Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Administrative und organisatorische Unterstützung der PMO-Leitung bei der laufenden Koordination des DToCS-Gesamtprojekts Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Review-Terminen, Steering-Board-Sitzungen und weiteren projektbezogenen Austauschformaten Erstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Ergebnisnotizen, Aufgabenlisten, Beschlussübersichten und Wiedervorlagen Terminmanagement einschließlich Koordination komplexer Abstimmungen mit Projektleitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnern Unterstützung beim Monitoring von Fristen, Meilensteinen, Deliverables, Berichtspflichten und offenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der PMO-Leitung Pflege strukturierter Projektablagen, Verteiler, Kontaktlisten, Dokumentenversionen, Vorlagen und Übersichten. Unterstützung bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Berichte, Gremien, Reviews, Evaluationsvorbereitungen und interne Entscheidungstermine Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und Kommunikationsstellen Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Prozessen, z. B. Beschaffungen, Reiseplanung, Abrechnungsunterlagen, Gästebetreuung oder internen Formularläufen Selbstständige Klärung komplexer organisatorischer und administrativer Fragestellungen, bezogen auf sämtliche o. g. Themen Eigenverantwortliche Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen Sicherstellung eines professionellen Informationsflusses im PMO-Umfeld sowie serviceorientierte Ansprechfunktion für organisatorische Anliegen im DToCS-Projekt Selbstständige Entwicklung von Handlungsempfehlungen für die Projektleitung u. a. zur konzeptionellen Weiterentwicklung von PMO-Prozessen

Selbstständige Organisation des täglichen Ablaufs im Sekretariat (Bearbeitung von Anfragen, Telefon- und E-Mailverkehr,Terminplanung, interne und externe Korrespondenz, Dokumentenablage, Bestellwesen) Korrespondenz mit behandelnden Ärztinnen/Ärzten, Patientinnen/Patienten, Angehörigen, Behörden sowie internationalen Gästen Bearbeitung von Posteingang und -ausgang Unterstützung bei der Zeiterfassung und Dienstplaneintragungen in Polypoint (PEP) Unterstützung bei der Organisation der Privatsprechstunde, Vorbereitung der Unterlagen für die Privatliquidation Mitwirkung bei der Veranstaltungs- und Konferenzplanung Unterstützung bei der Lehrplanung und -organisation

Pflege und Prüfung Zeiterfassung Mitarbeiter Empfang und Betreuung für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage Bestellung von Büromaterial und Verpflegung Termin- und Reisemanagement für Mitarbeiter Betreuung der Konferenzräume Mithilfe und Service bei Veranstaltungen und Fortbildungen Unterstützung bei regelmäßigen Team-Zusammenkünften Unterstützung der Projektteams bei administrativen, projektspezifischen und organisatorischen Aufgaben Schnittstellenfunktion zwischen Teams, Standorten und externen Dienstleistern Mitwirkung bei der Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Office-Standards Interesse an einer Weiterbildung zum/zur Sicherheitsbeauftragten

Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben in den Bereichen Buchhaltung, Controlling, Personal, Projektüberwachung Mitarbeit bei der Verwaltung von Drittmittelprojekten (u.a. Kostenkontrolle, Mittelanforderungen, Verwendungsnachweise etc.) Verwaltung und Organisation von Aktivitäten des Lehrstuhls in Bezug auf Lehre und Forschung Kommunikation mit Studierenden, Verwaltung von Studien- und Prüfungsangelegenheiten Abwicklung von Beschaffungsvorgängen Unterstützung bei der administrativen Abwicklung von Aufenthalten internationaler Gastprofessor/innen und Gastwissenschaftler/innen

Die Tätigkeit ist von den komplexen und dynamischen Anforderungen der Administration des Gastronomie- und Event-Business geprägt. Dazu gehören abgestimmte Veranstaltungsabläufe, die Koordination verschiedener Beteiligter, die Einhaltung organisatorischer Vorgaben sowie die sorgfältige Bearbeitung von Vertrags-, Abrechnungs- und Veranstaltungsunterlagen. Das Aufgabengebiet bietet eine abwechslungsreiche Verbindung aus klassischer Sekretariatsarbeit, kaufmännischer Unterstützung und Mitwirkung an der Organisation unterschiedlichster Veranstaltungen. Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team im administrativen Tagesgeschäft sowie bei der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, insbesondere Posteingang, Postausgang, Dokumentenablage, Wiedervorlagen und allgemeine Korrespondenz. Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Veranstaltern, Dienstleistern, Besuchern und Geschäftspartnern. Selbstständige Koordination von Terminen, Fristen und internen Abläufen. Unterstützung bei der Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Veranstaltungen, insbesondere durch Einholung und Aufbereitung veranstaltungsbezogener Informationen, Abstimmung organisatorischer Details und Zusammenstellung relevanter Unterlagen. Mitwirkung bei der Erstellung, Vorbereitung und Prüfung von Angeboten, Vertragsunterlagen, veranstaltungsbezogenen Mitteilungen sowie sonstigen Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung. Pflege und Nachverfolgung von Angaben zu Veranstaltungsabläufen, etwa zu Auf- und Abbauzeiten, Besucherzahlen, Bestuhlungsfragen, externen Dienstleistern und abrechnungsrelevanten Informationen. Unterstützung bei der Abstimmung mit Catering, Garderobe, Technik, Servicepersonal und weiteren internen oder externen Beteiligten, soweit dies für einen reibungslosen Veranstaltungsablauf erforderlich ist. Schreibarbeiten aller Art, sowohl eigenständig als auch nach Vorgabe der Geschäftsführung. Unterstützung bei Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und vorbereitenden buchhalterischen Aufgaben. Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Unterlagen und sensiblen Informationen im Rahmen der internen Verwaltung und Veranstaltungsorganisation.

Rechnungsmanagement: Prüfung und Bearbeitung eingehender Rechnungen; Erstellung und Bearbeitung von Ausgangsrechnungen in enger Zusammenarbeit mit dem Vertrieb & Projektmanagement. Reiseorganisation: Planung und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen, Terminabstimmungen und entsprechender Vorbereitung. Eventorganisation: Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen und internen Events. Fuhrparkmanagement: Organisation und Koordination des unternehmenseigenen Fuhrparks inklusive administrativer Aufgaben. HR-Unterstützung: Administrative Unterstützung des Personalbereichs bei organisatorischen Aufgaben. Allgemeine Büroorganisation: Unterstützung bei vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben im täglichen Office-Betrieb.

Es handelt sich nicht um eine klassische Assistenz- oder Sekretariatsposition. Gesucht wird eine vertrauensvolle, mitdenkende und umsetzungsstarke Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, Themen eigenständig vorantreibt, konsequent nachhält und bei Bedarf selbst mit anpackt. Sie unterstützt Roland Arnold sowohl im persönlichen Arbeitsalltag als auch bei strategischen und geschäftlichen Fragestellungen. Persönliche und organisatorische Unterstützung des Unternehmers Eigenständige Koordination von E-Mails, Terminen, Reisen und Korrespondenz Vorbereitung, Begleitung und Nachverfolgung strategischer Planungen und Projekte Unterstützung bei finanziellen, kaufmännischen und organisatorischen Fragestellungen Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und relevanten Informationen Koordination und Zusammenarbeit mit Unternehmen, Steuerberatern, Banken sowie weiteren externen Partnern Konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Vereinbarungen und Entscheidungen Vorausschauende Organisation des persönlichen und geschäftlichen Backoffice Vertraulicher Umgang mit sensiblen persönlichen, geschäftlichen und finanziellen Informationen Sie übernehmen eine außergewöhnliche Vertrauensposition in direkter Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Unternehmer und Technologiepionier.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d). Sie arbeiten gerne vorausschauend, behalten auch bei komplexen Themen den Überblick und wissen, dass eine gute Assistenz weit mehr ist als perfekte Organisation? Dann sind Sie bei uns genau richtig. Als Executive Board Assistant sind Sie eine zentrale Schnittstelle zur Geschäftsleitung. Gemeinsam mit der Führungsebene und dem Assistenzteam sorgen Sie für effiziente Abläufe, übernehmen Verantwortung und schaffen den organisatorischen Rahmen dafür, dass im Tagesgeschäft alles reibungslos funktioniert. Sie steuern eigenständig das Tagesgeschäft eines oder mehrerer Mitglieder der Geschäftsleitung und behalten Termine, Prioritäten und Fristen sicher im Blick Sie koordinieren komplexe nationale und internationale Termine, Geschäftsreisen und Reiseabläufe vorausschauend und zuverlässig Vorbereitung von Managementsitzungen Koordination bereichsübergreifender Themen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen Organisation von Besuchen, Veranstaltungen und Management-Meetings Enge Zusammenarbeit mit den weiteren Executive Board Assistants zur Sicherstellung einer professionellen und reibungslosen Unterstützung der Geschäftsleitung Vertrauensvolle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern auf allen Hierarchieebenen Unterstützung bei strategischen Projekten sowie Übernahme weiterer Sonderaufgaben

Büromanagement | Sekretariat | Personaladministration Ein exklusiver Besuch des KaDeWe außerhalb der Öffnungszeiten, ein privates Deluxe-Dinner auf dem Pyramidenkogel oder eine Übernachtung im Château de Chillon: Dank Ihres Managementtalents hinter den Kulissen können wir unseren Kunden gemeinsam solche Individualerlebnisse bieten. Als Vertrauensperson der Geschäftsführung koordinieren Sie alle administrativen Abläufe, steuern die interne sowie externe Kommunikation und sorgen für die Büroorganisation. Erst durch Sie werden faszinierende Exklusivreisen in die DACH-Region umsetzbar. Unterstützung unserer drei Geschäftsführer im Tagesgeschäft Personaladministration rund um Urlaub, Abwesenheiten, Datenschutz, Ein- und Austritte sowie Schnittstelle zur Steuerkanzlei Erstellung monatlicher Umsatzstatistiken, Abrechnung von Geschäftsreisen und Provisionsabrechnung Allgemeine Aufgaben des Office Management, z. B. Sichtung der Eingangspost oder Reservierung von Hotels

Den Empfang von Geschäftspartner:innen sowie die Bedienung der Telefonzentrale Das Sicherstellen ordnungsgemäßer Büroinfrastruktur (Sauberkeit, Mängelbehebung) Die Überwachung und Organisation der Gemeinschaftsräume sowie der allgemeinen Büroausstattung mit Kontrolle der zuständigen Dienstleister:innen Die Unterstützung unserer Fachabteilungen Die eigenständige Übernahme von allgemeinen Verwaltungstätigkeiten Die Terminkoordination mit Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Die Erledigung von Botengängen und Besorgungen

Das selbstständige Management von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten sowie die eigenverantwortliche und proaktive Unterstützung der Geschäftsführer in allen operativen sowie organisatorischen Aufgaben Die Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings Die eigenverantwortliche Durchführung der internen und externen Unternehmenskorrespondenz per Telefon, Brief- und Mailverkehr sowie die Protokollerstellung Die Rechnungskontrolle und Plausibilitätsprüfung Die Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Reporting-Unterlagen, Präsentationen und Vorlagen Die Übernahme von Sonderaufgaben neben dem regelmäßigen Tagesgeschäft

Du unterstützt unsere internen Servicebereiche und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Du bearbeitest die physische und digitale Eingangspost und stellst eine zuverlässige Weiterleitung relevanter Informationen sicher. Du digitalisierst, prüfst und bearbeitest eingehende Rechnungen und Dokumente. Du unterstützt bei der Organisation und Betreuung unseres Fuhrparks, beispielsweise bei Wartungen, Fahrzeugpflege, Vorbereitung von Fahrzeugen für Termine, Leasingrückläufern, Fahrzeugübergaben sowie der Koordination externer Dienstleister. Du übernimmst Serviceaufgaben für interne Kunden und unterstützt bei Veranstaltungen, Bewirtungen und weiteren Services. Du stellst bei Bedarf die zuverlässige Mobilität unseres Vorstands sicher und überzeugst dabei durch Diskretion, Serviceorientierung und zeitliche Flexibilität.

Ziel der Position »Assistenz« ist die Büroleitung im Sinne der organisatorischen, fachlichen Verantwortung für den Bereich Administration / Sekretariat für die Vorstandsvorsitzende und auch die Verwaltungsleitung mit der fachlichen Führung der zweiten Position Sekretariat. Büroorganisation Frau Oberin Fuhr und Frau Blume mit fachlicher Verantwortung für eine zusätzliche Kraft Sekretariat Effiziente Termin- und Reiseplanung Organisation der Ablage Korrespondenz (E-Mails, Protokolle, Briefe - nach Vorgabe und eigenständig) Repräsentanz, Gästebewirtung Mitgliederbetreuung im Sinne von Geburtstagsgrüßen, Aufmerksamkeiten - eigene Ideen gewünscht Erstellung von Unterlagen für die unterschiedlichen Gremien (Schwesternschaft / DRK Kliniken Berlin / Verband der Schwesternschaften / SozialBank) mit der entsprechenden Organisation Ansprechpartnerin (m/w/d) für IT / Technik Themen (Schlüsselanlage, Technik Konferenzraum etc.) Stetige Weiterentwicklung der Organisation mit eigenen Ideen gewünscht

Kreditorenbuchhaltung Prüfung, Kontierung und Buchung von Eingangsrechnungen Überwachung und Durchführung des Zahlungsverkehrs Abstimmung von Kreditorenkonten Bearbeitung von Mahnungen und Klärung von Differenzen mit Lieferanten Pflege der Stammdaten von Lieferanten Debitorenbuchhaltung Erstellung und Buchung von Ausgangsrechnungen Überwachung der Zahlungseingänge Durchführung des Mahnwesens Abstimmung der Debitorenkonten Klärung offener Posten und Kommunikation mit Kunden Pflege der Kundenstammdaten Weitere Aufgaben Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen Kontenabstimmung und Kontenpflege Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen sowie externen Ansprechpartnern Mitwirkung an der Optimierung von Buchhaltungsprozessen Einhaltung gesetzlicher sowie interner Richtlinien

Für uns bedeutet MOBILITÄT nicht nur Fortbewegung auf der Straße, dem Wasser oder in der Luft, sondern auch Sicherheit, Entwicklung und die Mitgestaltung in einem großartigen Team! Betreuung des Verkehrsübungsplatzes (Öffnung, Schließung, Kasse) Vorbereitung der Räumlichkeiten für die Trainings wie z.B. Teilnahmeunterlagen richten, Getränke bereitstellen, usw. Empfang der Teilnehmer unserer Fahrsicherheitstrainings und Überwachung der Teilnehmerlisten Reinigung der Seminarräume, Büros, Küche, u.s.w.

Bearbeitung von Zahlungsavisen und Mahnungen Kontenklärung Korrespondenz mit Krankenkassen, Sozialämtern und Selbstzahlern Prüfung und Buchung der Kasse Bearbeitung von Eingangsrechnungen inkl. Zahlungsverkehr Bearbeitung von Mahnungen Dauerbuchungen und Rechnungsabgrenzungen Ansprechpartner für die Verwaltungskräfte Weitere Aufgaben nach Absprache

Warenannahme und Wareneingangsprüfung LiFachgerechte Einlagerung der Waren Kennzeichnung und Dokumentation, Sicherstellung der Nachverfolgbarkeit Kommissionierung von Artikeln für die Produktionsbereiche und den Versand Regelmäßige Bestandskontrollen und Inventuren Mitwirkung bei der kontinuierlichen Verbesserung der logistischen Abläufe Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, wie Einkauf und Produktion Mitarbeit/Unterstützung bei der Verpackung und dem Versand er Anforderungen in praktikable und betriebsnahe Prozesse

Erstellen von Angeboten Rechnungsstellung Allgemeine Bürotätigkeiten Kundenkontakt per Telefon und Mail

Kreditkompetenz: Du übernimmst die eigenverantwortliche Bearbeitung, Prüfung und Votierung von Kreditengagements im privaten und gewerblichen Kundenkreditgeschäft. Risikomanagement: Du bewertest Kreditanträge risikoabwägend und unter Berücksichtigung gesetzlicher sowie interner Vorgaben. Sicherheitenverwaltung: Du verantwortest die Bewertung, Prüfung und Verwaltung von Kreditsicherheiten und erstellst präzise Kredit- und Sicherheitenverträge. Schnittstellenkompetenz: Du berätst die Marktbereiche fachlich auf Augenhöhe und arbeitest eng mit ihnen zusammen, um gemeinsame Prozesse zu unterstützen und zu optimieren.

Sie sind die zentrale Anlaufstelle für alle administrativen Anliegen von Studienbewerberinnen und Studienbewerbern sowie Studierenden. Dazu gehört die Betreuung und das Erteilen von Auskünften in allen administrativen Fragen rund um den Studienverlauf. Zu Ihren Aufgaben zählen zudem die Bearbeitung von Immatrikulations-, Exmatrikulations- und Beurlaubungsanträgen einschließlich Dokumentenprüfung. Ebenfalls sind Sie für die Ausstellung von Bescheinigungen, Zeugnissen, Urkunden und Diploma Supplement zuständig. Ein weiterer Bestandteil Ihrer Tätigkeit ist die administrative Abwicklung der Hochschulprüfungen. Sie stimmen sich eng mit den Fakultäten ab, nehmen an Prüfungskommissionssitzungen teil, organisieren diese und führen Protokolle. Zusätzlich verantworten Sie die Zuteilung von Platzziffern, den Abschluss der Prüfungen, die Notenverbuchung sowie die Überwachung von Fristen. Darüber hinaus sind Sie für die Bearbeitung von (Standard-)Änderungen der Studien- und Prüfungsordnungen in Primuss verantwortlich.