Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Den präsenzbezogenen und digitalen Bildungsbetrieb inkl. Seminarplanung und -nachbereitung, Referierenden-, Teilnehmenden- und Hotelmanagement sowie Rechnungsbezahlung organisatorisch abzuwickeln, Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben zu erledigen sowie Bei der Organisation von Sitzungen, Seminaren und Tagungen zu unterstützen.

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z. B. Terminvereinbarungen, Schriftverkehr, Materialbestellung, Reparaturaufträge etc.) Arztbriefmanagement Administrative Unterstützung für die (ober-)ärztlichen Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter Veranstaltungsbetreuung Lehrsekretariat Betreuung internationaler Patientinnen / Patienten

Sie unterstützen die Mitarbeitenden bei den Aufgaben im Bereich der Beschaffungsmaßnahmen und sorgen für effiziente Abläufe unter anderem durch Büroorganisation und Assistenz: Durchführung allgemeiner administrativer Verwaltungstätigkeiten im Referat, einschließlich Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung interner und externer Anfragen, Administration und Pflege der E-Akte, Bereichsredaktion und Qualitätsmanagement für das Behördenportal der BAM, Stammdatenerfassung und -pflege sowie Mitarbeit bei Abruf und Bearbeitung von Warenkörben des Kaufhauses des Bundes und Direktaufträgen Aufgaben im Bereich der Beschaffung: Bearbeitung von Beschaffungsmaßnahmen von wissenschaftlich-technischen Waren und Dienstleistungen für den wissenschaftlichen Fachbedarf der BAM

Sie managen die Telefonzentrale, das Infopostfach und kümmern sich um unsere Post. Sie bestellen und verwalten das Büromaterial, prüfen und bearbeiten Verwaltungsrechnungen. Sie wirken mit bei der Einführung, Anpassung und Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse. Sie koordinieren Termine und Veranstaltungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Sie sind zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um unser Zeiterfassungssystem. Sie sind der Dreh- und Angelpunkt zu unserem IT-Dienstleister. Sie erkennen mit einem Blick, »wo es vielleicht noch hakt« und tragen dazu bei, Prozesse kritisch zu durchleuchten.

Ihre Aufgaben Allgemeine Büroorganisation einschließlich Materialverwaltung Verlässliche Unterstützung des Abteilungsleiters im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft Eigenständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon), inklusive Beantwortung von Terminanfragen des Abteilungsleiters Unterstützung bei organisatorischen Abläufen und internen Prozessen im Klinikalltag Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeitenden, Patient innen sowie internen und externen Klinikpartnern Betreuung von Patient innen sowie dazugehörige Verwaltungstätigkeiten (z. B. SAP-Aufnahme, Abrechnungsvorbereitung) Schreiben von Befundbriefen nach Vorgaben Unterstützung klinikinterner Prozesse und Sicherstellung reibungsloser Abläufe Vorbereitung von personalrechtlichen Maßnahmen sowie Pflege der Personaldaten (einschl. Urlaubs- und Fehlzeiten), Erfassung von Unfallanzeigen Mithilfe bei der Organisation von Lehre, Schulungen und Veranstaltungen (einschl. Raummanagement)

Durch deine sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen ermöglichst du unserem Managementteam, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dazu zählt u. a. die effiziente Strukturierung der Tagesabläufe sowie die Organisation von Geschäftsreisen im In- und Ausland, einschließlich der Reisekostenabrechnung Du agierst als professionelle Kommunikationsstelle sowohl innerhalb des Unternehmens als auch nach außen und übernimmst eigenständig die Organisation von Meetings (Buchung von Räumlichkeiten, Catering, etc.) Außerdem gehören auch diverse administrative Tätigkeiten zu deinen täglichen Aufgaben sowie die serviceorientierte Bearbeitung sämtlicher eingehender Anfragen Die eigenverantwortliche Optimierung interner Abläufe rundet deine Tätigkeit bei uns ab

Empfang und Betreuung unserer Besucher innen Mitgestaltung von Abläufen im Empfangsbereich Unterstützung bei allgemeinen Sekretariatsaufgaben Veranstaltungsmanagement bei Bedarf und je nach Erfahrungsschatz weitere Aufgaben

Wir brauchen Sie als Assistent in des Leiters der Hauptabteilung Personal. Sie sorgen dafür, dass der Personalleiter gut vorbereitet ist und alle wichtigen Informationen und Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung hat. Sie helfen bei allen Aufgaben im Tagesgeschäft und der Koordination der Arbeit der Abteilungen innerhalb der Hauptabteilung Personal. Ihre Aufgaben sind vielfältig und reichen von der Unterstützung des Personalleiters als Schnittstelle für alle internen und externen Kontakte über die Verbesserung und Einführung von Arbeitsmitteln in der Hauptabteilung bis zur Vorbereitung Sie übernehmen eigenständig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben Sie sind die erste Anlauf- und Koordinierungsstelle für interne und externe Ansprechpartner innen Sie koordinieren die Termine der Hauptabteilungsleitung und setzen dabei klare Prioritäten Sie agieren als Key-User in für verschiedene Systeme und Anwendungen Sie organisieren Besprechungen und Termine und kümmern sich um deren Vor- und Nachbereitung Sie verbessern die Arbeitsabläufe im Bereich Sie organisieren und buchen Dienstreisen eigenverantwortlich Sie verfassen selbstständig einfachen bis mittelschweren Schriftverkehr Sie erstellen und bearbeiten Präsentationen eigenständig Sie fuhren die Akten des Hauptabteilungsleiters - sowohl physisch als auch digital - und sorgen für eine strukturierte und aktuelle Ablage, insbesondere auch der elektronischen Post

Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung Klassische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen, Terminverwaltung, Postbearbeitung) Organisation und Koordination interner Abläufe Unterstützung beim Aufbau und der Weiterentwicklung digitaler Strukturen (DATEV-DMS) Empfang und Betreuung von Mandanten und Gästen Optional, je nach Qualifikation und Interesse: Unterstützung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Finanzbuchhaltung

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Aufgaben und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Büroablauf bei. Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft Vorbereitung von Präsentationen, Besprechungen und Entscheidungsgrundlagen Korrespondenz mit Bauherren, Projektpartnern, Behörden und Dienstleister Pflege von Dokumenten, Verträgen und Projektunterlagen Organisation von internen Abläufen und Büroprozessen Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben Führung des Sekretariats-/Teamassistenzteams am Standort Köln Schnittstelle zu den zentralen Abteilungen (Personal, Controlling, Öffentlichkeitsarbeit)

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroverwaltungstalent, d. h. erste Anlaufstelle für Rechnungs-, Finanz- und Personalfragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Verwaltungsstruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge Allgemeine Buchhaltung Unterstützung der Geschäftsführung Zuarbeit für Steuerberater (StB) und Finanzamt Getrennte Buchführung für tragwerk-s gmbh (tw-s) und Prüfingenieur Kürschner (PI) Online-Banking für Girokonten tw-s und PI Zahlungsverkehr und -freigaben für Girokonten tw-s und PI Internes und externes Rechnungswesen Belegerfassung und -prüfung Laufende Finanzbuchhaltung Kontoführung und Bankabstimmung Überwachung offener Posten Verrechnungen zwischen Girokonten tw-s und PI Projektbuchhaltung Liquiditätsübersichten Vertrags- und Dokumentenmanagement So viel wie möglich, aber mindestens Zuarbeit für StB (siehe »Deine Nice-to-Have-Skills«!) Personalmanagement Zeiterfassung, Urlaub, Krankmeldungen, Bürokalender Personalakten pflegen On- und Offboarding Lohn- und Gehaltsabrechnung Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen Lohnsteuer-Anmeldungen Sozialversicherungsbeiträge, d. h. Meldungen an Sozialversicherungsträger Lohnnachweise und Jahreslohnsteuerbescheinigungen Erstellung der monatlichen BWA für tw-s und PI Laufende Verbuchung der Belege über Datev Unternehmen-Online Umsatzsteuer: monatliche Voranmeldung, Jahreserklärung, Vorsteuerabrechnung Zuarbeit für StB: Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Anlagenbuchhaltung

Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und operativen Aufgaben Korrespondenz mit Geschäftspartnern Koordination von Projektterminen, externen Partnern und internen Abläufen Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisen Erstellung und Pflege von Unterlagen und Präsentationen Eigenverantwortliche Projektarbeit in kaufmännischen Bereichen Ablage und Digitalisierung von Dokumenten, Datenbankpflege sowie Systempflege.

Organisation der Anzeigenverwaltung Sekretariatsarbeiten Zuarbeiten zum Verlag und Verband

Aktive Unterstützung der Geschäftsführung und des Managements bei der Organisation und Koordination des administrativen Tagesgeschäfts Koordination sowie Unterstützung bei Aufgaben im Personalbereich Unterstützung im professionellen Meeting-, Dokumenten- und Termin-Management Steuerung externer Dienstleister und interner Schnittstellen Unterstützung bei Projekten und der Weiterentwicklung interner Prozesse Kommunikation sowie Übersetzungen in Deutsch und Englisch

Du bist die zentrale Schnittstelle für viele organisatorische und kaufmännische Prozesse: Vertrieb & Lead-Management Telefonische Erstansprache potenzieller Neukunden (Kaltakquise) Vorqualifizierung von Online-Leads (LinkedIn, Kampagnen, Website) Pflege und Anlage von Leads im JIRA Lead Board Vorbereitung der Übergabe an den Head of Sales Unterstützung bei Angebotsvorbereitung und Terminkoordination Organisation & Verwaltung Dokumentenmanagement Vorbereitung der Buchhaltung Rechnungen erstellen und buchen Angebote erstellen Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater Administration von DATEV-Unternehmen Online Personal & Team Pflege der Zeiterfassung Unterstützung bei Arbeitsverträgen Reisebuchungen & Reisekostenabrechnungen Allgemeine organisatorische Unterstützung des Teams

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft Erledigung deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz Übernahme und Koordination allgemeiner administrativer Aufgaben wie Telefonate, Terminkoordination, Postein-/-ausgang und Reisemanagement Vorbereitung und Analyse von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung Übernahme von Aufgaben mit rechtlichem Bezug Führen eines elektronischen Ablagesystems Kommunikation mit und Betreuung von internationalen Gästen Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Präsentationsunterlagen und Schriftsätzen

Begleiten Sie die städtischen Betriebe gewerblicher Art und umsatzsteuerlichen Fälle nach § 2b UStG und unterstützen bei der Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuererklärungen. Sind Sie verantwortlich für die Umstellung der Umsatzbesteuerung gemäß §2b UStG und die Einführung und Betreuung eines Tax-Compliance Managementsystems. Haben Sie eine beratende Tätigkeit und unterrichten die Fachämter über steuerliche Vorgaben und deren Änderungen, sowie die Kontrolle der Einhaltung. Erledigen Sie eigenverantwortlich Tätigkeiten in der Anlagenbuchhaltung und sind für die Anlage und Pflege von Stammdaten zuständig und führen Abschreibungsläufe durch. Unterstützen Sie Kontenklärungen bei Bilanz- und Sachkonten sowie der Debitoren und Kreditoren. Arbeiten Sie bei der Erstellung Jahresabschluss sowie des Gesamtabschlusses mit. Erledigen Sie Tätigkeiten im Rechnungsworkflow.

Unterstützende Aufgaben für den Außendienst (Terminplanung und Korrespondenz mit Interessenten) Vertriebsunterstützung durch Kaltakquise und allgemeine Outbound-Tätigkeiten Vor- und Nachbereitung von Gesprächen mit Interessenten Terminkoordination

Koordination von anspruchsvollen Logistikprojekten als zentraler Ansprechpartner, u.a. in Zusammenarbeit mit externer Beratung. Analyse und Optimierung bestehender Logistikprozesse sowie Neugestaltung und Einführung neuer Prozesse. Mitarbeit in interdisziplinären Teams. Erhebung und Auswertung projektrelevanter Daten. Kommunikation, Information und Abstimmung mit allen Projektbeteiligten im gesamten Projektverlauf.

Du planst, steuerst und begleitest Projekte zur Weiterentwicklung unserer logistischen Systeme und Prozesse - von der Analyse bis zur Umsetzung. Du arbeitest eng mit internen Fachbereichen und externen Partnern zusammen und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss. Du erkennst Optimierungspotenziale entlang der Supply Chain und setzt nachhaltige Verbesserungen um. Du bringst agile Methoden in die Logistikpraxis - ob in Projekten, Workshops oder im Tagesgeschäft.