405 Jobs für "Assistent*in" gefunden

Organisation & Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung Erstellung & Aufbereitung von Exposés, Unterlagen, Präsentationen & Reports Kommunikation mit Kunden, Partnern & Dienstleistern Besprechungsvor- und -nachbereitung Unterstützung im Vertrieb & Marketing / Allgemeine administrative Aufgaben im Innendienst

Weil Sie mit Ihrer Arbeit im Hintergrund maßgeblich dazu beitragen, besondere Momente im Leben unserer Kunden noch schöner zu machen. Während unsere hochwertigen Grußkarten und Geschenkverpackungen im Handel für emotionale Highlights sorgen, halten Sie der Geschäftsführung den Rücken frei und verleihen unserem täglichen Business den passenden Rahmen. Langeweile gibt es bei uns nicht: Heute verhandeln Sie eigenverantwortlich Konditionen für unseren großen, über 80 PKW starken Fuhrpark, morgen planen Sie die nächste große Tagung und nächste Woche bringen Sie gemeinsam mit dem Sicherheitsbeauftragten den Arbeitsschutz auf das nächste Level. Sie sind das organisatorische Herzstück, die zentrale Schnittstelle zwischen den Abteilungen und ein unverzichtbarer Teil unseres gemeinsamen Markterfolgs. Klassische Assistenz & Sekretariat: Sie unterstützen unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft, koordinieren Termine und übernehmen die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Fuhrparkmanagement: Sie verantworten unseren modernen Fuhrpark mit über 80 Fahrzeugen - von Leasinganfragen und Vertragsverhandlungen über Bestellungen bis zur Fahrzeugauslieferung. Außerdem koordinieren Sie Reifenmanagement, Fahrzeugrücknahmen sowie die Abwicklung von Unfallschäden. Eventmanagement: Sie übernehmen die vollständige Konzeption, Planung, Organisation und Koordination unserer Tagungen. Arbeitsschutz & Sicherheit: Gemeinsam mit unserem externen Sicherheitsbeauftragten kümmern Sie sich um alle Themen des Arbeitsschutzes und organisieren Schulungen sowie Vorsorgetermine. Recruiting: Sie sichten eingehende Bewerbungen, treffen eine qualifizierte Vorauswahl für die Vertriebsleitung und koordinieren die Schaltung unserer Stellenanzeigen.

Als rechte Hand unserer Geschäftsführer erledigen Sie abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgaben. Zu Ihrem Verantwortungsbereich gehören: Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung in allen Bereichen Erstellung und Beratung bei der internen Unternehmenskommunikation der Geschäftsführung Compliance-Organisation für Themen der Geschäftsführung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Recht Proaktive Unterstützung der Datenschutzbeauftragten Steuerung und Mitwirkung im Bereich Nachhaltigkeitsreporting Protokollführung im Krisennotfallmanagement Stellvertretung als Sabotageschutzbeauftragte/r Selbstständige Projekttätigkeiten Erstellung und Pflege von Berichten, Präsentationen, Statistiken, Protokollen und Reports Selbstständige Terminorganisation der Geschäftsführung / Terminmanagement von Veranstaltungen Verantwortliche und selbstständige Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz ‎ Erste Kontaktperson für Führungskräfte, Mitarbeiter und Geschäftspartner, persönlich wie telefonisch

Unterstützung der Einkäuferin bei der täglichen Arbeit. Kommunikation mit den Lieferanten, Disposition und Warensteuerung. Koordination interner Prozesse in Zusammenarbeit mit den angrenzenden Fachabteilungen (z.B. Buchhaltung, Logistik, Marketing, Kundenservice). Pflege und Aktualisierung von Lieferanten-/Artikel-Stammdaten in unserem hauseigenen Warenwirtschaftssystem. Erstellung und Aufbereitung von Analysen und Auswertungen.

Du unterstützt unser Team und bei Bedarf die Führungskräfte im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Du koordinierst und organisierst Termine, bereitest Meetings vor und sorgst für eine strukturierte Dokumentation Du übernimmst Projektmanagement-, Kommunikations- und Koordinationsaufgaben und behältst dabei den Überblick Du arbeitest aktiv an bereichsübergreifenden Projekten mit und bringst Deine Ideen ein Du bist Ansprechpartner in für interne und externe Stakeholder innen und sorgst für eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit

Empfang und Betreuung von Mandaten (teilweise auch in englischer Sprache) Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und allgemeine Bürotätigkeiten Proaktive Unterstützung unseres Kanzleiteams Überwachung von Fristen / Abgabeterminen / Wiedervorlagen Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten nach Vorlage (z.B. Verträge, Gutachten, Schriftsätze, Präsentationen und allgemeine Korrespondenz) Rechnungsstellung Unterstützung bei der Einhaltung berufsrechtlicher Pflichten bzw. deren Dokumentation Vorbereitung und Organisation von Besprechungen/Veranstaltungen sowie Ausfertigung von Schulungsunterlagen und Präsentationen Ansprechpartner für Zeitbuchungen und für das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement

Unterstützung der organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um die Organisation und Durchführung der Sitzungen des Perspektivenrats. Ansprechpartner in für die Führungskräfte, ihre Büros, die Kolleg innen sowie externe Partner innen. Verwaltung des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise. Bearbeitung interner und externer Anfragen, Redaktion von Manuskripten, Erstellung von Präsentationsfolien, Mitarbeit an der Datenbankentwicklung und -pflege. Planung, Organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen. Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG-Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung. Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG. Schriftverkehr auf nationaler und internationaler Ebene. Unterstützung der beiden Münchner Referate der Abteilung bei allgemeinen Sekretariatstätigkeiten (z. B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Telefondienst, Terminkoordination, Reisebuchung, Materialbeschaffung und -verwaltung, Vertragsprüfung und -abschlüsse). Vertretung der Sachbearbeitung/Assistenz der Abteilungsleitung in allen ihren Aufgaben.

Proaktive Unterstützung der Abteilungsleitung und der Arbeitsgruppen im administrativen Bereich: Unterstützung im operativen Tagesgeschäft Klassisches Büromanagement wie z. B.: Terminplanung, Erstellung von Präsentationen / Unterlagen, Hardware- und Software-Beschaffung sowie Berechtigungen etc. Unterstützung in Projekten und Prozessen Weiterentwicklung zu einem »digitalen Büro« Ansprechpartner in der Schnittstellenfunktion für den Stadtkonzern (GGH und städtische Ämter)

Sie übernehmen die professionelle Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen Sie unterstützen die Gruppenleitung und das Team der Technischen Dienste bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Sie bearbeiten die interne und externe Korrespondenz und fungieren als zentrale Ansprechperson für organisatorische Anliegen Sie bereiten Besprechungen vor und nach, erstellen Unterlagen und Präsentationen und behalten offene Punkte im Blick Sie koordinieren den Informations- und Dokumentenaustausch zwischen den Technischen Diensten, unseren operativen Einheiten und weiteren internen Schnittstellen Sie unterstützen bei der Planung und Organisation von Dienstreisen sowie bei der Abrechnung von Reisekosten Sie pflegen Daten, Übersichten und Ablagestrukturen und stellen eine nachvollziehbare und strukturierte Dokumentation sicher Sie wirken bei bereichsinternen Projekten und der kontinuierlichen Weiterentwicklung organisatorischer Abläufe mit Sie übernehmen allgemeine Aufgaben des Office Managements und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft

Gesucht wird ein e Kollege in zur Unterstützung des Präsidenten bei der Wahrnehmung seiner vielfältigen Aufgaben und Funktionen. Sie sind gemeinsam mit Ihrer Kollegin der serviceorientierte Erstkontakt für alle Belange von interner wie externer Seite. Die Arbeit im Leitungsbüro der Universität eröffnet Ihnen ein abwechslungsreiches und breites Aufgabenspektrum mit enger Anbindung an die Universitätsleitung, die beiden Persönlichen Referenten in und die Assistenzen der anderen Vorzimmer - eine selbstständige und vertrauliche Zusammenarbeit ist dabei selbstverständlich. Umfassende Büroorganisation, inkl. Terminkoordination, Korrespondenz des Präsidenten und Postbearbeitung Termin- und Reiseplanung des Präsidenten Planung und Organisation von Video-/Telefonschaltkonferenzen, Meetings und Veranstaltungen Empfang und Betreuung von Gästen Erledigung von Sonderaufgaben bei ausgewählten Projekten

Eigenständige Organisation und Koordination der Geschäftsstelle des Betriebsrats unter Beachtung der Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) Eigenverantwortliche und regelkonforme Vor- und Nachbereitung von Betriebsratssitzungen, insbesondere Einladungen, Tagesordnung, Protokoll, Anwesenheitslisten, Sitzungsunterlagen sowie Nachladen von Ersatzmitgliedern Organisatorische Unterstützung bei weiteren Besprechungen, Gesprächen, Fortbildungen und Veranstaltungen des Betriebsrats Verantwortungsvolle und datenschutzkonforme Verwaltung besonders sensibler personenbezogener Daten - mit hohem Maß an Vertraulichkeit und Sorgfalt Selbstständige Prüfung und Überwachung gesetzlicher und betriebsverfassungsrechtlicher Fristen (z. B. Fristen für Anträge, Mitbestimmungs- und Mitwirkungsrechte) Eigenständige Entwicklung und Optimierung administrativer Abläufe der Betriebsratsgeschäftsstelle und dessen Webauftritt im Intranet Organisatorische und administrative Zuarbeit für Mitteilungen, Präsentationen und Betriebsvereinbarungen, insbesondere durch Zusammenstellung von Unterlagen, Übersichten und Statistiken

Im Rahmen der ausgeschriebenen Assistenzfunktion unterstützen Sie die wissenschaftliche Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, sorgen für den reibungslosen Ablauf des Sekretariatsbetriebs und fungieren als wichtige Schnittstelle zu den wissenschaftlichen Departments und Stäben, zur administrativen Geschäftsführung sowie zu externen Geschäftspartnern. Selbstständige Organisation des Sekretariats unserer wissenschaftlichen Geschäftsführung mit allen dazugehörigen einschlägigen und verwandten Aufgaben einschließlich Erledigung der nationalen und internationalen Korrespondenz (auch in englischer Sprache) Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Vor- und Nachbereitung von Gastempfängen, Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Protokollierung und Zuarbeiten für die Gremien der Geschäftsführung Vertretung der Assistenz der administrativen Geschäftsführung Betreuung von Auszubildenden Übernahme organisatorischer und administrativer Sonderaufgaben

Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten Übernahme administrativer Aufgaben, wie Datenverwaltung, Archivierung, Recherchen oder Rechnungsbearbeitung Vor- und Nachbereitung von internen Besprechungen Organisation von Meetings und Veranstaltungen Buchung von Geschäftsreisen, inklusive Spesen- und Reisekostenabrechnung Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und Excel-Aufstellungen Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen Anlaufstelle für externe Lieferanten und Dienstleister

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du ein zentraler Bestandteil unserer Geschäftsstelle und sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe zuverlässig, effizient professionell gestaltet werden. Mit dem Organisationstalent, deiner strukturierten Arbeitsweise und deinem Blick fürs wesentliche bist du die Schnittstelle in der Geschäftsstelle. Du unterstützt das operativen Tagesgeschäft und übernimmst vielfältige organisatorische Aufgaben. Du organisierst und koordinierst die Geschäftsstelle zentral und zuverlässig. Du übernimmst die zentrale Kommunikation und fungierst als Schnittstellen zwischen verschiedenen Bereichen und Teams. Du übernimmst die Leitung des Social-Media Teams und der Unternehmenskommunikation in den Bereichen Planung, Koordination und Umsetzung von Inhalten. Du koordinierst und pflegst Meldungen und Übersichten. Du unterstützt bei Projekten. Du wirkst im Recruiting Prozess mit.

Assistenzfunktion für die Geschäftsführung Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Telefon- und Zeitmanagement (Terminplanung, -koordination und -überwachung), Travelmanagement (Hotel- u. Reisebuchungen) etc. Informationssteuerung, Koordination interner Aufgaben Mitarbeit im Rahmen der Zeiterfassung (Mitarbeiterverwaltung für Urlaub, Krankheit u.ä.) Erstellung interner und externer Korrespondenz Erstellen von Präsentationen und Gremiumsunterlagen Übernahme von Sonderaufgaben (Unterstützung bei Projekten, administrativen Aufgaben etc.)

Sie unterstützen die Abteilungsleitungen und die Teams der Abteilung Bearbeitung, Abteilung Kamera und Gestaltung sowie der Abteilung Grafik und Design. Dabei übernehmen Sie nicht nur klassische Assistenzaufgaben, sondern agieren als zentrale Organisations- und Kommunikationsschnittstelle und tragen aktiv zur Strukturierung, Optimierung und Digitalisierung von Arbeitsabläufen bei. Ihre Aufgaben im Einzelnen: Sie übernehmen die Koordinierung sowie die Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Dienstreisen. Sie erstellen und bearbeiten Schriftstücke, Präsentationen, Protokolle und Übersichten und nutzen dabei digitale Werkzeuge und KI-Anwendungen zur effizienten Informationsaufbereitung. Sie agieren als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und übernehmen eine Lotsenfunktion bei organisatorischen und prozessualen Fragestellungen. Sie steuern die Kommunikation und Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern. Sie unterstützen bei Bewerbungsverfahren (Koordination, Kommunikation, Organisation). Sie wirken bei Projekten unterstützend mit und übernehmen dabei koordinierende und strukturierende Aufgaben.

Du unterstützt die Geschäftsführung in Teilzeit (20- 30 Std./Woche) bei der Abwicklung vielfältiger administrativer und kaufmännischer Tätigkeiten Du behältst bei der Planung, Vorbereitung und Koordination aller Termine den Überblick, übernimmst die Büroadministration (Telefon, Post, etc.) und unterstützt im Reisemanagement Du erstellst selbständig professionelle Präsentationen, Auswertungen, Protokolle und Geschäftsbriefe Die Vorbereitung und Organisation von internen und externen Besprechungen ist fester Bestandteil deines Arbeitsalltags Als geschätzte/r Ansprechpartner/in bist du die Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden sowie Kunden und präsentierst unsere Werte sowohl intern als auch extern

Organisation und Koordination zentraler Abläufe im Sekretariat des Lehrstuhls Sicherstellung einer verlässlichen organisatorischen Präsenz des Sekretariats am Vormittag als zentrale Ansprechstelle für Team, Studierende und externe Partner Organisatorische Unterstützung der Biobank des Lehrstuhls und von klinischen Studien, insbesondere bei der Terminkoordination, dem Probandenempfang sowie der Koordination der Probenlogistik Verwaltung von Personalangelegenheiten und der finanziellen Organisation des Lehrstuhls Organisation und administrative Begleitung von Lehrveranstaltungen, Dienstreisen und wissenschaftlichen Tagungen Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter organisatorischer Abläufe im Lehrstuhlalltag

Eigenständige Büroorganisation und allgemeine administrative Tätigkeiten Unterstützung der Projektleitung im Backoffice Operative Vorbereitung und Erstellung von Bestellungen und Nachunternehmerbeauftragungen Erstellung von Ausschreibungen und Preisspiegeln Vertriebs- und Akquisitionsunterstützung Erstellung von Revisionsunterlagen

Du bist die zentrale organisatorische Unterstützung des Sprechers der Geschäftsführung und trägst maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei. Dabei übernimmst Du eigenverantwortlich ein vielseitiges Aufgabenspektrum: Du verantwortest das Office-Management für den Sprecher der Geschäftsführung Du unterstützt die Geschäftsführung proaktiv bei administrativen, organisatorischen und operativen Aufgaben Du koordinierst, planst und verfolgst Termine und Maßnahmen nach und übernimmst das Reise- und Kalendermanagement Du bereitest interne und externe Termine professionell vor und stellst entscheidungsrelevante Unterlagen zusammen Du erstellst eigenständig Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung Du bearbeitest und koordinierst die ein- und ausgehende Korrespondenz der Geschäftsführung Du planst, organisierst und koordinierst Informationsveranstaltungen (intern/extern) und Meetings Du fungierst als Schnittstelle zu internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern Du wirkst bei bereichsübergreifenden Sonderthemen und Projekten der Geschäftsführung mit Du übernimmst weitere organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft