31 Jobs für "Assistenz" in München gefunden

Als Vertriebsassistenz / Teamassistenz Akquise (m/w/d) hast du zwei Rollen inne: Du verstärkst unser Akquise-Team (ca. 80% deiner Aufgaben) und unterstützt darüber hinaus den verantwortlichen Geschäftsführer für den Vertrieb bei R&P am Standort München (ca. 20%). Du stellst den ersten Kontakt zu potenziellen Neukunden her, indem du Leads per Telefon, LinkedIn und E-Mail ansprichst und Termine für unsere Geschäftsführung vereinbarst. Wichtig sind uns vor allem deine Kommunikationsstärke, Freundlichkeit und Lust auf Telefonie - Branchenkenntnisse benötigst du nicht. Dich erwartet ein unterstützendes Team ohne Zahlendruck, flexible Arbeitszeiten und viele Benefits rund um Weiterbildung, Mobilität, Gesundheit und Events. Was du bei uns machst Bei uns bist du eine der treibenden Kräfte für die Akquise neuer Kunden. Zu deinem Akquise-Team gehören drei Kolleginnen und eine Teamleiterin, die in unterschiedlichen Teilzeitmodellen am Standort Osnabrück arbeiten. Du selbst arbeitest am Münchener Standort und unterstützt dort - neben deinen Akquise-Tätigkeiten - den Geschäftsführer bei anfallenden Tätigkeiten im Bereich Vertrieb und Büro-Organisation. Zu deinen Aufgaben gehören: Leadgenerierung: Du recherchierst Unternehmensdaten und kontaktierst Leads und potenzielle Neukunden via Telefon, LinkedIn und E-Mail. Hierbei stellst du unser Unternehmen und unsere Dienstleistungen vor, mit dem Ziel, einen Termin für die Geschäftsführung zu vereinbaren. Datenpflege: Du dokumentierst deine Akquise-Maßnahmen in unserem CRM-System HubSpot und erledigst im System Aufgaben, die dir zugewiesen werden. Dazu gehört beispielsweise das Versenden von Dokumenten an Leads und potenzielle Neukunden. Datenabgleiche: Du verfügst über gute Kenntnisse in Microsoft Excel und führst regelmäßig Datenabgleiche durch. Dabei nutzt du beispielsweise Funktionen wie den XVERWEIS, um Daten aus unterschiedlichen Quellen effizient zu prüfen und zusammenzuführen. Messen: Du recherchierst Unternehmensdaten der teilnehmenden Aussteller zur Vorbereitung auf die Terminvereinbarung von Messegesprächen für unsere Geschäftsführung. Vor den Gesprächen erstellst du ein entsprechendes Messebriefing. Assistenz: Du unterstützt unseren Geschäftsführer in München bei anfallenden Aufgaben, nicht nur im Vertrieb, sondern auch bei der Büro-Organisation. Bei uns herrscht kein Zahlendruck, d. h. es gibt keine Vorgabe an zu führenden Telefonaten oder zu buchenden Terminen. Die eigentliche Akquise, bzw. der Vertrieb, erfolgt durch die Geschäftsführung. Deine Hauptaufgabe ist es, einen Kontakt herzustellen und Termine zu vereinbaren.

Unter vorgegebenen technischen und kaufmännischen Richtlinien bearbeiten Sie vollständig sachspezifische Türenbestellungen termingerecht und selbständig. Sie betreuen einen definierten Kundenkreis und unterstützen bei der technischen Beratung der Kunden. Eingegangene Bestellungen prüfen und klären Sie selbstständig sowohl in kaufmännischer als auch technischer Hinsicht. Sie sind verantwortlich für die Termindisposition. Gemäß des bestehenden Qualitätsmanagementsystems bearbeiten Sie Reklamationen. Sie pflegen die Kunden-Konditionen im bestehenden CRM-System. Korrespondenzen erledigen Sie in Deutsch und Englisch. Sie nehmen an Messen und Kundenveranstaltungen teil.

Unterstützung der Führungskräfte in administrativen und organisatorischen Belangen Koordination und Terminplanung von Meetings und Veranstaltungen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen Organisation und Verwaltung von Korrespondenzen Unterstützung bei der Reisekoordination und -abrechnung Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Akten Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Optimierung von Prozessen

Als Assistenz (d/w/m) Marketing arbeitest Du hands-on an Kampagnen, Events und Werbemitteln mit, übernimmst Verantwortung und sammelst wertvolle Praxiserfahrung in einem dynamischen Team. Dabei kannst Du Dich auf diese spannenden Aufgaben freuen: Online Kommunikation und Werbemittel: Wirke bei der Konzeption und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen und Werbemitteln mit Event Support: Plane und unterstütze bei Events und Kunden-Veranstaltungen Koordination & Administration: Steuere und stimme Lieferantinnen und Lieferanten und Dienstleisterinnen und Dienstleistern ab und übernimm die administrative Abwicklung von Marketingmaßnahmen Daten & Reportings: Verwalte und bereite Marktdaten und Marktforschungsergebniss zur Entscheidungsunterstützung auf Enge Abstimmung: Stimme Dich mit Fachkolleginnen und Fachkollegen und externen Partnerinnen und Partnern ab, um eine einheitliche Kommunikation sicherzustellen

Sie bereiten Schriftsätze und Verträge vor, erledigen Korrespondenz auch in englischer Sprache und betreuen das beA-Postfach In Projekten koordinieren Sie die Aufgaben und unterstützen den Reibungslosen Ablauf Sie erstellen überzeugende Präsentationsunterlagen Sie sind zuständig für das Reisemanagement und organisieren Meetings sowie Termine für Ihr Team Sie verwalten und erinnern an Fristen Sie erfassen abrechnungsrelevante Zeiten und rechnen die Anwaltlichen Leistungen ab

Sie unterstützen die Geschäftsführung bei der Korrespondenz und Terminorganisation Sie wirken bei der Betreuung und Weiterentwicklung unserer Kundenbeziehungen mit Sie nehmen telefonischen Kontakt zu Kunden auf Sie unterstützen die Personalabteilung bei diskreten administrativen Tätigkeiten Sie arbeiten in interdisziplinären Teams

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Reports Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung Terminkoordination und Kalenderverwaltung Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Bearbeitung und Verwaltung von vertraulichen Dokumenten Planung und Organisation von Geschäftsreisen Erstellung von Berichten, Präsentationen und Statistiken Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung im Tagesgeschäft

Terminvereinbarungen und Betreuung der Telefonzentrale Führen und Erfassen der Korrespondenz Entgegennahme und Aushändigung von Mandantenunterlagen Stammdatenanlage Neumandanten und Stammdatenpflege Führen von Listen für die Geschäftsleitung

Unterstützung des Practice Directors im Bereich AI-Strategie Erstellung von Präsentationen, Executive Summaries, Briefings und Decision Papers Entwicklung von Storylines und strategischen Narrativen für das Top-Management Aufbereitung komplexer Inhalte in klare und visuell ansprechende Management-Unterlagen Zusammenführung und Strukturierung von Informationen verschiedener Stakeholder Vorbereitung von Board- und Executive-Meetings (inkl. Agenda und Key Messages) Proaktive Unterstützung sowie Koordination strategischer Themen

Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Videokonferenzen Unterstützung des Teams und der Teamleitung im täglichen Geschäft Organisation und Koordination von Terminen und Meetings Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen Verwaltung von E-Mails und Korrespondenz Unterstützung bei der Reiseplanung und -buchung Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Akten Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen Mitarbeit an administrativen Projekten

Disponieren von Servicetechniker:innen und Aufträgen Bestellung von Waren, Arbeitsbühnen und Nachunternehmern Planung der Jahreswartungen Rückbearbeiten von Aufträgen und Rechnungslegung Reisekostenabwicklung und Urlaubsplanung Aufbereitung von Dokumentationen Vertriebsunterstützung Postabwicklung

Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Reisebuchungen sowie Kalender- und Zeitmanagement Vorbereitung von Präsentationen, Protokollen und Unterlagen Bearbeitung von E-Mails sowie Korrespondenz mit Kunden und Partnern Planung und Nachverfolgung von Aufgaben und Projekten Administrative und organisatorische Tätigkeiten

Du bist für die Vor- und Nachbereitung sowie die Ablage und Archivierung der laufenden Projekte verantwortlich und behältst stets den Überblick Du unterstützt bei der Angebotserstellung und im Ausschreibungs- und Vergabeprozess Du koordinierst unterstützend im Auftrags-, Bestell- und Rechnungswesen Du stellst ein optimales Informationsmanagement zwischen internen und externen Schnittstellen sicher Dein Aufgabenfeld wird ergänzt durch administrative und organisatorische Aufgaben, z. B. Dokumentation, Reisemanagement und Terminkoordination

Verantwortungsvolle Bearbeitung von Mandatsfragestellungen in Zusammenarbeit mit unseren Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten Umfassende Korrespondenz in Deutsch und Englisch Projekt- und Teammanagement Erstellung von Präsentationen Koordination von Terminen und Verwaltung sowie Bearbeitung diverser E-Mail-Accounts Verantwortung für die Mandatsanlagen Reisemanagement und Erstellung von Reisekostenabrechnungen Aktenführung sowie weitere administrative Tätigkeiten einer internationalen Wirtschaftskanzlei Erstellung sowie Bearbeitung der monatlichen Ausgangsrechnungen

Die Rolle des Office Managers ist - in enger Zusammenarbeit mit allen Corporate Services Bereichen - entscheidend für das ambitionierte Wachstum der Firma. Als Office Manager & Executive Assistant verantwortest du den reibungslosen Betrieb unseres Münchner Büros. Du führst die administrativen Fachkräfte des Standorts - einschließlich ihrer Team Leads - und bist zentrale Anlaufstelle für Consulting- und Corporate-Professionals aller Ebenen. Darüber hinaus unterstützt du den Country Leader sowie unsere PMDs als Executive Assistant: als verlässliche:r Sparringspartner:in mit einem Chief-of-Staff-Ansatz. Diese geschäftskritische Rolle trägt maßgeblich zum reibungslosen Betrieb und zum weiteren Wachstum des Münchner Büros und der gesamten DACH-Region bei. Die Stelle hat eine fachliche Berichtslinie zum Country Leader. Office Management Leitung und Weiterentwicklung des Office Managements München - für einen effizienten, reibungslosen und skalierbaren Tagesbetrieb Verantwortung für Facility Management, Dienstleistersteuerung, Budgetplanung und Service-Qualität Betrieb einer großen Büroumgebung (~220 Kolleg:innen, ~3.500 m²) auf höchstem professionellen Niveau Einführung klarer Strukturen, Prioritäten und effizienter Arbeitsweisen zur operativen Exzellenz Weiterentwicklung des hybriden Arbeitskonzepts im Einklang mit dem Unternehmenswachstum Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Prozessen und Sicherheitsstandards Executive- / PMD-Unterstützung Enge Zusammenarbeit mit dem Country Leader und Senior PMDs als verlässliche:r Sparringspartner:in Effektive Priorisierung und Entscheidungsunterstützung durch starke Koordination (Kalender, Reisen, Schlüsselthemen) Hochrangige Executive-Unterstützung - inkl. vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen Unterstützung strategischer Initiativen, Business-Development-Aktivitäten und Führungsformaten Leitung und Koordination hochrangiger Klienten- und interner Veranstaltungen Führung der Administrativen Funktionen Führung und Entwicklung des Admin-Teams - einer der größten Corporate-Services-Funktionen in DACH - einschließlich der Team Leads Förderung von Performance, Engagement und Kompetenzaufbau für eine hochwertige Serviceerbringung Aufbau klarer Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten im Team Ressourcen- und Workload-Management zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen Förderung von Talenten, Coaching und Karriereentwicklung in der Admin-Funktion Kultur prägen: Zusammenarbeit, Inklusion und eine ausgeprägte Serviceorientierung vorleben Internes Relationmanagement Vertrauensvolle:r Businesspartner:in für Senior Leadership und PMDs Aufbau starker Beziehungen über alle Funktionen und Führungsebenen hinweg Proaktives Erwartungsmanagement, Kommunikation und Sicherstellung hoher Servicelevels Gewährleistung einer klientenorientierten, erstklassigen Serviceerfahrung im gesamten Büro Diese Rolle vereint alle genannten Dimensionen - als Servant-Leadership-Vorbild mit einer ausgeprägten »Getting-things-done«-Mentalität.

Allgemeine administrative und dokumentarische T ä tigkeiten Organisation und Ü berwachung arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen f ü r alle Mitarbeitenden der ITM-Gruppe gem äß ArbMedVV Planung und Organisation interner sowie externer Fortbildungsveranstaltungen Durchf ü hrung von Bestellungen ü ber SAP

Als erste Ansprechperson am Empfang begrüßen Sie die Mandanten und übernehmen die Betreuung mit Bewirtung der Gäste unserer Kanzlei Sie verantworten unsere Telefonzentrale und den Postausgang, nebenbei bereiten Sie unsere Besprechungsräume vor Teamübergreifend unterstützen Sie das Veranstaltungsmanagement bei der Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Kanzlei- und Mandantenveranstaltungen

Professionelles Beziehungs- und Arbeitsmanagement zu den relevanten Stakeholdern (Oberbürgermeister (m/w/d), Geschäftsführungen der Partnerunternehmen und weiteren Mitgesellschaftern bzw. deren Assistenzen) Souveräne und eigenverantwortliche Übernahme des gesamten Büromanagements, insbesondere Terminplanung, interne und externe Korrespondenz sowie die zugehörige digitale Dokumentation Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen sowie Kommunikation/Abstimmung mit Fachabteilungen Eigenverantwortliche Unterstützung bei Einzelthemen und inhaltlichen Terminvorbereitungen durch Recherche, Analysen und Aufbereitung von Informationen Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen Mitwirkung bei der Vorbereitung unternehmensinterner und -externer Veranstaltungen Erstellen und Überarbeitung von Präsentationsunterlagen Koordination und Unterstützung bei ressortübergreifenden Themen sowie Schnittstellenkoordination nach innen und extern Temporäre Vertretung bei Abwesenheit von Kolleginnen und Kollegen, u.a. im Vorstandsbereich

Role Definition: As an admin assistant, you will play a crucial role in supporting high-level executives and ensuring smooth operation of the organization. Your responsibilities encompass a wide range of tasks, from administrative duties to strategic coordination. Director & Senior Leader Support: Partner closely with directors and senior leaders to provide high-level administrative support. Understand their priorities, anticipate their needs, and proactively address challenges. Calendar Management: Organize and maintain complex calendars, balancing meetings, appointments, and travel arrangements. Prioritize conflicting demands effectively. Communication: Handle internal communications on behalf of the executives, ensuring timely responses and maintaining professionalism. Internal announcements, publications, stakeholder communications. Meeting Preparation: Prepare thoroughly for meetings, including researching topics, creating agendas, collating relevant materials, presentations, speeches, and support with all employee meetings. External Liaison: Interact with partners, stakeholders, and other staff members including supporting the purchasing team. Represent the executive's office professionally and build strong relationships. Large-Scale Events: Support the planning and execution of significant events, such as conferences, board meetings, networking sessions and team gatherings across the Central Europe District. Ensure seamless logistics and a positive experience for attendees. Travel Arrangements: Book travel and accommodation and provide assistance with every step of the executive's travel. Document Attestation and Legalization : Oversee the attestation and legalization of company documents, certificates, and other paperwork required by German authorities. License and Permit Management : Assistance in obtaining and renewing business licenses, permits, and approvals from relevant government bodies. Compliance, Policy and Procedure Monitoring : Monitor regulatory changes and updates to ensure the company adheres to all applicable laws, regulations, and policies and advise on adjustments when necessary. Business Invitation Letters: Assist with reviewing issuing of business invitation letters to Caterpillar employees visiting the Munich Office. Admin SharePoint Site: Managing the office Admin SharePoint Page to ensure up to date information related to office and events are shared to the relevant audience Supporting with onboarding: Facilitating Admin Induction. Maintaining IT & other office supplies / inventory. Office Administration: general support for office operations.

Unterstützung eines Teams aus Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten bei der reibungslosen Büroorganisation Bearbeitung von umfangreichen Dokumenten, Schriftsätzen und Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch Digitale und physische Dokumentenpflege der Mandate und die damit verbundenen administrativen Aufgaben Abstimmung sowie Planung und Nachbereitung von Geschäftsreisen, Meetings und Terminen Erledigung von Rechercheaufträgen sowie weitere, allgemeine Bürotätigkeiten