41 Jobs für "Assistent in" in Muenchen gefunden

Sie managen die Telefonzentrale, das Infopostfach und kümmern sich um unsere Post. Sie bestellen und verwalten das Büromaterial, prüfen und bearbeiten Verwaltungsrechnungen. Sie wirken mit bei der Einführung, Anpassung und Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse. Sie koordinieren Termine und Veranstaltungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Sie sind zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um unser Zeiterfassungssystem. Sie sind der Dreh- und Angelpunkt zu unserem IT-Dienstleister. Sie erkennen mit einem Blick, »wo es vielleicht noch hakt« und tragen dazu bei, Prozesse kritisch zu durchleuchten.

Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen sowie externen Partnern Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung Terminkoordination und Kalenderverwaltung Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Bearbeitung und Verwaltung von vertraulichen Dokumenten Planung und Organisation von Geschäftsreisen Erstellung von Berichten, Präsentationen und Statistiken Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung im Tagesgeschäft Näheres BerufsfeldVorstandsassistenz / Assistenz der Geschäftsführung

Koordination von Terminen, Meetings und Reisen mit höchster Diskretion ️️ Eigenständiges Mitdenken, Priorisieren und Strukturieren komplexer Aufgaben Effiziente Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings sowie Protokollführung Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Berichten Terminkoordination und Reiseplanung einschließlich Buchungen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben Verwaltung und Pflege vertraulicher Dokumente und Unterlagen Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsablaufs Näheres BerufsfeldVorstandsassistenz / Assistenz der Geschäftsführung

Du bist organisiert, kommunikativ und hast ein Talent dafür, Dinge in Bewegung zu bringen?Dann werde Teil unseres engagierten Teams und unterstütze die Geschäftsführung der ADAC Luftrettung! Bei uns erwarten Dich spannende Aufgaben, eine dynamische Arbeitsumgebung und die Möglichkeit, einen echten Unterschied zu machen. Gemeinsam sorgen wir für schnelle Hilfe aus der Luft und retten Leben. Unterstützung des Geschäftsführers - Du unterstützt unseren Geschäftsführer in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten und trägst so maßgeblich zur Effizienz unserer Geschäftsabläufe bei. Du kümmerst Dich um das Vertragsmanagement und sorgst dafür, dass alle Vertragsunterlagen ordnungsgemäß verwaltet werden. Organisation und Koordination - Du übernimmst die Pflege des Kalenders sowie die Koordination und Vorbereitung von Terminen. Darüber hinaus organisierst Du Reisen und kümmerst Dich um die Reisekostenabrechnungen. Zusätzlich empfängst Du und betreust nationale sowie internationale Besucher und Geschäftspartner professionell und serviceorientiert. Korrespondenzmanagement - Du verantwortest die Bearbeitung des Posteingangs sowie die schriftliche Korrespondenz der Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache sowohl digital als auch in analoger Form. Zudem überarbeitest und bereitest Du Präsentationen, Dokumente und Vorlagen für offizielle Anlässe inhaltlich und formal professionell auf. Meeting- und Veranstaltungsmanagement - Du unterstützt bei der inhaltlichen Vorbereitung der Meetings der Geschäftsführung, unter anderem durch die Erstellung klarer und strukturierter Agenden. Während der Sitzungen führst Du die Protokolle und stellst im Anschluss eine strukturierte und verlässliche Nachbereitung sicher. Darüber hinaus planst, organisierst und koordinierst Du unterschiedliche Sitzungen und Workshops und gewährleistest dabei einen reibungslosen Ablauf. Schnittstellenfunktion - Du bist zentrale Ansprechperson und steuerst die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen sowie externen Partnern. In enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem Officemanagement stellst Du einen reibungslosen Ablauf sicher und übernimmst bei Bedarf auch gegenseitige Vertretungen.

Unterstützung der Private Banking Berater hinsichtlich Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Kundengesprächen im Kreditgeschäft Erstellung von Finanzierungsvorschlägen in enger Abstimmung mit dem Private Banking Kreditberater Unterstützung im Tagesgeschäft und bei administrativen Aufgaben Mitwirkung bei vertrieblichen Aktivitäten rund um Finanzierungs- und Kreditlösungen Allgemeine organisatorische und koordinierende Tätigkeiten im Kreditbereich Aktive Kontakthaltung sowie Pflege bestehender Kundenbeziehungen Repräsentation der Bank in der Öffentlichkeit, z. B. Planung und Unterstützung bei Kundenveranstaltungen Terminvereinbarungen / -verwaltung

Bei uns in der Finanzbuchhaltung arbeitest Du an einer zentralen Schnittstelle zu unseren operativen Teams und bist aktiv in Projekte eingebunden. Dadurch erhältst du umfassende Einblicke in unsere Abläufe und übernimmst früh Verantwortung. Dich erwartet ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld, in dem du nicht nur Routinetätigkeiten erledigst, sondern aktiv an unterschiedlichen Projekten und Fragestellungen mitwirkst. Bearbeitung und Buchung von Belegen sowie Rechnungen in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Prüfung und Verbuchung von Reisekostenabrechnungen Mitarbeit im Zahlungsverkehr und Mahnwesen Unterstützung bei der Erfassung umsatzsteuerlicher Daten für internationale Projekte (EU-Ausland) Mitwirkung im Endabrechnungs- und Controllingprozess Enge Zusammenarbeit mit unseren Projektteams im finanziellen Handling unserer Kongressprojekte - von der Budgeterstellung bis zur prüfungssicheren Endabrechnung

Unterstützung des Vorstands bei operativen und strategischen Aufgaben im Bereich Versicherungen Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen und Präsentationen Koordination und Organisation von Terminen sowie Geschäftsreisen Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Analysen und Entscheidungsvorlagen Schnittstelle zwischen Vorstand und internen sowie externen Ansprechpartnern Überwachung von Projekten und Nachverfolgung von Deadlines Bearbeitung vertraulicher Informationen und Dokumente Optimierung von internen Prozessen und Arbeitsabläufen Näheres BerufsfeldVorstandsassistenz / Assistenz der Geschäftsführung

Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Koordination von Terminen und Meetings Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumentenmanagement Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen Pflege von Datenbanken und Akten Ansprechpartner für interne und externe Kontakte Allgemeine Unterstützung im Tagesgeschäft

Verwaltung und Organisation von Terminen sowie Kalenderpflege Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Unterstützung bei der Organisation von Meetings und Veranstaltungen Koordination von Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen Pflege und Verwaltung von Datenbanken Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des Teams Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs

Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Terminplanung und -koordination für Meetings und Besprechungen Vorbereitung und Nachbereitung von Dokumenten und Präsentationen Pflege und Verwaltung interner Datenbanken Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büroalltag

Als Team Assistant Finance & Operations übernimmst Du eine zentrale Rolle in unserem Germany Value and Risk Advisory (VRA) Team. Du bist das organisatorische Rückgrat unseres Teams und sorgst dafür, dass alle operativen Prozesse reibungslos ablaufen - von der Finanzkoordination über die Projektverwaltung bis hin zur teamübergreifenden Kommunikation. Zentrale Ansprechperson für alle operativen Fragen des VRA-Teams (Country Leads, COOs, JBS-Kollegen) Organisation lokaler Meetings, Konferenzen und Kundenveranstaltungen Koordination des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter inkl. technischer Ausstattung, Zugangsberechtigungen und Schulungen Technische Unterstützung bei CapForce, PeopleSoft, STREAM und anderen Tools - eine ausführliche Einarbeitung ist selbstverständlich Vorbereitung und Begleitung jährlicher interner und externer QM-Audits sowie Sicherstellung relevanter Compliance-Dokumentation Finanzmanagement: Koordination des gesamten Projekt-Lifecycles von der Auftragserfassung in CapForce bis zur finalen Rechnungsstellung Verwaltung von Finanzaufgaben: Rückstellungen, Gutschriften, Forderungen, Verbindlichkeiten und Lieferantenrechnungen Kontrolle erstattungsfähiger Kosten und Dokumentation von Rechnungen über 25.000 EUR Erstellung von Finanz- und Flash-Reports mit Salesforce, CapForce und Power BI/Cognos Proaktive Identifikation und Eskalation dringender Themen sowie Unterstützung bei der Einführung neuer Systeme Unterstützung bei Client Voice Surveys (Qualtrics) und PowerPoint-Präsentationen

Empfang und Betreuung von Gästen sowie Ansprechpartner für Kunden und Mitarbeiter Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien Bearbeitung eingehender Anrufe und E-Mails Unterstützung bei der Organisation von internen Veranstaltungen Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des Teams Datenpflege und Ablage von Dokumenten Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Empfangsbereich

Du übernimmst eigenständig die gesamte organisatorische und administrative Unterstützung Du führst die Korrespondenz souverän auf Deutsch und Englisch Du erstellst und optimierst Verträge, Präsentationen, Reports und weitere Dokumente mit höchstem Qualitätsanspruch Du koordinierst Fristen, Termine und Geschäftsreisen zuverlässig und vorausschauend Du organisierst Meetings und Veranstaltungen professionell - von der Planung bis zur Nachbereitung Du bringst Ideen ein, denkst Prozesse neu und gestaltest unsere Kanzlei aktiv mit

Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft Pflege und Verwaltung von Daten und Dokumenten Koordination von Terminen und Meetings Bearbeitung von Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Erstellung und Aufbereitung von Berichten und Präsentationen Unterstützung bei Projekten im Bereich Energie und natürliche Ressourcen Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Backoffice Allgemeine Unterstützung des Teams bei administrativen Tätigkeiten

Koordination und Organisation von Terminen und Besprechungen Vorbereitung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen Unterstützung bei der Reiseplanung und -abrechnung Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Akten Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Meetings Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses im Team

Organisation und Koordination von Meetings, Terminen und Geschäftsreisen Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten Bearbeitung und Verwaltung der Korrespondenz Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Ablagesystemen Schnittstelle und Ansprechpartner für interne und externe Kontakte Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben Übernahme von Sonderprojekten nach Bedarf

Sie unterstützen ein Team aus Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten bei einer effizienten und reibungslosen Büroorganisation. Erstellung, Überarbeitung und Formatierung umfangreicher Dokumente, Schriftsätze und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Digitale sowie physische Pflege der Mandatsunterlagen und Übernahme aller damit verbundenen administrativen Tätigkeiten. Koordination, Planung und Nachbereitung von Geschäftsreisen, Meetings und Terminen. Durchführung von Recherchen sowie Übernahme weiterer allgemeiner Büro- und Organisationstätigkeiten.

Pflege von Projekt- und Vertragsdokumentationen sowie Datenbanken ️ Schnittstelle zwischen Projektleitung, Dienstleistern und internen Teams Unterstützung der Projektleitung bei der Planung und Umsetzung von Immobilienprojekten Koordination und Überwachung von Terminen und Fristen Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Dokumentationen Organisation und Protokollierung von Meetings Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Verwaltung von Projektdaten und -unterlagen Unterstützung bei der Budgetüberwachung und Kostenkontrolle Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des Teams

Planung, Koordination und Nachverfolgung von Projektterminen und Meilensteinen Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Projektleitung Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Bereich Facilities Management Koordination und Überwachung von Projekten und Terminen Erstellung und Pflege von Dokumentationen und Berichten Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Organisation von Meetings und Veranstaltungen Unterstützung bei der Beschaffung und Verwaltung von Materialien Pflege und Aktualisierung von Datenbanken Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung

Postabholung, Postsortierung und Postverteilung Bekanntmachungen am Rathaus aushängen und Verwaltung des Bilderarchivs Assistenzaufgaben in den Bereichen Zentrale Aufgaben und Registratur Vertretung bzw. Unterstützung beim Rechnungsscan, elektronischer Postverteilung, Büromaterialienausgabe, Wahlvorbereitung etc.