Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Sie begleiten den Vorsitz des GBR bei der Erledigung seiner Aufgaben, d. h. sind insbesondere zuständig für: Die fachliche und organisatorische Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Sitzungen (z. B. Erstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollen), Die Vorbereitung, Organisation und Koordination von Veranstaltungen (z. B. GBR- und Ausschusssitzungen) einschließlich der Korrespondenz mit Tagungsstätten und Hotels sowie der Organisation des Reisemanagements, Organisation des Einkaufs für den GBR und Prüfung von Rechnungen, Die verwaltungstechnische Organisation der Geschäftsstelle (u. a. Erledigung der Korrespondenz, Aktenführung und -ablage, Terminplanung und -organisation), Unterstützung der örtlichen Betriebsräte.

Unterstützung der organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um die Organisation und Durchführung der Sitzungen des Perspektivenrats. Ansprechpartner in für die Führungskräfte, ihre Büros, die Kolleg innen sowie externe Partner innen. Verwaltung des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise. Bearbeitung interner und externer Anfragen, Redaktion von Manuskripten, Erstellung von Präsentationsfolien, Mitarbeit an der Datenbankentwicklung und -pflege. Planung, Organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen. Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG-Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung. Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG. Schriftverkehr auf nationaler und internationaler Ebene. Unterstützung der beiden Münchner Referate der Abteilung bei allgemeinen Sekretariatstätigkeiten (z. B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Telefondienst, Terminkoordination, Reisebuchung, Materialbeschaffung und -verwaltung, Vertragsprüfung und -abschlüsse). Vertretung der Sachbearbeitung/Assistenz der Abteilungsleitung in allen ihren Aufgaben.

Proaktive Unterstützung der Abteilungsleitung und der Arbeitsgruppen im administrativen Bereich: Unterstützung im operativen Tagesgeschäft Klassisches Büromanagement wie z. B.: Terminplanung, Erstellung von Präsentationen / Unterlagen, Hardware- und Software-Beschaffung sowie Berechtigungen etc. Unterstützung in Projekten und Prozessen Weiterentwicklung zu einem »digitalen Büro« Ansprechpartner in der Schnittstellenfunktion für den Stadtkonzern (GGH und städtische Ämter)

Gesucht wird ein e Kollege in zur Unterstützung des Präsidenten bei der Wahrnehmung seiner vielfältigen Aufgaben und Funktionen. Sie sind gemeinsam mit Ihrer Kollegin der serviceorientierte Erstkontakt für alle Belange von interner wie externer Seite. Die Arbeit im Leitungsbüro der Universität eröffnet Ihnen ein abwechslungsreiches und breites Aufgabenspektrum mit enger Anbindung an die Universitätsleitung, die beiden Persönlichen Referenten in und die Assistenzen der anderen Vorzimmer - eine selbstständige und vertrauliche Zusammenarbeit ist dabei selbstverständlich. Umfassende Büroorganisation, inkl. Terminkoordination, Korrespondenz des Präsidenten und Postbearbeitung Termin- und Reiseplanung des Präsidenten Planung und Organisation von Video-/Telefonschaltkonferenzen, Meetings und Veranstaltungen Empfang und Betreuung von Gästen Erledigung von Sonderaufgaben bei ausgewählten Projekten

Eigenständige Organisation und Koordination aller administrativen, organisatorischen sowie Verwaltungsaufgaben und Abläufe im Kanzleialltag. Fristenüberwachung, digitales Dokumentenmanagement, Mandanten- und Auftragsanlage sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost gehören zu Ihren Aufgaben. Sie sind die Kommunikationsschnittstelle zwischen Partner, Team, Mandanten und Behörden. Als Teil unseres Teams sind Sie für die administrative und organisatorische Unterstützung des gesamten Teams zuständig. Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit unseren nationalen und internationalen Mandanten sowie Empfang und Bewirtung. Eigenständige Durchführung der Fakturierung. Sie gestalten interne Projekte und Prozesse mit und übernehmen Sonder- und Projektaufgaben. Sie organisieren und unterstützen bei unseren Events und sind Ansprechperson für unsere Dienstleister.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben Terminvereinbarungen inkl. Raumbuchungen Materialbestellungen Vorbereitung von Besprechungen Protokollführung bei Besprechungen Aktenverwaltung (auch digital), Archivierung von Akten Führen von Inventarlisten Erstellung allgemeiner Korrespondenz Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen Organisation und Dokumentation von Dienstreisen und Weiterbildungsmaßnahmen Betreuung der Auszubildenden im Referat und Erstellung des Einsatzplans Überprüfung der Internetseiten als auch Flyer und Broschüren des Referats auf Aktualität Personalsachbearbeitung Weiterleitung Krank- und Gesundmeldungen Unterstützung der Referatsleitung bei der Überwachung der Urlaubsplanung Unterstützung bei Stellenausschreibungsverfahren (Korrespondenz, Organisation Vorstellungsgespräche) Unterstützung der Leitenden Fachkraft für Arbeitssicherheit Unfallanzeigen auf Vollständigkeit prüfen und weiterleiten Führen der Liste Sicherheitsbeauftragte und Informationen an neue Sicherheitsbeauftragte versenden Gefährdungsbeurteilungen für schwangere Mitarbeiterinnen und Studentinnen prüfen und Liste Mutterschutz pflegen

Organisation und Koordination zentraler Abläufe im Sekretariat des Lehrstuhls Sicherstellung einer verlässlichen organisatorischen Präsenz des Sekretariats am Vormittag als zentrale Ansprechstelle für Team, Studierende und externe Partner Organisatorische Unterstützung der Biobank des Lehrstuhls und von klinischen Studien, insbesondere bei der Terminkoordination, dem Probandenempfang sowie der Koordination der Probenlogistik Verwaltung von Personalangelegenheiten und der finanziellen Organisation des Lehrstuhls Organisation und administrative Begleitung von Lehrveranstaltungen, Dienstreisen und wissenschaftlichen Tagungen Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter organisatorischer Abläufe im Lehrstuhlalltag

Vertragliche und gesellschaftsrechtliche Aufgaben, insbesondere die Strukturierung und Vorbereitung von Verträgen Begleitung von Gesellschaftsgründungen sowie Erstellung gesellschaftsrechtlicher Unterlagen und Vertragszusammenfassungen Verwaltung und Pflege von Datenbanken Abteilungsorganisatorische Aufgaben und allgemeine Bürotätigkeiten Organisation von Gesellschafterversammlungen und Kommunikation mit internen und externen Projektpartnern/Ansprechpartnern

Organisation & Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung Erstellung & Aufbereitung von Exposés, Unterlagen, Präsentationen & Reports Kommunikation mit Kunden, Partnern & Dienstleistern Besprechungsvor- und -nachbereitung Unterstützung im Vertrieb & Marketing / Allgemeine administrative Aufgaben im Innendienst

Eigenständige Büroorganisation und allgemeine administrative Tätigkeiten Unterstützung der Projektleitung im Backoffice Operative Vorbereitung und Erstellung von Bestellungen und Nachunternehmerbeauftragungen Erstellung von Ausschreibungen und Preisspiegeln Vertriebs- und Akquisitionsunterstützung Erstellung von Revisionsunterlagen

Im Rahmen der ausgeschriebenen Assistenzfunktion unterstützen Sie die wissenschaftliche Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, sorgen für den reibungslosen Ablauf des Sekretariatsbetriebs und fungieren als wichtige Schnittstelle zu den wissenschaftlichen Departments und Stäben, zur administrativen Geschäftsführung sowie zu externen Geschäftspartnern. Selbstständige Organisation des Sekretariats unserer wissenschaftlichen Geschäftsführung mit allen dazugehörigen einschlägigen und verwandten Aufgaben einschließlich Erledigung der nationalen und internationalen Korrespondenz (auch in englischer Sprache) Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Vor- und Nachbereitung von Gastempfängen, Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Protokollierung und Zuarbeiten für die Gremien der Geschäftsführung Vertretung der Assistenz der administrativen Geschäftsführung Betreuung von Auszubildenden Übernahme organisatorischer und administrativer Sonderaufgaben

Unsere Kunden und Gäste professionell empfangen Die zentrale Telefonannahme, Vermittlung und Rückrufannahme durchführen Den täglichen Rechnungseingang erfassen Unsere Konferenzräume vor- und nachbereiten und das Büromanagement organisieren Den Posteingang und Postausgang abwickeln

Eigenständige Organisation und Koordination der Geschäftsstelle des Betriebsrats unter Beachtung der Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) Eigenverantwortliche und regelkonforme Vor- und Nachbereitung von Betriebsratssitzungen, insbesondere Einladungen, Tagesordnung, Protokoll, Anwesenheitslisten, Sitzungsunterlagen sowie Nachladen von Ersatzmitgliedern Organisatorische Unterstützung bei weiteren Besprechungen, Gesprächen, Fortbildungen und Veranstaltungen des Betriebsrats Verantwortungsvolle und datenschutzkonforme Verwaltung besonders sensibler personenbezogener Daten - mit hohem Maß an Vertraulichkeit und Sorgfalt Selbstständige Prüfung und Überwachung gesetzlicher und betriebsverfassungsrechtlicher Fristen (z. B. Fristen für Anträge, Mitbestimmungs- und Mitwirkungsrechte) Eigenständige Entwicklung und Optimierung administrativer Abläufe der Betriebsratsgeschäftsstelle und dessen Webauftritt im Intranet Organisatorische und administrative Zuarbeit für Mitteilungen, Präsentationen und Betriebsvereinbarungen, insbesondere durch Zusammenstellung von Unterlagen, Übersichten und Statistiken

Empfang und Betreuung von Mandaten (teilweise auch in englischer Sprache) Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und allgemeine Bürotätigkeiten Proaktive Unterstützung unseres Kanzleiteams Überwachung von Fristen / Abgabeterminen / Wiedervorlagen Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten nach Vorlage (z.B. Verträge, Gutachten, Schriftsätze, Präsentationen und allgemeine Korrespondenz) Rechnungsstellung Unterstützung bei der Einhaltung berufsrechtlicher Pflichten bzw. deren Dokumentation Vorbereitung und Organisation von Besprechungen/Veranstaltungen sowie Ausfertigung von Schulungsunterlagen und Präsentationen Ansprechpartner für Zeitbuchungen und für das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement

Buchung von Eingangsrechnungen: Sie übernehmen die Buchung von Eingangsrechnungen und stellen sicher, dass alle Zahlungen korrekt erfasst werden Fakturierung: Sie erstellen Ausgangsrechnungen und behalten dabei stets den Überblick über alle laufenden Vorgänge Auftragsabwicklung: Sie unterstützen unser Team in der gesamten Auftragsabwicklung und sorgen dafür, dass unsere Kunden rundum zufrieden sind Kommunikation: Sie stehen in regelmäßigem Kontakt mit unseren Kunden und Lieferanten und sind ein wichtiger Ansprechpartner für alle Belange Administrative Unterstützung: Sie unterstützen bei verschiedenen administrativen Tätigkeiten wie bspw. Erstellung von Reisekostenabrechnungen und tragen so zum reibungslosen Ablauf unserer Office-Prozesse bei

Du koordinierst externe Dienstleister für die Bewirtschaftung des Gebäudes und der Büroräumlichkeiten und verantwortest die Rechnungsprüfung sowie die Qualitätssicherung Du planst und beschaffst Büroausstattung, Bürobedarf sowie Genuss-, Verbrauchs- und Hygieneartikel und stellst eine bedarfsgerechte Versorgung sicher Du übernimmst administrative Aufgaben im Facility Management, darunter das Fuhrparkmanagement, die Organisation von Elektroprüfungen sowie die Verwaltung von Raumbuchungen und Abrechnungsprozessen Du übernimmst die Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit, organisierst das betriebliche Gesundheitsmanagement und verantwortest die Dokumentation der ASA-Sitzungen sowie die Umsetzung von Gesundheitsmaßnahmen Du führst kleinere Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten durch und sorgst somit für die Funktionsfähigkeit und den ordnungsgemäßen Zustand der Büroeinrichtung

Sie betreuen und beraten unsere Handelskunden in einer der folgenden Sprachen: Englisch oder Französisch Sie sind verantwortlich für die Korrespondenz sowie die technische und sachliche Ausarbeitung von Küchenaufträgen Sie arbeiten an unserer digitalen Auftragsabwicklung mithilfe graphischer Auftragsbearbeitung Sie sind Partner für unsere Kunden während der vollständigen Auftragsabwicklung

Sie betreuen unsere Einrichtungen in allen personellen Angelegenheiten. Dabei kommunizieren Sie u. a. direkt mit deren Geschäftsführungen. Sie bearbeiten Entgeltabrechnungen, erstellen und ändern Arbeitsverträge und Bescheinigungen, Auswertungen und Statistiken. Sie sind für die Datenpflege und Führung der digitalen Personalakten der Beschäf-tigten verantwortlich. Sie klären eigenständig Sachverhalte, sowohl intern als auch mit externen Insti-tutionen wie Behörden und Sozialversiche-rungsträgern. Sie sind für Zeitwertkonten sowie die Pflege von Urlaubs- und Fehltagen der Mitarbeit-enden zuständig.

Zentrale E-Vergabe von Bauleistungen, externen Ingenieurleistungen, Liefer- und Dienstleistungen inkl. Vertragsorganisation Vertragsmanagement und Grundsatzsachbearbeitung

Bestellwesen für Bauleistungen und externe Ingenieurleistungen Projektanlage und Pflege