25 Jobs für "Assistenz" in Frankfurt gefunden

Du bist die zentrale Schnittstelle für viele organisatorische und kaufmännische Prozesse: Vertrieb & Lead-Management Telefonische Erstansprache potenzieller Neukunden (Kaltakquise) Vorqualifizierung von Online-Leads (LinkedIn, Kampagnen, Website) Pflege und Anlage von Leads im JIRA Lead Board Vorbereitung der Übergabe an den Head of Sales Unterstützung bei Angebotsvorbereitung und Terminkoordination Organisation & Verwaltung Dokumentenmanagement Vorbereitung der Buchhaltung Rechnungen erstellen und buchen Angebote erstellen Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater Administration von DATEV-Unternehmen Online Personal & Team Pflege der Zeiterfassung Unterstützung bei Arbeitsverträgen Reisebuchungen & Reisekostenabrechnungen Allgemeine organisatorische Unterstützung des Teams

Allgemeine administrative Unterstützung im Tagesgeschäft Organisation, Planung und Buchung von Geschäftsreisen inkl. Visaanträgen Erfassung und Buchung von Zeiten in SAP Erstellung von Bedarfsanforderungen sowie Bestellungen in SAP Empfangstätigkeiten, Besucherregistrierung und Betreuung der Telefonzentrale im Team Verwaltung des internen Fuhrparks

Selbständige Übernahme, Koordination und Steuerung von Sonderthemen sowie Projekten, verbunden mit einem sukzessiven Aufbau von fundiertem Wissen im Bereich Corporate Solutions Verantwortlich für einen reibungslosen Informations- und Wissensaustausch zwischen den Bereichen, Führungskräften und Mitarbeitenden Abwicklung von Korrespondenz, aktives Terminmanagement und -überwachung für die Bereichsleitung Assistenztätigkeiten - u.a. Reiseplanung, Organisation und Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen, ggf. auch Teilnahme an diesen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsunterlagen sowie Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen Durchführung von Recherchen mit entsprechender Aufbereitung der Ergebnisse

Organisation und Koordination des Büroalltags Empfang und Betreuung von Gästen sowie Telefonzentrale Terminplanung und -koordination Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten und Dokumentenmanagement Vorbereitung von Meetings und Präsentationen Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern

Unterstützung des technischen Teams bei der Planung und Durchführung von Projekten0 Erstellung und Pflege technischer Dokumentationen und Berichte Koordination und Überwachung von Projektmeilensteinen und Terminen Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern Bearbeitung technischer Anfragen und Unterstützung bei der Problemlösung Überwachung von Qualitätsstandards und Einhaltung von Sicherheitsvorschriften Pflege und Verwaltung technischer Datenbanken und Systeme Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und technischen Schulungen

Sie sind zuständig für allgemeine Sekretariatsaufgaben und das Office Management (u. a. Telefon, Post, Ablage Schriftverkehr, Büro-Materialbestellungen etc.) Sie koordinieren interne und externe Termine (Pflege der Outlook-Kalender, Raumbuchung, Bewirtung, Organisation von externen Besuchen) Darüber hinaus sind Sie die administrative Unterstützung für die operativen Mitarbeitenden Zu Ihren Aufgaben gehört die Prüfung von Rechnungen und Abrechnungsdokumenten Als Projektassistenz (m/w/d) unterstützen Sie im Nachtragsmanagement

Die die Personalabteilung in administrativen Prozessen sowie in der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützt. Unterstützung bei allen operativen HR-Prozessen vom Eintritt bis zum Austritt Pflege und Aktualisierung von Personalakten sowie Stammdatenverwaltung im HR-System Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung (Datenzusammenstellung, Erfassung variabler Bestandteile, Kontrolle abrechnungsrelevanter Unterlagen) Erfassung von Abwesenheiten Erstellung der Reisekostenabrechnungen Ansprechpartner in für Mitarbeitende in administrativen und abrechnungsrelevanten Fragestellungen Mitarbeit an HR-Projekten, Prozessoptimierungen und internen Standards Unterstützung im Office Management

Sie sind das Bindeglied zwischen Ihrem Team und weiteren internen Abteilungen, insbesondere dem Bereich Risk & Compliance, Marketing sowie der Buchhaltung. In der Funktion als Assistenz übernehmen Sie die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz sowie Kommunikation mit internationalen Mandanten, Behörden, Ämtern und Gerichten. Sie kümmern sich um die allgemeine Terminkoordination. Dies umfasst das Termin- und Reisemanagement der Anwält:innen inklusive der administrativen Abwicklung wie beispielsweise die Buchung und Reisekostenabrechnung. Sie kümmern sich um die Rechnungslegung: Eigenständig erstellen Sie Rechnungen und Kostenübersichten und behalten Fristen und Wiedervorlagen im Blick. Sie legen physische sowie digitale Akten und Vertragsoriginale an und verwalten und pflegen diese. Zudem bearbeiten Sie die Ein- und Ausgangspost. Sie erstellen und formatieren Schriftsätze, Gutachten, Verträge, Stellungnahmen und Pitch-Unterlagen nach Vorlagen, Stichworten oder eigenständig.

Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen Vorbereitung von Meetings, Präsentationen & Entscheidungsvorlagen Professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern Erstellung von Reports, Dokumenten & Protokollen Reiseplanung, Spesenabrechnung & allgemeines Office-Management Unterstützung bei Projekten und operativen Sonderaufgaben Näheres BerufsfeldVorstandsassistenz / Assistenz der Geschäftsführung

Effiziente Organisation: Mit Ihrem Organisationstalent verantworten Sie die ganzheitliche Büroorganisation, einschließlich effizienter Terminkoordination sowie der vor- und nachbereitenden Protokollierung diverser Meetings Präsentationserstellung: In der Aufbereitung vertraulicher Daten aus dem Controlling und Personalwesen kommt ihre kreative Ader zur Geltung, indem Sie aussagekräftige Präsentationen oder Statistiken kreieren Vertriebsunterstützung: Durch Ihre effektive Vertriebsunterstützung mit Internetrecherchen, Mailings sowie detaillierten Analysen, Statistiken und Entscheidungsvorlagen wirken Sie entscheidend bei der strategischen Steuerung unserer Niederlassung mit Ressourcenmanagement und Events: Von der sorgfältigen Reiseorganisation über die Rechnungsprüfung bis zur Kostenabrechnung - all das liegt ebenfalls in Ihren kompetenten Händen. Zusätzlich planen und realisieren Sie Veranstaltungen und Webinare Gastfreundschaft: Zu guter Letzt sind Sie eine wichtige Unterstützung bei der freundlichen Betreuung unserer Gäste

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie bei strategischen Themen Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsunterlagen Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern Planung, Begleitung und Nachbereitung von Meetings Übernahme von administrativen sowie projektbezogenen Aufgaben Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses Näheres BerufsfeldVorstandsassistenz / Assistenz der Geschäftsführung

Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Terminplanung, -koordination und Vorbereitung von Meetings Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Dokumenten Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Pflege von Daten und Dokumentationen Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen

Enge Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft und bei strategischen Projekten Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsunterlagen Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern auf höchstem Niveau Planung, Begleitung und Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollführung Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses Übernahme von administrativen sowie projektbezogenen Aufgaben Näheres BerufsfeldVorstandsassistenz / Assistenz der Geschäftsführung

Du unterstützt unser Projektteam bei der Bearbeitung von Projektanfragen, -angeboten und -aufträgen Du bist für die Vor- und Nachbereitung sowie die Ablage und Archivierung der laufenden Projekte verantwortlich und behältst stets den Überblick Du unterstützt beim Auftrags-, Bestell- und Rechnungswesen Du konzeptionierst und planst die Team- und Kundenevents auf Niederlassungsebene und setzt sie um Du pflegst die Kundenkontakte in unserem CRM Du stellst ein optimales Informationsmanagement sicher (intern sowie extern) Zudem erledigst Du administrative und organisatorische Aufgaben

Unterstützung der Leitung Bau & Technik im operativen Tagesgeschäft Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Projekten Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen Schnittstellenfunktion zu internen Fachabteilungen sowie externen Dienstleistern und Partnern Unterstützung bei der Steuerung und Überwachung von Bau- und Instandhaltungsprojekten Dokumentenmanagement sowie Pflege technischer Unterlagen und Reports Mitwirkung bei Budgetplanung, Controlling und Projektverfolgung

In dieser vielseitigen Rolle betreuen und organisieren Sie ein Team von Junior BankerInnen bis Senior BankerInnen und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei. Dabei erledigen Sie die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, setzen Conference-Calls auf, koordinieren und überwachen die Terminkalender, nehmen Telefonate entgegen, bereiten Geschäftsreisen vor und rechnen diese ab. Als direkte Kontaktperson für Führungskräfte, KundInnen und MitarbeiterInnen spielen Sie eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung des Informationsflusses. Allgemeine Teamassistenz Terminkoordination intern und extern für Geschäfts- und Marketingtermine Koordination und Organisation von Kundenmeetings Planung und Organisation von Kundenevents sowie internen Veranstaltungen Reiseplanung ins In- und Ausland Erstellung von Reisekostenabrechnungen Erledigung der Korrespondenz sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache Verwaltung von vertraulichen Unterlagen und Daten Erstellung von Compliance-Akten und Abwicklung interner Formalitäten wie das Tracking der Kunden (Client Connect Datenbank)

Proaktive Unterstützung der Geschäftsführerung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Themen Eigenständiges und vorausschauendes Termin- und Kalendermanagement inkl. Priorisierung und Koordination komplexer Abstimmungen (national und international) Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Management-Meetings, Gremiensitzungen und internen Workshops Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Briefings und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Schnittstellenfunktion zu internen Fachbereichen, internationalen Konzerneinheiten sowie externen Partnern und Dienstleistern Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Reiseplanung, Abrechnung und logistischer Vorbereitung Nachverfolgung von Aufgaben, Projekten und Management-To-dos sowie Sicherstellung von Fristen und Prioritäten Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten, Initiativen und Veränderungsprozessen auf Geschäftsleitungsebene Vorbereitung und Dokumentation von Gremienunterlagen (z. B. Management- oder Aufsichtstermine) Selbstständige Steuerung der internen und externen Kommunikation im Auftrag der Geschäftsführerung Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung und Organisation Übernahme administrativer und organisatorischer Sonderaufgaben sowie vertraulicher Themen im direkten Umfeld der Geschäftsführung Näheres BerufsfeldVorstandsassistenz / Assistenz der Geschäftsführung

Providing administrative support to the MD and Frankfurt Legal Team Maintaining detailed calendars and prioritizing meeting requests Coordinating internal meetings with senior leaders and high level stakeholders at the firm and forming good relationships with Executive Admins throughout the firm Coordinating internal and external Regulatory meetings with Regulators throughout EMEA, either in person or via Zoom Providing legal spend management support and proactively managing legal billing for the team Book travel arrangements and process expense reports in a timely fashion Maintaining a strong understanding of firm policies to allow handling of certain issues independently Responsible for participating in general administrative duties and taking on ad-hoc requests as required

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