274 Jobs für "Assistent in" gefunden

Büromanagement | Sekretariat | Personaladministration Ein exklusiver Besuch des KaDeWe außerhalb der Öffnungszeiten, ein privates Deluxe-Dinner auf dem Pyramidenkogel oder eine Übernachtung im Château de Chillon: Dank Ihres Managementtalents hinter den Kulissen können wir unseren Kunden gemeinsam solche Individualerlebnisse bieten. Als Vertrauensperson der Geschäftsführung koordinieren Sie alle administrativen Abläufe, steuern die interne sowie externe Kommunikation und sorgen für die Büroorganisation. Erst durch Sie werden faszinierende Exklusivreisen in die DACH-Region umsetzbar. Unterstützung unserer drei Geschäftsführer im Tagesgeschäft Personaladministration rund um Urlaub, Abwesenheiten, Datenschutz, Ein- und Austritte sowie Schnittstelle zur Steuerkanzlei Erstellung monatlicher Umsatzstatistiken, Abrechnung von Geschäftsreisen und Provisionsabrechnung Allgemeine Aufgaben des Office Management, z. B. Sichtung der Eingangspost oder Reservierung von Hotels

Das selbstständige Management von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten sowie die eigenverantwortliche und proaktive Unterstützung der Geschäftsführer in allen operativen sowie organisatorischen Aufgaben Die Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings Die eigenverantwortliche Durchführung der internen und externen Unternehmenskorrespondenz per Telefon, Brief- und Mailverkehr sowie die Protokollerstellung Die Rechnungskontrolle und Plausibilitätsprüfung Die Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Reporting-Unterlagen, Präsentationen und Vorlagen Die Übernahme von Sonderaufgaben neben dem regelmäßigen Tagesgeschäft

Selbstständiges erledigen von Verwaltungs- und Assistenztätigkeiten Eigenverantwortliche und proaktive Unterstützung der Geschäftsleitung in allen operativen und organisatorischen Aufgaben Eigenverantwortliche Durchführung von interner und externer Unternehmenskorrespondenz Organisation und Vor- und Nachbereitung von Terminen, Veranstaltungen und Meetings Vertretung der Assistenz der Verwaltung Mitgestalten von Unternehmensprozessen sowie Mitwirkung bei der Gestaltung der Unternehmensstrategie und -kultur Übernahme und eigenständige Begleitung von Projekten

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung und den Vorstand im operativen Tagesgeschäft und übernehmen vielfältige organisatorische sowie administrative Aufgaben. Sie bereiten Termine, Besprechungen und Sitzungen eigenständig vor und nach, erstellen Tagesordnungen, Präsentationen und Protokolle und sorgen für eine professionelle Dokumentation. Darüber hinaus verantworten Sie das Termin- und Kalendermanagement der Geschäftsführung und koordinieren interne sowie externe Ansprechpartner. Zu Ihrem Aufgabenbereich gehört die stilsichere und professionelle Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher Sprache über verschiedene Kommunikationskanäle. Sie erstellen und überarbeiten Präsentationen, Vorlagen und Entscheidungsunterlagen und stellen eine strukturierte Verwaltung digitaler Dokumente und Ablagen sicher. Als erste Anlaufstelle für Gäste der Geschäftsführung übernehmen Sie deren Empfang und Betreuung. Ergänzt wird Ihr Tätigkeitsfeld durch allgemeine Sekretariats-, Verwaltungs- und Office-Management-Aufgaben.

Übernahme von Verwaltungsaufgaben im Tagesgeschäft (z. B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Koordination von Dienstleistern und Objektverwaltung) Funktion als Key User und erster Ansprechpartner (m/w/d) bzgl. unseres Zeiterfassungssystems AIDA Organisation von in- und externen Terminen bzw. Veranstaltungen sowie deren eigenverantwortliche Vor- und Nachbereitung (z. B. Reisemanagement) Aufbereitung von Daten sowie Erstellung von Auswertungen und Dokumentationen Funktion als kompetenter Ansprechpartner (m/w/d) für unsere Geschäftspartner sowie als Schnittstelle zu unseren internen Abteilungen Nachverfolgung von Arbeitssicherheitsthemen und Schulungen Durchführung unserer Kostenrechnungskontierung in SAP sowie Unterstützung bei unserer Kosten- und Investitionsplanung

Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben in den Bereichen Buchhaltung, Controlling, Personal, Projektüberwachung Mitarbeit bei der Verwaltung von Drittmittelprojekten (u.a. Kostenkontrolle, Mittelanforderungen, Verwendungsnachweise etc.) Verwaltung und Organisation von Aktivitäten des Lehrstuhls in Bezug auf Lehre und Forschung Kommunikation mit Studierenden, Verwaltung von Studien- und Prüfungsangelegenheiten Abwicklung von Beschaffungsvorgängen Unterstützung bei der administrativen Abwicklung von Aufenthalten internationaler Gastprofessor/innen und Gastwissenschaftler/innen

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d). Sie arbeiten gerne vorausschauend, behalten auch bei komplexen Themen den Überblick und wissen, dass eine gute Assistenz weit mehr ist als perfekte Organisation? Dann sind Sie bei uns genau richtig. Als Executive Board Assistant sind Sie eine zentrale Schnittstelle zur Geschäftsleitung. Gemeinsam mit der Führungsebene und dem Assistenzteam sorgen Sie für effiziente Abläufe, übernehmen Verantwortung und schaffen den organisatorischen Rahmen dafür, dass im Tagesgeschäft alles reibungslos funktioniert. Sie steuern eigenständig das Tagesgeschäft eines oder mehrerer Mitglieder der Geschäftsleitung und behalten Termine, Prioritäten und Fristen sicher im Blick Sie koordinieren komplexe nationale und internationale Termine, Geschäftsreisen und Reiseabläufe vorausschauend und zuverlässig Vorbereitung von Managementsitzungen Koordination bereichsübergreifender Themen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen Organisation von Besuchen, Veranstaltungen und Management-Meetings Enge Zusammenarbeit mit den weiteren Executive Board Assistants zur Sicherstellung einer professionellen und reibungslosen Unterstützung der Geschäftsleitung Vertrauensvolle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern auf allen Hierarchieebenen Unterstützung bei strategischen Projekten sowie Übernahme weiterer Sonderaufgaben

Ziel der Position »Assistenz« ist die Büroleitung im Sinne der organisatorischen, fachlichen Verantwortung für den Bereich Administration / Sekretariat für die Vorstandsvorsitzende und auch die Verwaltungsleitung mit der fachlichen Führung der zweiten Position Sekretariat. Büroorganisation Frau Oberin Fuhr und Frau Blume mit fachlicher Verantwortung für eine zusätzliche Kraft Sekretariat Effiziente Termin- und Reiseplanung Organisation der Ablage Korrespondenz (E-Mails, Protokolle, Briefe - nach Vorgabe und eigenständig) Repräsentanz, Gästebewirtung Mitgliederbetreuung im Sinne von Geburtstagsgrüßen, Aufmerksamkeiten - eigene Ideen gewünscht Erstellung von Unterlagen für die unterschiedlichen Gremien (Schwesternschaft / DRK Kliniken Berlin / Verband der Schwesternschaften / SozialBank) mit der entsprechenden Organisation Ansprechpartnerin (m/w/d) für IT / Technik Themen (Schlüsselanlage, Technik Konferenzraum etc.) Stetige Weiterentwicklung der Organisation mit eigenen Ideen gewünscht

Es handelt sich nicht um eine klassische Assistenz- oder Sekretariatsposition. Gesucht wird eine vertrauensvolle, mitdenkende und umsetzungsstarke Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, Themen eigenständig vorantreibt, konsequent nachhält und bei Bedarf selbst mit anpackt. Sie unterstützt Roland Arnold sowohl im persönlichen Arbeitsalltag als auch bei strategischen und geschäftlichen Fragestellungen. Persönliche und organisatorische Unterstützung des Unternehmers Eigenständige Koordination von E-Mails, Terminen, Reisen und Korrespondenz Vorbereitung, Begleitung und Nachverfolgung strategischer Planungen und Projekte Unterstützung bei finanziellen, kaufmännischen und organisatorischen Fragestellungen Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und relevanten Informationen Koordination und Zusammenarbeit mit Unternehmen, Steuerberatern, Banken sowie weiteren externen Partnern Konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Vereinbarungen und Entscheidungen Vorausschauende Organisation des persönlichen und geschäftlichen Backoffice Vertraulicher Umgang mit sensiblen persönlichen, geschäftlichen und finanziellen Informationen Sie übernehmen eine außergewöhnliche Vertrauensposition in direkter Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Unternehmer und Technologiepionier.

Als Vertriebsassistent (m/w/d) unserer DEVK-Geschäftsstelle Weinhold wirst du Teil des Teams der Agentur in Neustadt am Rbge. In unserer seit 2018 bestehenden Agentur wirst du deine Kollegen bei der Betreuung unser Bestands-, Neu- und Firmenkunden im Innendienst unterstützen. Du betreust Kunden telefonisch oder persönlich in der Agentur zu allen versicherungsrelevanten Fragestellungen und unterstützt dadurch im Vertrieb Durch die Koordination von Terminen unterstützt du unseren Außendienst Du beantwortest Kundenanfragen per Post oder E-Mail Durch die Bearbeitung von administrativen Aufgaben unterstützt du unsere Vertriebsspezialisten bei der Verwaltung

Professionelle Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie eigenverantwortliche Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Geschäftsterminen einschließlich der Betreuung von Kunden-, Lieferanten- und Firmenbesuchen Selbstständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz sowie Durchführung von Recherchen und administrativen Aufgaben Sicherstellung effizienter Büro- und Verwaltungsprozesse, einschließlich Dokumentenmanagement, Ablage und Pflege relevanter Geschäftskontakte Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen und Kassenvorgängen im Rahmen definierter Prozesse Organisation von Bewirtungen, Veranstaltungen und weiteren organisatorischen Aufgaben zur Gewährleistung eines reibungslosen Betriebsablaufs Mitarbeit bei Projekten und Übernahme von Sonderaufgaben im direkten Auftrag der Geschäftsführung

Unterstützung der Geschäftsführung: Enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft sowie aktive Begleitung aktueller und strategischer Themen. Organisation & Administration: Übernahme vielfältiger organisatorischer, administrativer und inhaltlicher Aufgaben mit hoher Sichtbarkeit und direktem Einfluss auf Entscheidungsprozesse. Projektkoordination: Eigenverantwortliche Steuerung ausgewählter Projekte sowie aktive Unterstützung bei strategischen Aufgaben. Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen: Erstellung, Aufbereitung und Nachverfolgung interner und externer Meeting-, Gesprächs- und Entscheidungsunterlagen für das Management. Schnittstellenmanagement: Zentrale Koordinationsrolle zwischen Geschäftsführung, Management, Fachabteilungen sowie externen Partnern auf Augenhöhe. Termin- und Kalendermanagement: Koordination und Pflege des Kalenders des Geschäftsführers inklusive Priorisierung und Steuerung aller internen und externen Terminanfragen.

Sie koordinieren Termine und organisieren Meetings sowie Geschäftsreisen. Sie übernehmen die professionelle Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen. Sie erstellen und bearbeiten Präsentationen, Berichte und Dokumentationen. Sie fungieren als zentrale Ansprechperson für interne und externe Ansprechpartner. Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen und Projekten. Sie verwalten vertrauliche Unterlagen und sorgen für eine strukturierte Ablage. Sie übernehmen allgemeine administrative Tätigkeiten im Tagesgeschäft.

Pflege und Prüfung Zeiterfassung Mitarbeiter Empfang und Betreuung für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage Bestellung von Büromaterial und Verpflegung Termin- und Reisemanagement für Mitarbeiter Betreuung der Konferenzräume Mithilfe und Service bei Veranstaltungen und Fortbildungen Unterstützung bei regelmäßigen Team-Zusammenkünften Unterstützung der Projektteams bei administrativen, projektspezifischen und organisatorischen Aufgaben Schnittstellenfunktion zwischen Teams, Standorten und externen Dienstleistern Mitwirkung bei der Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Office-Standards Interesse an einer Weiterbildung zum/zur Sicherheitsbeauftragten

Administrative und organisatorische Unterstützung der PMO-Leitung bei der laufenden Koordination des DToCS-Gesamtprojekts Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Review-Terminen, Steering-Board-Sitzungen und weiteren projektbezogenen Austauschformaten Erstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Ergebnisnotizen, Aufgabenlisten, Beschlussübersichten und Wiedervorlagen Terminmanagement einschließlich Koordination komplexer Abstimmungen mit Projektleitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnern Unterstützung beim Monitoring von Fristen, Meilensteinen, Deliverables, Berichtspflichten und offenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der PMO-Leitung Pflege strukturierter Projektablagen, Verteiler, Kontaktlisten, Dokumentenversionen, Vorlagen und Übersichten. Unterstützung bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Berichte, Gremien, Reviews, Evaluationsvorbereitungen und interne Entscheidungstermine Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und Kommunikationsstellen Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Prozessen, z. B. Beschaffungen, Reiseplanung, Abrechnungsunterlagen, Gästebetreuung oder internen Formularläufen Selbstständige Klärung komplexer organisatorischer und administrativer Fragestellungen, bezogen auf sämtliche o. g. Themen Eigenverantwortliche Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen Sicherstellung eines professionellen Informationsflusses im PMO-Umfeld sowie serviceorientierte Ansprechfunktion für organisatorische Anliegen im DToCS-Projekt Selbstständige Entwicklung von Handlungsempfehlungen für die Projektleitung u. a. zur konzeptionellen Weiterentwicklung von PMO-Prozessen

Sie übernehmen die Rolle einer verbindlichen und kompetenten Ansprechperson für interne und externe Geschäftsvorgänge - in direkter Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem Vorstand. Sie verantworten die Betreuung von Beteiligungsgesellschaften im Team, einschließlich der umfassenden Vor- und Nachbereitung von Gesellschafterversammlungen. Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und operativen Belangen. Sie erstellen Präsentationen, Berichte und Analysen in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung. Sie bereiten Meetings, Tagungen sowie interne und externe Veranstaltungen vor und betreuen diese - inklusive der Terminplanung und Überwachung. Sie bearbeiten die allgemeine Korrespondenz und übernehmen klassische administrative Verwaltungs- und Assistenzaufgaben. Sie übernehmen eigenverantwortlich Sonderaufgaben und Projekte.

Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft Eigenständige Termin-, Kalender- und Reisekoordination Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Management-Sitzungen Erstellung professioneller Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen Organisation und Koordination interner sowie externer Veranstaltungen Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Kunden und internen Stakeholdern Bearbeitung vertraulicher Unterlagen und sensibler Informationen Fristenmanagement sowie Nachverfolgung von Projekten und Maßnahmen Erstellung von Protokollen und Management-Reports Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderaufgaben Optimierung administrativer Prozesse und Abläufe

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen Verwaltung von Korrespondenzen sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen aus Besprechungen Erstellung von Auswertungen, Analysen und Statistiken Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben Pflege und Verwaltung vertraulicher Dokumente sowie relevanter Unternehmensdaten Optimierung administrativer Prozesse und Abläufe

Planung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops, Dienstreisen, Kundenbesuchen und Veranstaltungen Termin- und Dokumentenmanagement inklusive Koordination, Nachverfolgung und Protokollführung Erstellung und Aktualisierung von Präsentationen, Protokollen, Organigrammen und weiteren Dokumenten Administrative und organisatorische Unterstützung der Abteilung im Tagesgeschäft sowie bei Projekten und Sonderthemen Zentrale Anlaufstelle für organisatorische Fragen innerhalb des Teams Unterstützung und aktive Mitwirkung bei Veränderungsprozessen im Fachbereich

Professionelle und vorausschauende Unterstützung unserer drei Geschäftsführer im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Themen. Vorbereitung von Korrespondenz, Präsentationen und weiteren Kommunikationsunterlagen. Koordination und Weiterentwicklung der internen Unternehmenskommunikation in Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Fachbereichen und Marketing. Planung und Organisation von Unternehmens- und Mitarbeiterveranstaltungen. Unterstützung bei Projekten der Geschäftsführung sowie selbstständige Übernahme kleinerer Projekte und Sonderthemen. Nachhalten von Terminen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Ergebnissen sowie Vorbereitung wichtiger Besprechungen. Mitgestaltung moderner, funktionaler und attraktiver Büro- und Arbeitswelten sowie Koordination interner und externer Dienstleister. Sicherstellung eines professionellen und repräsentativen Erscheinungsbildes der Büro- und Verwaltungsbereiche. Professioneller und serviceorientierter Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern, Besuchern und Mitarbeitenden.