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Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf im Office Management, zum Beispiel Terminkoordination, Fristenmanagement, Reiseorganisation, digitale Ablage und Verteiler-/Datenpflege Sie begleiten unsere Termine und Events von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung, insbesondere Klausursitzungen, Geschäftsführerkonferenzen oder auch Sitzungen des Präsidiums und der Vizepräsidenten Sie bereiten BDI-Inhalte auf, inklusive sprachlicher und layoutgerechter Gestaltung im Rahmen des Corporate Designs Sie arbeiten ggf. in Projekten des Bereichs und auch übergreifend mit

Erstellung von Angeboten nach technischer Vorgabe Kfm. Auftragsabwicklung inkl. Einkauf und Rechnungsvorbereitung Unterstützung des Serviceleiters bei Terminkoordination und Kundenbetreuung Betreuung unserer Monteure inkl. Vor- und Nachbereitung der Arbeitseinsätze Kontrolle und Pflege des Zeiterfassungssystems Lagerverwaltung Allgemeine kfm. Tätigkeiten

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination zentraler Abläufe im Sekretariat des Lehrstuhls Sicherstellung einer verlässlichen organisatorischen Präsenz des Sekretariats am Vormittag als zentrale Ansprechstelle für Team, Studierende und externe Partner Termin- und Dokumentenmanagement sowie Koordination der internen und externen Korrespondenz Verwaltung von Personalangelegenheiten und der finanziellen Organisation des Lehrstuhls Organisation und administrative Begleitung von Lehrveranstaltungen, Dienstreisen und wissenschaftlichen Tagungen Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter organisatorischer Abläufe im Lehrstuhlalltag

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Organisation und Koordination des Sekretariats des Ärztlichen Direktors Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Korrespondenz mit Patient:innen, Angehörigen, Behörden und externen Partnern Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Abläufen Bearbeitung von Patientenunterlagen und Dokumentation Telefon- und Empfangsdienst

Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann: Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt Du unterstützt die Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und koordinierst Termine und Teamevents Du sorgst für einsatzbereite Meetingräume und bedenkst persönliche Events Du behältst kritische Fristen und Termine im Blick, unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg innen und bereitest Kundenbesuche vor Ort professionell vor und nach Unser »Zentraler Service» und Du arbeiten eng zusammen: Du unterstützt als verlängerter Arm vor Ort - z. B. bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs Du übernimmst die Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen Du bist die gute Seele des Büros - mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Organisation und Koordination des Office-Alltags (Telefon, Post, Ablage, Bestellungen, Termin- und Raumplanung) Unterstützung der Abteilungsleitung bei Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings Koordination organisatorischer Abläufe im Team sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben Unterstützung bei Reiseplanung, internen Veranstaltungen und organisatorischen Themen Verwaltung von Dokumenten, Daten und interner Kommunikation Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft

Empfang und Service für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Erstellen und bearbeiten von Word-Dokumenten und Exceltabellen Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Betreuung Besprechungsräume Bestellung von Büromaterial und Bewirtung Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage

Unterstützung des Einkaufsteams im Tagesgeschäft Allgemeine und administrative Tätigkeiten im Einkauf Anlage und Pflege von Lieferanten- und Artikelstammdaten Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen Terminüberwachung von Lieferungen und Kommunikation mit den Lieferanten Rechnungsprüfung und Dokumentation

Erstellung, Änderung und Vollzug ortsrechtlicher Vorschriften (z.B. Kostenerstattungs-betragssatzung, Straßenreinigungsverordnung, Entwässerungssatzung) Erstellung der Globalkalkulation Keyuser für unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) Dokuneo, das Geoinformationssystem (GIS) Kominfo und Ansprechpartner für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetz (OZG) im Sachgebiet Beteiligung und Stellungnahmen als Träger öffentlicher Belange Bearbeitung verschiedener Verwaltungsverfahren in der Bauverwaltung (z. B. Wasserrecht) Betreuung der Auszubildenden im Sachgebiet

Sie behalten auch bei vielen Details den Überblick und bringen Ihre Aufgaben mit Engagement und Struktur voran? Dann sind Sie bei uns genau richtig! In dieser Rolle erstellen Sie Aufträge und Abrechnungen, klären Anforderungen mit unseren Kunden, Servicetechniker:innen und dem Außendienst. Sie sorgen dafür, dass unsere Kunden sich gut betreut und verstanden fühlen. Sie erstellen und bearbeiten Kundenaufträge und deren Abrechnung und arbeiten dabei eng mit unseren Servicetechniker:innen und dem Außendienst zusammen. Sie klären Anforderungen mit unseren Kunden und internen Fachabteilungen und sorgen für eine lösungsorientiere Kommunikation per Telefon und E-Mail. Sie aktualisieren und pflegen den Kundenstamm. Sie bearbeiten Reklamationen und mahnen Bestellungen beim Lieferanten an. Sie buchen Eingangsrechnungen und Lieferantengutschriften. Sie pflegen Auftragsdaten sorgfältig in unserem ERP-System und stellen eine strukturierte Dokumentation sicher. Sie tragen mit Ihrer serviceorientierten Arbeitsweise dazu bei, dass unsere Kunden sich jederzeit gut betreut und informiert fühlen.

Allgemeine Verwaltungsaufgaben Begleitung von Digitalisierungsprojekten Betreuung der bestehenden IT-Systeme Kassenführung und Rechnungswesen Klienten- und Personalverwaltung Unterstützung bei Besetzung der Telefonzentrale und Bestellwesen

Erstellung von Prognosen über den Energiebedarf unserer Kunden Ausführen von Dienstleistungen für unsere Stadtwerkskunden Einhaltung von Fristen, die zur reibungslosen Abwicklung der Energielieferungen dienen Eigenverantwortliches Arbeiten an energiewirtschaftlichen Themen Einbindung und Entwickeln moderner Lösungen im Bereich der intelligenten Messtechnik Betreuung unserer EDM-Dienstleistungskunden

Team-Support: Du unterstützt unser Team operativ im Tagesgeschäft sowie bei Projekten - gemeinsam arbeiten wir daran, unsere Ziele zu erreichen Daten mit Fokus: Du bereitest Produkt- und Preisdaten auf und schaffst damit die Grundlage, unsere neue Sortimentsstrategie faktenbasiert zu steuern Aktions-Management: Du planst eigenständig Artikel für unsere Marketing-Aktivitäten und behältst im Omnichannel-Umfeld alle Fäden in der Hand Kommunikations-Schnittstelle: Du fungierst als Ansprechpartner (m/w/d) für unsere Gesellschafter sowie Lieferanten und begleitest unsere neuen Verhandlungswege administrativ Prozess-Optimierung: Du bringst Dich aktiv ein, um unsere Büroorganisation und administrativen Abläufe digitaler und moderner zu gestalten Markt-Analyse: Mit Auswertungen und Wettbewerbsanalysen lieferst Du wichtige Impulse für unsere tägliche Arbeit

Bestellungen von Implantaten, Instrumentarium, Büro- und Verbrauchsmaterial Bearbeitung interner und externer Reklamationen Express- und Sonderbestellungen, Bestellerinnerungen Rechnungsbearbeitung Überwachung der Konsignationslager Durchführen des Monatsabschlusses und Mitarbeit bei der Jahresinventur Mitarbeit an den gemeinsamen Zielen der Abteilung (Digitalisierung, Prozessoptimierung)

Führung und Verbuchung der Barkasse Ausgabe, Abrechnung und Verbuchung von Handvorschüssen Führen des Verwahrgelasses Erstellen von Tagesabschlüssen Anlage und Verwaltung von Mietkautionen Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Forderungen und privatrechtlicher Forderungen Ein- und Ausbuchen von Nebenforderungen Kontrolle von Rückzahlungsbelegen Änderungen des Aufgabengebietes behalten wir uns vor.

Laufende kaufmännische und teilweise technische Verwaltung von Wohn- und Teileigentumsobjekten entsprechend der Verwalterverträge und Gesetze Organisation und gelegentlich Unterstützung bei den Eigentümerversammlungen Betreuen und führen der Korrespondenz mit Beiräten, Eigentümern, Mietern, Firmen, Behörden, etc. Beschwerdemanagement Beauftragung von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen Betreuung der Angestellten der WEG wie z.B. Hausmeister Laufende Liquiditätssicherung der Wohnungseigentümergemeinschaften Sicherstellung der Bereitstellung von Finanzierungsmitteln Umsetzung von Gesetzesänderungen sowie öffentlich rechtlicher Vorschriften / Vorgaben Abschluss, Beauftragung, und Koordination und Abnahme von Verträgen und Handwerkerleistungen einschl. der Abwicklung von Versicherungsschäden Wahrnehmung der Pflichten aus der Verkehrssicherungspflicht und Betreiberverantwortung Abwicklung von Versicherungsschäden Keine Leitung von Eigentümerversammlungen

Durchführung der Verbrauchsabrechnung von Tarif- und Sondervertragskunden Erstellen der Netznutzungsrechnungen an Energielieferanten Durchführung von Rechnungskorrekturen Abrechnungscontrolling Umsetzung der Energiemarktprozesse gemäß GPKE, GeLiGas und WiM Die Kommunikation mit unserem Dienstleister

Sie arbeiten in der Abteilung »Warenwirtschaft« als Unterstützung unseres kaufmännischen Teams. Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit, bei der Sie eigenständig und im Team arbeiten. Kaufmännische Auftragsbearbeitung in unserem ERP-System Buchung von Wareneingängen und Lagerumbuchungen Datenpflege in unserem CRM- System Führung von Verkaufskorrespondenz Durchführung von Inventurarbeiten Lieferterminüberwachung