192 Jobs für "Assistent in" gefunden

Zuständigkeit für interne und externe Kommunikation und Korrespondenz der Geschäftsführung Koordination von Terminen und Events der Geschäftsführung Erstellen und Überarbeiten von Tabellen und Texten (Office) Erstellen und Überarbeiten von Präsentationen (Power Point) Übernahme von zuarbeitenden Tätigkeiten im Marketing und in der Akquise Überarbeitung von Bild und Grafik Dateien (Canvas, InDesign, Photoshop etc.) Selbständiges Durchführern kleinerer Spezialprojekte mit administrativen Aufgabenstellungen, z.B. Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen Vertretung unserer Teamassistenz Administrative Tätigkeit mit unserer Controlling Software Projekt Pro

Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf im Office Management, zum Beispiel Terminkoordination, Fristenmanagement, Reiseorganisation, digitale Ablage und Verteiler-/Datenpflege Sie begleiten unsere Termine und Events von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung, insbesondere Klausursitzungen, Geschäftsführerkonferenzen oder auch Sitzungen des Präsidiums und der Vizepräsidenten Sie bereiten BDI-Inhalte auf, inklusive sprachlicher und layoutgerechter Gestaltung im Rahmen des Corporate Designs Sie arbeiten ggf. in Projekten des Bereichs und auch übergreifend mit

Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bist für die reibungslose Organisation unserer Büroabläufe verantwortlich Dabei übernimmst Du administrative Aufgaben, wie bspw. Angebote und Rechnungen schreiben, den Postein- und -ausgang bearbeiten, Personaldokumente verwalten oder Bestellungen ausführen Auch die Bürokorrespondenz sowie Annahme und Weiterleitung von Telefonaten gehören zu Deinen Tätigkeiten Darüber hinaus übernimmst Du buchhalterische Aufgaben wie das Mahnwesen oder die Prüfung der Kontoauszüge Du planst Veranstaltungen, erstellst passende Präsentationen und bist für die Vor- und Nachbereitung der Termine verantwortlich Weiterhin unterstützt Du unsere Bauprojekte, erstellst und bearbeitest die Baustellenkorrespondenz, übernimmst die Kommunikation mit Kund:innen und Dienstleistungsunternehmen und agierst auch für unsere Mitarbeitenden als zuverlässige Ansprechperson

Sie steuern souverän das Tagesgeschäft der Geschäftsführung und behalten Termine, Prioritäten und Fristen stets im Blick Sie bereiten Meetings, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen professionell vor und nach Sie sind zentrale Schnittstelle für interne und externe Kommunikation Sie planen und organisieren Veranstaltungen, Tagungen und Gremiensitzungen eigenständig und überwachen verantwortungsvoll die Kosten Sie bringen sich aktiv in die Presse- / Öffentlichkeitsarbeit und Projekte ein Sie sorgen für reibungslose Abläufe von Datenpflege über Homepage-Aktualisierung bis hin zur Reiseorganisation und strukturieren umfassende Dokumente

Unterstützung der Kalkulationsabteilung in allen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten Erfassung und Pflege von Lieferanten- und Nachunternehmerangeboten im Kalkulationsprogramm Anfordern, Anlegen und Verwalten von Ausschreibungsunterlagen sowie Korrespondenz mit Vergabestellen Durchführung und Nachverfolgung von Preisanfragen bei Nachunternehmern und Lieferanten Termingerechte Zusammenstellung und Bereitstellung der Angebotsunterlagen zur Submission Überwachung relevanter Termine im Zuge der Angebotsbearbeitung

In dieser Position hältst du der Geschäftsführung den Rücken frei und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft alles rundläuft. Du koordinierst Termine, Meetings und Ablä ufe mit Überblick und Organisationstalent und stellst sicher, dass Zeitpläne effizient und reibungslos funktionieren. Dabei bereitest du Besprechungen professionell vor und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick. Du erstellst aussagekräftige Präsentationen , bereitest wichtige Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen auf und übernimmst die professionelle Kommunikation - sowohl intern als auch mit externen Partnern und Kunden, auf Deutsch und bei Bedarf auch Als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Teams und externen Ansprechpartnern sorgst du für einen schnellen Informationsfluss und eine moderne, serviceorientierte Zusammenarbeit. Zusätzlich organisierst du Geschäftsreisen von A bis Z inklusive Reiseplanung und Abrechnung. Abgerundet wird dein vielseitiges Aufgabenfeld durch die Pflege von Dokumenten und die Erstellung von Protokollen.

In Deiner Rolle bist Du verantwortlich für das Office-Management am Standort Wiesbaden und gewährleistet dabei einen reibungslosen Büroalltag Du übernimmst die zentrale Koordination und agierst als wichtige Schnittstelle sowie Koordinator/in zwischen unseren Standorten, Abteilungen und Gesellschaften im In- und Ausland Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden, insbesondere bei kaufmännischen Fragen und koordinierst dabei zwischen Unternehmen und zentralen Shared Services Du organisierst und koordinierst Meetings, Termine und Veranstaltungen Die Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen Aufgaben (Korrespondenzen, Erstellung von Präsentationen, Statistiken, etc.) gehört zu Deinem Aufgabengebiet Du bist verantwortlich für die Projektunterstützung bei strategischen Initiativen und Transformationsprojekten und übernimmst dabei Recherchen, Analysen, Datenaufbereitungen und Informationen zur Entscheidungsfindung Du unterstützt bei Personalfragen und kommunizierst mit unserer Personalabteilung Bei Bedarf übernimmst Du die Repräsentation der Geschäftsführung

Sie sind Bestandteil des Sekretariat-Teams, Sie unterstützen sich in allen typischen Aufgaben des Sekretariats Sie bereiten die Privatsprechstunde 2x wöchentlich vor und nehmen die Patientinnen / Patienten administrativ auf. Sie managen das Onboarding unserer internationalen Patienten (Schnittstelle zwischen Charité International und Patientinnen / Patienten bzw. Vermittlern; Management der Kostenvoranschläge, Ansprechpartner für Patientinnen / Patienten zu allen organisatorischen Fragen) Sie kümmern sich um die Administration unserer Gäste (Famulanten, Hospitanten, PJ-ler) Sie bedienen das Telefon und beantworten die eingehenden E-Mails

Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben und im Tagesgeschäft Koordination und Organisation von Terminen, Reisen und Meetings Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Analysen Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Ansprechpartnern Überwachung und Nachverfolgung von Projekten und Deadlines Unterstützung bei strategischen und operativen Entscheidungen durch Recherche und Vorbereitung relevanter Informationen Verwaltung sensibler Daten und Dokumente mit höchster Diskretion Optimierung von Arbeitsprozessen im administrativen Bereich

Aktive Unterstützung der Niederlassungsleitung im operativen sowie strategischen Tagesablauf als zentrale Koordinations- und Kommunikationsschnittstelle Erstellung, Optimierung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Berichten und entscheidungsrelevanten Unterlagen Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung von Terminen, Reisen und Meetings auf Top-Management-Ebene inklusive Priorisierung und Nachhaltung Abstimmung und Koordination bereichsübergreifender Themen, Projekte sowie interner Abläufe zur Gewährleistung effizienter Prozesse Sicherstellung eines strukturierten Office Managements einschließlich Dokumentenorganisation sowie professioneller Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

Unterstützung bei der Umsetzung von Bürgerbeteiligungsprojekten Erstellen von Inhalten für Flyer und Projektwebsites für finanzielle Bürgerbeteiligungen Abstimmung mit Dienstleistern zur Umsetzung von finanziellen Bürgerbeteiligungen Korrespondenz mit Beteiligungsberechtigten im Beteiligungsprozess Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen Vorbereitung und Begleitung von Informationsveranstaltungen Erstellung und Ausfertigung von Verträgen Koordinieren von Terminen und Fristen Allgemeine administrative Tätigkeiten

Sie unterstützen die Geschäftsleitung in organisatorischen und administrativen Tätigkeiten wie der Terminplanung, der internen und externen Kommunikation, bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und der Gästebetreuung. Die Planung und Organisation von Reisen, Firmenevents und weiteren Terminen liegt in Ihrer Verantwortung. Sie bearbeiten eigenständig Projektaufgaben und erstellen Präsentationen, Statistiken und Analysen. Sie sind zentrale Ansprechperson für interne sowie externe Partner, koordinieren Abläufe und stellen einen effizienten Informationsfluss sicher. Sie kümmern sich um die allgemeine Büroorganisation.

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung und Nachbereitung von Präsentationen und Berichten Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Unternehmens Pflege von vertraulichen Dokumenten und Daten Bearbeitung von Sonderprojekten und Ad-hoc-Anfragen Optimierung von administrativen Prozessen und Abläufen

Operative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Geschäftsreisen Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen Interne und externe Korrespondenz mit unterschiedlichen Ansprechpartnern Unterstützung bei organisatorischen sowie strategischen Projekten Allgemeine administrative und koordinative Tätigkeiten im direkten Umfeld der Geschäftsführung

Zusammenstellung von Auftragsunterlagen und deren projektbezogenen Ablage Erfassung und Verwaltung sämtlicher Angebote des Teams Unterstützung der Geschäftsführung und des Plambeck-Teams Terminplanung und Reisekostenabrechnung Rechnungserstellung und Verarbeitung eingehender Rechnungen Aufbereitung von Präsentationen Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten und Postbearbeitung Betreuung von Besuchern Korrespondenz mit Kunden Pflege der Homepage und der Social-Media-Kanäle Organisation von Betriebsevents

Selbständige Erledigung aller klassischen Sekretariatsaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation und Korrespondenz Unterstützung der Kalkulationsabteilung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten Überwachung der Vergabeportale und Korrespondenz mit Vergabestellen Zusammenstellung von Präqualifikations- und Ausschreibungsunterlagen sowie Überwachung relevanter Termine im Zuge der Angebotsbearbeitung Erfassung und Pflege von Lieferanten- und Nachunternehmerangeboten im Kalkulationsprogramm sowie Nachverfolgung von Preisanfragen bei Nachunternehmern und Lieferanten

Selbständige Erledigung aller klassischen Sekretariatsaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation und Korrespondenz Unterstützung der Kalkulationsabteilung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten Überwachung der Vergabeportale und Korrespondenz mit Vergabestellen Zusammenstellung von Präqualifikations- und Ausschreibungsunterlagen sowie Überwachung relevanter Termine im Zuge der Angebotsbearbeitung Erfassung und Pflege von Lieferanten- und Nachunternehmerangeboten im Kalkulationsprogramm sowie Nachverfolgung von Preisanfragen bei Nachunternehmern und Lieferanten

Als Vertriebsassistenz / Teamassistenz Akquise (m/w/d) hast du zwei Rollen inne: Du verstärkst unser Akquise-Team (ca. 80% deiner Aufgaben) und unterstützt darüber hinaus den verantwortlichen Geschäftsführer für den Vertrieb bei R&P am Standort München (ca. 20%). Du stellst den ersten Kontakt zu potenziellen Neukunden her, indem du Leads per Telefon, LinkedIn und E-Mail ansprichst und Termine für unsere Geschäftsführung vereinbarst. Wichtig sind uns vor allem deine Kommunikationsstärke, Freundlichkeit und Lust auf Telefonie - Branchenkenntnisse benötigst du nicht. Dich erwartet ein unterstützendes Team ohne Zahlendruck, flexible Arbeitszeiten und viele Benefits rund um Weiterbildung, Mobilität, Gesundheit und Events. Was du bei uns machst Bei uns bist du eine der treibenden Kräfte für die Akquise neuer Kunden. Zu deinem Akquise-Team gehören drei Kolleginnen und eine Teamleiterin, die in unterschiedlichen Teilzeitmodellen am Standort Osnabrück arbeiten. Du selbst arbeitest am Münchener Standort und unterstützt dort - neben deinen Akquise-Tätigkeiten - den Geschäftsführer bei anfallenden Tätigkeiten im Bereich Vertrieb und Büro-Organisation. Zu deinen Aufgaben gehören: Leadgenerierung: Du recherchierst Unternehmensdaten und kontaktierst Leads und potenzielle Neukunden via Telefon, LinkedIn und E-Mail. Hierbei stellst du unser Unternehmen und unsere Dienstleistungen vor, mit dem Ziel, einen Termin für die Geschäftsführung zu vereinbaren. Datenpflege: Du dokumentierst deine Akquise-Maßnahmen in unserem CRM-System HubSpot und erledigst im System Aufgaben, die dir zugewiesen werden. Dazu gehört beispielsweise das Versenden von Dokumenten an Leads und potenzielle Neukunden. Datenabgleiche: Du verfügst über gute Kenntnisse in Microsoft Excel und führst regelmäßig Datenabgleiche durch. Dabei nutzt du beispielsweise Funktionen wie den XVERWEIS, um Daten aus unterschiedlichen Quellen effizient zu prüfen und zusammenzuführen. Messen: Du recherchierst Unternehmensdaten der teilnehmenden Aussteller zur Vorbereitung auf die Terminvereinbarung von Messegesprächen für unsere Geschäftsführung. Vor den Gesprächen erstellst du ein entsprechendes Messebriefing. Assistenz: Du unterstützt unseren Geschäftsführer in München bei anfallenden Aufgaben, nicht nur im Vertrieb, sondern auch bei der Büro-Organisation. Bei uns herrscht kein Zahlendruck, d. h. es gibt keine Vorgabe an zu führenden Telefonaten oder zu buchenden Terminen. Die eigentliche Akquise, bzw. der Vertrieb, erfolgt durch die Geschäftsführung. Deine Hauptaufgabe ist es, einen Kontakt herzustellen und Termine zu vereinbaren.

Ihre Aufgaben decken neben der Betreuung des Geschäftsführers die Themenbereiche Marketing und Controlling ab, in denen Sie eigenverantwortlich Projektaufgaben übernehmen: Betreuung und Weiterentwicklung von Social Media, Website und Newsletter Konzeption und Umsetzung von Marketingmaßnahmen (Flyer, Mailings, Anzeigen, Druckprodukte) Pflege von Referenzdatenbanken sowie Erstellung von Content und Präsentationen Mitwirkung bei Messeauftritten und externen Veranstaltungen Controlling: Unterstützung bei der Budgetplanung und -erstellung Mitwirkung bei Monats- und Quartalsauswertungen Aufbereitung und Gestaltung von Präsentationen und Reports Teilnahme an Abstimmungen mit den Business Units Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft (Korrespondenz, Termine, Reisen) Organisation interner und externer Veranstaltungen sowie Besuche Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben und Pflege von Übersichten Unterstützung im Qualitätsmanagementsystem (IMS) und bei organisatorischen Projekten

Pflege und Prüfung Zeiterfassung Mitarbeiter Empfang und Betreuung für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage Bestellung von Büromaterial und Verpflegung Termin- und Reisemanagement für Mitarbeiter Betreuung der Konferenzräume Mithilfe und Service bei Veranstaltungen und Fortbildungen Unterstützung bei regelmäßigen Team-Zusammenkünften Unterstützung der Projektteams bei administrativen, projektspezifischen und organisatorischen Aufgaben Schnittstellenfunktion zwischen Teams, Standorten und externen Dienstleistern Mitwirkung bei der Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Office-Standards