306 Assistenz Jobs gefunden

Verantwortung für alle anfallenden administrativen Aufgaben sowie für die Büroorganisation (Postbearbeitung, Büromaterialbestellung u.v.m.) zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe Allgemeine Sachbearbeitung sowie E-Mail und Telefonkorrespondenz Überwiegend eigenständige Erstellung von Geschäftskorrespondenz Aktenpflege/-Verwaltung Digitale Datenerfassung und Vorbereitung für Zahlungsläufe Vorbereitung und Nachbereitung von Geschäftsberichten Vorbereitung und Erstellung von Verträgen und Nachträgen nach Diktat Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen Organisation von internen und externen Veranstaltungen Mittelfristige Übernahme von fachlichen verwaltungstechnischen Aufgaben zur Erweiterung des eigenen Kompetenzbereiches

Mit dir im Team läuft in der Geschäfts- und Vertriebsleitung alles rund. Denn du kümmerst dich nicht nur um Organisatorisches und Administratives, sondern bereitest die Dinge auch fachlich und inhaltlich so vor, dass alle damit optimal arbeiten können: Kolleg:innen genauso wie Partner und Kunden. Im Einzelnen geht's um: Organisation und Administration: Du hältst der Geschäfts- und Vertriebsleitung im Tagesgeschäft den Rücken frei, managst Termine, koordinierst Dienstreisen und Veranstaltungen und sorgst für reibungslose Abläufe im Büro. Meetings und Inhaltliches: Mit Blick fürs Ganze und die Details bereitest du Meetings vor und nach, erstellst Protokolle und Präsentationen, Reports und Auswertungen. Unterstützung für den Vertrieb: Als Bindeglied zwischen Kunden, Vertriebs- und Serviceteams bringst du deine Stärken ein: hilfst mit, Angebote zu erstellen, Aufträge abzuwickeln und pflegst die Kundendatenbank. Kontakt und Kommunikation: Egal, ob jemand aus dem Team oder von außerhalb eine Frage hat - du bist die erste Anlaufstelle und hilfst kompetent und freundlich weiter.

Sie arbeiten direkt der Geschäftsleitung bei allen anfallenden betrieblichen Aufgaben zu, führen eigenständige Recherche durch und setzen sich inhaltlich mit relevanten Geschäftsthemen auseinander. Sie übernehmen Anfertigungen und Ausarbeitungen von Auswertungen, Schriftstücken, Dokumenten und Präsentationen bis hin zu vertraulichen Vorlagen für Entscheidungsprozesse. Die Erledigung der täglichen Sekretariatsarbeiten, z. B. Büroorganisation, Akten- und Dokumentenmanagement inkl. Terminabstimmung/-nachverfolgung sowie Kalenderführung, stellt für Sie keine Herausforderung dar. Ihnen liegt die Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Gesprächsterminen inkl. Vor- und Nachbereitung sowie die Teilnahme an Sitzungen inkl. der Protokollführung. Die Unterstützung bei verschiedenen Projekten des Bereiches rundet Ihren Arbeitsalltag ab.

Büromanagement: Aktenführung, Adressenverwaltung, Fristen- und Terminüberwachung, Telefondienst Kommunikation: Ansprechpartner/in für externe Kontakte, Unterstützung bei der Korrespondenz, E-Mail-Bearbeitung Terminmanagement: Vorbereitung und Koordination von Präsenzbesprechungen und Videokonferenzen sowie Organisation von Dienstreisen

Sie sind die rechte Hand der Vertriebsleitung und unterstützen diese bei allen Aufgaben des operativen und administrativen Tagesgeschäfts. Dabei koordinieren, organisieren und verwalten Sie die täglichen Herausforderungen, Termine, Themen, Projekte usw. Sie erledigen die anfallende Korrespondenz eigenständig, stellen den entsprechenden Informationsfluss innerhalb der Abteilung sowie im erforderlichen Maße auch innerbetrieblich sicher. Die enge Zusammenarbeit mit unseren Teams in den Geschäftsstellen und Reisebüros sowie unserem Call-Center wird durch Sie koordiniert und unterstützt. Sie begleiten den Vertriebserfolg durch die Erstellung von Auswertungen sowie die Nachhaltung von Zielen und Ergebnissen. Sie planen und organisieren Teammeetings und Tagungen, übernehmen die Protokollführung sowie die Archivierung der Protokolle und Unterlagen. Darüber hinaus bringen Sie sich in Optimierungsprozesse der Abteilung ein.

Bearbeitung aller anfallenden Sekretariats- und Assistenztätigkeiten Koordination und Verwaltung von Drittmittel und Zuwendungen Vorbereitende Buchhaltung Aktenführung und Dokumentenverwaltung sowie Ablage und Wiedervorlage Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen

Unterstützung in der Angebotsbearbeitung einschließlich der Anforderung von Unterlagen und dem Anlegen von Projekten Vorbereitung der Angebotsabgabe, einschließlich Zusammenstellung, Versand und Nachverfolgung Durchführung von Markt- und Projektrecherchen Entwicklung und Umsetzung von Marketing- und Vertriebsmaßnahmen Terminmanagement und schriftliche Korrespondenz mit Kunden Pflege und Verwaltung der Kundendaten im CMR Allgemeine Assistenztätigkeiten

Sie arbeiten in enger Abstimmung mit ihrer Jobsharing-Partnerin, vertreten sich gegenseitig und übernehmen zwei Nachmittagsdienste pro Woche Sie koordinieren Termine, Meetings und Reisen unter Berücksichtigung von Prioritäten und Zeitplänen Sie erstellen und bearbeiten geschäftliche Dokumente und Präsentationen mit hoher Genauigkeit und Professionalität Sie übernehmen die effiziente Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Sie arbeiten eng mit einem jungen Schulleitungsteam zusammen und haben die Möglichkeit der Neugestaltung Ihres Arbeitsbereiches. Durchführung aller administrativen Aufgaben im Sekretariatsbereich Ansprechpartner in für interne und externe Kontakte Organisation eines reibungslosen Informationsflusses und Arbeitsablaufes Verantwortliche Abwicklung der gesamten Korrespondenz nach Vorlage und eigener Ausarbeitung Erstellen von Statistiken, Datenauswertungen und -umfragen Vorbereitende Tätigkeiten für Personal-und Rechnungswesen Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterial Zentrale Datenverwaltung der Schülerakten Arbeiten mit BITE Bewerbermanagementsystem und den gängigen Schulverwaltungsprogrammen z.B. edoo.sys und Bildungsportal Inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen sowie die Betreuung und Bewirtung von Gästen

Sie übernehmen die Rolle einer verbindlichen und kompetenten Ansprechperson für interne und externe Geschäftsvorgänge - in direkter Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem Vorstand. Sie verantworten die Betreuung von Beteiligungsgesellschaften im Team, einschließlich der umfassenden Vor- und Nachbereitung von Gesellschafterversammlungen. Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und operativen Belangen. Sie erstellen Präsentationen, Berichte und Analysen in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung. Sie bereiten Meetings, Tagungen sowie interne und externe Veranstaltungen vor und betreuen diese - inklusive der Terminplanung und Überwachung. Sie bearbeiten die allgemeine Korrespondenz und übernehmen klassische administrative Verwaltungs- und Assistenzaufgaben. Sie übernehmen eigenverantwortlich Sonderaufgaben und Projekte.

Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen Eigenverantwortliche Abwicklung klassischer Office Management Aufgaben (Telefon, Postein-/ausgang) Korrespondenz mit internen und externen Partnern Erstellung und Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen zu neuen Projekten im Vergabeverfahren VgV Erstellung von Präsentationen, Berichten und Analysen Erstellung von Honorarangeboten Kaufmännische Unterstützung der Kalkulationsabteilung Mitarbeit bei der Vorbereitung von Ausschreibungen und Vergabeauswertung Eigenständige Bearbeitung von Eingangs-/ und Ausgangsrechnung (Rechnungsprüfung) Datenbankmanagement (Pflege und Ablage von digitalen Daten) Organisatorische Betreuung der Firmenhomepage

Mitwirkung bei der Bearbeitung von Anträgen auf Beteiligung an den Rehabilitationsverfahren bei Akut- und Postakutverfahren, insbesondere Durchgangsarztverfahren, stationären D-Arzt-Verfahren, EAP- und BGSW-Verfahren Betreuung der SG-Terminorganisation Allgemeine Sekretariatsaufgaben Telefonische Auskunftserteilung

Organisation und Sekretariatsaufgaben Telefonische Mitgliederbetreuung Veranstaltungsorganisation Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Protokolle Terminplanung und -koordination Durchführung von Recherchen

Organisation des Terminmanagements der Sachverständigen Abstimmung, Führung und Nachhaltung der Korrespondenz Aktenführung und Dokumentenverwaltung Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten, Gutachten und Honorarrechnungen Mitwirkung bei der Angebots- und Rechnungsprüfung Organisation und Überwachung von allgemeinen Sekretariats- und Büroaufgaben

Kalender-, Termin- und Kommunikationsmanagement: Proaktive Terminplanung, E-Mail-Sichtung und -Korrespondenz, Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Vorbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen Reise- und Meetingorganisation: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie Organisation interner und externer Meetings inkl. Raumvorbereitung, Ablaufkoordination und Präsentationserstellung

Assistenz der technischen Bereichsleitung und aktive Unterstützung im Aufbau der neuen Bereichsstruktur Professionelles Office Management mit allen dabei anfallenden Assistenzaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation Kompetente Durchführung der internen und externen Korrespondenz unter Anwendung der Office-365-Programme wie OneNote und Teams Führung und Pflege der digitalen Bereichsakte Vorbereitung und Erstellung von PowerPoint-Präsentationen sowie Auswertung von Excel-Dateien Organisation und Koordination von Besprechungen, Videokonferenzen und anderen Veranstaltungen wie z. B. Messeauftritten Bearbeitung von projekt- und sachbezogenen Sonderaufgaben Organisation und Buchung der Geschäftsreisen für die Bereichsleitung, technischen Innendienst sowie Vertriebsmitarbeitende Pflege und Auswertung von Daten aus der Vertriebssoftware "PipeDrive"

Was Dich erwartet Du bist das Herzstück unseres Empfangs und sorgst dafür, dass sich Mandant:innen, Gäste und Kolleg:innen in unserer Kanzlei willkommen fühlen und führst professionelle Korrespondenz am Telefon. Du koordinierst Termine, organisierst Veranstaltungen mit und unterstützt unser Assistenzteam im Bestellwesen und der Erstellung von Präsentationsvorlagen. Du kümmerst Dich um die Post und hältst unsere verschiedenen Systeme auf dem neuesten Stand. Du organisierst Meetings und verantwortest die Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume, damit alle sich wohlfühlen. Du planst und buchst Reisen für unser Team und rechnest Reisekosten sowie Kreditkarten sauber ab.

Abwicklung von Korrespondenz, z.T. in englischer Sprache Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Unterstützung des Verwaltungsteams bei administrativen Aufgaben, z.T. in englischer Sprache Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen, überwiegend Inland

Du bist organisiert, kommunikativ und hast ein Talent dafür, Dinge in Bewegung zu bringen?Dann werde Teil unseres engagierten Teams und unterstütze die Geschäftsführung der ADAC Luftrettung! Bei uns erwarten Dich spannende Aufgaben, eine dynamische Arbeitsumgebung und die Möglichkeit, einen echten Unterschied zu machen. Gemeinsam sorgen wir für schnelle Hilfe aus der Luft und retten Leben. Unterstützung des Geschäftsführers - Du unterstützt unseren Geschäftsführer in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten und trägst so maßgeblich zur Effizienz unserer Geschäftsabläufe bei. Du kümmerst Dich um das Vertragsmanagement und sorgst dafür, dass alle Vertragsunterlagen ordnungsgemäß verwaltet werden. Organisation und Koordination - Du übernimmst die Pflege des Kalenders sowie die Koordination und Vorbereitung von Terminen. Darüber hinaus organisierst Du Reisen und kümmerst Dich um die Reisekostenabrechnungen. Zusätzlich empfängst Du und betreust nationale sowie internationale Besucher und Geschäftspartner professionell und serviceorientiert. Korrespondenzmanagement - Du verantwortest die Bearbeitung des Posteingangs sowie die schriftliche Korrespondenz der Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache sowohl digital als auch in analoger Form. Zudem überarbeitest und bereitest Du Präsentationen, Dokumente und Vorlagen für offizielle Anlässe inhaltlich und formal professionell auf. Meeting- und Veranstaltungsmanagement - Du unterstützt bei der inhaltlichen Vorbereitung der Meetings der Geschäftsführung, unter anderem durch die Erstellung klarer und strukturierter Agenden. Während der Sitzungen führst Du die Protokolle und stellst im Anschluss eine strukturierte und verlässliche Nachbereitung sicher. Darüber hinaus planst, organisierst und koordinierst Du unterschiedliche Sitzungen und Workshops und gewährleistest dabei einen reibungslosen Ablauf. Schnittstellenfunktion - Du bist zentrale Ansprechperson und steuerst die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen sowie externen Partnern. In enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem Officemanagement stellst Du einen reibungslosen Ablauf sicher und übernimmst bei Bedarf auch gegenseitige Vertretungen.

Selbständige Organisation und Ausführung aller Sekretariatsaufgaben auf der Baustelle Unterstützung der Projektleitung bei kaufmännischen Tätigkeiten sowie die Erstellung der Bau-Dokumentation Dokumentenablage und -verteilung Organisation und Koordinierung von Terminen, Dienstreisen, Besprechungen und Events Ansprechperson von Mitarbeitenden, Kunden und Partnerfirmen Interner und externer Schriftwechsel sowie selbständige Erstellung von Präsentationen, Listen und Tabellen