8 Jobs für "Assistenz" in Hamburg gefunden

Zusammenstellung von Auftragsunterlagen und deren projektbezogenen Ablage Erfassung und Verwaltung sämtlicher Angebote des Teams Unterstützung der Geschäftsführung und des Plambeck-Teams Terminplanung und Reisekostenabrechnung Rechnungserstellung und Verarbeitung eingehender Rechnungen Aufbereitung von Präsentationen Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten und Postbearbeitung Betreuung von Besuchern Korrespondenz mit Kunden Pflege der Homepage und der Social-Media-Kanäle Organisation von Betriebsevents

You are the heart of our reception area in our agency office in the Karolinenviertel and the first point of contact, the good soul, and the organizational anchor all at once. With your strong sense for people and your smart, confident manner, you ensure that colleagues, clients, applicants, and partners feel welcome from the very first moment. Whether it's spontaneous visitors, a ringing phone, or delivery chaos: you keep an overview, think ahead, and represent our agency in a professional yet personable way. Organizing and coordinating daily office operations Acting as the first point of contact for employees, visitors, and external partners Coordinating meetings and appointments, including preparation and follow-up Supporting teams and management with administrative and organizational tasks Planning and booking business trips, including expense administration Ordering and managing office supplies and maintaining office infrastructure Coordinating external service providers (e.g. cleaning, IT, maintenance) Supporting internal events, workshops, and agency-wide activities Maintaining lists, databases, and internal overviews Contributing to the continuous improvement of office processes and internal workflows

Terminverwaltung und Koordination der ambulanten Sprechstunden Terminverwaltung und Koordination von Aufnahmen für unsere Patient:innen Telefonische Korrespondenz mit Patient:innen und Zuweiser:innen Erledigung der schriftlichen Korrespondenz incl. Erstellung und Versand von Arztbriefen Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Sie sind die erste Ansprechperson für unsere Mitglieder, Neukunden und Mieter unserer Gästewohnungen. Sie sind unser Aushängeschild und lassen sich so schnell nicht aus der Ruhe bringen. Bedienung der Telefonzentrale Empfang der Besucher in der Geschäftsstelle Bearbeitung eingehender Rechnungen Vermietung der Gästewohnungen Vorbereitung von Konferenz- und Besprechungsräumen Abwicklung der Eingangs- und Ausgangspost Beantwortung beziehungsweise Weiterleitung allgemeiner E-Mails Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial Unterstützung beim Scannen von Dokumenten Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Die gemeinsame Arbeit mit dem Team auf der Verkaufsfläche Die Unterstützung der Filialleitung bei der Umsetzung unserer Qualitätsstandards und Vertriebskonzepte Eine freundliche und kompetente Beratung unserer Kunden Die eigenverantwortliche Übernahme von organisatorischen Aufgaben während der Abwesenheit der Führungskraft

Als zentrale Schnittstelle unterstützen Sie die Geschäftsführung Vertrieb Deutschland bei der Organisation, Steuerung und Optimierung aller administrativen und operativen Abläufe Sie verantworten die professionelle Termin- und Kalenderkoordination sowie die eigenständige Bearbeitung von E-Mails, Anrufen und Eingangspost Sie erstellen Reports, Auswertungen und Präsentationen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen Sie übernehmen die eigenständige Geschäftskorrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern Sie organisieren und koordinieren Dienstreisen inkl. Buchung, Planung und Abrechnung Sie arbeiten aktiv in Projekten mit und übernehmen eigenständig Sonderaufgaben Sie recherchieren relevante Informationen zur Vorbereitung von Meetings, Entscheidungen und Präsentationen Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben, z. B. Bestellwesen, Datenpflege und Protokollführung Sie planen, organisieren und begleiten interne und externe Veranstaltungen, Meetings und Tagungen inklusive Vor- und Nachbereitung

Werden Sie Teil unseres Strategieteams und gestalten Sie aktiv die Zukunft des schienengebundenen Nah- und Fernverkehrs! Als Executive Assistant / Referent der Segmentleitung (w/m/d) für unser Business Segment »Products« treiben Sie strategische Initiativen voran und leisten einen wesentlichen Beitrag zu einer nachhaltigen und innovativen Verkehrslandschaft. Sie entwickeln und implementieren strategische Initiativen in enger Zusammenarbeit mit den wichtigsten Stakeholdern innerhalb des Business Segments. Sie agieren als Sparringspartner für die Segmentleitung und stellen eine reibungslose Kommunikation zwischen Business Unit und Segment sicher. Sie erarbeiten ein tiefgehendes Verständnis des Gesamtmarktes sowie unserer Wettbewerber, einschließlich ihrer Technologien, Geschäftsmodelle und Leistungsfähigkeit. Ferner bereiten Sie Management-Meetings vor, moderieren diese und sorgen für eine konsequente Nachbereitung. Sie bereiten unterschiedliche Themen managementgerecht auf und treiben damit den Entscheidungsfindungsprozess voran. Sie treiben die Umsetzung SMO-weiter Prozesse auf Segmentebene. Darüber hinaus übernehmen Sie die Leitung von Sonderprojekten im Umfeld des Business Segments.

Allgemeine administrative Tätigkeiten für Chefarzt, Oberärzt:innen, die Abteilung Terminverwaltung und Koordination der ambulanten privaten, gesetzlichen Sprechstunde Korrespondenz aller Art mit Patient:innen, Arztpraxen, Ämtern, Behörden Arztbrieferstellung Planung, Steuerung der Aufnahme von Elektiv-Patient:innen inkl. Datenpflege Vorbereitung von Sitzungsunterlagen inkl. Protokollierung Planung von Dienstreisen Vertretungstätigkeit im Rahmen der Cluster-Struktur