignments Formatting, editing, proofreading, preparing and transmitting client deliverables Maintaining consultant calendar Preparing travel itineraries for the consultant, client or candidate in any part of the search process Supporting search team with account management and client relationship, including consultant expenses, client invoices/receivables and other financial reports Creating and maintaining an efficient file management and follow-up system for all search processes Maintaining client and candidate communications through scheduling and prioritizing telephone and email communication Verifying degrees of candidates Consistently building strong relationships and good rapport with candidates and clients Maintaining the accuracy, quality and integrity of all search information in the Heidrick & Struggles database Maintaining and developing job-related skills by attending Company learning programs and keeping up-to-date with job/industry-related reading Maintaining client, candidate and companywide confidentiality Contributing to the team and office by providing reception relief and back-up assistance to other EAs May assist with database research and coding of records in collaboration with Associate or Research Associate practice resources Maintains personal contacts across the internal organization and appropriately shares information. Addresses business process issues proactively with other areas, as necessary Develops frameworks to assure that «pros» and «cons» are evaluated, key issues are identified and detailed analysis is synthesized Sets a personal example of seeking out new and better ways of doing things Stays open to new ideas and approaches Generates new ideas Takes the time to maintain relationships and create new ones Manages projects, activities and resources according to search and team strategy effectively Sets priorities and reviews progress against goals regularly Multitasks effectively and efficiently Generates enthusiasm for Company strategies and key initiatives Energizes others with whom he/she is in regular contact

Organisation und Durchführung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben (u. a. Postbearbeitung, Korrespondenz, Aktenverwaltung und Ablage, Publikumsverkehr) Mittelverwaltung unter Beachtung der haushalterischen Vorschriften; Drittmittelverwaltung Haushaltsplanung, Haushaltsbewirtschaftung und -überwachung inklusive Koordination von Beschaffungsvorgängen (z. B. Kontrolle des Haushaltsbudgets, Bearbeitung von Rechnungen, Durchführung von Bestellungen) Mitwirken bei der Erstellung von Verträgen (Lehraufträge, Dienstleistungsverträge, Vortragsleistungen u. ä.) Kalkulation und Vorbereitung der Unterlagen für die Einstellung von studentischen Verträgen und wissenschaftlichen Mitarbeitenden Mitwirkung bei der Organisation von Tagungen, Veranstaltungen, Berufungskommissionen und Dienstreisen Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege des Internetauftritts (Typo 3)

Die Funktion ist befristet bis zum 31.08.2028 zu besetzen. Unterstützung für den SVP des jeweiligen Bereichs bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben. Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Analysen, Vorträgen sowie Aufbereitung relevanter Themen in deutscher und englischer Sprache. Mitwirkung bei der Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung von Besprechungen. Erstellung von Budget- und Kostendaten sowie Kostenkontrolle für zugeordnete Bereiche. Allgemeine Korrespondenz im nationalen sowie internationalen Kontext. Koordination von internen sowie externen Besuchs- und Besprechungsterminen im nationalen und internationalen Kontext sowie Organisation von Veranstaltungen. Mitwirkung beim Financial Reporting im Rahmen der Abschlüsse sowie Forecast / Budgets Mitwirkung bei der Koordination des Finance Masterterminplans