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In dieser vielseitigen Rolle betreuen und organisieren Sie ein Team von Junior BankerInnen bis Senior BankerInnen und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei. Dabei erledigen Sie die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, setzen Conference-Calls auf, koordinieren und überwachen die Terminkalender, nehmen Telefonate entgegen, bereiten Geschäftsreisen vor und rechnen diese ab. Als direkte Kontaktperson für Führungskräfte, KundInnen und MitarbeiterInnen spielen Sie eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung des Informationsflusses. Allgemeine Teamassistenz Terminkoordination intern und extern für Geschäfts- und Marketingtermine Koordination und Organisation von Kundenmeetings Planung und Organisation von Kundenevents sowie internen Veranstaltungen Reiseplanung ins In- und Ausland Erstellung von Reisekostenabrechnungen Erledigung der Korrespondenz sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache Verwaltung von vertraulichen Unterlagen und Daten Erstellung von Compliance-Akten und Abwicklung interner Formalitäten wie das Tracking der Kunden (Client Connect Datenbank)

Als Office Manager (m/w/d) bist du ein zentraler Bestandteil unseres Facility Management Teams am Standort Düsseldorf für AutoScout24, Leasingmarkt.de und AutoProff. Du sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren, unterstützt das Team im operativen Tagesgeschäft und stellst eine effiziente Zusammenarbeit auf inhaltlicher, terminlicher und menschlicher Ebene sicher. Mit deinem Organisationstalent und deiner Serviceorientierung koordinierst du administrative Prozesse, planst Reisen und Events und bist eine wichtige Schnittstelle innerhalb des Unternehmens. Sicherstellen einer reibungslosen Zusammenarbeit innerhalb des Teams auf inhaltlicher, terminlicher und menschlicher Ebene Verantwortung für Rezeptionsaufgaben und den Empfang unserer Gäste Telefonbetreuung und allgemeine Korrespondenz Planung, Koordination und Überwachung von Terminen Interne Kommunikation sowie Delegation und Nachverfolgung von Aufgaben Verantwortung für das Travel Management inklusive Organisation und Buchung von Geschäftsreisen und Reisekostenmanagement Organisation und Vorbereitung von Meetings, Workshops und Telefonkonferenzen Erstellung, Vorbereitung und Gestaltung von Präsentationen, Terminunterlagen sowie Reportings und Auswertungen

Unsere Residenzen bei der Verfassung von Konzepten, Stellungnahmen und externem Schriftverkehr unterstützen Gemeinsam mit den Führungskräften unserer Residenzen sowie zentralen Abteilungen Sachverhalte abstimmen und Ergebnisse zusammenführen Die Führungskräfte unserer Residenzen in Ihrem fachlichen Zuständigkeitsbereich betreuen und kompetent sowie lösungsorientiert beraten

Der Schwerpunkt deiner Tätigkeit liegt in der Unterstützung der Risikoprüfung. Du sichtest die medizinischen Unterlagen, die im Rahmen verschiedener Lebensversicherungsanträge eingereicht werden. Zudem analysierst du die eingereichten Informationen und erfasst die für die Risikoprüfung relevanten Daten, wie Geburtsdatum, BMI, Beruf sowie Sport- und Freizeitrisiken. Dazu gehören auch alle relevanten Erkrankungen und die damit zusammenhängenden Informationen in einem entsprechenden Datenblatt. Nicht zuletzt unterstützt du die Risikoprüfer bei allgemeinen Projektaufgaben und übernimmst die Qualitätssicherung von KI-Protokollen.

Allgemeine Assistenztätigkeiten (u. a. Postein- und -ausgang, Inbound-Telefonie) im Front- und Backoffice Übernahme des Schriftverkehrs mit den Finanzbehörden, Mandanten etc. Empfang und Bewirtung von Mandant:innen / Besucher:innen sowie Organisation von Besprechungen Management der Büroorganisation inkl. Materialbestellungen, Gebäudemanagement etc.

Sie überarbeiten und aktualisieren bestehende Schulungsunterlagen und stellen dabei eine konsistente Qualität sowie eine klare Struktur sicher Sie entwickeln neue Trainingsmaterialien, Präsentationen und Leitfäden für unterschiedliche Zielgruppen Sie sind verantwortlich für die Entwicklung, Pflege und Optimierung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Prozessen Sie arbeiten eng mit Fachbereichen zusammen, um Wissen zu sammeln, zu dokumentieren und für Mitarbeitende leicht zugänglich zu machen Sie nutzen moderne KI-Tools, um Inhalte effizient zu erstellen, zu strukturieren und kontinuierlich zu verbessern

Erfassung und Registrierung ukrainischer Kriegsflüchtlinge einschließlich der Führung einer Statistik Durchführung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, z. B. Betreuung der Telefonhotline sowie das Scannen der Post und von Papierakten Unterstützung der Sachbearbeitenden in der Ausländerbehörde Datenpflege

Unterstützung des Bereiches Life Time Supply CS im Tagesgeschäft Durchführung von administrativer und organisatorischer Projektadministration / Sachbearbeitung Erstellung, kontinuierliche Pflege und managementgerechte Aufbereitung von Auswertungen, Präsentationen und Übersichten Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Schulungen und Veranstaltungen sowie Terminplanung und -koordination Vorbereiten notwendiger Unterlagen (z.B. für Audits) in Abstimmung mit dem Vorgesetzten Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Management-Terminen

Als Back Office & Office Operations Manager übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der Büroorganisation für globale, regionale und lokale Teams vor Ort. Dabei unterstützen Sie das lokale Management-Team in wesentlichen Themen, indem Sie Projekte eigenverantwortlich leiten, die Qualität in den Bereichen Vertrags- und Reisemanagement sicherstellen, die Planung und Durchführung von Veranstaltungen verantworten sowie das Diese Position konzentriert sich auf die Optimierung von Prozessen in allen unterstützenden administrativen Bereichen, fördert effizientes Teamarbeiten und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf aller Aufgaben zur Begleitung des Managements und der Büroorganisation. Back Office & Office Operations Sie verantworten umfassend das Travel Management, einschließlich Bahn-, Flug- und Hotelbuchungen sowie der Reisekosten- und A1-Prozesse. Sie verfügen über Erfahrung im Umgang mit SAP, insbesondere beim Anlegen und Nachverfolgen von Bestellungen (Purchase Orders) sowie bei der systemseitigen Unterstützung von Einkaufs- und Rechnungsprozessen. Ebenso betreuen Sie das Vertragsmanagement für Office-, Service- und Lieferantenverträge, einschließlich Verwaltung, Verlängerungen und Fristenkontrolle. In enger Abstimmung mit Finance übernehmen Sie die Prüfung und Validierung von Rechnungen. Sie begleiten professionell und regelkonform den Umgang mit Themen rund um Parallelimporte und Trademark-Fragestellungen in enger Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen wie Legal, Finance und Supply Chain. Zudem pflegen und fördern Sie die Weiterentwicklung von Office-Prozessen, Richtlinien und Dokumentationen. Front Office Vertretung Sie vertreten das Front Office bei Abwesenheiten (Besucherempfang, Organisation, Schnittstelle zu Dienstleistern) und stellen einen professionellen, reibungslosen Office - Ablauf sicher Projekt - & Management Support Sie unterstützen das operative Projektmanagement für das lokale Management Team (z. B. Office - Projekte, Umzüge, Events) Sie koordinieren externe Partner und interne Stakeholder Sie bereiten Entscheidungsgrundlagen, Übersichten und Status - Reports vor Digitale & AI-gestützte Weiterentwicklung (Ergänzung aus AI-Sicht) Sie nutzen digitale Tools zur Prozessautomatisierung (z. B. Reise - , Rechnungs - , Vertragsübersichten) Sie wirken bei der Einführung von AI - gestützten Workflows (z. B. Vertragsfristen - Tracking, Standardreports) mit Sie optimieren kontinuierlich Abläufe im Sinne von Effizienz, Compliance und Nutzerfreundlichkeit

Sekretariatsaufgaben: Abwicklung der Postbearbeitung sowie der inner- und außerbetrieblichen Korrespondenz sowie die zuverlässige Koordination von Terminen. Organisation: Administrative Unterstützung des Kollegiums im täglichen Schulalltag sowie Zentrale Anlaufstelle für Schüler, Mitarbeitenden und Bewerbende. Prozessoptimierung: Begleitung und Optimierung schulischer sowie verwaltungstechnischer Abläufe. Statistikwesen: Aktive Mitarbeit bei der Erhebung und Aufbereitung der Schulstatistik. Bewerbermanagement: Koordination und Betreuung des Bewerbungsprozesses.

Unterstütze unser Buchhaltungsteam in Teilzeit mit deinem Know-how von laufenden Buchungen bis zu Abschlüssen und gestalte Prozesse aktiv mit. Als Teil unseres Buchhaltungsteams übernimmst du die vorbereitende Buchhaltung. Dabei kümmerst du dich um die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, bearbeitest Kreditkartenabrechnungen und behältst Zahlungsläufe sowie offene Posten stets im Blick. Dein Organisationstalent zeigst du bei der Vorbereitung der monatlichen Abschlussbuchungen sowie der Quartals- und Jahresabschlüsse. Die Abstimmung von Lieferanten-, Kunden- und Sachkonten gehört dabei ebenso zu deinen Aufgaben wie die Prüfung von Reisekostenabrechnungen. Im direkten Austausch mit Wirtschaftsprüfern und unserer Steuerberatung sorgst du für reibungslose Abläufe und kümmerst dich souverän um behördliche Meldungen.

Unterstützung der Anwälte im Tagesgeschäft Terminmanagement und Koordination von Besprechungen Korrespondenzführung (schriftlich und telefonisch) mit Mandanten, Gerichten und Behörden Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen Allgemeine administrative Tätigkeiten und Büroorganisation Aufbereitung und Pflege der Mandantenakten

Verwaltung von Schüler- und Personalakten sowie Pflege der Datenbanken Bearbeitung von Anfragen und Korrespondenzen per Telefon und E-Mail Unterstützung der Schulleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Koordination von Terminen und Veranstaltungen innerhalb der Schule Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien Empfang und Betreuung von Besuchern der Schule Vorbereitung von Unterlagen und Dokumenten für Besprechungen Unterstützung bei der Organisation von Prüfungen und schulischen Abläufen

Mit Deinem freundlichen Wesen sorgst Du für einen positiven ersten Eindruck, wenn die Patient innen die Praxis betreten Das Terminmanagement steuerst Du mithilfe der Praxissoftware Charly Dabei betreust du sämtliche Kommunikationskanäle der Praxis: Telefon, E-Mail, Post Die Patientendaten werden durch dich digital erfasst und verwaltet Zudem packst Du mit an, wenn Deine Kolleg innen eine helfende Hand benötigen

Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Koordination und Organisation von Terminen und Besprechungen. Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen. Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Akten. Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben. Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs.

Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern Annahme und Weiterleitung von Telefonaten Verwaltung und Organisation der Konferenzräume Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben Termin- und Reisemanagement Pflege von Stammdaten und Dokumenten Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Empfangsbereich

Pflege von Projekt- und Vertragsdokumentationen sowie Datenbanken ️ Schnittstelle zwischen Projektleitung, Dienstleistern und internen Teams Unterstützung der Projektleitung bei der Planung und Umsetzung von Immobilienprojekten Koordination und Überwachung von Terminen und Fristen Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Dokumentationen Organisation und Protokollierung von Meetings Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Verwaltung von Projektdaten und -unterlagen Unterstützung bei der Budgetüberwachung und Kostenkontrolle Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des Teams

Leitung und Organisation des Empfangsbereichs inklusive fachlicher Führung des Empfangsteams Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs am Empfang Professionelle Betreuung nationaler und internationaler Mandanten sowie Besucher Koordination von Konferenzräumen, Terminen und internen Abläufen Schnittstelle zu internen Fachbereichen sowie externen Dienstleistern Optimierung von Prozessen und Servicequalität im Empfangsbereich Verantwortung für administrative Aufgaben und Qualitätssicherung

Empfang und Betreuung von Gästen sowie Ansprechpartner für Kunden und Mitarbeiter Annahme und Weiterleitung von Telefonaten Verwaltung des Terminkalenders und Koordination von Besprechungsräumen Bearbeitung der eingehenden Post und Korrespondenz Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Sicherstellung eines repräsentativen Empfangsbereichs Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Optimierung interner Prozesse

Allgemeine Sekretariats- und Organisationsaufgaben Bearbeitung und Archivierung der in- und externen Korrespondenz Vorbereitung und Erstellung von Dokumentationen, Berichten und Präsentationen Datenbankpflege und Archivierung im elektronischen Ablagesystem Organisation von Besprechungen, Meetings und Veranstaltungen Innerhalb eines Jahres ist eine Weiterentwicklung in die Rolle der Assistenz der Geschäftsleitung vorgesehen