27 Jobs für "Assistenz" in Frankfurt gefunden

Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten Übernahme administrativer Aufgaben, wie Datenverwaltung, Archivierung, Recherchen oder Rechnungsbearbeitung Vor- und Nachbereitung von internen Besprechungen Organisation von Meetings und Veranstaltungen Buchung von Geschäftsreisen, inklusive Spesen- und Reisekostenabrechnung Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und Excel-Aufstellungen Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen Anlaufstelle für externe Lieferanten und Dienstleister

Sie übernehmen die eigenständige Organisation des Direktionssekretariats und unterstützen die Direktion in allen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen. Als zentrale Schnittstelle koordinieren Sie die täglichen Abläufe des Museums und sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Direktion, Mitarbeitenden sowie externen Partnern und Förderern. Dazu gehören: Professionelles Office- und Terminmanagement Führung des Terminkalenders der Direktion, inklusive Koordination und Terminvorbereitung in organisatorischer Hinsicht Selbstständige Korrespondenz, Post- und Telefonkommunikation, Adressmanagement sowie Registratur Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Direktion Zuverlässiges Führen von Wiedervorlagen und Ablagesystemen Administrative und organisatorische Unterstützung der Direktion, inklusive Recherchen und museumsplanerischer Aufgaben Organisation, Koordination und Betreuung von Veranstaltungen, Meetings, Pressekonferenzen und Ausstellungseröffnungen inklusive Einladungsmanagement und Koordination externer Dienstleistungen (z.B. Catering) Erstellung und Kontrolle von Dienstplänen (u. a. für das Kassenteam) Unterstützung in laufenden Projekten und im allgemeinem Tagesgeschäft Ansprechpartner für Mitarbeitende, Gäste und Partner des Museums Zeitweise Betreuung der Telefonzentrale sowie vertretungsweise (urlaubsbedingt) Übernahme einzelner Kommunikation

Professionelles Office Management mit allen anfallenden Assistenzaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation (Terminorganisation, Datenbankpflege, Postbearbeitung, Verwaltung der Büromaterialien etc.) Organisation von Meetings, Konferenzen und Kundenveranstaltungen mit entsprechender Gästebetreuung Buchung von Geschäftsreisen inklusive Spesen- und Reisekostenabrechnung Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Dokumenten und Entscheidungsgrundlagen inklusive notwendiger Internet-Recherche Unterstützung des Projektteams bei immobilienspezifischen Sonderaufgaben

Organisation und Koordination des täglichen Büro- und Teamablaufs Unterstützung eines Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Koordination von Terminen, Meetings und internen sowie externen Abstimmungen Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reiseplanung und -abrechnung Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten, Präsentationen und Übersichten Bearbeitung und Pflege von Unterlagen und Daten Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung und administrativen Prozessen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern Koordination von Telefonaten, Besprechungen und Besuchern Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Teamaktivitäten Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben sowie eigenständiger organisatorischer Projekte Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten Auftritts gegenüber internen und externen Kontakten

Unterstützung der Programm- und Projektleitung bei Planung, Steuerung und Controlling komplexer Transformations- und Einführungsprojekte Erstellung und Pflege von Projektplänen, Statusberichten, Entscheidungsunterlagen und Management-Präsentationen Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Lenkungsausschüssen, Steering Committees und Projektgremien Überwachung von Projektmeilensteinen, Risiken, Abhängigkeiten und Maßnahmen Sicherstellung einer transparenten Projektkommunikation gegenüber Stakeholdern und Fachbereichen Koordination projektübergreifender Aktivitäten sowie Abstimmung zwischen Fachbereichen, IT, Dienstleistern und Management Steuerung und Nachverfolgung von Arbeitspaketen, Deliverables und offenen Punkten Unterstützung bei Ressourcen-, Budget- und Kapazitätsplanung Pflege und Weiterentwicklung von PMO-Standards, Dokumentationen und Governance-Prozessen Unterstützung bei Go-Live-, Migrations- und Einführungsaktivitäten im Lebensversicherungsumfeld

Als Assistenz im Einkauf (Food) (m/w/d) agieren als zentrale Schnittstelle zwischen Einkauf, Lieferanten und internen Bereichen und leisten damit einen direkten Beitrag zur reibungslosen Warenverfügbarkeit und zur Weiterentwicklung des Sortiments. Unterstützung des Einkaufs im Bereich Food bei der Sortimentsgestaltung und -pflege Kommunikation und Abstimmung mit nationalen und internationalen Lieferanten Einholung, Auswertung und Aufbereitung von Angeboten sowie Preisvergleichen Pflege und Aktualisierung von Artikel-, Lieferanten- und Preisdaten im ERP-System Koordination und Nachverfolgung von Bestellungen sowie Sicherstellung termingerechter Lieferungen Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Aktionen, Promotions und Neueinführungen Analyse von Kennzahlen (z. B. Absatz, Margen, Bestände) zur Entscheidungsunterstützung Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Logistik und Qualitätsmanagement Allgemeine administrative Tätigkeiten und Unterstützung bei Projekten im Einkauf

Das Ziel der Position Sachbearbeiter / Assistenz Gebäudemanagement & Vermietung (m/w/d) i st die zuverlässige Unterstützung administrativer und organisatorischer Abläufe sowie die Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs durch strukturierte Datenpflege und Koordination von Prozessen. Unterstützung der Arbeitsvorbereitung im Bereich Gebäudemanagement und Vermietung Eigenständige Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben Pflege und Verwaltung von Daten im CAFM-System Unterstützung bei der Planung und Koordination des gesamten Wartungsmanagements Enge Zusammenarbeit mit Kollegen sowie Übernahme von Vertretungsaufgaben in kaufmännischen Bereichen Allgemeine Verwaltungs- und Büroorganisation Kommunikation mit Dienstleistern, Mietern und internen Ansprechpartnern Unterstützung bei der Optimierung interner Abläufe und Prozesse

In der Funktion als Teamassistenz übernehmen Sie selbstständig oder nach Vorgabe die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit Mandanten und Kolleg:innen aus unserem globalen Netzwerk. Ein zentraler Bestandteil Ihrer Tätigkeit ist die digitale Rechnungserstellung in hohem Volumen. Zudem behalten Sie Fristen und Wiedervorlagen stets im Blick. Sie verantworten das überwiegend digitale Aktenmanagement und sorgen für eine strukturierte und sorgfältige Aktenführung. Eigenständig führen und pflegen Sie die Terminkalender und Kontakte des Teams. Dabei übernehmen Sie insbesondere die Organisation von Geschäftsreisen und Mandantenterminen im In- und Ausland.

- Organisatorische und administrative Unterstützung der Abteilungsleitung und des Teams - Eigenständige Terminplanung und - Koordination einschließlich Abstimmung mit in- und externen Ansprechpartnern - Pflege und Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und JIRA - Pflege von Übersichten, Verteilern, Ablage und Dokumentation - Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung und weiteren administrativen Prozessen Die Position beinhaltet keine redaktionellen oder fachlich-inhaltlichen Aufgaben in der Presse und Kommunikation

Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts Terminplanung sowie Verwaltung von Kalendern und Besprechungen Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten, Präsentationen und Korrespondenz Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Mandanten sowie internen Ansprechpartnern Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings Reiseplanung und Reisekostenabrechnung Pflege von Akten, Datenbanken und digitalen Ablagesystemen Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams

In der Funktion als Assistenz übernehmen Sie die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz sowie Kommunikation mit internationalen Mandanten, Behörden, Ämtern und Gerichten. Sie sind für die Rechnungsbearbeitung sowie Kostenübersichten verantwortlich und behalten die Fristen und Wiedervorlagen im Blick. Neben der eigenständigen Pflege der Terminkalender und Kontakte des Teams koordinieren Sie Geschäftsreisen und Mandantentermine im In- und Ausland, erstellen Reisekostenabrechnungen und übernehmen die interne sowie externe administrative Korrespondenz. Sie legen physische sowie digitale Akten und Vertragsoriginale an und verwalten und pflegen diese. Zudem bearbeiten Sie die Ein- und Ausgangspost. Sie erstellen und formatieren Schriftsätze, Gutachten, Verträge, Stellungnahmen und Pitch-Unterlagen nach Vorlagen, Stichworten oder eigenständig.

Unterstützung der Betriebsleitung (m/w/d) sowie des Teams bei administrativen Belangen Gastgebertätigkeiten und Kundenbetreuung im Rahmen unseres gastronomischen Angebots und Veranstaltungsservices Organisation von Veranstaltungen sowie Erstellung von Angeboten im Veranstaltungsbereich Unterstützung bei Monatsabschluss- und Abrechnungsaufgaben sowie Rechnungskontrolle Terminkoordination sowie Koordination interner Schulungen der Mitarbeitenden des Betriebes Wechselnder Einsatz an drei Standorten im Großraum Frankfurt (bis zu 20 Fahrtminuten voneinander entfernt)

Sie unterstützen unsere Immobilienberater und die Teamleitung aktiv im Tagesgeschäft. Sie stellen vermarktungsrelevante Unterlagen zusammen und sorgen für die laufende Aktualisierung der Datenbank. Sie übernehmen die Erstellung unserer Exposés. Sie veröffentlichen eigenständig und gewissenhaft unsere Immobilienanzeigen. Sie führen Statistiken und Auswertungen und behalten stets den Überblick. Sie nehmen Telefonate entgegen, vermitteln diese professionell weiter und übernehmen die herzliche Betreuung unserer Besucher vor Ort. Sie verantworten die Organisation aller administrativen Abläufe.

Organisation und Koordination des täglichen Büro- und Teamablaufs Unterstützung eines Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Koordination und Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Korrespondenz Pflege und Verwaltung von Akten und Unterlagen Koordination von internen und externen Ansprechpartnern Kommunikation mit Mandanten, Geschäftspartnern und Dienstleistern Organisation von Veranstaltungen, Telefonkonferenzen und Videocalls Unterstützung bei der Rechnungsstellung und weiteren administrativen Prozessen Allgemeine Büroorganisation und Übernahme eigenständiger organisatorischer Projekte Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten Auftritts der Kanzlei

Sie koordinieren und organisieren Termine der Geschäftsführung. Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, einschließlich Protokollführung. Sie bearbeiten Korrespondenz und erstellen Präsentationen. Sie unterstützen bei der Planung und Organisation von Geschäftsreisen. Sie kümmern sich um die Verwaltung und Pflege von Dokumenten und Akten. Sie agieren als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Ansprechpartnern. Sie unterstützen bei Sonderprojekten und übernehmen eigenverantwortliche Aufgaben.

In dieser Rolle bringen Sie sich in unterschiedlichste Aufgabenbereiche ein - von der Korrespondenz mit Kunden über Einkaufstätigkeiten bis hin zur administrativen Unterstützung von Projekten. Begleitet und eingearbeitet werden Sie dabei von einem äußerst sympathischen Mentor, der Ihnen von Beginn an die Abläufe und einzelnen Tätigkeiten vermittelt und so eine strukturierte, sichere und angenehme Einarbeitung gewährleistet. Vielseitige Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben, Koordination von Terminen, Meetings und geschäftlichen Reisen sowie der Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Recherchetätigkeiten. Erstellung von Präsentationen, Reports, Protokollen und anderen wichtigen Dokumenten, um die Geschäftsführung und die Kollegen optimal zu unterstützen. Gelegentliche Übernahme von Fahrten (z.B. Abholung der Kunden vom Flughafen) Verantwortung für das Dokumentenmanagement, Erstellung von Rechnungen und Packlisten, Pflege von Stammdaten und die Verwaltung von Büromaterialien, um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten. Bearbeitung der internen und externen Kommunikation, inklusive Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Kunden und Dienstleistern.

Kundenannahme und -betreuung Telefonische Kundenbetreuung Organisation der Untersuchungstage Zuordnen und Kassieren der Untersuchungsgebühren Durchführung von psychologischen Untersuchungen als Testassistenz Management und Durchführung von Abstinenzkontrollen Auftragsverwaltung, Terminplanung und -verfolgung Allgemeine Verwaltungstätigkeiten (z.B. Schriftverkehr mit Behörden) im kaufmännischen sowie im medizinischen Bereich

Proaktive Unterstützung eines oder mehrerer Partner im operativen Tagesgeschäft Eigenständige Termin- und Kalenderkoordination Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Mandantenbesprechungen und Veranstaltungen Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Korrespondenz, Präsentationen und Dokumenten Professionelle Kommunikation mit Mandanten, Geschäftspartnern und internen Ansprechpartnern Unterstützung beim Mandatsmanagement sowie bei administrativen Prozessen Fristen- und Wiedervorlagenmanagement Pflege von Stammdaten und elektronischen Akten Organisation und Koordination von internen sowie externen Events Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung auf Managementebene

Eigenständige Organisation und Verwaltung von Rechtsakten Erstellung und Formatierung juristischer Dokumente sowie Schriftsätze Koordination von Terminen, Besprechungen und Fristen Kommunikation mit Mandanten, Gerichten und Behörden in deutscher und englischer Sprache Reisemanagement und Erstellung von Abrechnungen

Responsible for the administration of our office in Germany and ensuring that all devices in the office are functioning smoothly. Checking and procuring office supplies, work equipment, sales supplies, software and services Order processing and monitoring delivery dates, purchasing conditions, prices and stocks Coordination of all internal work processes including communication with the relevant departments Processing and being responsible for the operational activities of the on-site outsource agencies, e.g. confirmation of working hours, checking and processing invoices Creation and processing of documents for internal procurement processes, or user manuals for devices in the office, house rules, as well as training new employees on how to use the devices in the office and work equipment, and general systems As contact person for office IT desk service topics, including email, business access and software Processing and managing company cars and all relevant processes, including fuel/charging cards and parking Organization and support of all company and business events, including preparing meetings, attending visits and organizing appointments, etc. Supporting HR in localizing personnel, e.g. invitation and application for Schengen VISA and residence permit, registration, initiation of life in Germany Supporting, collaborating and ensuring on-/offboarding Supporting other projects/tasks in office admin and procurement areas Representing the tasks of team members when they are not on duty. Other temporary tasks in the office administration area.