10 Jobs für "Assistenz" in Stuttgart gefunden

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroverwaltungstalent, d. h. erste Anlaufstelle für Rechnungs-, Finanz- und Personalfragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Verwaltungsstruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge Allgemeine Buchhaltung Unterstützung der Geschäftsführung Zuarbeit für Steuerberater (StB) und Finanzamt Getrennte Buchführung für tragwerk-s gmbh (tw-s) und Prüfingenieur Kürschner (PI) Online-Banking für Girokonten tw-s und PI Zahlungsverkehr und -freigaben für Girokonten tw-s und PI Internes und externes Rechnungswesen Belegerfassung und -prüfung Laufende Finanzbuchhaltung Kontoführung und Bankabstimmung Überwachung offener Posten Verrechnungen zwischen Girokonten tw-s und PI Projektbuchhaltung Liquiditätsübersichten Vertrags- und Dokumentenmanagement So viel wie möglich, aber mindestens Zuarbeit für StB (siehe »Deine Nice-to-Have-Skills«!) Personalmanagement Zeiterfassung, Urlaub, Krankmeldungen, Bürokalender Personalakten pflegen On- und Offboarding Lohn- und Gehaltsabrechnung Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen Lohnsteuer-Anmeldungen Sozialversicherungsbeiträge, d. h. Meldungen an Sozialversicherungsträger Lohnnachweise und Jahreslohnsteuerbescheinigungen Erstellung der monatlichen BWA für tw-s und PI Laufende Verbuchung der Belege über Datev Unternehmen-Online Umsatzsteuer: monatliche Voranmeldung, Jahreserklärung, Vorsteuerabrechnung Zuarbeit für StB: Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Anlagenbuchhaltung

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bei strategischen Aufgaben Organisation und Koordination von Terminen sowie deren Vor- und Nachbereitung Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern Planung und Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Geschäftsreisen Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben Verantwortung für die Büroorganisation und -verwaltung Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses innerhalb des Teams

Koordination und Organisation von Terminen sowie Geschäftsreisen. Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Präsentationen. Erstellung und Aufbereitung von Berichten und Dokumenten. Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten. Verwaltung von vertraulichen Informationen und Dokumenten. Übernahme administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft. Optimierung von Arbeitsabläufen innerhalb der Geschäftsführung.

Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Koordination und Organisation von Terminen und Besprechungen. Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen. Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Akten. Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben. Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs.

Unterstützung bei der Planung, Organisation und Koordination von Projekten im Bereich Secretarial & Business Support Erstellung und Pflege von Projektunterlagen, Berichten und Präsentationen Überwachung von Zeitplänen und Fristen Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern Organisation und Protokollierung von Meetings Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Prozessoptimierungen Sicherstellung einer reibungslosen Projektabwicklung Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Dokumentationen

Empfang und Betreuung von Gästen und Kunden Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten Organisation des Empfangsbereichs sowie Terminmanagement Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Koordination von Besprechungsräumen und Bewirtung

Sie steuern alle kaufmännischen Prozesse - vom Grundstückseinkauf bis zur Übergabe unserer stylischen und clever geplanten Neubauprojekte an unsere Kunden Sie stellen die Erfüllung der Auszahlungsvoraussetzungen für unsere Projektfinanzierungen sicher, halten engen Kontakt zu Bankpartnern und steuern sämtliche grundbuchrechtlichen Abläufe Sie begleiten unsere Kunden durch die Bauphase und bereiten die Übergabe unserer Neubauimmobilien sorgfältig vor und nach. Zudem verantworten Sie das Rechnungs- und Forderungsmanagement in Abhängigkeit vom Baufortschritt Sie unterstützen das Projektcontrolling und erstellen präzise Reportings zu allen relevanten Finanzkennzahlen In enger Zusammenarbeit mit Bauleitung, Vertrieb und weiteren Fachbereichen sorgen Sie für einen reibungslosen Projektablauf und eine hohe Kundenzufriedenheit

Terminvereinbarungen Vor- und Nachbereitung von Terminen und Führung des Schriftverkehrs Unterstützung der Testamentsvollstrecker bei Klärungen von Sachverhalten, Einholung von Unterlagen, Bearbeitung und Beantwortung von Sachfragen Kontakt und Rücksprache mit den zuständigen Beratern

Bearbeitung gewerblicher Kredite und Förderdarlehen - von der Auszahlung bis zur Rückzahlung Anlage, Korrektur und Auflösung von Darlehenskonten Bearbeitung der Geldmarktkredite und Rollover-Transaktionen sowie von Avalurkunden innerhalb genehmigter (Aval-)Kreditrahmen Eigenständige Umsetzung von Zinsprolongationen und Anpassung der Konditionen Erstellung der Saldenbestätigungen für Kapitalgesellschaften und Wirtschaftsprüfer Ansprechpartner für das Treuhandkonto und Führung der zugehörigen Buchungen

Als Office Manager / Teamassistenz bist du eine zentrale Anlaufstelle am Standort Mannheim und arbeitest eng mit der Standortleitung, Führungskräften sowie Kolleginnen und Kollegen in Mannheim und Ahrensburg zusammen. Dabei unterstützt du organisatorisch, koordinierst Themen rund um den Standort und trägst aktiv zu einer positiven Standortkultur bei. Standortorganisation & Zusammenarbeit Unterstützung der Standortleitung bei organisatorischen und standortbezogenen Themen Koordination von Aufgaben und Projekten rund um den Standort Unterstützung von Führungskräften sowie Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams Kommunikation, Events & Unternehmenskultur Organisation von Standortveranstaltungen (z. B. Sommerfest, Weihnachtsfeier, Meetings) Unterstützung lokaler Marketingaktivitäten und interner Kommunikation Mitwirkung an der Weiterentwicklung unserer Unternehmenskultur HR-nahe Themen Ansprechpartner für Mitarbeitende bei organisatorischen Personalthemen vor Ort Unterstützung bei Onboarding und Offboarding der Mitarbeitenden Unterstützung bei der Organisation der Benefits für Mitarbeitende Organisation von Jubiläen und besonderen Anlässen Unterstützung bei arbeitsmedizinischen und arbeitssicherheitsrelevanten Themen Office & Standortmanagement Organisation von Büromaterial, Meetingräumen und Infrastruktur Koordination von Dienstleistern und Gebäudethemen IT-nahe Themen Verwaltung von lokalem IT-Equipment Unterstützung bei IT-Organisation und lokalen IT-Themen