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Als Team Assistant Finance & Operations übernimmst Du eine zentrale Rolle in unserem Germany Value and Risk Advisory (VRA) Team. Du bist das organisatorische Rückgrat unseres Teams und sorgst dafür, dass alle operativen Prozesse reibungslos ablaufen - von der Finanzkoordination über die Projektverwaltung bis hin zur teamübergreifenden Kommunikation. Zentrale Ansprechperson für alle operativen Fragen des VRA-Teams (Country Leads, COOs, JBS-Kollegen) Organisation lokaler Meetings, Konferenzen und Kundenveranstaltungen Koordination des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter inkl. technischer Ausstattung, Zugangsberechtigungen und Schulungen Technische Unterstützung bei CapForce, PeopleSoft, STREAM und anderen Tools - eine ausführliche Einarbeitung ist selbstverständlich Vorbereitung und Begleitung jährlicher interner und externer QM-Audits sowie Sicherstellung relevanter Compliance-Dokumentation Finanzmanagement: Koordination des gesamten Projekt-Lifecycles von der Auftragserfassung in CapForce bis zur finalen Rechnungsstellung Verwaltung von Finanzaufgaben: Rückstellungen, Gutschriften, Forderungen, Verbindlichkeiten und Lieferantenrechnungen Kontrolle erstattungsfähiger Kosten und Dokumentation von Rechnungen über 25.000 EUR Erstellung von Finanz- und Flash-Reports mit Salesforce, CapForce und Power BI/Cognos Proaktive Identifikation und Eskalation dringender Themen sowie Unterstützung bei der Einführung neuer Systeme Unterstützung bei Client Voice Surveys (Qualtrics) und PowerPoint-Präsentationen

Erster Ansprechpartner für Firmenkunden Sachbearbeitung im Firmenkundengeschäft (z. B. Konten, Personendaten, Vermögenswerte) Bearbeitung von Vorgängen zu Konten, Karten und Onlinebanking Unterstützung bei der Vorbereitung von Kundenterminen Terminvereinbarung für Firmenkundenbetreuer Qualitätssicherung und Pflege von EDV-Daten Sicherstellung eines professionellen Kundenservices

Empfang und Betreuung: Sie sind das Aushängeschild unseres Krankenhauses und empfangen unsere Besucher:innen, Patientinnen und Patientenund deren Angehörigen mit Freundlichkeit und Professionalität. Telefonservice: Sie nehmen eingehende Telefonate entgegen, beantworten Fragen und leiten die Anrufe an die entsprechenden Abteilungen weiter - stets mit einem offenen Ohr und einer hilfsbereiten Haltung. Post- und Schlüsselausgabe: Sie verwalten Postfächer und sind für die Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln verantwortlich. Administrative Unterstützung: Sie unterstützen das Klinikteam mit allgemeinen administrativen Aufgaben und sorgen so für einen reibungslosen Ablauf im Nachtdienst.

Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings sowie Protokollführung Koordination von Terminen und Reisen Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Erstellung von Präsentationen und Berichten Pflege und Verwaltung vertraulicher Dokumente Überwachung von Fristen und Terminen Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Partnern Näheres BerufsfeldVorstandsassistenz / Assistenz der Geschäftsführung

Organisation des gesamten Sekretariats sowie proaktive Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Selbstständige Bearbeitung der Geschäftsführerkorrespondenz inkl. Protokollführung Unterstützung als Projektassistenz Übernahme des Termin- und Reisemanagements inkl. Nachbearbeitung Planung von Konferenzen und Firmenveranstaltungen

Zusätzlich unterstützt du den Versand, trägst zur Organisation interner Events bei und bringst deine Expertise in operative, konzeptionelle sowie planungsrelevante Tätigkeiten ein. Dein Arbeitsplatz ist unser modernes Büro in Gießen - hier bist du täglich präsent, denn persönlicher Kontakt und unmittelbare Abstimmung mit den Fachabteilungen sind unverzichtbar (Homeoffice ist nicht möglich). Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, hierzu z ä hlen u.a. Telefonbetreuung E-Mail- und Postbearbeitung Ablage und Datenpflege Empfang und Kundenbetreuung B ü rowirtschaft & Materialverwaltung Standortgestaltung und Arbeitsumfeldorganisation Unterst ü tzung beim Versand von Studienunterlagen sowie studienbezogenen Materialien und Zubeh ö r Unterst ü tzung bei der Planung, Vorbereitung und Durchf ü hrung interner Veranstaltungen Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen sowie internationalen Kolleg:innen

Organisation des Partner-Sekretariats im Bereich Rechtsberatung Umsetzung aller klassischen Sekretariats- und Organisationsaufgaben, wie z.B. Telefon und Korrespondenz, Termin- und Reisemanagement sowie Reisekostenabrechnung und Zeiterfassung mittels SAP Betreuung mandatsspezifischer Themen wie Rechnungsstellung, Forderungsmanagement, Unterstützung bei Berichterstellungen sowie Administration sonstiger berufsstandspezifischer Anforderungen Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie weitere verschiedene organisatorische und administrative Tätigkeiten

Für das Sekretariat der Geschäftsführung suchen wir eine engagierte, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft professionell unterstützt und entlastet. In dieser verantwortungsvollen Rolle trägst du wesentlich dazu bei, dass Abläufe reibungslos funktionieren und Entscheidungen gut vorbereitet werden. Als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartner:innen sorgst du für Struktur, Übersicht und Verlässlichkeit. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere: Organisation und Koordination des gesamten Tagesgeschäfts der Geschäftsführung Professionelles Terminmanagement sowie Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Kunden, Partnern und internen Schnittstellen Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Managementtagungen Erstellung von Präsentationen, Protokollen sowie Entscheidungs- und Vorbereitungsunterlagen Bearbeitung des Postein- und -ausgangs Verwaltung vertraulicher Unterlagen sowie sensibler Informationen Mitwirkung im Vertragsmanagement (Ablage, Pflege und Fristenkontrolle) Übernahme einer zentralen Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Assistenz und Fachabteilungen Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Sonderaufgaben im logistischen Umfeld

Aufbau und Etablierung zentraler Geschäftsprozesse (z. B. Einkauf, Vertrieb, Projektabwicklung) Entwicklung und Einführung von Templates, Vorlagen und Standards für wiederkehrende Abläufe Definition und Umsetzung klarer Workflows für Bestellungen, Lieferungen und interne Abstimmungen Eigenverantwortliche Koordination von Einkaufs- und Verkaufsprozessen Sicherstellung effizienter kaufmännischer Abläufe im Tagesgeschäft Verantwortung für Accounting-nahe Themen (Rechnungsprüfung, Belegwesen, Vorbereitung für Steuerberater) Dein Fokus: Du schaffst ein funktionierendes operatives Fundament, das mit dem Unternehmen mitwächst.

Vollumfängliche Unterstützung einer Partnerin / eines Partners im operativen Tagesgeschäft Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Mandantenveranstaltungen Erstellung, Überarbeitung und Formatierung juristischer Dokumente, Schriftsätze und Präsentationen Aktenführung (digital & physisch), Wiedervorlagenmanagement und Fristenkontrolle Eigenständige Kommunikation mit Mandanten, Behörden und internen Schnittstellen Unterstützung im Billing-Prozess: Rechnungsstellung, Zeiterfassung, Kostenkontrolle Vorbereitung von Mandatsunterlagen und Unterstützung bei Pitches Vertrauliche Bearbeitung sensibler Informationen

Sie koordinieren eingehende Mängel- und Störmeldungen effizient, behalten den Ãoeberblick über deren Bearbeitung und stellen eine lückenlose Nachverfolgung sicher Sie steuern unsere Angebots- und Auftragsprozesse sowie die Materialdisposition Die Prüfung und Erstellung von Rechnungen gehört ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Sicherstellung korrekter Abrechnungsabläufe Als kompetente Ansprechperson stehen Sie unseren Kunden und Partnerunternehmen jederzeit unterstützend zur Seite Sie entlasten unser technisches Team durch die Mitwirkung bei der Erstellung und Aufbereitung von Berichten Darüber hinaus übernehmen Sie organisatorische und administrative Aufgaben innerhalb der Niederlassung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft

Eigenverantwortliche Betreuung und Durchführung von Projekten Inhaltliche sowie organisatorische Aufgaben zur Unterstützung der kaufmännischen Direktion Informations- und Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Erstellung und Auswertung von Statistiken Ansprechpartner für Mitarbeiter, Patienten, Kooperations- und Geschäftspartner

Als Teamassistent/in bist du eine Verstärkung für unser internationales Team, du sorgst für ein hervorragendes Bewerber- und Arbeitgebererlebnis. Du arbeitest eng mit unserer Produktionsleitung zusammen und unterstützt unser Team mit deinem organisatorischen Geschick im Tagesgeschäft. Support der Standortleitung, der Supervisor am Standort und des Managements in allen Bereichen Unterstützung des Recruiting und Onboarding-Prozesses in Koordination mit dem Recruiting Team Sicherstellen der bestmöglichen Employee Experience am Standort in Kooperation mit dem People Experience Team Aufbau des lokalen Netzwerks zu Partnerunternehmen Koordination der Projekte am Standort im Bereich Arbeitssicherheit Unterstützung bei Personalplanung der Teamleiter und Supervisor am Standort Unterstützung der Integration unserer Teammitglieder aus dem Ausland (Kenntnisse in Spanisch oder Tschechisch von Vorteil)

Sicherstellung einer reibungslosen Objektverwaltung Optimierung der Wirtschaftlichkeit des Immobilienportfolios Steigerung der Zufriedenheit Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Vorgaben Deine Aufgabe ist das Gebäudemanagement unserer gewerblichen Liegenschaften und Mietobjekte - und koordinierst alle Themen rund um Vermietung, Verwaltung sowie die Abstimmung mit unseren Mietern und Vermietern. Du betreust Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen. Du steuerst externe Dienstleister wie Sicherheitsdienste, Reinigung oder technische Services und übernimmst das dazugehörige Vertragsmanagement. Du bist Ansprechpartner für Fragen, Anliegen und Beschwerden Du kümmert Dich um das Versicherungsmanagement für die Gebäude. Du kümmerst Dich um die Nebenkostenabrechnungen sowie um die gesamte Raumausstattung und die Verbrauchsmaterialen. Du wirkst bei der Umsetzung sowie Überwachung gesetzlicher Vorgaben und Sicherheitsstandards sicher, z.B. durch ASA, Brandschutzkonzept.

Unterstützung des Projekt-/Programmmanagements im Tagesgeschäft Koordination von Terminen und Abläufen Mitwirkung bei Beschaffung sowie Monitoring von Projektaktivitäten Erstellung und Qualitätssicherung von Projektkommunikation und Reports Kostenmanagement und -controlling Anlage von Bestellanforderungen in SAP sowie Prüfung von Rechnungen und Wareneingängen Dokumentenmanagement und Reporting-Unterstützung

Organisation und Koordination von Terminen sowie Geschäftsreisen der Geschäftsleitung Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollführung Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben Verwaltung und Pflege von vertraulichen Unterlagen Schnittstelle zu internen Abteilungen und externen Partnern Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben Näheres BerufsfeldVorstandsassistenz / Assistenz der Geschäftsführung

Antizipative Disposition des verantworteten Materialspektrums mit dem Ziel eine stete Materialverfügbarkeit sicherzustellen (Coverage) Durchführung von Schnell- und Sofortbeschaffungen Koordinationsfunktion und Abstimmung bei Neueinführung von Komponenten Kollaboration mit den verantworteten Lieferanten Bearbeitung und Lösung von Qualitätsproblemen im Aufgabenbereich Überwachung und Treffen von Maßnahmen zur Revalidierung sowie Lagerlaufzeitverlängerung Kommunikation und Koordination mit den wesentlichen Stakeholdern und Schnittstellen, wie strategischem Einkauf, Qualitätssicherung, Logistik, Programm, Exportkontrolle, Engineering, Produktion Management der verantworteten Lieferanten hinsichtlich relevanter Supply Chain Themen um die Beschaffung sicherzustellen. Dazu zählen unter anderem Erstellung und Verfolgung von Aufholplänen, Kapazitätsprüfungen, Nachverfolgung von Verbesserungsmaßnahmen,Verhandlungen von Lieferzeiten und -anpassungen Unterstützung von Lösungsfindungen bei auftretenden Versorgungsproblemen Unterstützung von Projekten zur Verbesserung der Supply Chain hinsichtlich Wiederbeschaffungszeiten und Kostenminimierung Teilnahme und Gestaltung in relevanten Multifunktionsteams um die Lieferketten konsequent weiterzuentwickeln und bestehende Herausforderungen zu lösen Bearbeitung und Lösung von typischen Problemstellungen entlang des Beschaffungsprozesses, wie z.B. überfällige Rechnungen, blockierte Bestellungen Verantwortung für OTD1 Kollaboration, Bestandsmanagement und KPI Verbesserungen

Führung des Sekretariats der Technischen Abteilung Terminplanung, Projektverwaltung und Archivierung Allgemeiner Schriftverkehr und allgemeine Bürotätigkeiten (Postein- und -ausgang) Auftrags- und Rechnungsbearbeitung inkl. Kostenkontrollen Verwaltung der Mietobjekte am EvK Castrop-Rauxel & Herne

Unterstützung des Technischen Leiters im Tagesgeschäft Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Projekten Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen Schnittstellenfunktion zwischen technischen Abteilungen, Management und externen Partnern Nachverfolgung von Projekten, Deadlines und Maßnahmen Dokumentation und Pflege technischer Unterlagen Unterstützung bei strategischen und operativen Sonderprojekten

Selbstständige Koordination des VSB-Empfangs Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen sowie Funktion als interne Kommunikationsschnittstelle zu und zwischen unseren Fachbereichen Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie des Rechnungseingangs Begrüßung und Bewirtung von Gästen Bestellung und Verwaltung von Verbrauchs- und Büromaterialien Unterstützung des Onboardings neuer Mitarbeitender