16 Jobs für "Assistenz" in Stuttgart gefunden

Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung bei: Der Organisation und Umsetzung der bereichsinternen Arbeitsprozesse Unterstützung im Bereich des Business Development mit: Vorbereitung und Durchführung von Bewerbungsverfahren für Planungs- und Bauaufgaben öffentlicher und privater Bauherren Zusammenarbeit mit dem firmenweiten Marketing Pflege der Geschäftskontakte

Ansprechpartnerin für spezifische Themen und Projekte im Umfeld der Hochschulleitung Organisiert Projekte, bereitet Sitzungen vor, koordiniert Beteiligte und vermittelt zwischen den Abteilungen Erstellt die Informationsbasis für strategischen Fragestellungen des Rektorats, bereitet Entscheidungsgrundlagen und Handlungsempfehlungen für das Rektorat vor Unterstützt und koordiniert operative Aufgaben der Hochschulleitung Verfasst Berichte, Präsentationen und Stellungnahmen, vertritt Themen im Hochschulumfeld nach außen

Als Teamassistenz sind Sie eine zentrale Vertrauensperson und organisatorische Stütze des FMC Teams. Sie sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf, koordinieren komplexe Termine und Reisen, und sind der/die erste Ansprechpartner:in für interne wie externe Stakeholder. Ihre Arbeit trägt wesentlich zur Effizienz und Professionalität unseres Beratungsteams bei. Ihre Aufgaben Eigenverantwortliches Kalender- und Terminmanagement Aktives Relationship-Management mit den Sekretariaten unserer Geschäftspartner Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen Organisation und Vor- sowie Nachbereitung von Meetings, Calls und Veranstaltungen Verwaltung von Präsentationen, Berichten und vertraulichen Dokumenten Professionelle Korrespondenz mit Mandanten, Geschäftspartnern und internen Teams Unterstützung und Zuarbeit in der Organisation des Office-Managements am Standort Stuttgart

Sie organisieren und koordinieren Termine sowie Meetings. Sie übernehmen die Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern. Sie erstellen Berichte, Präsentationen und weitere Dokumente. Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Projekten im Bereich Logistik. Sie bearbeiten administrative Aufgaben und sorgen für eine strukturierte Ablage. Sie koordinieren die Reiseplanung und -abrechnung.

Als Assistenzkraft sorgen Sie für strukturierte Abläufen und unterstützen inhaltlich durch Recherchen sowie der Bearbeitung von Vorlagen die Fachbereichsleitung . Sie beteiligen sich aktiv an der Weiterentwicklung der Aufgaben dieser Stelle, insbesondere mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung. Die Technischen Dienste der Stadt Ludwigsburg kümmern sich als Dienstleister innerhalb der Stadtverwaltung um öffentliche Flächen und Einrichtungen der Stadt Ludwigsburg. Wir bieten Ihnen eine unbefristete Vollzeitstelle, die mit Entgeltgruppe 8 TVöD bewertet ist. Sie sind erste Ansprechperson der Fachbereichsleitung sowie die erste Kontaktstelle für Besucherinnen und Besucher und zentral für alle Mitarbeitenden der Technischen Dienste Sie organisieren eigenständig Sekretariatsabläufe, Termine, Recherchen und Korrespondenzen Sie erstellen Schriftstücke, Protokolle, Präsentationen und Vorlagen für Gremien Sie führen Recherchen durch und unterstützen verschiedene Projekte

Alltagsfreude schenken: Du erfüllst die individuellen Wünsche unserer Bewohnerinnen und Bewohner in den Bereichen psychosoziale Betreuung und Hauswirtschaft. Begleitung: Du unterstützt unsere Bewohnerinnen und Bewohner nach individuellem Bedarf in ihrem Alltag, damit sie möglichst selbstständig leben können. Empathie im Umgang: Du begleitest Bewohnerinnen und Bewohner mit dementiellen Erkrankungen diskret, aufmerksam und wertschätzend. Dokumentation: Du hältst deine erbrachten Leistungen sorgfältig und übersichtlich fest.

Eigenständige Durchführung administrativer und sekretarieller Tätigkeiten (z. B. Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablage, Betreuung von Besuchern und Geschäftsreisenden) Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen Ablaufs innerhalb der gesamten Abteilung Termingerechte Erstellung und Einreichung von Berichten auf Basis bereitgestellter Daten Koordination und Überwachung von Termin- und Wochenplänen von Managern und Ingenieuren (z. B. Kundenbesuche, Schulungen, Seminare, Geschäftsreisen, Abwesenheiten) inkl. Kommunikation und Abstimmung Unterstützung bei der Erstellung von Einladungsschreiben und Visaanträgen Verwaltung und Pflege von Inventar- und Bestandslisten (z. B. Geräte und Testsysteme) Koordination von Arbeitsabläufen innerhalb des Assistenzteams sowie Sicherstellung von Vertretungsregelungen Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen nach Vorgaben Unterstützung bei Reiseplanung und -organisation für Mitarbeitende Unterstützung im Bereich Beschaffung und Logistikprozesse Einarbeitung und Unterstützung neuer Mitarbeitender in administrativen Themen Kommunikation und Abstimmung mit anderen Abteilungen Prüfung und Unterstützung bei Spesenabrechnungen Organisation von Firmenveranstaltungen und Events Bearbeitung von Sonderprojekten nach Bedarf Betreuung von Besuchern und Gästen Organisation von Mietwagen (Abholung und Rückgabe) Verwaltung und Reservierung von Poolfahrzeugen Buchung von Geschäftsreisen für Mitarbeitende Organisation von Schulungs- und Besprechungsräumen

Unterstützung der Projektleitung im operativen Tagesgeschäft Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen und Projektabläufen Erstellung von Präsentationen, Protokollen und projektbezogenen Unterlagen Pflege und Verwaltung von Projekt- und Stammdaten Kommunikation mit internen Fachbereichen sowie externen Kunden und Dienstleistern Organisation von Meetings und Unterstützung bei der Projektadministration Überwachung von Fristen sowie Dokumentation des Projektfortschritts

Assistenzfunktion für die Geschäftsführung Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Telefon- und Zeitmanagement (Terminplanung, -koordination und -überwachung), Travelmanagement (Hotel- u. Reisebuchungen) etc. Informationssteuerung, Koordination interner Aufgaben Mitarbeit im Rahmen der Zeiterfassung (Mitarbeiterverwaltung für Urlaub, Krankheit u.ä.) Erstellung interner und externer Korrespondenz Erstellen von Präsentationen und Gremiumsunterlagen Übernahme von Sonderaufgaben (Unterstützung bei Projekten, administrativen Aufgaben etc.)

Ansprechpartnerin für spezifische Themen und Projekte im Umfeld der Hochschulleitung Organisiert Projekte, bereitet Sitzungen vor, koordiniert Beteiligte und vermittelt zwischen den Abteilungen Erstellt die Informationsbasis für strategischen Fragestellungen des Rektorats, bereitet Entscheidungsgrundlagen und Handlungsempfehlungen für das Rektorat vor Unterstützt und koordiniert operative Aufgaben der Hochschulleitung Verfasst Berichte, Präsentationen und Stellungnahmen, vertritt Themen im Hochschulumfeld nach außen

Eigenständige Durchführung administrativer und sekretarieller Tätigkeiten (z. B. Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablage, Betreuung von Besuchern und Geschäftsreisenden) Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen Ablaufs innerhalb der gesamten Abteilung Termingerechte Erstellung und Einreichung von Berichten auf Basis bereitgestellter Daten Koordination und Überwachung von Termin- und Wochenplänen von Managern und Ingenieuren (z. B. Kundenbesuche, Schulungen, Seminare, Geschäftsreisen, Abwesenheiten) inkl. Kommunikation und Abstimmung Unterstützung bei der Erstellung von Einladungsschreiben und Visaanträgen Verwaltung und Pflege von Inventar- und Bestandslisten (z. B. Geräte und Testsysteme) Koordination von Arbeitsabläufen innerhalb des Assistenzteams sowie Sicherstellung von Vertretungsregelungen Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen nach Vorgaben Unterstützung bei Reiseplanung und -organisation für Mitarbeitende Unterstützung im Bereich Beschaffung und Logistikprozesse Einarbeitung und Unterstützung neuer Mitarbeitender in administrativen Themen Kommunikation und Abstimmung mit anderen Abteilungen Prüfung und Unterstützung bei Spesenabrechnungen Organisation von Firmenveranstaltungen und Events Bearbeitung von Sonderprojekten nach Bedarf Betreuung von Besuchern und Gästen Organisation von Mietwagen (Abholung und Rückgabe) Verwaltung und Reservierung von Poolfahrzeugen Buchung von Geschäftsreisen für Mitarbeitende Organisation von Schulungs- und Besprechungsräumen

Organisationsprofi gesucht: Du bist das organisatorische Rückgrat unserer Beratungsteams - von der effizienten Terminplanung bis zur reibungslosen Begleitung der Kundentermine. Kundenkommunikation mit Herz: Ob telefonisch oder schriftlich - du bist die erste Anlaufstelle für unsere Kund innen und überzeugst mit Freundlichkeit, Professionalität und Verlässlichkeit. Büroorganisation: Mit deinem Blick fürs Wesentliche sorgst du dafür, dass im Büro alles läuft wie am Schnürchen.

Klassisches Sekretariat & Empfang: Sie sind die erste Anlaufstelle für Kunden und Externe (Telefon, E-Mail, Empfang), koordinieren Termine, bereiten Besprechungsräume vor und führen den Schriftverkehr (inkl. Kundenmitteilungen zu Abschaltungen). Zutritts- & Schlüsselmanagement: Sie verwalten eigenverantwortlich unsere Schließanlagen (BKS & elektronische Programmierung via Assa Abloy), stellen Mitarbeiterausweise aus, steuern die Zufahrtskontrolle und koordinieren die Schlüssel/Kautionen für Fremdfirmen. Datenmanagement & IT-Systeme: Sie arbeiten routiniert mit Fachsoftware (Schleupen, Sage, PMS), legen Aufträge/Projekte an, pflegen den Wochenbereitschaftsplan und erfassen Netzdaten (z. B. Stromabschaltungen für die BNetzA-Statistik). Personaladministration & Koordination: Sie unterstützen bei der Stundenkontrolle (Fehlbuchungen, Krankmeldungen, 10-h-Regelung), führen Urlaubsstatistiken und übernehmen die operative Koordination unseres Botenteams. Compliance & Fristenüberwachung: Sie organisieren Schulungen, verwalten Schulungsnachweise und überwachen wichtige Fristen (z. B. Erste Hilfe, Staplerscheine, Schaltberechtigungen). Technischer Support & Berichtswesen: Sie bearbeiten technische Erstanfragen, bereiten Betriebsdaten/Berichte auf, fassen Regelwerksnewsletter für das Intranet zusammen und unterstützen den Fachbereich Wasser (z. B. Erstellung von Ganglinien für Grundwasser/Wasserproben). Fuhrpark & Organisation: Sie verwalten die Fahrzeugschlüssel des Werkbetriebs, unterstützen den Einkauf bei der Terminierung des Reifenwechsels und beschaffen das Büromaterial.

Auch wenn Du als Assistant Store Manager gemeinsam mit dem Store Manager die letzte Entscheidung triffst, ist dein Team unentbehrlich für Euren Erfolg. Durch deine positive Einstellung und deine erstklassigen Kommunikations-Skills bleiben deine Mitarbeiter motiviert! Du erkennst Potenziale und Talente und fördert diese durch individuelle Trainings. Damit alle Abläufe im Store reibungslos funktionieren, koordinieren und steuern Sie sämtliche internen Prozesse und Vorgänge. Unter Ihrer Verantwortung erreichen wir so unsere Budget- und Unternehmensziele! Enge Mitarbeit mit dem Merchandising Team, um die Umsetzung der Vorgaben und Standards sicherzustellen sowie die Verkaufsfläche und den Umsatz zu optimieren. Unsere betrieblichen Vorgaben und innovativen Inhouse-Technologien helfen Ihnen dabei, einen optimalen Warenfluss zu garantieren und unser Produkt bestmöglich in Szene zu setzen. Du gehst als Vorbild und Leader voran - ob im Customer Service oder in der Umsetzung unserer Unternehmensphilosophie.

Wir suchen eine zuverlässige und strukturierte Accounting Assistant zur Unterstützung unserer Finanz- und Office-Organisation. Der Schwerpunkt der Rolle liegt auf der Rechnungsverarbeitung und der Unterstützung der Buchhaltung, ergänzt durch administrative Tätigkeiten für das gesamte ISPTech-Team. Es handelt sich um eine position mit einem Arbeitsumfang von 15-20 Stunden pro Woche. Sortieren, Organisieren und Vorbereiten von eingehenden und ausgehenden Rechnungen sowie Unterstützung bei einfachen Nachverfolgungen Unterstützung der Buchhaltungsprozesse in Zusammenarbeit mit externen Steuerberater:innen Überwachung von Zahlungsständen sowie Unterstützung bei einfachen Nachverfolgungen Bearbeitung der eingehenden Post und Lieferungen sowie Durchführung von Zahlungen Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben, wie allgemeine Büroorganisation und Dokumentenmanagement, Buchung von Geschäftsreisen, Organisation von Veranstaltungen u. Ä.