327 Jobs für "Assistenz" gefunden

Ziel der Position »Assistenz« ist die Büroleitung im Sinne der organisatorischen, fachlichen Verantwortung für den Bereich Administration / Sekretariat für die Vorstandsvorsitzende und auch die Verwaltungsleitung mit der fachlichen Führung der zweiten Position Sekretariat. Büroorganisation Frau Oberin Fuhr und Frau Blume mit fachlicher Verantwortung für eine zusätzliche Kraft Sekretariat Effiziente Termin- und Reiseplanung Organisation der Ablage Korrespondenz (E-Mails, Protokolle, Briefe - nach Vorgabe und eigenständig) Repräsentanz, Gästebewirtung Mitgliederbetreuung im Sinne von Geburtstagsgrüßen, Aufmerksamkeiten - eigene Ideen gewünscht Erstellung von Unterlagen für die unterschiedlichen Gremien (Schwesternschaft / DRK Kliniken Berlin / Verband der Schwesternschaften / SozialBank) mit der entsprechenden Organisation Ansprechpartnerin (m/w/d) für IT / Technik Themen (Schlüsselanlage, Technik Konferenzraum etc.) Stetige Weiterentwicklung der Organisation mit eigenen Ideen gewünscht

Sie übernehmen die eigenständige Organisation des Direktionssekretariats und unterstützen die Direktion in allen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen. Als zentrale Schnittstelle koordinieren Sie die täglichen Abläufe des Museums und sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Direktion, Mitarbeitenden sowie externen Partnern und Förderern. Dazu gehören: Professionelles Office- und Terminmanagement Führung des Terminkalenders der Direktion, inklusive Koordination und Terminvorbereitung in organisatorischer Hinsicht Selbstständige Korrespondenz, Post- und Telefonkommunikation, Adressmanagement sowie Registratur Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Direktion Zuverlässiges Führen von Wiedervorlagen und Ablagesystemen Administrative und organisatorische Unterstützung der Direktion, inklusive Recherchen und museumsplanerischer Aufgaben Organisation, Koordination und Betreuung von Veranstaltungen, Meetings, Pressekonferenzen und Ausstellungseröffnungen inklusive Einladungsmanagement und Koordination externer Dienstleistungen (z.B. Catering) Erstellung und Kontrolle von Dienstplänen (u. a. für das Kassenteam) Unterstützung in laufenden Projekten und im allgemeinem Tagesgeschäft Ansprechpartner für Mitarbeitende, Gäste und Partner des Museums Zeitweise Betreuung der Telefonzentrale sowie vertretungsweise (urlaubsbedingt) Übernahme einzelner Kommunikation

Eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers des Bürgermeisters Anlaufstelle für digitale, schriftliche und persönliche Anfragen und Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern an den Bürgermeister und die Verwaltung Büromanagement (Bearbeitung von Post und E-Mail, Aktenführung mittels Dokumentenmanagementsystem) Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen, Besprechungen, Tagungen und Empfängen Terminkoordination und inhaltliche Terminvorbereitung Erstellen von Beratungs- und Entscheidungsvorlagen Interne und externe Korrespondenz, auch nach Diktat Social Media Betreuung Änderungen des Aufgabenzuschnitts behalten wir uns vor. Die Besetzung durch Teilzeitmitarbeitende ist grundsätzlich möglich.

Allgemeine Bürotätigkeiten Verwaltung von Akten und unterstützende Bearbeitung von Vorgänge in den einschlägigen Systemen (VIS, BITE, Allris u. a.) Bearbeitung der Posteingänge und Postausgänge Recherche für den Vorstand Terminüberwachung und Verwaltung der Wiedervorlagen Verwaltung und Überwachung des Kassenbuches Organisation von Dienstjubiläen, Beförderungen, Verabschiedungen und anderen Feierlichkeiten Organisation von Personalversammlungen und Klausurtagungen in Absprache mit dem Vorstand Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Personalratssitzungen, einschl. der Protokollführung

Unterstützung der Bereichsleitung und den Referenten Recht bei organisatorischen, administrativen und teils auch fachlich-inhaltlicher Aufgaben Erstellung von Schreiben, E-Mails und Berichten Schnittstelle zwischen internem Rechtsbereich, anderen Bankbereichen, externen Kanzleien und Behörden Erstellung von Auswertungen / Reportings Durchführung von Qualitätssicherungen / Datenbereinigungen Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Unterstützung des Vorstands / der Unternehmensbereichsleitung im Tagesgeschäft bei organisatorischen Aufgaben&nbsp\; Erstellung von Präsentationen, Vorträgen, Entscheidungsvorlagen und Reports Organisation, Betreuung von internen Veranstaltungen, wie Preiskommissionen, etc Organisation von Tagungen wie Direktionsleitertagungen etc Korrespondenz intern und extern Organisation, Betreuung und Nachbereitung von Kundenveranstaltungen, Lenkungsausschüssen, Diskussionsveranstaltungen/Foren mit privaten Bauherren und der öffentlichen Hand Organisation von Dienstreisen

Als Teil unseres Assistenzteams unterstützen Sie den Wissenschaftlichen Vorstand bei vielfältigen organisatorischen Aufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören: Reiseplanung, -organisation und -management Terminplanung und -koordination Stilsichere Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Gästebewirtung Postbearbeitung

Sie planen und koordinieren Marketingmaßnahmen rund um die Themen Vorsorge und Nachlass Sie übernehmen die administrative Abwicklung und Mittelverwendung unseres Zukunftsfonds Sie pflegen den telefonischen und schriftlichen Kontakt zu unseren Spenderinnen und Spendern und kümmern sich um den Versand von Informationsmaterialien Sie übernehmen Aufgaben der Buchhaltung einschließlich der Spendenbuchhaltung Sie Sorgen für eine reibungslose Organisation der allgemeinen Büroabläufe Sie erledigen selbstständig und zuverlässig die anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroorganisationstalent, d. h. erste Anlaufstelle für nicht-fachliche Fragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Bürostruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge

Büroorganisation in der Einheit und im Team Verwaltung, Dokumentation und Unterstützung bei der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen in der Einheit Koordination und Planung von Dienstreisen, Erstellen von SAP-gestützten Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen Erhebung und Aufbereitung von einheitsinternen Daten und Unterlagen für Besprechungen, Präsentationen und Statistiken EDV-gestützte Verfolgung von Terminen und Dokumenten in SAP Drehscheibe für Belange in der Kommunikation Unterstützung bei der Zielkontrolle in der Einheit (z.B. Budget oder Kapa) Verwaltung, Dokumentation und Unterstützung bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen der Einheit Interne Besucherorganisation und -betreuung

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung und den Vorstand im operativen Tagesgeschäft und übernehmen vielfältige organisatorische sowie administrative Aufgaben. Sie bereiten Termine, Besprechungen und Sitzungen eigenständig vor und nach, erstellen Tagesordnungen, Präsentationen und Protokolle und sorgen für eine professionelle Dokumentation. Darüber hinaus verantworten Sie das Termin- und Kalendermanagement der Geschäftsführung und koordinieren interne sowie externe Ansprechpartner. Zu Ihrem Aufgabenbereich gehört die stilsichere und professionelle Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher Sprache über verschiedene Kommunikationskanäle. Sie erstellen und überarbeiten Präsentationen, Vorlagen und Entscheidungsunterlagen und stellen eine strukturierte Verwaltung digitaler Dokumente und Ablagen sicher. Als erste Anlaufstelle für Gäste der Geschäftsführung übernehmen Sie deren Empfang und Betreuung. Ergänzt wird Ihr Tätigkeitsfeld durch allgemeine Sekretariats-, Verwaltungs- und Office-Management-Aufgaben.

Unterstützung der Gebietsleitung bei der Akquisition und Betreuung von Neu- und Bestandskunden Pflege und Ausbau von Vertriebspartnerschaften innerhalb der jeweiligen Zielbranchen Verantwortlichkeit für die Dokumentation und interne Abwicklung von Vorgängen Konstruktive Mitarbeit an der Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse Durchführung von Sekretariatsaufgaben sowie Büroorganisation

Sie sind die Visitenkarte unserer Kanzlei und betreuen den gesamten Empfangsbereich von Montag bis Freitag zwischen 08:00 Uhr und 17:00 Uhr Sie betreuen die Telefonzentrale und leiten eingehende Anrufe an die zuständigen Abteilungen weiter Sie koordinieren unsere Besprechungsräume inkl. Bewirtung unserer Mandanten und Gäste Sie bearbeiten unsere eingehende Post und leiten diese an die jeweiligen Abteilungen weiter Sie beauftragen externe Dienstleister wie Hausmeister, Techniker und Monteure Sie kümmern sich um die Bestellung der Büro- und Verbrauchsmaterialien Sie unterstützen die Sekretariate bei allgemeinen Bürotätigkeiten

Bei uns bist du eine der treibenden Kräfte für die Akquise neuer Kunden. Du arbeitest in deinem Team mit drei Kolleginnen und einer Teamleiterin zusammen. Alle Teammitglieder arbeiten in unterschiedlichen Teilzeitmodellen am Standort Osnabrück. Zu deinen Aufgaben gehören: Leadgenerierung: Du recherchierst Unternehmensdaten und kontaktierst Leads und potenzielle Neukunden via Telefon, LinkedIn und E-Mail. Hierbei stellst du unser Unternehmen und unsere Dienstleistungen vor, mit dem Ziel, einen Termin für die Geschäftsführung zu vereinbaren. Datenpflege: Du dokumentierst deine Akquise-Maßnahmen in unserem CRM-System HubSpot und erledigst im System Aufgaben, die dir zugewiesen werden. Dazu gehören beispielsweise das Versenden von Dokumenten oder die Recherche von Unternehmensdaten. Datenabgleiche: Du verfügst über gute Kenntnisse in Microsoft Excel und führst regelmäßig Datenabgleiche durch. Dabei nutzt du beispielsweise Funktionen wie den XVERWEIS, um Daten aus unterschiedlichen Quellen effizient zu prüfen und zusammenzuführen. Messen: Du recherchierst Unternehmensdaten der teilnehmenden Aussteller zur Vorbereitung auf die Terminvereinbarung von Messegesprächen für unsere Geschäftsführung. Vor den Gesprächen erstellst du ein entsprechendes Messebriefing. Bei uns herrscht kein Zahlendruck, d. h. es gibt keine Vorgabe an zu führenden Telefonaten oder zu buchenden Terminen. Die eigentliche Akquise erfolgt durch die Geschäftsführung. Deine Hauptaufgabe ist es, einen Kontakt herzustellen und Termine zu vereinbaren.

Organisation des Büros und allgemeine Sekretariatsaufgaben (z. B. Postfachverwaltung, Termin- und Kalendermanagement, Telefondienst) Organisation und Koordination der Arbeitsabläufe Vorbereitung, Organisation und Abwicklung von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen Allgemeine Bürotätigkeiten, wie Recherchetätigkeiten, selbstständiges Verfassen von Standardschreiben oder der Aufbau und die Pflege von Verteilern und Daten Allgemeine Terminvorbereitung, Terminkoordinierung und -überwachung Organisation und Planung von Dienstreisen Besucher- und Gästebetreuung

Eigenverantwortliche und proaktive Unterstützung des Vertriebleiters im operativen Tagesgeschäft Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Jour-Fixes inklusive Vor- und Nachbereitung Bearbeitung und Steuerung der schriftlichen und telefonischen Kommunikation sowie von Social-Media-Anfragen Unterstützung bei der Umsetzung strategischer Projekte und Unternehmensziele Planung, Organisation und teilweise Begleitung von Messen, Veranstaltungen, Vorträgen und Webinaren Professionelle Erstellung und kontinuierliche Aktualisierung von Präsentationen Pflege und Weiterentwicklung effizienter Ablage-, Termin- und Projektmanagementstrukturen Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchungen und Reisekostenabrechnung

Sie koordinieren Termine und organisieren Besprechungen sowie Veranstaltungen. Sie übernehmen die Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern. Sie erstellen Präsentationen, Berichte und Protokolle. Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Projekten. Sie übernehmen die Verwaltung und Pflege von Dokumenten und Datenbanken. Sie koordinieren Reiseplanungen und Abrechnungen. Sie kümmern sich um allgemeine administrative Aufgaben im Büroalltag.

Übernahme der Assistenzfunktion für den Betriebsrat, insbesondere für den Betriebsratsvorsitz, inklusive Termin und Sitzungsmanagement Sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen des Betriebsrats (Einladungen, Unterlagen, Protokolle, organisatorische Abläufe) Funktion als erste Ansprechperson für unsere Kolleginnen und Kollegen im Betriebsratsbüro sowie vertrauensvoller Umgang mit allen Anliegen und Informationen Erstellung und Pflege von Präsentationen Enge, teamorientierte Zusammenarbeit mit dem Betriebsratsgremium sowie den Kolleginnen in der Assistenz als wichtigen Partnern im Arbeitsalltag Flexible Unterstützung des Betriebsrats bei vielfältigen und wechselnden Themen im Betriebsratsbüro Sicherer Einsatz der gängigen Office-Tools sowie die Nutzung eines spezifischen digitalen Betriebsrats-Tools im Arbeitsalltag

Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung Prüfung, Erfassung und Zuordnung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen Bearbeitung und Kontrolle von Belegen sowie Reisekosten und Auslagen Vorbereitung von Unterlagen für die externe bzw. interne Finanzbuchhaltung Unterstützung bei Kontenabstimmungen und der laufenden Rechnungsprüfung Überwachung von Zahlungseingängen und offenen Posten Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams Pflege und Ablage von kaufmännischen Dokumenten und Unterlagen Unterstützung bei weiteren kaufmännischen Sonderaufgaben im Tagesgeschäft

Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten Eigenständige Bearbeitung von Sachbearbeitungsaufgaben und Verwaltungsvorgängen Erstellung, Pflege und Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Akten Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern Termin- und Fristenmanagement sowie Nachverfolgung offener Vorgänge Pflege von Stammdaten und Datenbanken Vorbereitung von Berichten, Auswertungen und Präsentationen Unterstützung bei Rechnungsprüfung und kaufmännischen Prozessen Organisation und Koordination von Meetings und Veranstaltungen Allgemeine Büroorganisation und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs