196 Jobs für "Assistenz" gefunden

Sie sind Bestandteil des Sekretariat-Teams, Sie unterstützen sich in allen typischen Aufgaben des Sekretariats Sie bereiten die Privatsprechstunde 2x wöchentlich vor und nehmen die Patientinnen / Patienten administrativ auf. Sie managen das Onboarding unserer internationalen Patienten (Schnittstelle zwischen Charité International und Patientinnen / Patienten bzw. Vermittlern; Management der Kostenvoranschläge, Ansprechpartner für Patientinnen / Patienten zu allen organisatorischen Fragen) Sie kümmern sich um die Administration unserer Gäste (Famulanten, Hospitanten, PJ-ler) Sie bedienen das Telefon und beantworten die eingehenden E-Mails

Enge Unterstützung unseres Geschäftsführers im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und strategischen Themen Strukturierung, Koordination und Priorisierung von Terminen, Themen und Abläufen im Umfeld der Geschäftsführung Vorbereitung von Besprechungen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen in Abstimmung mit dem Assistenz-Team Organisation, Begleitung und Nachbereitung von Meetings der Geschäftsführung, Gremiensitzungen und Abstimmungen inklusive Protokollführung Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen und externen Partnern Eigenständige Bearbeitung ausgewählter Themen und kleinerer Projekte

Unterstützung in den Bereichen Buchhaltung und Rechnungswesen Mitarbeit bei der Bearbeitung von Rechnungen sowie in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Abläufen im Tagesgeschäft Assistenz des Bereichs F&E bei organisatorischen Themen Koordination allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben Schnittstellenfunktion zu internen Fachbereichen

Selbständige Erledigung aller klassischen Sekretariatsaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation und Korrespondenz Unterstützung der Kalkulationsabteilung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten Überwachung der Vergabeportale und Korrespondenz mit Vergabestellen Zusammenstellung von Präqualifikations- und Ausschreibungsunterlagen sowie Überwachung relevanter Termine im Zuge der Angebotsbearbeitung Erfassung und Pflege von Lieferanten- und Nachunternehmerangeboten im Kalkulationsprogramm sowie Nachverfolgung von Preisanfragen bei Nachunternehmern und Lieferanten

Zuständigkeit für interne und externe Kommunikation und Korrespondenz der Geschäftsführung Koordination von Terminen und Events der Geschäftsführung Erstellen und Überarbeiten von Tabellen und Texten (Office) Erstellen und Überarbeiten von Präsentationen (Power Point) Übernahme von zuarbeitenden Tätigkeiten im Marketing und in der Akquise Überarbeitung von Bild und Grafik Dateien (Canvas, InDesign, Photoshop etc.) Selbständiges Durchführern kleinerer Spezialprojekte mit administrativen Aufgabenstellungen, z.B. Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen Vertretung unserer Teamassistenz Administrative Tätigkeit mit unserer Controlling Software Projekt Pro

Selbständige Erledigung aller klassischen Sekretariatsaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation und Korrespondenz Unterstützung der Kalkulationsabteilung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten Überwachung der Vergabeportale und Korrespondenz mit Vergabestellen Zusammenstellung von Präqualifikations- und Ausschreibungsunterlagen sowie Überwachung relevanter Termine im Zuge der Angebotsbearbeitung Erfassung und Pflege von Lieferanten- und Nachunternehmerangeboten im Kalkulationsprogramm sowie Nachverfolgung von Preisanfragen bei Nachunternehmern und Lieferanten

Am Hauptsitz Karlsruhe unterstützen Sie in der Zentralabteilung die Leitung der Informationstechnik des MRI. Das sind Ihre Aufgaben: Unterstützung beim Projektmanagement Modellierung von Prozessen und Abläufen Unterstützung im Bereich des Anforderungsmanagements Organisations-, Koordinations- und Verwaltungsaufgaben Unterstützung beim Fremdfirmenmanagement Kommunikation / Konfliktmanagement mit verschiedenen Stakeholdern

Unterstützung der kaufmännischen und technischen Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben Selbstständige Abwicklung aller klassischen Sekretariatsaufgaben (Telefonzentrale, Postein-/ und Postausgang, interner und externer Schriftverkehr, etc.) Organisatorische Betreuung und Begleitung von Präsenzveranstaltungen, inkl. des Empfangs und der Betreuung von Gästen sowie der Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen Verantwortlichkeit für die Standortversorgung (z.B. Getränkebestellung, Büromaterialbestellung, etc.) Terminmanagement für die Bereichsleitung (Veranstaltungen und Besprechungen) Erstellung von Präsentationen und Protokollen Datenmanagement (Pflege und Ablage von digitalen Daten) Organisation von Geschäftsreisen und Baustellenunterkünften

Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bist für die reibungslose Organisation unserer Büroabläufe verantwortlich Dabei übernimmst Du administrative Aufgaben, wie bspw. Angebote und Rechnungen schreiben, den Postein- und -ausgang bearbeiten, Personaldokumente verwalten oder Bestellungen ausführen Auch die Bürokorrespondenz sowie Annahme und Weiterleitung von Telefonaten gehören zu Deinen Tätigkeiten Darüber hinaus übernimmst Du buchhalterische Aufgaben wie das Mahnwesen oder die Prüfung der Kontoauszüge Du planst Veranstaltungen, erstellst passende Präsentationen und bist für die Vor- und Nachbereitung der Termine verantwortlich Weiterhin unterstützt Du unsere Bauprojekte, erstellst und bearbeitest die Baustellenkorrespondenz, übernimmst die Kommunikation mit Kund:innen und Dienstleistungsunternehmen und agierst auch für unsere Mitarbeitenden als zuverlässige Ansprechperson

Du unterstützt die Geschäftsbereichsleitung für Marketing, Unternehmenskommunikation und den stationären Vertrieb bei Schwerpunktaufgaben und Projekten. Anfragen selektierst Du eigenverantwortlich und veranlasst die Bearbeitung. Du organisierst das Büro unseres Vertriebsinnendienstes und setzt administrative Aufgaben eigeninitiativ um. Du erstellst und optimierst betriebswirtschaftliche Auswertungen. Du verantwortest die Umsetzung, Steuerung und Nachverfolgung von Einzelmaßnahmen. Auch die Erstellung von Präsentationen und die Erledigung von interner sowie externer Korrespondenz gehört zu deinen Aufgaben. Du planst, koordinierst sowohl inhaltlich als auch organisatorisch Meetings, Veranstaltungen und Videokonferenzen. Ebenfalls kümmerst du dich organisatorisch um Springer-Personaleinsatzplanung in unseren Geschäftsstellen.

Unterstützung bei der Umsetzung von Bürgerbeteiligungsprojekten Erstellen von Inhalten für Flyer und Projektwebsites für finanzielle Bürgerbeteiligungen Abstimmung mit Dienstleistern zur Umsetzung von finanziellen Bürgerbeteiligungen Korrespondenz mit Beteiligungsberechtigten im Beteiligungsprozess Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen Vorbereitung und Begleitung von Informationsveranstaltungen Erstellung und Ausfertigung von Verträgen Koordinieren von Terminen und Fristen Allgemeine administrative Tätigkeiten

Sie steuern souverän das Tagesgeschäft der Geschäftsführung und behalten Termine, Prioritäten und Fristen stets im Blick Sie bereiten Meetings, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen professionell vor und nach Sie sind zentrale Schnittstelle für interne und externe Kommunikation Sie planen und organisieren Veranstaltungen, Tagungen und Gremiensitzungen eigenständig und überwachen verantwortungsvoll die Kosten Sie bringen sich aktiv in die Presse- / Öffentlichkeitsarbeit und Projekte ein Sie sorgen für reibungslose Abläufe von Datenpflege über Homepage-Aktualisierung bis hin zur Reiseorganisation und strukturieren umfassende Dokumente

Zusammenstellung von Auftragsunterlagen und deren projektbezogenen Ablage Erfassung und Verwaltung sämtlicher Angebote des Teams Unterstützung der Geschäftsführung und des Plambeck-Teams Terminplanung und Reisekostenabrechnung Rechnungserstellung und Verarbeitung eingehender Rechnungen Aufbereitung von Präsentationen Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten und Postbearbeitung Betreuung von Besuchern Korrespondenz mit Kunden Pflege der Homepage und der Social-Media-Kanäle Organisation von Betriebsevents

Pflege und Prüfung Zeiterfassung Mitarbeiter Empfang und Betreuung für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage Bestellung von Büromaterial und Verpflegung Termin- und Reisemanagement für Mitarbeiter Betreuung der Konferenzräume Mithilfe und Service bei Veranstaltungen und Fortbildungen Unterstützung bei regelmäßigen Team-Zusammenkünften Unterstützung der Projektteams bei administrativen, projektspezifischen und organisatorischen Aufgaben Schnittstellenfunktion zwischen Teams, Standorten und externen Dienstleistern Mitwirkung bei der Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Office-Standards

In dieser Position hältst du der Geschäftsführung den Rücken frei und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft alles rundläuft. Du koordinierst Termine, Meetings und Ablä ufe mit Überblick und Organisationstalent und stellst sicher, dass Zeitpläne effizient und reibungslos funktionieren. Dabei bereitest du Besprechungen professionell vor und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick. Du erstellst aussagekräftige Präsentationen , bereitest wichtige Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen auf und übernimmst die professionelle Kommunikation - sowohl intern als auch mit externen Partnern und Kunden, auf Deutsch und bei Bedarf auch Als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Teams und externen Ansprechpartnern sorgst du für einen schnellen Informationsfluss und eine moderne, serviceorientierte Zusammenarbeit. Zusätzlich organisierst du Geschäftsreisen von A bis Z inklusive Reiseplanung und Abrechnung. Abgerundet wird dein vielseitiges Aufgabenfeld durch die Pflege von Dokumenten und die Erstellung von Protokollen.

Als Vertriebsassistenz / Teamassistenz Akquise (m/w/d) hast du zwei Rollen inne: Du verstärkst unser Akquise-Team (ca. 80% deiner Aufgaben) und unterstützt darüber hinaus den verantwortlichen Geschäftsführer für den Vertrieb bei R&P am Standort München (ca. 20%). Du stellst den ersten Kontakt zu potenziellen Neukunden her, indem du Leads per Telefon, LinkedIn und E-Mail ansprichst und Termine für unsere Geschäftsführung vereinbarst. Wichtig sind uns vor allem deine Kommunikationsstärke, Freundlichkeit und Lust auf Telefonie - Branchenkenntnisse benötigst du nicht. Dich erwartet ein unterstützendes Team ohne Zahlendruck, flexible Arbeitszeiten und viele Benefits rund um Weiterbildung, Mobilität, Gesundheit und Events. Was du bei uns machst Bei uns bist du eine der treibenden Kräfte für die Akquise neuer Kunden. Zu deinem Akquise-Team gehören drei Kolleginnen und eine Teamleiterin, die in unterschiedlichen Teilzeitmodellen am Standort Osnabrück arbeiten. Du selbst arbeitest am Münchener Standort und unterstützt dort - neben deinen Akquise-Tätigkeiten - den Geschäftsführer bei anfallenden Tätigkeiten im Bereich Vertrieb und Büro-Organisation. Zu deinen Aufgaben gehören: Leadgenerierung: Du recherchierst Unternehmensdaten und kontaktierst Leads und potenzielle Neukunden via Telefon, LinkedIn und E-Mail. Hierbei stellst du unser Unternehmen und unsere Dienstleistungen vor, mit dem Ziel, einen Termin für die Geschäftsführung zu vereinbaren. Datenpflege: Du dokumentierst deine Akquise-Maßnahmen in unserem CRM-System HubSpot und erledigst im System Aufgaben, die dir zugewiesen werden. Dazu gehört beispielsweise das Versenden von Dokumenten an Leads und potenzielle Neukunden. Datenabgleiche: Du verfügst über gute Kenntnisse in Microsoft Excel und führst regelmäßig Datenabgleiche durch. Dabei nutzt du beispielsweise Funktionen wie den XVERWEIS, um Daten aus unterschiedlichen Quellen effizient zu prüfen und zusammenzuführen. Messen: Du recherchierst Unternehmensdaten der teilnehmenden Aussteller zur Vorbereitung auf die Terminvereinbarung von Messegesprächen für unsere Geschäftsführung. Vor den Gesprächen erstellst du ein entsprechendes Messebriefing. Assistenz: Du unterstützt unseren Geschäftsführer in München bei anfallenden Aufgaben, nicht nur im Vertrieb, sondern auch bei der Büro-Organisation. Bei uns herrscht kein Zahlendruck, d. h. es gibt keine Vorgabe an zu führenden Telefonaten oder zu buchenden Terminen. Die eigentliche Akquise, bzw. der Vertrieb, erfolgt durch die Geschäftsführung. Deine Hauptaufgabe ist es, einen Kontakt herzustellen und Termine zu vereinbaren.

In Deiner Rolle bist Du verantwortlich für das Office-Management am Standort Wiesbaden und gewährleistet dabei einen reibungslosen Büroalltag Du übernimmst die zentrale Koordination und agierst als wichtige Schnittstelle sowie Koordinator/in zwischen unseren Standorten, Abteilungen und Gesellschaften im In- und Ausland Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden, insbesondere bei kaufmännischen Fragen und koordinierst dabei zwischen Unternehmen und zentralen Shared Services Du organisierst und koordinierst Meetings, Termine und Veranstaltungen Die Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen Aufgaben (Korrespondenzen, Erstellung von Präsentationen, Statistiken, etc.) gehört zu Deinem Aufgabengebiet Du bist verantwortlich für die Projektunterstützung bei strategischen Initiativen und Transformationsprojekten und übernimmst dabei Recherchen, Analysen, Datenaufbereitungen und Informationen zur Entscheidungsfindung Du unterstützt bei Personalfragen und kommunizierst mit unserer Personalabteilung Bei Bedarf übernimmst Du die Repräsentation der Geschäftsführung

Als Teamassistenz sind Sie Ansprechpartner für Kunden und Versicherungsgesellschaften. Sie arbeiten eigenständig mit Ihren Firmenkunden und betreuen diese rund um betriebliche Versorgung. Als Teil des Backoffice sind Sie der Kern der Verwaltung. Jetzt bewerben Bearbeitung von Geschäftsvorfällen im Bereich betriebliche Versorgung Datenpflege im Verwaltungsprogramm Enge Abstimmung mit unseren Sachbearbeitern Pflegen von Excellisten Versand von Unterlagen und Wiedervorlagesystem Allg. Büroorganisation und Verwaltung Korrespondenz und telefonischer Kontakt mit Kunden

Unterstützung der Gebietsleitung bei der Akquisition und Betreuung von Neu- und Bestandskunden Pflege und Ausbau von Vertriebspartnerschaften innerhalb der jeweiligen Zielbranchen Verantwortlichkeit für die Dokumentation und interne Abwicklung von Vorgängen Konstruktive Mitarbeit an der Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse Durchführung von Sekretariatsaufgaben sowie Büroorganisation

Unterstützung der Bereichsleitung bei allen organisatorischen Aufgaben am Standort Koordination und Organisation von Terminen, Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen Empfang und Betreuung von Gästen Vorbereitung und Erstellung von Unterlagen und Präsentationen Bearbeitung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung Regelmäßige Kontrolle von Forderungen, Zahlungen und Bürgschaften