28 Jobs für "Assistent in" in Frankfurt gefunden

Gesucht wird ein e Kollege in zur Unterstützung des Präsidenten bei der Wahrnehmung seiner vielfältigen Aufgaben und Funktionen. Sie sind gemeinsam mit Ihrer Kollegin der serviceorientierte Erstkontakt für alle Belange von interner wie externer Seite. Die Arbeit im Leitungsbüro der Universität eröffnet Ihnen ein abwechslungsreiches und breites Aufgabenspektrum mit enger Anbindung an die Universitätsleitung, die beiden Persönlichen Referenten in und die Assistenzen der anderen Vorzimmer - eine selbstständige und vertrauliche Zusammenarbeit ist dabei selbstverständlich. Umfassende Büroorganisation, inkl. Terminkoordination, Korrespondenz des Präsidenten und Postbearbeitung Termin- und Reiseplanung des Präsidenten Planung und Organisation von Video-/Telefonschaltkonferenzen, Meetings und Veranstaltungen Empfang und Betreuung von Gästen Erledigung von Sonderaufgaben bei ausgewählten Projekten

Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten Übernahme administrativer Aufgaben, wie Datenverwaltung, Archivierung, Recherchen oder Rechnungsbearbeitung Vor- und Nachbereitung von internen Besprechungen Organisation von Meetings und Veranstaltungen Buchung von Geschäftsreisen, inklusive Spesen- und Reisekostenabrechnung Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und Excel-Aufstellungen Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen Anlaufstelle für externe Lieferanten und Dienstleister

Sie unterstützen unsere Immobilienberater und die Teamleitung aktiv im Tagesgeschäft. Sie stellen vermarktungsrelevante Unterlagen zusammen und sorgen für die laufende Aktualisierung der Datenbank. Sie übernehmen die Erstellung unserer Exposés. Sie veröffentlichen eigenständig und gewissenhaft unsere Immobilienanzeigen. Sie führen Statistiken und Auswertungen und behalten stets den Überblick. Sie nehmen Telefonate entgegen, vermitteln diese professionell weiter und übernehmen die herzliche Betreuung unserer Besucher vor Ort. Sie verantworten die Organisation aller administrativen Abläufe.

- Organisatorische und administrative Unterstützung der Abteilungsleitung und des Teams - Eigenständige Terminplanung und - Koordination einschließlich Abstimmung mit in- und externen Ansprechpartnern - Pflege und Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und JIRA - Pflege von Übersichten, Verteilern, Ablage und Dokumentation - Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung und weiteren administrativen Prozessen Die Position beinhaltet keine redaktionellen oder fachlich-inhaltlichen Aufgaben in der Presse und Kommunikation

Unterstützung der Finanz- und Buchhaltungsabteilung im Tagesgeschäft Bearbeitung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung Prüfung, Kontierung und Verbuchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen Durchführung von Kontenabstimmungen und Klärung offener Posten Vorbereitung von Zahlungsläufen und Überwachung von Zahlungseingängen Erstellung von Auswertungen, Reports und Statistiken Pflege und Verwaltung finanzrelevanter Stammdaten Unterstützung bei internen und externen Audits Kommunikation mit internationalen Kollegen und Dienstleistern in deutscher und englischer Sprache Allgemeine administrative Unterstützung des Finance-Teams

In der Funktion als Teamassistenz übernehmen Sie selbstständig oder nach Vorgabe die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit Mandanten und Kolleg:innen aus unserem globalen Netzwerk. Ein zentraler Bestandteil Ihrer Tätigkeit ist die digitale Rechnungserstellung in hohem Volumen. Zudem behalten Sie Fristen und Wiedervorlagen stets im Blick. Sie verantworten das überwiegend digitale Aktenmanagement und sorgen für eine strukturierte und sorgfältige Aktenführung. Eigenständig führen und pflegen Sie die Terminkalender und Kontakte des Teams. Dabei übernehmen Sie insbesondere die Organisation von Geschäftsreisen und Mandantenterminen im In- und Ausland.

Auswertung, Analyse und übersichtliche Aufbereitung aller buchhalterischen Rechnungsposten im Zusammenhang der Vertriebsverantwortlichkeiten Unterstützung der Business Development Manager und Key Account Manager im nationalen und internationalen Vertrieb Bearbeitung von nationalen und internationalen Anfragen von Kunden sowie Unterstützung beim Anfertigen und Nachhalten von Angeboten Aufbereitung und Vorabprüfung von Anfragedaten mit anschließender Organisation der internen Prozesse Auftragsprüfung in Zusammenarbeit mit den BDM/KAM sowie Verwaltung der Preisanpassungen und Archivierung der Kundenaufträge Schnittstellenübergreifende Zusammenarbeit mit Cost Engineering, Projektmanagement, Accounting und Controlling Unterstützende Tätigkeiten wie die Vorbereitung von Meetings, Pflege der Protokolle, Unterstützung von Marketing-Aktivitäten und die Durchführung der Kundenzufriedenheitsanalyse mit anschließender Auswertung sowie Vorstellung der Ergebnisse

Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts Terminplanung sowie Verwaltung von Kalendern und Besprechungen Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten, Präsentationen und Korrespondenz Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Mandanten sowie internen Ansprechpartnern Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings Reiseplanung und Reisekostenabrechnung Pflege von Akten, Datenbanken und digitalen Ablagesystemen Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams

Sie koordinieren Termine und organisieren Besprechungen sowie Veranstaltungen. Sie übernehmen die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern. Sie verwalten und pflegen Dokumente sowie Datenbanken. Sie unterstützen bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten. Sie übernehmen allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten. Sie sind verantwortlich für die Reiseplanung und Reisekostenabrechnung. Sie unterstützen das Team bei projektbezogenen Aufgaben.

In der Funktion als Assistenz übernehmen Sie die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz sowie Kommunikation mit internationalen Mandanten, Behörden, Ämtern und Gerichten. Sie sind für die Rechnungsbearbeitung sowie Kostenübersichten verantwortlich und behalten die Fristen und Wiedervorlagen im Blick. Neben der eigenständigen Pflege der Terminkalender und Kontakte des Teams koordinieren Sie Geschäftsreisen und Mandantentermine im In- und Ausland, erstellen Reisekostenabrechnungen und übernehmen die interne sowie externe administrative Korrespondenz. Sie legen physische sowie digitale Akten und Vertragsoriginale an und verwalten und pflegen diese. Zudem bearbeiten Sie die Ein- und Ausgangspost. Sie erstellen und formatieren Schriftsätze, Gutachten, Verträge, Stellungnahmen und Pitch-Unterlagen nach Vorlagen, Stichworten oder eigenständig.

Sie sind ein Organisationstalent mit einem Gespür für Prioritäten, kommunizieren klar und behalten auch in dynamischen Situationen stets den Überblick? Dann bringen Sie Ihre Stärken in einer Schlüsselrolle ein - als Assistenz der Abteilungsleitung im Wealth Management der DekaBank. Sie unterstützen nicht nur im Tagesgeschäft, sondern tragen aktiv dazu bei, dass das Führungsteam effizient und wirkungsvoll agieren kann. Sie erwartet: Organisation & Koordination: In Ihrer neuen Rolle übernehmen Sie klassische Sekretariats- und Assistenzaufgaben, wie die Bearbeitung und Erstellung von interner und externer Korrespondenz, die Koordination von Terminen, die Durchführung von Reisebuchungen, die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, etc. - präzise, vorausschauend und eigenständig. Zentrale Schnittstelle: Sie sind erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte der Abteilungsleitung und sorgen durch Ihre strukturierte Arbeitsweise für einen reibungslosen Informationsfluss - auch in anspruchsvollen Situationen. Zudem vertreten Sie die Assistenz des Bereichsleiters bei Bedarf. Projekt- und Veranstaltungsunterstützung: Sie koordinieren interne Besprechungen, bereiten Termine professionell vor und nach und begleiten die Organisation von Projekten und Veranstaltungen. Administrative Steuerung: Sie übernehmen die Bestellung von Büromaterial und Dienstleistungen, bearbeiten Rechnungen und kümmern sich zuverlässig um interne Anfragen und Abläufe. Präsentationen & Vorlagen: Sie erstellen und überarbeiten aussagekräftige Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Dokumente für interne und externe Stakeholder - sprachlich und visuell auf den Punkt.

Sie koordinieren und organisieren Termine sowie Besprechungen. Sie übernehmen die Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenzen. Sie erstellen und bearbeiten Berichte, Präsentationen und Dokumente. Sie unterstützen bei der Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen. Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken und Ablagesysteme. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um eine effiziente Kommunikation sicherzustellen.

Sie organisieren und koordinieren eigenständig das Sekretariat und übernehmen vielseitige administrative Aufgaben mit einem hohen Maß an Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein. Sie betreuen den Telefonverkehr sowie die schriftliche Korrespondenz mit Mandanten, Behörden und weiteren Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache. Sie planen und koordinieren Meetings sowie Dienstreisen und übernehmen deren Vor- und Nachbereitung. Sie erstellen Präsentationen, Schriftsätze und Vertragsentwürfe nach Vorgaben in deutscher und englischer Sprache und unterstützen bei der Rechnungsstellung sowie weiteren organisatorischen Aufgaben. Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung (idealerweise 3-4 Jahre) im Assistenz- oder Sekretariatsbereich und sind mit den genannten Aufgaben vertraut.

Organisation und Koordination des täglichen Kanzleibetriebs Empfang und Betreuung von Mandanten sowie Besuchern Telefonische und schriftliche Korrespondenz in deutscher Sprache Termin- und Kalendermanagement für Anwältinnen und Anwälte Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Verwaltung des E-Mail-Verkehrs Erstellung, Formatierung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Schriftsätzen Organisation von Besprechungen und Mandantenterminen Verwaltung von Akten sowie Pflege digitaler Dokumentenablagen Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Sonderaufgaben

Sie übernehmen die Organisation und Koordination von Terminen und Meetings. Sie sind verantwortlich für die Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten. Sie unterstützen das Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sie pflegen und aktualisieren interne Datenbanken und Systeme. Sie übernehmen die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen. Sie koordinieren die Reiseplanung und -abrechnung. Sie sind die erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen.

Unterstützung des Fund-Teams beim Erwerb neuer Vermögenswerte und Verwaltung bestehender Immobilien Begleitung der Finanzierung für verschiedene Sondervermögen nach dem deutschen Investitionsgesetz Überprüfung der von externen Dienstleistern erstellten Ergebnisse Kreditvertragsverhandlung sowie Übernahme der Gewährleistung der rechtzeitigen Eigen- und Fremdkapitalzahlungen sowie die Überwachung der Kapitalabzüge und Ausschüttungen Übernahme des Liquiditätsmanagements sowie der Performancemessung der Fonds Unterstützung des Fund-Teams beim Erwerb neuer Vermögenswerte Vorbereitung und Überprüfung von Verteilungsberechnungen als auch Übernahme der internen Berichterstattung Unterstützung des Fondmanagers bei der Performancesteigerung und/ oder der Portfoliodiversifikation Vorbereitung von Jahresabschlüssen und Jahresendberichten auf Immobilieneinheitsebene Koordination des Monatsabschlusses und Abstimmung von Bilanz- und GuV-Konten Pflege und Kontrolle der Mieterstammdaten und Vorsteuerabzüge Bearbeitung täglicher Buchhaltungsanfragen und Unterstützung bei der Prozessstandardisierung Ansprechpartner für immobilien- und transaktionsbezogene Audit- und Fondsbuchhaltung Anfragen Überprüfung monatlicher Berichte der Service-KVG und Aktualisierung der Investorenübersichten (Aktien, Anlagewerte, gezogene und ausstehendes Kapitel) Erstellung und Präsentation vierteljähriger Investitionsberichte an Investoren Enge Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen, dem internen Fondsteam und externen Dienstleistern (Kreditgebern, Due-Diligence-Berater, Service-KVGs)

Sie bearbeiten Kundenanfragen und stehen als Ansprechpartner zur Verfügung. Sie unterstützen bei der Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten. Sie koordinieren Bestellungen und überwachen deren Abwicklung. Sie pflegen Kundendaten und sorgen für deren Aktualität. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um eine hohe Servicequalität zu gewährleisten. Sie unterstützen bei der Lösung von Kundenproblemen und Reklamationen.

Unterstützung der Betriebsleitung (m/w/d) sowie des Teams bei administrativen Belangen Gastgebertätigkeiten und Kundenbetreuung im Rahmen unseres gastronomischen Angebots und Veranstaltungsservices Organisation von Veranstaltungen sowie Erstellung von Angeboten im Veranstaltungsbereich Unterstützung bei Monatsabschluss- und Abrechnungsaufgaben sowie Rechnungskontrolle Terminkoordination sowie Koordination interner Schulungen der Mitarbeitenden des Betriebes Wechselnder Einsatz an drei Standorten im Großraum Frankfurt (bis zu 20 Fahrtminuten voneinander entfernt)

Organisation und Koordination des täglichen Kanzleibetriebs Terminplanung sowie Verwaltung von Kalendern und Besprechungen Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Mandanten, Gerichten und Geschäftspartnern Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten sowie Schriftsätzen nach Vorlage Verwaltung digitaler und physischer Akten Fristenkontrolle und Unterstützung bei administrativen Abläufen Empfang und Betreuung von Mandanten Allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung des Anwaltsteams

Unterstützung im Tagesgeschäft und bei organisatorischen Abläufen Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumenten und Stammdaten Terminplanung und Koordination von Meetings Pflege und Verwaltung von Daten und Unterlagen Unterstützung bei der Auftragsbearbeitung und allgemeinen administrativen Tätigkeiten