Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Du koordinierst externe Dienstleister für die Bewirtschaftung des Gebäudes und der Büroräumlichkeiten und verantwortest die Rechnungsprüfung sowie die Qualitätssicherung Du planst und beschaffst Büroausstattung, Bürobedarf sowie Genuss-, Verbrauchs- und Hygieneartikel und stellst eine bedarfsgerechte Versorgung sicher Du übernimmst administrative Aufgaben im Facility Management, darunter das Fuhrparkmanagement, die Organisation von Elektroprüfungen sowie die Verwaltung von Raumbuchungen und Abrechnungsprozessen Du übernimmst die Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit, organisierst das betriebliche Gesundheitsmanagement und verantwortest die Dokumentation der ASA-Sitzungen sowie die Umsetzung von Gesundheitsmaßnahmen Du führst kleinere Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten durch und sorgst somit für die Funktionsfähigkeit und den ordnungsgemäßen Zustand der Büroeinrichtung

Sie steuern und überwachen Bau-, Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen sowie externe Dienstleister und sorgen für die fachgerechte Ausführung technischer Arbeiten. Zudem koordinieren Sie Fremdfirmen, prüfen Rechnungen, begleiten Inbetriebnahmen und organisieren infrastrukturelle Dienstleistungen. Darüber hinaus betreuen Sie Sicherheits- und Zutrittssysteme, unterstützen Großprojekte und koordinieren die Raum- und Flächennutzung auf dem Betriebsgelände. Sie möchten noch mehr über uns erfahren? Lernen Sie bereits vor einer Bewerbung das Team und das Aufgabenfeld kennen.

Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen Eigenverantwortliche Abwicklung klassischer Office Management Aufgaben (Telefon, Postein-/ausgang) Korrespondenz mit internen und externen Partnern Erstellung und Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen zu neuen Projekten im Vergabeverfahren VgV Erstellung von Präsentationen, Berichten und Analysen Erstellung von Honorarangeboten Kaufmännische Unterstützung der Kalkulationsabteilung Mitarbeit bei der Vorbereitung von Ausschreibungen und Vergabeauswertung Eigenständige Bearbeitung von Eingangs-/ und Ausgangsrechnung (Rechnungsprüfung) Datenbankmanagement (Pflege und Ablage von digitalen Daten) Organisatorische Betreuung der Firmenhomepage

Organisation und Buchung von Dienstreisen Aufbereitung und Pflege von Daten sowie Erstellung und Aktualisierung von Excel-Listen Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Projektumfeld Mitarbeit im Bereich Finanzbuchhaltung (vorbereitende Tätigkeiten und Erfassung in Datev-Software)

Werde Teil unseres engagierten Teams und unterstütze als Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung den Landessportbund Rheinland-Pfalz. In dieser zentralen Position sorgst Du für reibungslose Abläufe in der Geschäftsführung, unterstützt die Organisation unserer Verbandsarbeit und bist eine wichtige Schnittstelle für den organisierten Sport in Rheinland-Pfalz. Eigenständige Koordination, Pflege und vorausschauende Organisation des Terminkalenders der Geschäftsführung und des Präsidenten Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Gremienterminen Erstellung und Aufbereitung von Protokollen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Geschäftskorrespondenz Strukturierte Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Sichtung, Priorisierung und Koordination der E-Mail-Korrespondenz Professionelle Kommunikation mit Mitgliedsorganisationen, Verbänden, Gremien, Dienstleistern und externen Partnern Unterstützung bei Projekten, Veranstaltungen und organisatorischen Sonderaufgaben Sorgfältige Verwaltung, Ablage und Bearbeitung vertraulicher sowie geschäftsführungsrelevanter Unterlagen Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, internen Fachbereichen und externen Ansprechpartnern

Der Fachbereich Rechtswissenschaft der Freien Universität Berlin ist ein beliebter und internationaler Studien- und Forschungsstandort in Deutschland. In den drei Wissenschaftlichen Einrichtungen des Fachbereichs - Zivilrecht, Strafrecht und Öffentliches Recht - sind alle grundlegenden Fachgebiete der juristischen Ausbildung sowie die Forschungsprofile der Arbeitsbereiche gebündelt. Als Teamassistent in unterstützen Sie den Arbeitsbereich einer Professorin bzw. eines Professors bei allen organisatorischen Aufgaben. Sie managen die reibungslosen Abläufe des Sekretariats mit Engagement und Weitblick und sind erste Ansprechperson für wissenschaftliche Mitarbeiter innen, Studierende und Gäste. Selbstständige Erledigung von Verwaltungs-, Organisations- und Sekretariatsaufgaben Zentrale Ansprechperson für externe und interne Anfragen von Publikum, Mitarbeiter innen und Studierenden (persönlich, telefonisch oder per Mail) Finanz- und Personalkostencontrolling, Mittelverwaltung und Budgetkontrolle Terminkoordination Planung und Organisation von Dienstreisen sowie Vorbereitung der Dienstreiseabrechnungen Organisatorische Vorbereitung und Betreuung von Veranstaltungen (Tagungen, Workshops usw.) Betreuung der Internetseiten des Arbeitsbereichs Unterstützende Tätigkeiten im Rahmen von Lehre und Prüfungen

Sie werden allgemeine Assistenzaufgaben übernehmen (Büroorganisation, schriftliche und telefonische Korrespondenz, Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Empfang und Bewirtung von Gästen). Sie unterstützen bei der Planung und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung und behalten Termine, Prioritäten und Fristen für reibungslose Abläufe im Blick. Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Terminen und Reisen. Sie unterstützen bei Bestellungen sowie Boten- und Einkaufsgängen. Sie fungieren als Kommunikationsschnittstelle für interne und externe Ansprechpartner.

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Sie sind der Dreh- und Angelpunkt zweier internationaler Teams für Spitzenforschung. Als rechte Hand der Professoren halten Sie Wissenschaftlern den Rücken frei, agieren als Schnittstelle zur Universitätsverwaltung und zu externen Partnern, und tragen aktiv dazu bei, dass bahnbrechende Forschung Realität wird. Sie wirken mit beim Aufbau des zentralen "Sequencing Centers" der UDE sowie der Etablierung und Weiterentwicklung der Prozesse für die Auftragsabwicklung von externen und internen Kund:innen Sie steuern Projektbudgets eigenständig mittels Ist-Soll-Vergleichen, erstellen präzise Liquiditätsplanungen und erarbeiten bei Abweichungen proaktiv Lösungsvorschläge. Sie erstellen finalisierungsreife Verwendungsnachweise für nationale und internationale Mittelgeber (z. B. DFG, BMFTR, EU) und führen die Korrespondenz mit den Zuwendungsgebern. Sie prüfen Projektausgaben auf Einhaltung der Förderrichtlinien sowie des Haushaltsrechts. Sie kalkulieren Personalkosten unter Berücksichtigung von Tarifsteigerungen (TV-L) und stellen in eine Deckung der Stellenfinanzierung sicher. Sie koordinieren zentrale Beschaffungsvorgänge, pflegen Projektdaten gewissenhaft in SAP (oder vergleichbaren ERP-Systemen) und unterstützen bei der Überwachung der Projektfortschritte. Sie setzen wissenschaftliche Veranstaltungen eigenständig organisatorisch um (insb. englischsprachig), von der Koordination der Abläufe über das Einladungsmanagement bis hin zur begleitenden Öffentlichkeitsarbeit, auf Basis der durch die Professoren entwickelten Inhalte und Programme. Sie steuern den reibungslosen Büroalltag in verantwortlicher Rolle inklusive Termin- und Raumplanung, führen Korrespondenz in Deutsch und Englisch, und betreuen die Webseiten. Sie unterstützen bei der Koordination der Forschungsgruppen, sowie bei der Vorbereitung von Gremiensitzungen, Hochschullehre, Konferenzen und Reisen. Zudem optimieren Sie administrative Prozesse, gerne digital. Sie begleiten Personalmaßnahmen von der Unterlagenprüfung bis zur Vertragsaushändigung, führen eigenständig Personallisten und sind erste Ansprechperson für internationale Talente.

Die Tätigkeit im Vorzimmer des Ersten Bürgermeisters und der Geschäftsleitung bringt eine breite Palette von Aufgaben mit sich, schwerpunktmäßig sind Sie für alle anfallenden Assistenzaufgaben, insbesondere die Korrespondenz, die Koordination der umfangreichen Terminplanung, verbunden mit allen sich hieraus ergebenden organisatorischen und verwaltungsmäßigen Tätigkeiten, die Mitwirkung bei der Organisation von Empfängen, die Abwicklung von Besucher- und Telefonverkehr sowie die Organisation der Sitzungen des Stadtrates zuständig. Daneben zählt die Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten in der Personalverwaltung zu Ihrem Aufgabengebiet. Diese Vielseitigkeit sorgt dafür, dass kein Tag dem anderen gleicht.

Telefonische und schriftliche Betreuung unserer Kunden Terminplanung und Koordination von Mitarbeitereinsätzen Bearbeitung von Kundenanfragen Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen Allgemeine Korrespondenz sowie administrative Tätigkeiten Organisation und Strukturierung von Büroabläufen Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen

Sie bearbeiten alle administrativen Aufgaben im Rahmen des Frontoffice, u. a.: Postein- und -ausgang Telefonzentrale Eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz Sie tragen die Verantwortung für die gesamte Büroorganisation, bspw.: Bestellung von Büromaterial Kassenführung Ablage Sie empfangen und betreuen Geschäftspartner/Gäste und bereiten Besprechungen vor. Das Erstellen von Schriftsätzen, Rechnungen und Tätigkeitsaufstellungen obliegt Ihnen. Sie unterstützen das Team durch allgemeine Verwaltungs- und Assistenzaufgaben.

Du erfasst und bearbeitest Kundenaufträge sowie Bestellungen im Tagesgeschäft. Unsere Kunden berätst du freundlich und kompetent - telefonisch und per E-Mail. Du pflegst Kundenstammdaten zuverlässig. Zahlungseingänge überwachst Du gewissenhaft und klärst Unstimmigkeiten frühzeitig. Du überwachst die täglichen Geldeingänge und Abrechnungen durch unsere Kraftfahrer (m/w/d) und führst die Kassenabrechnung durch. Unsere Vertriebsmitarbeiter im Außendienst unterstützt Du durch eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise. Reklamationen und Kundenbeschwerden nimmst Du auf und begleitest ihre professionelle Bearbeitung.

Persönliche, telefonische und schriftliche Betreuung unserer Massenkunden in den Energiearten Strom, Gas, Wasser und Fernwärme An- und Abmeldung aller Energiearten und Wasser Führen von Verkaufs- und Beratungsgesprächen zu allen Energiearten Durchführung von Vertrags-abschlüssen/-kündigungen, Stammdatenpflege, Erläuterung von Verbrauchs-abrechnungen, Abschlags-forderungen sowie debitorischer Konten-informationen Mitwirkung bei Vertriebs-aktionen und Messen zur Erhöhung der Kundenbindung

Unterstützung der Gebietsleitung bei der Akquisition und Betreuung von Neu- und Bestandskunden Pflege und Ausbau von Vertriebspartnerschaften innerhalb der jeweiligen Zielbranchen Verantwortlichkeit für die Dokumentation und interne Abwicklung von Vorgängen Konstruktive Mitarbeit an der Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse Durchführung von Sekretariatsaufgaben sowie Büroorganisation

Kundenbetreuung und -akquise Angebots- und Auftragsbearbeitung Reklamationsbearbeitung Kundenbesuche Allg. Schriftverkehr

Bearbeitung von Festzinsabläufen Bearbeitung von Förder- und Weiterleitungsdarlehen Anlage und Änderung von Konten Bearbeitung von Beschlüssen zu u.a. Vertragsänderung oder Tilgungsaussetzungen Fallabschließende Avalbearbeitung Erstellung von Jahresabschlussbestätigungen

Die gesamte Versandabwicklung, unter Berücksichtigung von Versandvorschriften und Terminvorgaben Erstellung und Steuerung aller notwendigen Versanddokumente Frachtraumdisposition und Transportanmeldungen Pflege von Packmittel-Konten und Versandstatistiken Mitwirkung bei der Zollabwicklung

Disposition von Rohmaterial, Kaufteilen und Lohnarbeit Festlegen und Pflegen der Stammdaten gemäß internen Bewirtschaftungsrichtlinien Gewährleistung der Versorgungssicherheit durch termingerechte Beschaffung Unterstützung des Verkaufs und der Produktion Sicherstellung der Materialverfügbarkeit bei geringster möglicher Kapitalbindung Auftragserfassung/Bearbeitung (B2B) inkl. Materialplanung und Beschaffung Bearbeitung und Kontrolle von Bestellungen und Erstellen von Lieferdokumenten Überwachen und koordinieren der Produktions- und Liefertermine Erstellen und Bearbeiten von Fertigungsaufträgen, Stücklisten und Operationsplänen Vertretungsweise Zuarbeit in der Fertigungssteuerung Aktive Beteiligung des Optimierungsprozesses sowie Lean Management Standortübergreifende Zusammenarbeit

VR: Lernende tauchen in komplett virtuelle Welten ein - z.B. zur Simulation von Arbeitsprozessen in der Industrie und im Handwerk. AR: Die reale Welt wird durch digitale Informationen ergänzt - z.B. bei der Wartung von Maschinen mit eingeblendeten Anleitungen. VR-Schulungen für Maschinenbau, Mechatronik, Elektriker, Schweißer, Chirurgen etc. AR-Anwendungen in der Ausbildung Eigenverantwortliche Bearbeitung und Abwicklung von Kundenaufträgen Erfassung, Prüfung und Pflege von Auftragsdaten im ERP-System Terminüberwachung sowie Abstimmung mit Produktion, Logistik und Vertrieb Erstellung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen Ansprechpartner bei Fragen zum Auftragsstatus Pflege von Stammdaten und Dokumentationen