24 Jobs für "Assistenz" in Frankfurt gefunden

Unterstützung des Außenauftritts des Standortleiters Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen Erstellen von Power-Point-Präsentationen Terminplanung und -koordination sowie Reiseplanung und -abrechnung Vorbereitung von Schriftsätzen und Dokumenten Mandatsverwaltung in DATEV mit Überwachung und Bearbeitung der laufenden Vorgänge, Führen von Akten, Rechnungserstellung und -prüfung, Erstellen von Excellisten Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Unterstützung der kaufmännischen und technischen Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben Selbstständige Abwicklung aller klassischen Sekretariatsaufgaben (Telefonzentrale, Postein-/ und Postausgang, interner und externer Schriftverkehr, etc.) Organisatorische Betreuung und Begleitung von Präsenzveranstaltungen, inkl. des Empfangs und der Betreuung von Gästen sowie der Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen Verantwortlichkeit für die Standortversorgung (z.B. Getränkebestellung, Büromaterialbestellung, etc.) Terminmanagement für die Bereichsleitung (Veranstaltungen und Besprechungen) Erstellung von Präsentationen und Protokollen Datenmanagement (Pflege und Ablage von digitalen Daten) Organisation von Geschäftsreisen und Baustellenunterkünften

Du unterstützt die Geschäftsbereichsleitung für Marketing, Unternehmenskommunikation und den stationären Vertrieb bei Schwerpunktaufgaben und Projekten. Anfragen selektierst Du eigenverantwortlich und veranlasst die Bearbeitung. Du organisierst das Büro unseres Vertriebsinnendienstes und setzt administrative Aufgaben eigeninitiativ um. Du erstellst und optimierst betriebswirtschaftliche Auswertungen. Du verantwortest die Umsetzung, Steuerung und Nachverfolgung von Einzelmaßnahmen. Auch die Erstellung von Präsentationen und die Erledigung von interner sowie externer Korrespondenz gehört zu deinen Aufgaben. Du planst, koordinierst sowohl inhaltlich als auch organisatorisch Meetings, Veranstaltungen und Videokonferenzen. Ebenfalls kümmerst du dich organisatorisch um Springer-Personaleinsatzplanung in unseren Geschäftsstellen.

Unterstützung des Asset-Management-Teams im operativen Tagesgeschäft Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen Koordination von Kalendern sowie Reise- und Terminmanagement Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Präsentationen, Protokollen und Korrespondenz Pflege von Datenbanken, Dokumentenmanagement-Systemen und internen Übersichten Unterstützung bei der Erstellung von Reports und Auswertungen Ansprechpartner für interne Fachbereiche sowie externe Geschäftspartner Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben Sicherstellung eines professionellen Informations- und Kommunikationsflusses

In dieser zentralen Vertrauensposition unterstützen Sie ein erfahrenes Investment-Team im operativen Tagesgeschäft und sorgen dafür, dass interne Abläufe reibungslos funktionieren. Proaktive Unterstützung mehrerer Investment Professionals im Tagesgeschäft Koordination komplexer Kalenderstrukturen sowie internationaler Terminabstimmungen Organisation von Meetings, Board Meetings, Due-Diligence-Terminen und Investorengesprächen Planung und Buchung anspruchsvoller nationaler und internationaler Geschäftsreisen Erstellung, Formatierung und Finalisierung professioneller Präsentationen, Reports und Investment-Unterlagen Verwaltung sensibler Vertrags- und Transaktionsdokumente unter höchsten Vertraulichkeitsstandards Kommunikation mit Investoren, Portfolio-Unternehmen, Kanzleien und externen Beratern Vorbereitung interner Meetings inklusive Agenda-Management und Protokollführung Unterstützung bei Office Operations sowie internen administrativen Prozessen Schnittstelle zwischen Management, Investment-Team und externen Stakeholdern

Unterstützung des Asset-Management-Teams im operativen Tagesgeschäft Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen Verwaltung und Pflege von Vertrags-, Objekt- und Stammdaten Unterstützung bei der Vorbereitung von Budget-, Reporting- und Analyseprozessen Korrespondenz mit internen Fachbereichen sowie externen Geschäftspartnern und Dienstleistern Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Projekten Pflege und Strukturierung digitaler Dokumentationen und Ablagesysteme Unterstützung bei Sonderprojekten und bereichsübergreifenden Themen

Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Präsentationen und Unterlagen Unterstützung des Asset-Management-Teams im operativen Tagesgeschäft Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Datenbanken Erstellung von Korrespondenz, Reports und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache Kommunikation mit internen Fachbereichen sowie externen Geschäftspartnern und Dienstleistern Rechnungsprüfung, Bestellwesen und allgemeine Büroorganisation Unterstützung bei Projekten sowie bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Du erledigst anspruchsvolle administrative Aufgaben, wie u. a. die Mandatsverwaltung, Geschäftskorrespondenz, Rechnungserstellung und Terminplanung Du bist verantwortlich für das Dokumentenmanagement, die Aktenführung und die Fristenüberwachung Du koordinierst Büroabläufe in Deinem Bereich, organisierst Geschäftsreisen und bereitest Meetings und Veranstaltungen vor Du organisierst Geschäftsreisen und führst die entsprechenden Reisebuchungen und -abrechnungen durch

In dieser Position unterstützen Sie die Geschäftsführung an unserem Standort in Frankfurt bei sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts. Sie übernehmen in 30-40 Stunden pro Woche die allgemeine Büroorganisation und kümmern sich unter anderem um die Ablage, die Bestellung von Büromaterialien sowie verschiedene Verwaltungsaufgaben. Als zentrale Ansprechperson stehen Sie Mitarbeitenden sowie externen Geschäftspartnern bei organisatorischen Fragestellungen zur Verfügung und koordinieren Termine, Fristen und Wiedervorlagen. Darüber hinaus erstellen und bereiten Sie Schriftstücke, Präsentationen und weitere Unterlagen vor. Die selbstständige Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und weiteren externen Ansprechpartnern gehört ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie organisieren das operative Tagesgeschäft eigenständig und bearbeiten Postein- und -ausgänge, führen Akten, überwachen Wiedervorlagen und unterstützen bei der Rechnungsstellung sowie Rechnungsprüfung in unserem Buchhaltungssystem.

Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Koordination und Nachverfolgung von Terminen sowie deren Vorbereitung. Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen. Schnittstellenfunktion zu internen und externen Partnern. Organisation von Reisen und Veranstaltungen. Bearbeitung von vertraulichen Dokumenten und Korrespondenzen. Übernahme von Projektaufgaben und Sonderthemen. Optimierung bestehender Prozesse im Sekretariatsbereich.

Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Partner und des Teams Termin- und Reisekoordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings Erstellung, Formatierung und Korrektur juristischer Dokumente und Präsentationen Kommunikation mit Mandanten, internen Abteilungen und internationalen Standorten Unterstützung bei der Rechnungsstellung, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Meetings Schnittstellenfunktion zwischen Partnern, Teammitgliedern und Mandanten

Enge Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft und bei strategischen Projekten Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsunterlagen Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern auf höchstem Niveau Planung, Begleitung und Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollführung Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses Übernahme von administrativen sowie projektbezogenen Aufgaben

Eigenständige Organisation und Verwaltung von Rechtsakten Erstellung und Formatierung juristischer Dokumente sowie Schriftsätze Koordination von Terminen, Besprechungen und Fristen Kommunikation mit Mandanten, Gerichten und Behörden in deutscher und englischer Sprache Reisemanagement und Erstellung von Abrechnungen

Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Koordination von Terminen und Besprechungen Bearbeitung der Korrespondenz und Erstellung von Präsentationen Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Datenbanken Vorbereitung von Meetings und Unterstützung bei der Protokollführung Ansprechpartner für interne und externe Anfragen Unterstützung im Reisemanagement und bei der Spesenabrechnung Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Büro

Umfassende Unterstützung der Partner im Tagesgeschäft Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung von Präsentationen, Verträgen und mandatsbezogenen Unterlagen Kommunikation mit nationalen und internationalen Mandanten Fristenmanagement sowie Überwachung wichtiger Deadlines Organisation und Vor- sowie Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Verwaltung vertraulicher Dokumente und Informationen Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Projekten

Unterstützung in allen Vertriebsaktivitäten Mitarbeit im Vertriebscontrolling Koordination der Erstellung von Präsentationen und Berichten bei Marketing- und Vertriebsaktivitäten Organisation und Überwachung von Terminen und Veranstaltungen Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben Selbständige Durchführung der Korrespondenz und Bearbeitung der Anfragen unserer gewerblichen Kunden und Lieferanten Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen Unterstützung bei verschiedenen Vertriebsprojekten

Termine koordinieren und überwachen; Video-Konferenzen, Meetings und Workshops vor- und nachbereiten; Räume buchen sowie Gäste anmelden und betreuen Präsentationen, Handouts und Dokumente erstellen Benutzerzugriffsverwaltung nach dem Need-to-know-Prinzip durchführen sowie Rechnungsbearbeitung, Materialverwaltung und das Dienstreisemanagement inklusive Reisekostenabrechnung übernehmen Einkaufsprozesse für Waren und Dienstleistungen übernehme

Als Administrative Assistant bist du die verlässliche, souveräne und bestens organisierte zentrale Unterstützung im Tagesgeschäft sowie für alle Stakeholder. Mit deiner ausgeprägt strukturierten Arbeitsweise , deiner hohen Eigenständigkeit und einem starken Selbstbewusstsein behältst du auch in herausfordernden Momenten die Kontrolle - selbst dann, wenn Prioritäten sich spontan ändern. Kalender- und Meetingmanagement Du koordinierst Termine, unterstützt bei der Abstimmung von Meetings und sorgst für eine strukturierte Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Reise- und Abrechnungsmanagement Du übernimmst die Buchung, Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsreisen und beantragst A1-Bescheinigungen sowie BahnCards. Zusätzlich bereitest du Bewirtungen zur Versteuerung vor und stellst die vollständige Dokumentation sicher. Die Vorbereitung, Durchführung & Nachbearbeitung der Reiseabläufe ist durch dich sichergestellt. Event- und Hospitality Management Du organisierst & koordinierst unterstützend im Team Business Lunches/Dinner, pflegst Eventlisten, Terminkalender und unterstützt ggf. bei Anmeldungen zu Veranstaltungen. Besetzung und Organisation des Empfangsbereichs Du bist erste Anlaufstelle für Besucher:innen, koordinierst Termine im Vorfeld und sorgst für einen professionellen und serviceorientierten Empfang . Dabei stellst du sicher, dass sich Gäste jederzeit willkommen fühlen und trägst aktiv zu einer positiven Außenwirkung des Unternehmens bei. Office- und Dokumentenmanagement Für ein gut strukturiertes Arbeitsumfeld ist durch dich gesorgt. Dazu zählt unter anderem die Verwaltung und Bestellung von Büro- und Arbeitsmaterialien sowie die Sicherstellung eines gut ausgestatteten Küchen- und Gemeinschaftsbereichs. Außerdem stimmst du dich mit internen und externen Dienstleistern ab. Ergänzend dazu arbeitest du mit gängigen Office-Tools und internen Systemen, pflegst Daten und Übersichten und übernimmst allgemeine administrative Aufgaben. Darüber hinaus wirkst du bei kleineren Projekten sowie organisatorischen Sonderthemen mit und unterstützt das Team flexibel dort, wo Bedarf entsteht.

You will play a key role in ensuring the smooth running of the office while supporting the team with administrative, organisational and coordination tasks. Typical duties will include, but are not limited to: Team Support Managing diaries and scheduling internal/external meetings across multiple time zones Coordinating travel arrangements and preparing itineraries Providing prompts and follow-ups to ensure outstanding actions are completed Collecting and submitting expenses Handling incoming calls and taking accurate messages Printing, binding and preparing marketing materials Organising ad hoc team events Collating weekly meeting papers and distributing them Helping organise training sessions and maintaining attendance records Scheduling performance reviews and sending reminders Office Support Acting as the first point of contact for visitors and incoming calls Ensuring shared spaces remain tidy and well-presented Assisting with basic IT requests and coordinating with the IT team Recording, filing and tracking supplier invoices Uploading invoices and expenses into Concur Assisting with receipt and credit card reconciliation Work closely with a global support team who stay in regular contact, ensuring you're never isolated despite being the standalone support in Frankfurt Varied role with exposure across operations, finance, HR and team support

Eigenständige Unterstützung der Kundenberater bei der Vorbereitung und Umsetzung von Akquisitionsmaßnahmen Organisatorische und administrative Unterstützung des Private-Banking-Teams Koordination und Vorbereitung von Kundenterminen sowie Unterstützung bei der Nachbereitung Erstellung von Präsentationen, Verträgen und Reportings Bearbeitung von Konto- und Depotunterlagen sowie Unterstützung bei Kontoeröffnungen und Legitimationsprozessen Pflege von Kundendaten in unseren Systemen und zuverlässige Dokumentenverwaltung Koordination mit internen Fachbereichen (z. B. Back Office, Compliance, Produktmanagement) Organisation von Reisen, Terminen und Veranstaltungen Verantwortung für einen reibungslosen Büroablauf im Tagesgeschäft Empfang und Bewirtung von Kunden- und Geschäftspartnern Reisekosten- und Spesenabrechnungen