67 Jobs für "Assistenz" in Muenchen gefunden

Eigenständige Organisation und Koordination aller administrativen, organisatorischen sowie Verwaltungsaufgaben und Abläufe im Kanzleialltag. Fristenüberwachung, digitales Dokumentenmanagement, Mandanten- und Auftragsanlage sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost gehören zu Ihren Aufgaben. Sie sind die Kommunikationsschnittstelle zwischen Partner, Team, Mandanten und Behörden. Als Teil unseres Teams sind Sie für die administrative und organisatorische Unterstützung des gesamten Teams zuständig. Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit unseren nationalen und internationalen Mandanten sowie Empfang und Bewirtung. Eigenständige Durchführung der Fakturierung. Sie gestalten interne Projekte und Prozesse mit und übernehmen Sonder- und Projektaufgaben. Sie organisieren und unterstützen bei unseren Events und sind Ansprechperson für unsere Dienstleister.

Eigenständige Organisation und Koordination der Geschäftsstelle des Betriebsrats unter Beachtung der Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) Eigenverantwortliche und regelkonforme Vor- und Nachbereitung von Betriebsratssitzungen, insbesondere Einladungen, Tagesordnung, Protokoll, Anwesenheitslisten, Sitzungsunterlagen sowie Nachladen von Ersatzmitgliedern Organisatorische Unterstützung bei weiteren Besprechungen, Gesprächen, Fortbildungen und Veranstaltungen des Betriebsrats Verantwortungsvolle und datenschutzkonforme Verwaltung besonders sensibler personenbezogener Daten - mit hohem Maß an Vertraulichkeit und Sorgfalt Selbstständige Prüfung und Überwachung gesetzlicher und betriebsverfassungsrechtlicher Fristen (z. B. Fristen für Anträge, Mitbestimmungs- und Mitwirkungsrechte) Eigenständige Entwicklung und Optimierung administrativer Abläufe der Betriebsratsgeschäftsstelle und dessen Webauftritt im Intranet Organisatorische und administrative Zuarbeit für Mitteilungen, Präsentationen und Betriebsvereinbarungen, insbesondere durch Zusammenstellung von Unterlagen, Übersichten und Statistiken

Unterstützung der organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um die Organisation und Durchführung der Sitzungen des Perspektivenrats. Ansprechpartner in für die Führungskräfte, ihre Büros, die Kolleg innen sowie externe Partner innen. Verwaltung des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise. Bearbeitung interner und externer Anfragen, Redaktion von Manuskripten, Erstellung von Präsentationsfolien, Mitarbeit an der Datenbankentwicklung und -pflege. Planung, Organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen. Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG-Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung. Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG. Schriftverkehr auf nationaler und internationaler Ebene. Unterstützung der beiden Münchner Referate der Abteilung bei allgemeinen Sekretariatstätigkeiten (z. B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Telefondienst, Terminkoordination, Reisebuchung, Materialbeschaffung und -verwaltung, Vertragsprüfung und -abschlüsse). Vertretung der Sachbearbeitung/Assistenz der Abteilungsleitung in allen ihren Aufgaben.

Durch die Angliederung an die Klinik für Kinder- und Jugendmedizin ist auch die stationäre Aufnahme stark untergewichtiger Patienten oder medizinischen Notfälle gewährleistet. Die Koordination der Beratung, Betreuung und Weitervermittlung der in der Klinik untergebrachten Patienten gehört ebenfalls zu unserem Aufgabengebiet. Organisation und Koordination der täglichen Abläufe in einem vielseitigen, multidisziplinären Tätigkeitsbereich sowie enge Unterstützung der Leitung Professionelle Betreuung des Empfangs, Bearbeitung der Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie Koordination und Organisation von Erstgesprächen Selbstständige Patientenverwaltung einschließlich Datenbankpflege, Dokumentation und Erstellung des Berichtswesens Übernahme allgemeiner Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Aktenführung und -pflege, Einholung und Koordination von Befunden sowie administrative Tätigkeiten Durchführung von Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeiten Enge und kooperative Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen unseres Klinikums

Qualitätssicherung im Spendezentrum : Kontrolle und Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards innerhalb der regulatorischen Anforderungen Administrative Unterstützung in der jeweiligen Einrichtung und zentrumsorganisatorische Aufgaben Zum Tätigkeitsbereich gehören u.a. die operative Organisation , Qualitätssicherung und administrative Verwaltung inklusive Lager- und Bestellwesen. Beantwortung von Anfragen aus den Fachbereichen Human Resources Unterstützung des Leiters der Herstellung

Sie koordinieren Termine und organisieren Meetings. Sie übernehmen die Bearbeitung der Korrespondenz und Dokumentenverwaltung. Sie unterstützen bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten. Sie sind für die Reisemanagement und -planung zuständig. Sie fungieren als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen. Sie gewährleisten einen reibungslosen Ablauf von Büroprozessen.

Sie koordinieren Termine und organisieren Meetings für den Vorstand. Sie bereiten Unterlagen und Präsentationen für Besprechungen vor. Sie übernehmen die Korrespondenz mit internen und externen Partnern. Sie unterstützen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Sie verwalten vertrauliche Dokumente und führen Protokolle. Sie stellen die Einhaltung von Fristen und Abläufen sicher.

Du steuerst den Informationsfluss rund ums Board E-Mails, LinkedIn, Post, Telefon - du bist die erste Instanz. Du priorisierst, clusterst und sorgst dafür, dass die Kommunikation gut fließt. Für jede relevante Anfrage gibt es einen Owner und einen Entwurf. Das Board gibt nur noch frei. Du machst aus jedem Termin ein scharfes Ereignis Kein Meeting ohne Briefing-Paket, kein Call ohne Follow-up. Du koordinierst Kalender, Räume und Unterlagen, fasst Entscheidungen in strukturierten Action-Item-Listen zusammen und sorgst dafür, dass vereinbarte Dinge tatsächlich passieren. Du hältst die richtigen Beziehungen am Laufen Stakeholder-Management ist bei dir kein Buzzword, sondern Handwerk. Du pflegst eine Top-Stakeholder-Liste, steuerst Kontakt-Rhythmen und bereitest Ansprachen sowie Gesprächspartner-Dossiers so vor, dass das Board immer den richtigen Ton trifft - Datenpflege in Salesforce inklusive. Du orchestrierst Events auf höchstem Niveau Aufsichtsratssitzungen, CEO Dinners, strategische Besuchergruppen - du organisierst von der Logistik-Checkliste bis zum einheitlichen Foliensatz alles, was einen professionellen Eindruck ausmacht. Nachbereitung und Action-Tracking sind für dich selbstverständlich. Du planst Reisen so, dass sie produktiv sind Zweck, Route, Buchungen, Trip Book und Spesenabrechnung - du optimierst den Ablauf, minimierst Leerlauf und sorgst dafür, dass das Board auch unterwegs kommunikationsfähig bleibt. Du bringst Keynotes auf die Bühne Vortrags-Intake, Storyline, Foliensatz, Qualitätscheck (DE/EN), Technik-Koordination - du begleitest den gesamten Prozess vom ersten Briefing bis zur Nachbereitung und baust so eine wachsende Präsentationsbibliothek auf. Du gibst dem Board ein Gesicht auf Social Media Themenplanung, Posting-Rhythmus, Entwürfe in der richtigen Stimme, Reaktion auf Kommentare, du verantwortest die Außenwirkung von der Idee bis zur Freigabe. So bleibt das Board sichtbar, nahbar und unverwechselbar, ohne dass Sichtbarkeit dem Zufall überlassen wird. Du machst KI zum Hebel des Boards Du bedienst KI-Tools nicht nur, du orchestrierst sie: Recherchen, Entwürfe, Zusammenfassungen, Präsentationen und Dossiers entstehen bei dir schneller und schärfer, weil du weißt, welches Tool wann den Unterschied macht. Neue Anwendungen probierst du aus, bevor jemand danach fragt, und machst das Beste davon im Team nutzbar.

Du bist die zentrale organisatorische Unterstützung des Sprechers der Geschäftsführung und trägst maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei. Dabei übernimmst Du eigenverantwortlich ein vielseitiges Aufgabenspektrum: Du verantwortest das Office-Management für den Sprecher der Geschäftsführung Du unterstützt die Geschäftsführung proaktiv bei administrativen, organisatorischen und operativen Aufgaben Du koordinierst, planst und verfolgst Termine und Maßnahmen nach und übernimmst das Reise- und Kalendermanagement Du bereitest interne und externe Termine professionell vor und stellst entscheidungsrelevante Unterlagen zusammen Du erstellst eigenständig Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung Du bearbeitest und koordinierst die ein- und ausgehende Korrespondenz der Geschäftsführung Du planst, organisierst und koordinierst Informationsveranstaltungen (intern/extern) und Meetings Du fungierst als Schnittstelle zu internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern Du wirkst bei bereichsübergreifenden Sonderthemen und Projekten der Geschäftsführung mit Du übernimmst weitere organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft

Unterstützung bei der kaufmännischen, administrativen und organisatorischen Abwicklung von Projekten Erstellung, Prüfung und Pflege von Projektunterlagen, Dokumentationen und Berichten Erfassung und Pflege von Projektdaten in SAP sowie Unterstützung bei Auswertungen und Kalkulationen Bearbeitung von Rechnungen und Reisekosten sowie Unterstützung bei Bestellungen, Versand und Transport Organisation von Terminen und allgemeine Unterstützung der Projektteams

Unterstützung des Partner- und Abteilungssekretariats mit Perspektive zu dessen Leitung Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post einschließlich Fristennotierung und -überwachung Erstellung von Rechnungen und Kostenabrechnungen Planung und Organisation von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten

Sie koordinieren und verwalten Termine sowie Geschäftsreisen der Geschäftsleitung. Sie erstellen Präsentationen, Berichte und Protokolle. Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Organisation von Meetings. Sie übernehmen die Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Partnern. Sie verwalten vertrauliche Informationen und Unterlagen gewissenhaft. Sie optimieren administrative Prozesse und tragen zur Effizienzsteigerung bei.

Sie unterstützen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Sie übernehmen die Koordination und Organisation von Terminen und Meetings. Sie erstellen Präsentationen, Berichte und Protokolle. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern. Sie übernehmen die Pflege und Aktualisierung von Projektunterlagen und Datenbanken. Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Sie bearbeiten administrative Aufgaben wie die Korrespondenz und Dokumentenverwaltung. Sie tragen zur Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen bei.

Unterstützung der Abteilungsleitung sowie der Projektverantwortlichen im operativen Tagesgeschäft Koordination, Planung und Nachverfolgung von Projekten, Terminen und Meilensteinen Organisation von Meetings, Workshops, Geschäftsreisen sowie Erstellung von Protokollen und Präsentationsunterlagen Steuerung und Nachverfolgung von Bestellprozessen, Lieferungen und Kostenübersichten Unterstützung bei administrativen Personalthemen sowie der Zusammenarbeit mit internen und externen Schnittstellen Mitarbeit im Projektcontrolling sowie Pflege von Projekt- und Statusdokumentationen

Sie koordinieren Termine und organisieren Besprechungen. Sie übernehmen die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern. Sie bereiten Präsentationen und Berichte vor. Sie verwalten und pflegen interne Datenbanken und Dokumente. Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen. Sie übernehmen allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben.

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination von Terminen sowie Kalendern der Führungsebene Planung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen und administrativer Vorbereitung Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Gremiensitzungen Bearbeitung administrativer Aufgaben sowie Pflege von Daten, Berechtigungen und Dokumentationen in internen Systemen Koordination und Priorisierung von Informationen sowie Unterstützung der Führungskräfte im Tagesgeschäft Erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen sowie allgemeine organisatorische Themen

Für unseren Standort München suchen wir dich als Organisationstalent für abwechslungsreiche Aufgaben in einem internationalen Umfeld. Ab Oktober 2026 unterstützt du unser Team in Vollzeit und sorgst gemeinsam mit deinen Kolleginnen und Kollegen für einen reibungslosen Büroalltag. Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Kunden und verantwortest den Empfangs-, Telefon- und Konferenzservice Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und die Haustechnik und sorgst für eine professionelle Büroorganisation und ein reibungsloses Standortmanagement Du organisierst Meetings, Bewerbungsgespräche, Veranstaltungen, Schulungen sowie Termine im Bereich Arbeitssicherheit und Ersthelferwesen Du bearbeitest Rechnungen und unterstützt bei der Einholung von Angeboten sowie der Erstellung von Reports Du begleitest Standortprojekte wie Umzüge und Umbauten und wirkst als Sicherheitsbeauftragte:r bei der Umsetzung entsprechender Maßnahmen mit Du unterstützt im operativen Office Management sowie beim Onboarding und Offboarding neuer Mitarbeitender

Selbstständige Organisation und Durchführung sämtlicher Assistenzaufgaben für den Vice President Global Supply Chain Management Rail, inklusive effizienter Terminplanung und Koordination Unterstützung bei der qualitativen Vor- und Nachbereitung sämtlicher Business Reviews Monitoring der Einhaltung von Zeitplänen, Budgets und Qualitätsstandards und gewährleisten einer effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Beteiligten Unterstützung des Bereichs in administrativen und organisatorischen Belangen, wie z.B. Koordination, Organisation und Terminkontrolle von Projekten, Meetings, Veranstaltungen und globalen Konferenzen Erstellung von Management Präsentationen in überwiegend englischer Sprache Planung sowie Abrechnung von Dienstreisen für den Vice President Global Supply Chain Management der Arbeitsplatzausstattung des Bereichs (Einrichtung, IT Equipment etc.) sowie Unterstützung bei der Raumplanung Erstellung von Einkaufswägen und CITAX sowie Unterstützung beim Controlling für die Bereichskostenstellen mit Rechnungsprüfung Gute kommunikative Fähigkeiten in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit Selbständige Arbeitsweise, Koordination und Integrationsfähigkeit, Durchsetzungsvermögen Fähigkeit, sich in ein Team zu integrieren Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Organisationstalent

Du unterstützt den Vice President als zentrale Schnittstelle und übernimmst die eigenständige Organisation sowie Koordination vielfältiger Assistenzaufgaben Du steuerst die Terminplanung, koordinierst Meetings, Projekte, Veranstaltungen und internationale Konferenzen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf Du bereitest Business Reviews vor und nach, erstellst Management-Präsentationen und unterstützt bei wichtigen Entscheidungsprozessen Du behältst Zeitpläne, Budgets und Qualitätsanforderungen im Blick und stellst eine effektive Kommunikation mit internen sowie externen Ansprechpartnern sicher Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Planung und Abrechnung und kümmerst Dich um administrative Themen sowie die Ausstattung des Bereichs Du unterstützt bei kaufmännischen Aufgaben, Kostenstellencontrolling und Rechnungsprüfung

Empfang und Betreuung von Mandaten (teilweise auch in englischer Sprache) Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und allgemeine Bürotätigkeiten Proaktive Unterstützung unseres Kanzleiteams Überwachung von Fristen / Abgabeterminen / Wiedervorlagen Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten nach Vorlage (z.B. Verträge, Gutachten, Schriftsätze, Präsentationen und allgemeine Korrespondenz) Rechnungsstellung Unterstützung bei der Einhaltung berufsrechtlicher Pflichten bzw. deren Dokumentation Vorbereitung und Organisation von Besprechungen/Veranstaltungen sowie Ausfertigung von Schulungsunterlagen und Präsentationen Ansprechpartner für Zeitbuchungen und für das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement