17 Jobs für "Assistenz" in Stuttgart gefunden

Sie möchten Verantwortung übernehmen, Dinge zuverlässig organisieren und dabei Einblicke in die Arbeit von Vorstand und Geschäftsführung erhalten? Dann erwartet Sie bei uns eine abwechslungsreiche Position an einer zentralen Schnittstelle unseres Vereins. Sie sorgen dafür, dass organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren, behalten verschiedene Themen im Blick und unterstützen Vorstand und Geschäftsführung im Tagesgeschäft. Die Position verbindet klassische Assistenzaufgaben mit der Möglichkeit, sich in neue Themen einzuarbeiten und gemeinsam mit der Rolle weiterzuentwickeln. Organisation und Durchführung aller anfallenden Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für Vorstand und Geschäftsführung Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen Erstellung von Protokollen, Korrespondenz, Präsentationen und weiteren Unterlagen Planung und Organisation von Dienstreisen einschließlich Reisekostenabrechnung Organisation und Begleitung interner und externer Veranstaltungen Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Vorstand, Geschäftsführung und den Fachbereichen Eigenständige Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Themen Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben

Erstellung von Fördermittel-Anträgen und Verwendungsnachweisen sowie Verwaltung der Fördermittel Unterstützung der Gesamtleitung bei der Wirtschaftsplanung und beim Personalmanagement Controlling und Statistik Terminmanagement für die Gesamtleitung

Du unterstützt den reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft unseres Hubs nach festgelegten Prozessen Du arbeitest aktiv in der Abwicklung von Bestellungen mit und achtest auf die Einhaltung der vorgesehenen Zeitfenster Du kontrollierst und verbuchst Warenlieferungen im System Du führst Bestands- und Frischekontrollen durch und unterstützt bei Inventuren Du setzt Qualitäts- und Lebensmittelhygienevorgaben (HACCP) im Arbeitsalltag um Du koordinierst Aufgaben innerhalb der Schicht in Abstimmung mit dem Hub Manager Du unterstützt bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender im operativen Ablauf Du wirkst an der Umsetzung und Verbesserung bestehender Arbeitsprozesse mit Du arbeitest sowohl operativ im Tagesgeschäft als auch unterstützend in organisatorischen Abläufen Somit arbeitest du parallel zu deinem Hub Manager, als die rechte Hand und stellvertretend.

Als Teil unseres sympathischen Vertriebsteams von 50 Ingenieuren, Vertriebsmitarbeitern und Assistenzen (m/w/d) unterstützen Sie maßgeblich unsere Vertriebsingenieure in der Angebotserstellung bei Neuprojekten mit unseren internationalen Kunden im Energie- und Wassersektor. Sie prüfen Ausschreibungsunterlagen hinsichtlich Formvorgaben, Vollständigkeit und Übersichtlichkeit Zusammenstellung aller Unterlagen sowie deren Formatierung und Rechtschreibprüfung Kommunikation mit unseren globalen Vertriebsbüros in englischer Sprache Unterstützung der Vertriebsprozesse mit anderen Abteilungen und Tochterunternehmen Datenbankpflege Wahrnehmung verschiedener administrativer Aufgaben, wie Bearbeitung der Eingangspost, Reiseplanung, -buchung und -kostenabrechnung

Du trägst eine hohe Personalverantwortung von bis zu 30 Mitarbeitern in einer Schicht und vertrittst zeitweise den Hub Manager Die Einstellung und Einarbeitung von neuen Mitarbeitern sowie Führung von Mitarbeitergesprächen nach Absprache mit dem Hub Manager liegt in deiner Hand Du implementiert, analysierst und optimierst neue Prozesse und gewährleistet damit reibungslose und effiziente Abläufe Du delegierst Aufgaben, arbeitest aber auch proaktive im Tagesgeschäft mit Du trägst du die Verantwortung für die tägliche Kontrolle, Einbuchung, Bestandskontrolle sowie dem 'Picking' der Waren Dein Hub Manager schult dich, die Personaleinsatzplanung durchzuführen und zu pflegen Du überwachst die Qualitäts- und Lebensmittel-Hygienevorschriften (nach HACCP) Somit arbeitest du parallel zu deinem Store-Manager, als die rechte Hand und stellvertretend.

Projektassistenz der Projektleitung und des Projektteams Abwicklung organisatorischer Aufgaben und Unterstützung im Bereich Projektmanagement und Controlling Wahrnehmung allgemeiner administrativer Aufgaben (Reisekostenabrechnung, Reiseorganisation, Terminplanung, Organisation von Seminaren und Meetings, Zeiterfassung, Urlaubsanträge) Erstellung und Formatierung von Berichten, Protokollen, Studien und Ausschreibungen Eigenverantwortliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch Vorbereitung verschiedener Vertragsdokumente Unterstützung Teamlogistik und Mitarbeiteranfragen

Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben und im Tagesgeschäft Koordination und Organisation von Terminen, Reisen und Meetings Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Analysen Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Ansprechpartnern Überwachung und Nachverfolgung von Projekten und Deadlines Unterstützung bei strategischen und operativen Entscheidungen durch Recherche und Vorbereitung relevanter Informationen Verwaltung sensibler Daten und Dokumente mit höchster Diskretion Optimierung von Arbeitsprozessen im administrativen Bereich

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung und Nachbereitung von Präsentationen und Berichten Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Unternehmens Pflege von vertraulichen Dokumenten und Daten Bearbeitung von Sonderprojekten und Ad-hoc-Anfragen Optimierung von administrativen Prozessen und Abläufen

Unterstützung des Vertriebsteams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Vorbereitung und Nachverfolgung von Angeboten und Vertragsunterlagen. Pflege und Aktualisierung der Kundendatenbank. Koordination und Organisation von Meetings und Terminen. Erstellung und Analyse von Berichten und Statistiken. Schnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen Partnern. Bearbeitung von Kundenanfragen und Reklamationen. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Vertriebsprojekten.

Als Teamassistenz (w/m/d) bist Du die erste Kontaktperson für telefonische Fragen, die Du selbst beantwortest oder an die jeweiligen Fachabteilungen weiterleitest Du übernimmst den First Level Support (Bearbeitung von Supportanfragen bzw. Weiterleitung an die Supportabteilung) und den Versand von Informationsmaterialien In unserem Office empfängst Du Gäste und bestückst die Besprechungsräume mit Gläsern und Getränken Ebenfalls zu Deinem Aufgabenbereich gehört die Durchführung der Reisebuchungen und die Prüfung von bereichsbezogenen Eingangsrechnungen Du bearbeitest den Posteingang und leitest die Post an die Kolleginnen und Kollegen weiter Zudem unterstützt Du bei der Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen und verantwortest die Vorbereitung von Meetings mit externen Teilnehmenden inklusive der Koordination des Caterings

Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Berichten Planung und Koordination von Terminen, Reisen und Veranstaltungen Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Überwachung und Nachverfolgung von Projekten und Deadlines Vorbereitung und Organisation von Meetings, inklusive Protokollführung Unterstützung im Bereich Sales durch Erstellung von Angeboten und Analysen Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Büro

Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollführung Koordination von Terminen und Geschäftsreisen Erstellung von Präsentationen und Berichten Pflege und Verwaltung von vertraulichen Dokumenten Ansprechpartner für interne und externe Kommunikation Übernahme von Sonderprojekten nach Bedarf Optimierung bestehender Prozesse und Abläufe

Unterstützung des Human Resources-Teams bei administrativen Tätigkeiten Organisation und Koordination von Terminen und Meetings Pflege und Verwaltung von Personalakten Erstellung von Berichten und Präsentationen Unterstützung bei der Vorbereitung von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen Allgemeine Bürotätigkeiten zur Unterstützung des Teams

Durchführung chemischer und physikalischer Analysen im Labor Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Versuchsreihen Probenahme, Probenaufbereitung und Auswertung von Ergebnissen Bedienung und Pflege von Laborgeräten und Analyseinstrumenten Unterstützung bei der Entwicklung und Optimierung von Prüfverfahren Einhaltung von Qualitäts-, Sicherheits- und Hygienerichtlinien

In dieser Rolle unterstützen Sie die R&D Measurements Organisation mit einer professionellen, vorausschauenden und serviceorientierten Assistenz. Durch die zuverlässige Koordination administrativer Abläufe, die Organisation von Terminen, Reisen und Bestellungen sowie die Unterstützung interner Schnittstellen tragen Sie wesentlich zur Effizienz und reibungslosen Zusammenarbeit im Team bei. Für diese Organisation suchen wir eine engagierte Teamassistenz, die mit Organisationstalent, Struktur und einem hohen Serviceverständnis zur effizienten Zusammenarbeit und Entlastung des Teams beiträgt. Administrative Unterstützung des Bereichs R&D Measurements im Tagesgeschäft Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen Betreuung interner und externer Ansprechpartner sowie professionelles Stakeholder-Management Organisation und Betreuung von Besuchern Erstellung, Koordination und Nachverfolgung von Bestellungen (POs) Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Kongressen Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Erstellung von Präsentationen, Reports und Statistiken Allgemeine administrative Unterstützung sowie Büroorganisation Sie werden Teil der R&D Measurements Organisation innerhalb des Geschäftsbereichs Hospital Patient Monitoring bei Philips. In enger Zusammenarbeit mit Führungskräften, Entwicklerteams sowie internen und externen Ansprechpartnern sorgen Sie für reibungslose organisatorische Abläufe und unterstützen das Team bei administrativen und koordinativen Aufgaben. Dabei übernehmen Sie eine wichtige Schnittstellenfunktion und leisten einen wesentlichen Beitrag zu einer effizienten und professionellen Zusammenarbeit.

Mit Ihrer Erfahrung, Ihrem Know-how und Ihrer Leidenschaft können Sie sich bei den folgenden Themen und Aufgaben bei uns einbringen: Vor- und Nachbereitung von Unterlagen, Dokumenten und Präsentationen Sachbearbeitung und administrative Unterstützung für die Betriebsleitung Ulm Steuerung der Angebots-/Vertragsbearbeitung in Zusammenarbeit mit der zuständigen Projektleitung Allgemeine Unterstützung der Projektleiter (w/m/d) Übernahme allgemeiner Assistenz- und Sekretariatsaufgaben Zentrale Reiseorganisation sowie Koordination und Abrechnung im Zuständigkeitsbereich Durchführung der Personaladministration für Mitarbeitende (Zeitwirtschaft) Sicherstellung der gegenseitigen Vertretung innerhalb des Assistenzteams Ulm

Visitenkarte des Unternehmens: Professionelle Annahme und zielgerichtete Weiterleitung von Telefonanrufen Verwaltung des Firmenfuhrparks: Betreuung des Fuhrparks und Abwicklung von Schadensfällen mit der Versicherung Büroorganisation: Aufgabe von Büromaterial- und Getränkebestellungen sowie Abstimmung mit externen Dienstleistern wie beispielsweise der Gebäudereinigung Zeitwirtschaft: Verwaltung der Zeitdaten unserer Belegschaft Assistenz: Unterstützung der Bereichsleitung durch die Erstellung von Auswertungen, Listen und Texten