Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft Erledigung deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz Übernahme und Koordination allgemeiner administrativer Aufgaben wie Telefonate, Terminkoordination, Postein-/-ausgang und Reisemanagement Vorbereitung und Analyse von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung Übernahme von Aufgaben mit rechtlichem Bezug Führen eines elektronischen Ablagesystems Kommunikation mit und Betreuung von internationalen Gästen Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Präsentationsunterlagen und Schriftsätzen

Unterstützung unseres Planungsteams bei administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben Die Digitalisierung und Transformation unseres Büros vorantreiben (u. a. Dokumentenmanagement, papierloses Büro, KI). Betreuung unserer Social Media Kanäle /Netzpräsenz, Content Erstellung nach Abstimmung. Betreuung von öffentlichen Vergabeverfahren, u.a. VGV, ÖPP, RPW, etc. - Zuarbeit, Dokumentation, Fristenüberwachung

Sie erledigen allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie z. B. Post verteilen, Termine vergeben und Anrufe annehmen. Sie arbeiten den Sachbearbeitern des Fachbereichs mit dem Schwerpunkt Aufenthaltsrecht zu und unterstützen diese. Sie koordinieren den Kundenverkehr an der Informationsstelle des Fachbereichs und nehmen eigenständig Kundentermine wahr. Sie legen E-Akten an und ergänzen diese mit den Daten aus dem verwendeten Fachverfahren.

Bearbeiten und Ausfertigen von Korrespondenzen nach Vorlage Schriftgut- und Posteingangsverwaltung elektronisch und in Papierform Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen sowie organisatorische Unterstützung Veröffentlichung und Überwachung von Stellenanzeigen auf internen und externen Plattformen Vorkontierung von Rechnungen Protokollführung Dateipflege

Sie unterstützen den Vizepräsidenten (VP2) der Freien Universität Berlin in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Der Vizepräsident ist Mitglied des Präsidiums, das unter Vorsitz des Präsidenten die Freie Universität Berlin leitet; zu seinen zentralen Zuständigkeiten gehören unter anderem Berufungsangelegenheiten. Als Teamassistenz tragen Sie mit Ihrem ausgeprägten Organisationsgeschick, Ihrer Kommunikationsstärke und Ihrer strukturierten Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen bei. Sie arbeiten dabei eng mit der/dem Referent in des Vizepräsidenten zusammen und agieren als verlässliche Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartner innen. Organisation und Koordination von Terminen des Vizepräsidenten Schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache Organisation und Koordination von Veranstaltungen, einschließlich Terminplanung, Raumorganisation, Teilnehmendenmanagement Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Dienstreisen Gästebetreuung Überwachung des E-Mail- und Posteingangs sowie Einleitung erster Bearbeitungsschritte Pflege und Verwaltung von Ablagestrukturen, unter Berücksichtigung einer nachvollziehbaren Dokumentation aller Vorgänge Durchführung themenbezogener Recherchen Vorbereitung von Gesprächsterminen in Abstimmung mit dem/der Referent in Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Personalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krankmeldungen) Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP

Sie unterstützen den Präsidenten und sein Team im engen Austausch mit einer weiteren Teamassistentin an zentraler Schnittstelle in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Dazu gehören insbesondere: Schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache Umfangreiche E-Mail-Bearbeitung Terminmanagement des Präsidenten mit Microsoft Outlook Lektorat und Layout von Texten/Redemanuskripten Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen inkl. Sitzungsunterlagen Veranstaltungsorganisation (Kommunikation, Raumorganisation, Catering etc.) Gästebetreuung Weitere Sekretariatsaufgaben wie Postein- und -ausgangsbearbeitung, Verwaltung von Sitzungsräumen sowie Koordinierung des Fahrers des Präsidiums Kontinuierlicher Informationsaustausch und Koordinationsaufgaben innerhalb des Präsidenten-Teams und des Präsidiums Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Personalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krankmeldungen) Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP Themenbezogene Recherchen und Datenauswertungen (Informationsmanagement) Akten- und Dokumentenmanagement (Ablage, Archivierung, etc.)

selbständige Büroorganisation zur Unterstützung von Mitarbeitern und Geschäftsleitung Übernahme von Korrespondenz, Telefonzentrale und sonstigen Sekretariatsaufgaben Zuarbeit bei Präsentationsunterlagen und Akquisition Vorbereitung und Betreuung von Veranstaltungen und Reisen Unterstützung beim internen Controlling Vorbereitende Buchhaltung und Mitverwaltung des Zahlungsverkehrs Pflege von Kontaktdatenbank und Bibliothek

Unterstützung der einzelnen Teams im Entlassmanagement/Sozialdienst Organisatorische und administrative Unterstützung der Abteilungsleitungen Direkter persönlicher Kontakt mit Patient innen und Angehörigen Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Patient innen, Angehörige, Kostenträgern, interne und externe Kooperationspartnern Allgemeine Büro- und Assistenztätigkeiten zu üblichen Office-Zeiten Formularpflege & Digitalisierung Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeiter

Sie steuern die Aufträge Ihres Gebietes und überwachen die Einhaltung der Zielsetzungen Zu Ihren Aufgaben gehören die Versandanmeldung, die Erstellung der Versanddokumente sowie die interne als auch die externe Kommunikation mit den Spediteuren und Kunden zu allen Fragen aus Ihrem Gebiet Darüber hinaus verantworten Sie die Abwicklung von Retouren sowie Klärfälle Bearbeitung der eingehenden E-Mails Transportabfertigung Vertretung im Team in deren Abwesenheit

Koordination und Organisation sämtlicher Sekretariatsabläufe Erstellung unterschriftsreifer Unterlagen für die Schulleitung sowie Auswertungen und Statistiken, Bearbeitung des Schriftverkehrs und Terminmanagement Ressourcenmanagement, insb. Raumplanung, Bestellwesen und Vorbereitung von Tagungen Schülerverwaltung sowie Bewerbermanagement inkl. Onboarding und Offboarding Mitwirkung bei der Koordination der Praxisphasen und Organisation der staatlichen Prüfungen Dozentenmanagement einschließlich Abrechnungsprozesse Pflege und Aktualisierung der Schulwebseite

Unterstützen Sie unsere Verwaltung und schaffen Sie mit uns die Verkehrsinfrastruktur von morgen. Werden Sie Teil unseres Teams als Sachbearbeitung in der Verwaltung (m/w/d). Koordination, Bearbeitung, Abrechnung und Abwicklung von Schadensersatzangelegenheiten gegen Dritte Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten Datenerfassung und -pflege samt Bearbeitung von lohnabrechnungsrelevanten Unterlagen

Unterstützende Aufgaben für den Außendienst (Terminplanung und Korrespondenz mit Interessenten) Vertriebsunterstützung durch Kaltakquise und allgemeine Outbound-Tätigkeiten Vor- und Nachbereitung von Gesprächen mit Interessenten Terminkoordination

Koordination von anspruchsvollen Logistikprojekten als zentraler Ansprechpartner, u.a. in Zusammenarbeit mit externer Beratung. Analyse und Optimierung bestehender Logistikprozesse sowie Neugestaltung und Einführung neuer Prozesse. Mitarbeit in interdisziplinären Teams. Erhebung und Auswertung projektrelevanter Daten. Kommunikation, Information und Abstimmung mit allen Projektbeteiligten im gesamten Projektverlauf.

Du planst, steuerst und begleitest Projekte zur Weiterentwicklung unserer logistischen Systeme und Prozesse - von der Analyse bis zur Umsetzung. Du arbeitest eng mit internen Fachbereichen und externen Partnern zusammen und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss. Du erkennst Optimierungspotenziale entlang der Supply Chain und setzt nachhaltige Verbesserungen um. Du bringst agile Methoden in die Logistikpraxis - ob in Projekten, Workshops oder im Tagesgeschäft.

Entwicklung und Analyse von neuen Konzepten und Vorgaben. Analyse, Optimierung und Gestaltung bestehende Prozesse. Initiierung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen zur Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung. Zentrale Schnittstelle zwischen den Länderstandorten und der Zentrale. Überwachung von Kennzahlen. Enge Zusammenarbeit mit der Leitung Länderbetreuung.

Unterstützung der Private Banking Berater hinsichtlich Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Kundengesprächen im Kreditgeschäft Erstellung von Finanzierungsvorschlägen in enger Abstimmung mit dem Private Banking Kreditberater Unterstützung im Tagesgeschäft und bei administrativen Aufgaben Mitwirkung bei vertrieblichen Aktivitäten rund um Finanzierungs- und Kreditlösungen Allgemeine organisatorische und koordinierende Tätigkeiten im Kreditbereich Aktive Kontakthaltung sowie Pflege bestehender Kundenbeziehungen Repräsentation der Bank in der Öffentlichkeit, z. B. Planung und Unterstützung bei Kundenveranstaltungen Terminvereinbarungen / -verwaltung

Buchhaltung Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung inkl. Mahnwesen Kontenabstimmung und -klärung Kontrollieren der offenen Posten Erstellen von Zahlungslisten Pflege der Stammdaten Mitwirken beim Vorbereiten der Monats- und Jahresabschlüsse

Aufnahmeverhandlung mit dem Gefangenen sowie Anlegen und Führen der Gefangenenpersonalakten Elektronische Erfassung von Gefangenendaten mit den Programmen BasisWeb und SoPart Strafzeitberechnung Koordinierung und Vorbereitung von Vorführungen bei den Gerichten sowie von Einzel- und Sammeltransporten Fristenüberwachung

Bearbeitung von ausländer- und asylrechtlichen Angelegenheiten, insbesondere Erteilung und Versagung von Aufenthalts- und Niederlassungserlaubnissen Erteilung von Aufenthaltsgestattungen, Duldungen und Fiktionsbescheinigungen Bearbeitung von Visumsanträgen Erlass von Ausweisungsverfügungen Vertretung der Ausländerbehörde in Widerspruchs- und Gerichtsverfahren Planung und Koordinierung von aufenthaltsbeendenden Maßnahmen, einschließlich der Beschaffung von Passersatzdokumenten und der Beantragung gerichtlicher Beschlüsse

Abwicklung des Kartenvorverkaufs über Eventim (Einrichten neuer Veranstaltungen, Abfrage aktueller Ticketverkauf, Abrechnung von Ticketeinnahmen etc.) Kassendienste/Abendkasse bei Veranstaltungen Prüfung und Anweisung von Eingangsrechnungen Unterstützung bei der Veranstaltungsvorbereitung und Umsetzung (u. a. Einteilung des Helfer-Personals) Vorbereitung und Umsetzung des Künstlercaterings (Einkauf, Einweisung des Catering-Helferteams) Presse-Monitoring und Erstellung von Pressespiegeln Unterstützung bei Auf-/Abbauarbeiten für Veranstaltungen (z.B. Bestuhlung)