Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Unterstützung unseres Planungsteams bei administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben Die Digitalisierung und Transformation unseres Büros vorantreiben (u. a. Dokumentenmanagement, papierloses Büro, KI). Betreuung unserer Social Media Kanäle /Netzpräsenz, Content Erstellung nach Abstimmung. Betreuung von öffentlichen Vergabeverfahren, u.a. VGV, ÖPP, RPW, etc. - Zuarbeit, Dokumentation, Fristenüberwachung

Sie erledigen allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie z. B. Post verteilen, Termine vergeben und Anrufe annehmen. Sie arbeiten den Sachbearbeitern des Fachbereichs mit dem Schwerpunkt Aufenthaltsrecht zu und unterstützen diese. Sie koordinieren den Kundenverkehr an der Informationsstelle des Fachbereichs und nehmen eigenständig Kundentermine wahr. Sie legen E-Akten an und ergänzen diese mit den Daten aus dem verwendeten Fachverfahren.

Bearbeiten und Ausfertigen von Korrespondenzen nach Vorlage Schriftgut- und Posteingangsverwaltung elektronisch und in Papierform Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen sowie organisatorische Unterstützung Veröffentlichung und Überwachung von Stellenanzeigen auf internen und externen Plattformen Vorkontierung von Rechnungen Protokollführung Dateipflege

Sie unterstützen den Vizepräsidenten (VP2) der Freien Universität Berlin in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Der Vizepräsident ist Mitglied des Präsidiums, das unter Vorsitz des Präsidenten die Freie Universität Berlin leitet; zu seinen zentralen Zuständigkeiten gehören unter anderem Berufungsangelegenheiten. Als Teamassistenz tragen Sie mit Ihrem ausgeprägten Organisationsgeschick, Ihrer Kommunikationsstärke und Ihrer strukturierten Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen bei. Sie arbeiten dabei eng mit der/dem Referent in des Vizepräsidenten zusammen und agieren als verlässliche Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartner innen. Organisation und Koordination von Terminen des Vizepräsidenten Schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache Organisation und Koordination von Veranstaltungen, einschließlich Terminplanung, Raumorganisation, Teilnehmendenmanagement Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Dienstreisen Gästebetreuung Überwachung des E-Mail- und Posteingangs sowie Einleitung erster Bearbeitungsschritte Pflege und Verwaltung von Ablagestrukturen, unter Berücksichtigung einer nachvollziehbaren Dokumentation aller Vorgänge Durchführung themenbezogener Recherchen Vorbereitung von Gesprächsterminen in Abstimmung mit dem/der Referent in Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Personalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krankmeldungen) Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP

Sie unterstützen den Präsidenten und sein Team im engen Austausch mit einer weiteren Teamassistentin an zentraler Schnittstelle in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Dazu gehören insbesondere: Schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache Umfangreiche E-Mail-Bearbeitung Terminmanagement des Präsidenten mit Microsoft Outlook Lektorat und Layout von Texten/Redemanuskripten Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen inkl. Sitzungsunterlagen Veranstaltungsorganisation (Kommunikation, Raumorganisation, Catering etc.) Gästebetreuung Weitere Sekretariatsaufgaben wie Postein- und -ausgangsbearbeitung, Verwaltung von Sitzungsräumen sowie Koordinierung des Fahrers des Präsidiums Kontinuierlicher Informationsaustausch und Koordinationsaufgaben innerhalb des Präsidenten-Teams und des Präsidiums Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Personalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krankmeldungen) Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP Themenbezogene Recherchen und Datenauswertungen (Informationsmanagement) Akten- und Dokumentenmanagement (Ablage, Archivierung, etc.)

Sie bearbeiten allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie z. B. das Organisieren und Vereinbaren von Terminen für die Amtsleitung. Sie verbuchen Rechnungen in SAP. Sie bereiten Besprechungen vor. Sie aktualisieren die Inhalte des Intranets des Landratsamts Schwäbisch Hall.

selbständige Büroorganisation zur Unterstützung von Mitarbeitern und Geschäftsleitung Übernahme von Korrespondenz, Telefonzentrale und sonstigen Sekretariatsaufgaben Zuarbeit bei Präsentationsunterlagen und Akquisition Vorbereitung und Betreuung von Veranstaltungen und Reisen Unterstützung beim internen Controlling Vorbereitende Buchhaltung und Mitverwaltung des Zahlungsverkehrs Pflege von Kontaktdatenbank und Bibliothek

Unterstützung der einzelnen Teams im Entlassmanagement/Sozialdienst Organisatorische und administrative Unterstützung der Abteilungsleitungen Direkter persönlicher Kontakt mit Patient innen und Angehörigen Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Patient innen, Angehörige, Kostenträgern, interne und externe Kooperationspartnern Allgemeine Büro- und Assistenztätigkeiten zu üblichen Office-Zeiten Formularpflege & Digitalisierung Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeiter

Sie steuern die Aufträge Ihres Gebietes und überwachen die Einhaltung der Zielsetzungen Zu Ihren Aufgaben gehören die Versandanmeldung, die Erstellung der Versanddokumente sowie die interne als auch die externe Kommunikation mit den Spediteuren und Kunden zu allen Fragen aus Ihrem Gebiet Darüber hinaus verantworten Sie die Abwicklung von Retouren sowie Klärfälle Bearbeitung der eingehenden E-Mails Transportabfertigung Vertretung im Team in deren Abwesenheit

Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft Termin-, Kalender- und Reiseorganisation Vor- und Nachbereitung von Meetings Korrespondenz mit Bauherren, Behörden, Fachplanern und externen Projektbeteiligten Unterstützung bei der Projektorganisation und -koordination Allgemeine Büroorganisation sowie Unterstützung im Personal- und Rechnungswesen Übernahme von Sonderaufgaben und projektbezogenen Tätigkeiten

Entgegennahme von Anrufen, Erteilung von Auskünften, Weitervermittlung Betreuung von Kunden und Gästen am Empfang Bearbeiten der Eingangs- und Ausgangspost Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial, Geschäftspapieren; Visitenkarten, Werbemitteln, usw.

Erstbekundung von Geburten (Schwerpunkt deutsches Recht) Prüfung der Abstammung, Vertretungsberechtigung und Namensführung eines Kindes Prüfung und Bearbeitung von nachträglichen Personenstandsänderungen mit anschließender Fortführung des Geburtenregisters Beurkundung von abstammungs- und namenrechtlichen Erklärungen Abwicklung des Publikumsverkehrs Elektronische Nacherfassung von Altregistern (Schwerpunkt Geburtenregister) Vornahme von Eheschließungen

Erstellung, Strukturierung und Pflege von Entscheidungs-, Status- und Managementvorlagen Strukturierte Nachverfolgung von Aufgaben, Maßnahmen, Risiken, Änderungen und Fristen Monitoring und strukturierte Nachverfolgung projektbezogener Informations-, Änderungs-, Aufgaben- und Maßnahmenlisten inklusive Status-, Termin- und Verantwortlichkeitskontrolle Unterstützung bei der Vorbereitung interner und externer Audits Professionelle Ablage und Dokumentation im Gesamtsystem unter Einhaltung der Sicherheitsanforderungen der Bundeswehr Organisation und Koordination von Besprechungen, Videokonferenzen und Veranstaltungen Koordination und Abstimmung mit angrenzenden Assistenzfunktionen

Organisation & Koordination Zentrale organisatorische Schnittstelle für das Projektteam Koordination von internen und externen Terminen, Workshops sowie Teambuilding-Maßnahmen Administrative Unterstützung Übernahme klassischer Assistenzaufgaben im Projektumfeld Erstellung und Pflege von Übersichten und Listen Nachhalten von Terminen sowie Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial Teamarbeit & Kommunikation Enge Zusammenarbeit mit dem Projektteam Austausch mit den Assistentinnen der Niederlassung Digitalisierung & IT Organisation des IT-Onboardings neuer Teammitglieder Verwaltung von Zugriffs- und Nutzerberechtigungen

Sie übernehmen die eigenverantwortliche Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Weiterbildungsveranstaltungen Sie führen telefonische und persönliche Beratungs- und Informationsgespräche zu Weiterbildungsangeboten Sie unterstützen in der Konzeption, Umsetzung und Vermarktung digitaler Angebote Sie entwickeln neue marktgerechte Weiterbildungsformate Sie betreuen Dozenten Sie übernehmen die Recherche und Gewinnung neuer Dozenten Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen Sie pflegen die Social Media Inhalte und produzieren Content

Ordnungsgemäße Organisation und Durchführung der Korrespondenz mit Behörden und Kostenträgern Mitarbeit bei der Abrechnung sowie des Mahnwesens Prüfung und Bearbeitung von MDK-Anfragen Kommunikation mit Ärzten und unseren Rechtsanwälten bei der sozialgerichtlichen Klärung von Abrechnungsfällen Erstellen von Statistiken

Kundenbeziehungsmanagement, telefonische und schriftliche Betreuung unserer Bestandskunden inkl. Verwaltung und Datenpflege und Erstberatung von Neu-Interessenten (keine Kalt-Akquise) Kongresse und Seminare vorbereiten Incentives und Events konzipieren und organisieren Anmeldemanagement, u. a. Seminaranmeldungen bearbeiten und Seminareinladungen erstellen Neue Seminar-Standorte erschließen, Erstkontakte zu Tagungshotels knüpfen und Angebote einholen Das jährliche Bildungsangebot operativ und administrativ begleiten Unsere Webpräsenz durch gezielte Content-Pflege aktuell halten Rechnungen und Mahnungen erstellen

Mitarbeit im Debitorenmanagement Bearbeitung von Ausgangsrechnungen inkl. Zahlungsverkehr Bearbeitung von Zahlungsavisen und Mahnungen Prüfung und Buchung Kasse Mitarbeit im Kreditorenmanagement Bearbeitung von Eingangsrechnungen inkl. Zahlungsverkehr Bearbeitung von Mahnungen Dauerbuchungen und Rechnungsabgrenzungen Weitere Aufgaben nach Absprache

Du verantwortest die Kreditorenbuchhaltung. Hierzu gehören insbesondere die Prüfung und Verbuchung der Eingangsrechnungen, die Vorbereitung der Zahlläufe und das Mahnwesen. Zudem unterstützt du uns bei der Erstellung des monatlichen Reportings, wie z. B. Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse. Die Erstellung von Adhoc-Reports und Dokumentationen sowie die Mitarbeit bei Auswertungen gehören ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich. In deinem Aufgabenbereich fungierst du als Ansprechpartner:in für Lieferant:innen und Kolleg:innen.

In deiner Rolle als Assistent in Beschaffungs- und Kundenmanagement unterstützt du die Steuerung und Koordination der Vertragsgestaltung und -verwaltung innerhalb unseres Netzwerks. Operative und administrative Unterstützung: Unterstützung des Vertrags- und Vergabebereichs im laufenden Tagesgeschäft. Organisation & Koordination: Planung und Koordination von Terminen, Veranstaltungen und Austauschformaten mit Mitgliedern und Partnern. Angebots- und Vertragsmanagement: Bearbeitung und Nachverfolgung von Angeboten sowie Pflege von Vertrags- und Beschaffungsübersichten. Unterstützung des Vertragscontrolling: Mitwirkung bei der Überwachung von Fristen, Laufzeiten und Dokumentationen. Schnittstellenkommunikation: Unterstützung der Mitgliederkommunikation sowie Abstimmung mit internen und externen Partnern.