224 Jobs für "Assistent in" gefunden

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf im Office Management, zum Beispiel Terminkoordination, Fristenmanagement, Reiseorganisation, digitale Ablage und Verteiler-/Datenpflege Sie begleiten unsere Termine und Events von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung, insbesondere Klausursitzungen, Geschäftsführerkonferenzen oder auch Sitzungen des Präsidiums und der Vizepräsidenten Sie bereiten BDI-Inhalte auf, inklusive sprachlicher und layoutgerechter Gestaltung im Rahmen des Corporate Designs Sie arbeiten ggf. in Projekten des Bereichs und auch übergreifend mit

Du bist organisiert, kommunikativ und hast ein Talent dafür, Dinge in Bewegung zu bringen?Dann werde Teil unseres engagierten Teams und unterstütze die Geschäftsführung der ADAC Luftrettung! Bei uns erwarten Dich spannende Aufgaben, eine dynamische Arbeitsumgebung und die Möglichkeit, einen echten Unterschied zu machen. Gemeinsam sorgen wir für schnelle Hilfe aus der Luft und retten Leben. Unterstützung des Geschäftsführers - Du unterstützt unseren Geschäftsführer in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten und trägst so maßgeblich zur Effizienz unserer Geschäftsabläufe bei. Du kümmerst Dich um das Vertragsmanagement und sorgst dafür, dass alle Vertragsunterlagen ordnungsgemäß verwaltet werden. Organisation und Koordination - Du übernimmst die Pflege des Kalenders sowie die Koordination und Vorbereitung von Terminen. Darüber hinaus organisierst Du Reisen und kümmerst Dich um die Reisekostenabrechnungen. Zusätzlich empfängst Du und betreust nationale sowie internationale Besucher und Geschäftspartner professionell und serviceorientiert. Korrespondenzmanagement - Du verantwortest die Bearbeitung des Posteingangs sowie die schriftliche Korrespondenz der Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache sowohl digital als auch in analoger Form. Zudem überarbeitest und bereitest Du Präsentationen, Dokumente und Vorlagen für offizielle Anlässe inhaltlich und formal professionell auf. Meeting- und Veranstaltungsmanagement - Du unterstützt bei der inhaltlichen Vorbereitung der Meetings der Geschäftsführung, unter anderem durch die Erstellung klarer und strukturierter Agenden. Während der Sitzungen führst Du die Protokolle und stellst im Anschluss eine strukturierte und verlässliche Nachbereitung sicher. Darüber hinaus planst, organisierst und koordinierst Du unterschiedliche Sitzungen und Workshops und gewährleistest dabei einen reibungslosen Ablauf. Schnittstellenfunktion - Du bist zentrale Ansprechperson und steuerst die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen sowie externen Partnern. In enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem Officemanagement stellst Du einen reibungslosen Ablauf sicher und übernimmst bei Bedarf auch gegenseitige Vertretungen.

Du verantwortest das Sekretariat an unserem Standort in Mühldorf am Inn Du bildest die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeiter:innen, Mandant:innen und einzelnen Abteilungen Du übernimmst Verantwortung für die folgenden Aufgabenbereiche: Kaufmännisch: Bearbeitung von Aufträgen, Rechnungsstellung Verwaltend: Datenaufbereitung, -sicherung, Postverkehr, Korrespondenz Organisatorisch: Mandantenkontakt, Terminplanung, Organisation von Besprechungen, Teamevents und Betriebsausflügen

Sie unterstützen bei der Steuerung von Projekten Sie analysieren und optimieren bestehende Prozesse Sie arbeiten in internen Optimierungsprojekten mit Sie planen, strukturieren und koordinieren projektbezogene Sonderaufgaben Sie erstellen Entscheidungsvorlagen, Analysen, Statistiken, Berichte und Präsentationen

Sie unterstützen bei der Steuerung von Projekten Sie analysieren und optimieren bestehende Prozesse Sie arbeiten in internen Optimierungsprojekten mit Sie planen, strukturieren und koordinieren projektbezogene Sonderaufgaben Sie erstellen Entscheidungsvorlagen, Analysen, Statistiken, Berichte und Präsentationen

Erstellung von Angeboten nach technischer Vorgabe Kfm. Auftragsabwicklung inkl. Einkauf und Rechnungsvorbereitung Unterstützung des Serviceleiters bei Terminkoordination und Kundenbetreuung Betreuung unserer Monteure inkl. Vor- und Nachbereitung der Arbeitseinsätze Kontrolle und Pflege des Zeiterfassungssystems Lagerverwaltung Allgemeine kfm. Tätigkeiten

Als Assistenz unserer Direktoren im Bereich eCommerce übernimmst du eine Schlüsselrolle an der Schnittstelle von Strategie, operativem Geschäft und Organisation.Du sorgst dafür, dass operative Exzellenz, strategische Themen und reibungslose Zusammenarbeit im Alltag Dabei bewegst du dich sicher im dynamischen Umfeld von eCommerce, Marketing und IT. Executive Support & Organisation: Du übernimmst das Termin- und Prioritätenmanagement der Geschäftsleitung und sorgst dafür, dass Reisen und Abrechnungen reibungslos laufen. Informationsmanagement: Du bereitest E-Mails, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen strukturiert auf - damit alle den perfekten Überblick haben. Meeting & Workshop Management: Du organisierst, moderierst und bereitest Meetings, Workshops und Reviews professionell vor und nach. Schnittstellenmanagement: Du arbeitest eng mit unseren Teams aus eCommerce, Marketing, IT und weiteren Stakeholdern zusammen. Koordination & Follow-up: Du sorgst dafür, dass Themen über alle Bereiche hinweg abgestimmt und offene Punkte nachverfolgt werden. Strategische Unterstützung: Du begleitest spannende Projekte, Initiativen und Sonderthemen der Geschäftsleitung. Inhalte & Prozesse: Du erstellst Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen und optimierst interne Abläufe und Meetingformate.

The Executive Assistant (EA) provides project and business administration support to the search team in all aspects of the search process including: document preparation and management, scheduling and planning of candidate and An integral part of an EA's role is problem-solving within the search execution and administrative process. Responsible for the administration of the search process for all team search assignments Formatting, editing, proofreading, preparing and transmitting client deliverables Maintaining consultant calendar Preparing travel itineraries for the consultant, client or candidate in any part of the search process Supporting search team with account management and client relationship, including consultant expenses, client invoices/receivables and other financial reports Creating and maintaining an efficient file management and follow-up system for all search processes Maintaining client and candidate communications through scheduling and prioritizing telephone and email communication Verifying degrees of candidates Consistently building strong relationships and good rapport with candidates and clients Maintaining the accuracy, quality and integrity of all search information in the Heidrick & Struggles database Maintaining and developing job-related skills by attending Company learning programs and keeping up-to-date with job/industry-related reading Maintaining client, candidate and companywide confidentiality Contributing to the team and office by providing reception relief and back-up assistance to other EAs May assist with database research and coding of records in collaboration with Associate or Research Associate practice resources Maintains personal contacts across the internal organization and appropriately shares information. Addresses business process issues proactively with other areas, as necessary Develops frameworks to assure that «pros» and «cons» are evaluated, key issues are identified and detailed analysis is synthesized Sets a personal example of seeking out new and better ways of doing things Stays open to new ideas and approaches Generates new ideas Takes the time to maintain relationships and create new ones Manages projects, activities and resources according to search and team strategy effectively Sets priorities and reviews progress against goals regularly Multitasks effectively and efficiently Generates enthusiasm for Company strategies and key initiatives Energizes others with whom he/she is in regular contact

Eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Komplexes Termin- und Kalendermanagement sowie Priorisierung von Meetings und Anfragen Organisation und Koordination von nationalen und internationalen Meetings auf Managementebene Planung und Buchung von Geschäftsreisen Schnittstellenfunktion zu internen und externen Stakeholdern, einschließlich internationaler Ansprechpartner Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen für das Management Übernahme anspruchsvoller administrativer und organisatorischer Aufgaben mit hoher Eigenständigkeit

Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann: Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt Du unterstützt die Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und koordinierst Termine und Teamevents Du sorgst für einsatzbereite Meetingräume und bedenkst persönliche Events Du behältst kritische Fristen und Termine im Blick, unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg innen und bereitest Kundenbesuche vor Ort professionell vor und nach Unser »Zentraler Service» und Du arbeiten eng zusammen: Du unterstützt als verlängerter Arm vor Ort - z. B. bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs Du übernimmst die Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen Du bist die gute Seele des Büros - mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird

Erstellung, Bearbeitung und Kontrolle der Bestellanforderungen Digitales Dokumentenmanagement Unterstützung bei administrativen Aufgaben der Arbeitsgruppe (z.B. Besucher- und Kundenbetreuung, Vorbereitung von Präsentationsmaterial) Unterstützung und Aufbereitung des Budgetcontrollings und Reporting Assistenztätigkeiten für die Gruppenmitglieder

Empfang und Service für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Erstellen und bearbeiten von Word-Dokumenten und Exceltabellen Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Betreuung Besprechungsräume Bestellung von Büromaterial und Bewirtung Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage

Comprehensive administrative and organizational support for department management in day-to-day operations, including calendar management and appointment planning and coordination Planning, monitoring, and controlling internal projects aimed at improving communication and process workflows Independent conceptualization, preparation, execution, and follow-up of international meetings, committee sessions, and workshops, including the required success evaluation (surveys) Professional correspondence and preparation of results and materials (telephone calls and emails, creation of presentations) Reliable handling, coordination, and content-related support for global ad hoc requests Organization of international business trips, including planning, booking, coordination, and travel expense settlement Onboarding of new colleagues, coordination of internal relocations and new office setups, as well as regular backup support for other assistants in AMC Various administrative tasks such as placing orders, coordinating IT matters, visa applications, creating and maintaining SharePoint sites and distribution lists, and supporting colleagues at other locations when needed

Sie organisieren und steuern eigenständig die Abläufe im Sekretariat Sie unterstützen Ihre Vorgesetzten in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben Sie übernehmen die Planung und Organisation von Terminen, Reisen, Meetings sowie Veranstaltungen und betreuen Gäste Sie verantworten die Büroorganisation inklusive Materialbeschaffung, Postbearbeitung und Ablage Sie bearbeiten Personal- und Reisethemen (z. B. Urlaube, Krankmeldungen, Dienstreisen in SAP) Sie erstellen Präsentationen, Berichte und Protokolle und übernehmen die Korrespondenz in Deutsch und Englisch Sie wirken bei Projekten mit, führen Recherchen durch und bereiten Entscheidungsgrundlagen auf

Unterstützung in den Bereichen Buchhaltung und Rechnungswesen Mitarbeit bei der Bearbeitung von Rechnungen sowie in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Abläufen im Tagesgeschäft Assistenz des Bereichs F&E bei organisatorischen Themen Koordination allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben Schnittstellenfunktion zu internen Fachbereichen