213 Jobs für "Assistenz" gefunden

Unterstützung der Private Banking Berater hinsichtlich Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Kundengesprächen im Kreditgeschäft Erstellung von Finanzierungsvorschlägen in enger Abstimmung mit dem Private Banking Kreditberater Unterstützung im Tagesgeschäft und bei administrativen Aufgaben Mitwirkung bei vertrieblichen Aktivitäten rund um Finanzierungs- und Kreditlösungen Allgemeine organisatorische und koordinierende Tätigkeiten im Kreditbereich Aktive Kontakthaltung sowie Pflege bestehender Kundenbeziehungen Repräsentation der Bank in der Öffentlichkeit, z. B. Planung und Unterstützung bei Kundenveranstaltungen Terminvereinbarungen / -verwaltung

Sie kümmern sich um die Beschaffung von Equipment und Bürobedarf, sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts und übernehmen kaufmännische, projekt- und sachbezogene Aufgaben in verschiedenen Unternehmensbereichen. Außerdem sind Sie zuständig für die zeit- und kostenoptimierte Reiseorganisation der Kolleg:innen mit anschließender Prüfung der Reisekosten inkl. Projektzuordnung. Den Bereich des Fuhrparkmanagements unterstützen Sie unter anderem bei der digitalen Führerscheinkontrolle, Stammdatenpflege und der Verwaltung der Fahrzeugflotte. Sie übernehmen organisatorische, administrative sowie operative Aufgaben und sind telefonisch, schriftlich und vor Ort erste:r Ansprechpartner:in in der Kommunikation mit Kund:innen und Kolleg:innen. In unterstützender Funktion übernehmen Sie die Rechnungsstellung, das Mahnwesen und Tätigkeiten im Zahlungsverkehr.

Bei uns in der Finanzbuchhaltung arbeitest Du an einer zentralen Schnittstelle zu unseren operativen Teams und bist aktiv in Projekte eingebunden. Dadurch erhältst du umfassende Einblicke in unsere Abläufe und übernimmst früh Verantwortung. Dich erwartet ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld, in dem du nicht nur Routinetätigkeiten erledigst, sondern aktiv an unterschiedlichen Projekten und Fragestellungen mitwirkst. Bearbeitung und Buchung von Belegen sowie Rechnungen in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Prüfung und Verbuchung von Reisekostenabrechnungen Mitarbeit im Zahlungsverkehr und Mahnwesen Unterstützung bei der Erfassung umsatzsteuerlicher Daten für internationale Projekte (EU-Ausland) Mitwirkung im Endabrechnungs- und Controllingprozess Enge Zusammenarbeit mit unseren Projektteams im finanziellen Handling unserer Kongressprojekte - von der Budgeterstellung bis zur prüfungssicheren Endabrechnung

Unterstützung des Vorstands / der Unternehmensbereichsleitung im Tagesgeschäft bei organisatorischen Aufgaben Erstellung von Präsentationen, Vorträgen, Entscheidungsvorlagen und Reports Organisation, Betreuung von internen Veranstaltungen, wie Preiskommissionen, etc Korrespondenz intern und extern Organisation, Betreuung und Nachbereitung von Kundenveranstaltungen, Lenkungsausschüssen, Diskussionsveranstaltungen/Foren mit privaten Bauherren und der öffentlichen Hand Organisation von Dienstreisen

Unterstützung bei der Erstellung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Kalkulationen und fundierten betriebswirtschaftlichen Analysen als Entscheidungsgrundlage Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Implementierung von Steuerungsinstrumenten sowie Compliance- und Risikomanagementsystemen Vor- und Nachbereitung von Informations- und Austauschformaten zu Themen moderner Unternehmensführung

Unterstützung des Innendienstes in sämtlichen administrativen sowie organisatorischen Belangen Professionelles Office Management mit allen dabei anfallenden Assistenzaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation Sie sind kompetent in der Anwendung der gängigen Office-365-Programme Selbstständige Abwicklung aller klassischen Sekretariatsaufgaben (Telefonbetreuung, Postein/-ausgang, Korrespondenz, Terminkoordination, Reise- und Veranstaltungsorganisation, etc.) Erstellen von Präsentationen Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen

Verantwortung für unseren Empfangsbereichs inkl. Büroorganisation (Telefonzentrale, Bestellungen etc.) Betreuung des Postein- und ausgangs (Email bzw. Post) Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Kundenevents und internen Veranstaltungen Administrative Unterstützung des Teams (Werbemittel, Reiseorganisation, Aufbereitung von Präsentationen etc.) Unterstützung im Bereich Vertrieb und Service (Angebotslegung, Bestellungen etc.)

Postabholung, Postsortierung und Postverteilung Bekanntmachungen am Rathaus aushängen und Verwaltung des Bilderarchivs Assistenzaufgaben in den Bereichen Zentrale Aufgaben und Registratur Vertretung bzw. Unterstützung beim Rechnungsscan, elektronischer Postverteilung, Büromaterialienausgabe, Wahlvorbereitung etc.

Durch deine sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen ermöglichst du unserem Managementteam, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dazu zählt u. a. die effiziente Strukturierung der Tagesabläufe sowie die Organisation von Geschäftsreisen im In- und Ausland, einschließlich der Reisekostenabrechnung Du agierst als professionelle Kommunikationsstelle sowohl innerhalb des Unternehmens als auch nach außen und übernimmst eigenständig die Organisation von Meetings (Buchung von Räumlichkeiten, Catering, etc.) Außerdem gehören auch diverse administrative Tätigkeiten zu deinen täglichen Aufgaben sowie die serviceorientierte Bearbeitung sämtlicher eingehender Anfragen Die eigenverantwortliche Optimierung interner Abläufe rundet deine Tätigkeit bei uns ab

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft Erledigung deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz Übernahme und Koordination allgemeiner administrativer Aufgaben wie Telefonate, Terminkoordination, Postein-/-ausgang und Reisemanagement Vorbereitung und Analyse von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung Übernahme von Aufgaben mit rechtlichem Bezug Führen eines elektronischen Ablagesystems Kommunikation mit und Betreuung von internationalen Gästen Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Präsentationsunterlagen und Schriftsätzen

Sie managen die Telefonzentrale, das Infopostfach und kümmern sich um unsere Post. Sie bestellen und verwalten das Büromaterial, prüfen und bearbeiten Verwaltungsrechnungen. Sie wirken mit bei der Einführung, Anpassung und Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse. Sie koordinieren Termine und Veranstaltungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Sie sind zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um unser Zeiterfassungssystem. Sie sind der Dreh- und Angelpunkt zu unserem IT-Dienstleister. Sie erkennen mit einem Blick, »wo es vielleicht noch hakt« und tragen dazu bei, Prozesse kritisch zu durchleuchten.

Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und operativen Aufgaben Korrespondenz mit Geschäftspartnern Koordination von Projektterminen, externen Partnern und internen Abläufen Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisen Erstellung und Pflege von Unterlagen und Präsentationen Eigenverantwortliche Projektarbeit in kaufmännischen Bereichen Ablage und Digitalisierung von Dokumenten, Datenbankpflege sowie Systempflege.

Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung Klassische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen, Terminverwaltung, Postbearbeitung) Organisation und Koordination interner Abläufe Unterstützung beim Aufbau und der Weiterentwicklung digitaler Strukturen (DATEV-DMS) Empfang und Betreuung von Mandanten und Gästen Optional, je nach Qualifikation und Interesse: Unterstützung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Finanzbuchhaltung

Du bist die zentrale Schnittstelle für viele organisatorische und kaufmännische Prozesse: Vertrieb & Lead-Management Telefonische Erstansprache potenzieller Neukunden (Kaltakquise) Vorqualifizierung von Online-Leads (LinkedIn, Kampagnen, Website) Pflege und Anlage von Leads im JIRA Lead Board Vorbereitung der Übergabe an den Head of Sales Unterstützung bei Angebotsvorbereitung und Terminkoordination Organisation & Verwaltung Dokumentenmanagement Vorbereitung der Buchhaltung Rechnungen erstellen und buchen Angebote erstellen Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater Administration von DATEV-Unternehmen Online Personal & Team Pflege der Zeiterfassung Unterstützung bei Arbeitsverträgen Reisebuchungen & Reisekostenabrechnungen Allgemeine organisatorische Unterstützung des Teams

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Aufgaben und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Büroablauf bei. Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft Vorbereitung von Präsentationen, Besprechungen und Entscheidungsgrundlagen Korrespondenz mit Bauherren, Projektpartnern, Behörden und Dienstleister Pflege von Dokumenten, Verträgen und Projektunterlagen Organisation von internen Abläufen und Büroprozessen Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben Führung des Sekretariats-/Teamassistenzteams am Standort Köln Schnittstelle zu den zentralen Abteilungen (Personal, Controlling, Öffentlichkeitsarbeit)

Sie unterstützen die Mitarbeitenden bei den Aufgaben im Bereich der Beschaffungsmaßnahmen und sorgen für effiziente Abläufe unter anderem durch Büroorganisation und Assistenz: Durchführung allgemeiner administrativer Verwaltungstätigkeiten im Referat, einschließlich Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung interner und externer Anfragen, Administration und Pflege der E-Akte, Bereichsredaktion und Qualitätsmanagement für das Behördenportal der BAM, Stammdatenerfassung und -pflege sowie Mitarbeit bei Abruf und Bearbeitung von Warenkörben des Kaufhauses des Bundes und Direktaufträgen Aufgaben im Bereich der Beschaffung: Bearbeitung von Beschaffungsmaßnahmen von wissenschaftlich-technischen Waren und Dienstleistungen für den wissenschaftlichen Fachbedarf der BAM

Du bist organisiert, kommunikativ und hast ein Talent dafür, Dinge in Bewegung zu bringen?Dann werde Teil unseres engagierten Teams und unterstütze die Geschäftsführung der ADAC Luftrettung! Bei uns erwarten Dich spannende Aufgaben, eine dynamische Arbeitsumgebung und die Möglichkeit, einen echten Unterschied zu machen. Gemeinsam sorgen wir für schnelle Hilfe aus der Luft und retten Leben. Unterstützung des Geschäftsführers - Du unterstützt unseren Geschäftsführer in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten und trägst so maßgeblich zur Effizienz unserer Geschäftsabläufe bei. Du kümmerst Dich um das Vertragsmanagement und sorgst dafür, dass alle Vertragsunterlagen ordnungsgemäß verwaltet werden. Organisation und Koordination - Du übernimmst die Pflege des Kalenders sowie die Koordination und Vorbereitung von Terminen. Darüber hinaus organisierst Du Reisen und kümmerst Dich um die Reisekostenabrechnungen. Zusätzlich empfängst Du und betreust nationale sowie internationale Besucher und Geschäftspartner professionell und serviceorientiert. Korrespondenzmanagement - Du verantwortest die Bearbeitung des Posteingangs sowie die schriftliche Korrespondenz der Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache sowohl digital als auch in analoger Form. Zudem überarbeitest und bereitest Du Präsentationen, Dokumente und Vorlagen für offizielle Anlässe inhaltlich und formal professionell auf. Meeting- und Veranstaltungsmanagement - Du unterstützt bei der inhaltlichen Vorbereitung der Meetings der Geschäftsführung, unter anderem durch die Erstellung klarer und strukturierter Agenden. Während der Sitzungen führst Du die Protokolle und stellst im Anschluss eine strukturierte und verlässliche Nachbereitung sicher. Darüber hinaus planst, organisierst und koordinierst Du unterschiedliche Sitzungen und Workshops und gewährleistest dabei einen reibungslosen Ablauf. Schnittstellenfunktion - Du bist zentrale Ansprechperson und steuerst die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen sowie externen Partnern. In enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem Officemanagement stellst Du einen reibungslosen Ablauf sicher und übernimmst bei Bedarf auch gegenseitige Vertretungen.

Du verantwortest das Sekretariat an unserem Standort in Mühldorf am Inn Du bildest die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeiter:innen, Mandant:innen und einzelnen Abteilungen Du übernimmst Verantwortung für die folgenden Aufgabenbereiche: Kaufmännisch: Bearbeitung von Aufträgen, Rechnungsstellung Verwaltend: Datenaufbereitung, -sicherung, Postverkehr, Korrespondenz Organisatorisch: Mandantenkontakt, Terminplanung, Organisation von Besprechungen, Teamevents und Betriebsausflügen

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroverwaltungstalent, d. h. erste Anlaufstelle für Rechnungs-, Finanz- und Personalfragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Verwaltungsstruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge Allgemeine Buchhaltung Unterstützung der Geschäftsführung Zuarbeit für Steuerberater (StB) und Finanzamt Getrennte Buchführung für tragwerk-s gmbh (tw-s) und Prüfingenieur Kürschner (PI) Online-Banking für Girokonten tw-s und PI Zahlungsverkehr und -freigaben für Girokonten tw-s und PI Internes und externes Rechnungswesen Belegerfassung und -prüfung Laufende Finanzbuchhaltung Kontoführung und Bankabstimmung Überwachung offener Posten Verrechnungen zwischen Girokonten tw-s und PI Projektbuchhaltung Liquiditätsübersichten Vertrags- und Dokumentenmanagement So viel wie möglich, aber mindestens Zuarbeit für StB (siehe »Deine Nice-to-Have-Skills«!) Personalmanagement Zeiterfassung, Urlaub, Krankmeldungen, Bürokalender Personalakten pflegen On- und Offboarding Lohn- und Gehaltsabrechnung Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen Lohnsteuer-Anmeldungen Sozialversicherungsbeiträge, d. h. Meldungen an Sozialversicherungsträger Lohnnachweise und Jahreslohnsteuerbescheinigungen Erstellung der monatlichen BWA für tw-s und PI Laufende Verbuchung der Belege über Datev Unternehmen-Online Umsatzsteuer: monatliche Voranmeldung, Jahreserklärung, Vorsteuerabrechnung Zuarbeit für StB: Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Anlagenbuchhaltung

Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Eigenverantwortliche Übernahme und Leitung des Sekretariats Personalverwaltung Gewissenhafte Fakturierung und Rechnungsprüfung sowie Sicherstellung der lückenlosen Buchhaltung Koordination des Facility Managements, einschließlich Wartung und Reparatur Schnittstellenfunktion zur Kommunikation mit Geschäftsführung, internen Fachabteilungen, Niederlassungen sowie externen Geschäftspartnern