Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Organisation und Buchung von Dienstreisen Aufbereitung und Pflege von Daten sowie Erstellung und Aktualisierung von Excel-Listen Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Projektumfeld Mitarbeit im Bereich Finanzbuchhaltung (vorbereitende Tätigkeiten und Erfassung in Datev-Software)

Werde Teil unseres engagierten Teams und unterstütze als Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung den Landessportbund Rheinland-Pfalz. In dieser zentralen Position sorgst Du für reibungslose Abläufe in der Geschäftsführung, unterstützt die Organisation unserer Verbandsarbeit und bist eine wichtige Schnittstelle für den organisierten Sport in Rheinland-Pfalz. Eigenständige Koordination, Pflege und vorausschauende Organisation des Terminkalenders der Geschäftsführung und des Präsidenten Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Gremienterminen Erstellung und Aufbereitung von Protokollen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Geschäftskorrespondenz Strukturierte Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Sichtung, Priorisierung und Koordination der E-Mail-Korrespondenz Professionelle Kommunikation mit Mitgliedsorganisationen, Verbänden, Gremien, Dienstleistern und externen Partnern Unterstützung bei Projekten, Veranstaltungen und organisatorischen Sonderaufgaben Sorgfältige Verwaltung, Ablage und Bearbeitung vertraulicher sowie geschäftsführungsrelevanter Unterlagen Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, internen Fachbereichen und externen Ansprechpartnern

Der Fachbereich Rechtswissenschaft der Freien Universität Berlin ist ein beliebter und internationaler Studien- und Forschungsstandort in Deutschland. In den drei Wissenschaftlichen Einrichtungen des Fachbereichs - Zivilrecht, Strafrecht und Öffentliches Recht - sind alle grundlegenden Fachgebiete der juristischen Ausbildung sowie die Forschungsprofile der Arbeitsbereiche gebündelt. Als Teamassistent in unterstützen Sie den Arbeitsbereich einer Professorin bzw. eines Professors bei allen organisatorischen Aufgaben. Sie managen die reibungslosen Abläufe des Sekretariats mit Engagement und Weitblick und sind erste Ansprechperson für wissenschaftliche Mitarbeiter innen, Studierende und Gäste. Selbstständige Erledigung von Verwaltungs-, Organisations- und Sekretariatsaufgaben Zentrale Ansprechperson für externe und interne Anfragen von Publikum, Mitarbeiter innen und Studierenden (persönlich, telefonisch oder per Mail) Finanz- und Personalkostencontrolling, Mittelverwaltung und Budgetkontrolle Terminkoordination Planung und Organisation von Dienstreisen sowie Vorbereitung der Dienstreiseabrechnungen Organisatorische Vorbereitung und Betreuung von Veranstaltungen (Tagungen, Workshops usw.) Betreuung der Internetseiten des Arbeitsbereichs Unterstützende Tätigkeiten im Rahmen von Lehre und Prüfungen

Sie werden allgemeine Assistenzaufgaben übernehmen (Büroorganisation, schriftliche und telefonische Korrespondenz, Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Empfang und Bewirtung von Gästen). Sie unterstützen bei der Planung und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung und behalten Termine, Prioritäten und Fristen für reibungslose Abläufe im Blick. Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Terminen und Reisen. Sie unterstützen bei Bestellungen sowie Boten- und Einkaufsgängen. Sie fungieren als Kommunikationsschnittstelle für interne und externe Ansprechpartner.

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Sie sind der Dreh- und Angelpunkt zweier internationaler Teams für Spitzenforschung. Als rechte Hand der Professoren halten Sie Wissenschaftlern den Rücken frei, agieren als Schnittstelle zur Universitätsverwaltung und zu externen Partnern, und tragen aktiv dazu bei, dass bahnbrechende Forschung Realität wird. Sie wirken mit beim Aufbau des zentralen "Sequencing Centers" der UDE sowie der Etablierung und Weiterentwicklung der Prozesse für die Auftragsabwicklung von externen und internen Kund:innen Sie steuern Projektbudgets eigenständig mittels Ist-Soll-Vergleichen, erstellen präzise Liquiditätsplanungen und erarbeiten bei Abweichungen proaktiv Lösungsvorschläge. Sie erstellen finalisierungsreife Verwendungsnachweise für nationale und internationale Mittelgeber (z. B. DFG, BMFTR, EU) und führen die Korrespondenz mit den Zuwendungsgebern. Sie prüfen Projektausgaben auf Einhaltung der Förderrichtlinien sowie des Haushaltsrechts. Sie kalkulieren Personalkosten unter Berücksichtigung von Tarifsteigerungen (TV-L) und stellen in eine Deckung der Stellenfinanzierung sicher. Sie koordinieren zentrale Beschaffungsvorgänge, pflegen Projektdaten gewissenhaft in SAP (oder vergleichbaren ERP-Systemen) und unterstützen bei der Überwachung der Projektfortschritte. Sie setzen wissenschaftliche Veranstaltungen eigenständig organisatorisch um (insb. englischsprachig), von der Koordination der Abläufe über das Einladungsmanagement bis hin zur begleitenden Öffentlichkeitsarbeit, auf Basis der durch die Professoren entwickelten Inhalte und Programme. Sie steuern den reibungslosen Büroalltag in verantwortlicher Rolle inklusive Termin- und Raumplanung, führen Korrespondenz in Deutsch und Englisch, und betreuen die Webseiten. Sie unterstützen bei der Koordination der Forschungsgruppen, sowie bei der Vorbereitung von Gremiensitzungen, Hochschullehre, Konferenzen und Reisen. Zudem optimieren Sie administrative Prozesse, gerne digital. Sie begleiten Personalmaßnahmen von der Unterlagenprüfung bis zur Vertragsaushändigung, führen eigenständig Personallisten und sind erste Ansprechperson für internationale Talente.

Die Tätigkeit im Vorzimmer des Ersten Bürgermeisters und der Geschäftsleitung bringt eine breite Palette von Aufgaben mit sich, schwerpunktmäßig sind Sie für alle anfallenden Assistenzaufgaben, insbesondere die Korrespondenz, die Koordination der umfangreichen Terminplanung, verbunden mit allen sich hieraus ergebenden organisatorischen und verwaltungsmäßigen Tätigkeiten, die Mitwirkung bei der Organisation von Empfängen, die Abwicklung von Besucher- und Telefonverkehr sowie die Organisation der Sitzungen des Stadtrates zuständig. Daneben zählt die Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten in der Personalverwaltung zu Ihrem Aufgabengebiet. Diese Vielseitigkeit sorgt dafür, dass kein Tag dem anderen gleicht.

Telefonische und schriftliche Betreuung unserer Kunden Terminplanung und Koordination von Mitarbeitereinsätzen Bearbeitung von Kundenanfragen Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen Allgemeine Korrespondenz sowie administrative Tätigkeiten Organisation und Strukturierung von Büroabläufen Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen

Sie kümmern sich um Büro- und Sekretariatsmanagement im Auswärtigen Amt in Berlin und rund um die Welt. Ihre abwechslungsreiche Tätigkeit führt Sie zunächst für maximal drei Jahre nach Berlin und anschließend alle drei bis vier Jahre (ggf. mit Partner/in /Familie) in ein anderes Land, in dem Sie bei der deutschen Botschaft oder an einem Generalkonsulat arbeiten. Sie erledigen vielfältige Assistenzaufgaben in unseren Sekretariaten und Vorzimmern, darunter fallen z. B. Korrespondenz, Terminplanung, Adressverwaltung oder die Gästebetreuung. Im Inland arbeiten Sie vor allem in deutscher Sprache, im Ausland auch auf Englisch. Herausforderungen im Bereich der Organisation von Reisen und Veranstaltungen lösen Sie mit Kreativität und Engagement. Sie übernehmen protokollarische Aufgaben. Sie verstehen sich als zentrale Kommunikationsschnittstelle für Ihre Arbeitseinheit. Sie arbeiten sicher mit MS-Office und arbeiten sich in IT-Fachanwendungen ein.

Sie bearbeiten alle administrativen Aufgaben im Rahmen des Frontoffice, u. a.: Postein- und -ausgang Telefonzentrale Eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz Sie tragen die Verantwortung für die gesamte Büroorganisation, bspw.: Bestellung von Büromaterial Kassenführung Ablage Sie empfangen und betreuen Geschäftspartner/Gäste und bereiten Besprechungen vor. Das Erstellen von Schriftsätzen, Rechnungen und Tätigkeitsaufstellungen obliegt Ihnen. Sie unterstützen das Team durch allgemeine Verwaltungs- und Assistenzaufgaben.

Organisation des Sekretariats von Prof. Dr. Ehrenfried Schindler Organisation und Koordination der kinderanästhesiologischen Sprechstunde, insbesondere Terminmanagement und Patientenkommunikation Organisation und Administration von Fortbildungsveranstaltungen Prüfung, Vorbereitung und administrative Bearbeitung der privatärztlichen Leistungsabrechnung Schnittstellenmanagement mit klinikinternen und externen Kooperationspartnern Administrative Mitarbeit in der studentischen Lehre, einschließlich Planung und Organisation von Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Lehrmaterialien Selbstständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben

Projektmanagement : Verantwortung für die elektronische Patientenakte (EPA): Sie entwickeln die digitalen Dokumentationsprozesse aktiv weiter und optimieren klinikinterne Prozesse in Medizin, Pflege und Verwaltung; Assistenz der Klinikdirektion : Sie unterstützen die Leitungsebene bei organisatorischen und strategischen Aufgaben und Fragestellungen; Erstellung von Statistiken, Auswertungen und Präsentationen : Sie bereiten komplexe Daten verständlich auf und liefern Entscheidungsgrundlagen für die Klinikleitung; Key-User-Tätigkeit : Sie betreuen unseren Dr. Becker Mein Bereich und sind in diesem Tätigkeitsfeld für den administrativen bzw. organisatorischen Prozess ein ständiger Ansprechpartner. Sie recherchieren eigenständig fehlende Informationen und integrieren diese in bestehende Prozesse; Sie entwickeln und optimieren Abläufe im Sinne eines qualitätsorientierten Managements; Sie arbeiten in einem spannenden medizinischen Umfeld ; Sie sind Teil eines interdisziplinären Teams , das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam wächst. Sie arbeiten mit modernen Datenverarbeitungs- und Betriebssystemen sowie vernetzten IT-Strukturen;

Erstellung von Bilanzen Ausführung der Haushaltspläne und Überwachung der Haushaltsführung Erstellung von Jahresabschlüssen Bearbeitung von Haushaltsresten und Haushaltsüberschreitungen Planung und Verwaltung von Darlehensaufnahmen Verwaltung von Rücklagen, Vermögen und Gebührenausgleichsrücklagen Betreuung von Sondervermögen und Stiftungen Durchführung der Geschäftsbuchhaltung (bei Bedarf) Abrechnung der Eintrittsgelder aus Freibädern und Kompostierungsanlagen Beitrags- und Gebührenwesen (Kalkulation, Grundsatzfragen) Durchführung und Auswertung von Ordnungsprüfungen Erstellung von Statistiken (z. B. Schuldenstatistik, Vermögensstatistik) Beteiligungsmanagement

Einleitung von Maßnahmen zur Eignungsüberprüfung bei Auffälligkeiten der entsprechenden Personen (z.B. medizinisch-psychologische Untersuchung) Erstellung von Entzugs- und Untersagungsbescheiden Beratung von Fahrerlaubnisbewerbern im Hinblick auf zu erwartende Maßnahmen seitens der Fahrerlaubnisbehörde Neuerteilung von Fahrerlaubnissen nach Entzug Bearbeitung von Widerspruchsangelegenheiten Administrative Betreuung der eingesetzten Führerscheinsoftware

Selbstständige und abschließende Bearbeitung von Anträgen auf Gewährung von Leistungen nach dem 3. und 4. Kapitel SGB XII (Hilfe zum Lebensunterhalt sowie Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung). Die Übertragung der Aufgabe erfolgt nach einem bestimmten Buchstabenkreis innerhalb der Gruppe Beratung und Bearbeitung von Anträgen auf Bestattungskosten gemäß § 74 SGB XII

Du unterstützt bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Bereich Datenschutz und Geheimhaltung und trägst zu reibungslosen Abläufen bei. Du bist Ansprechperson, wenn es um allgemeine kaufmännische und administrative Tätigkeiten geht und unterstützt das Team im operativen Tagesgeschäft. Wann immer es um die Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Vereinbarungen und Unterlagen geht, wirkst du aktiv mit und sorgst für eine sorgfältige Bearbeitung. In deiner Position unterstützt du standardisierte Prüf-, Abstimmungs- und Freigabeprozesse und stellst eine strukturierte Umsetzung sicher. Nicht zuletzt kümmerst du dich um die Pflege, Dokumentation und strukturierte Ablage von Unterlagen und Vorgängen und arbeitest dabei eng mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern zusammen.

Kundenbetreuung und Kommunikation zu internen Abteilungen Packmittelverwaltung Erstellen der Transportunterlagen und Rückmeldung der gefahrenen Touren Auftragserfassung Allgemeine Bürotätigkeiten

The Office Management team is responsible for creating and maintaining a positive work environment by supporting work culture, optimising workplace design, and ensuring world-class hospitality for employees and visitors: Maintaining a modern and ergonomic working environment that supports flexible and agile ways of working Coordination of necessary measures to ensure an office environment that meets the required standards Organising internal, external and employee retention initiatives including coordination of catering and event services Work closely with the HR team to support onboarding processes and implement employee programs First point of contact for any visitors providing personalised attention at meetings and events Contact person for related employee concerns and support in integrating new team members Procurement and management of office supplies and equipment to support day-to-day operations

In dieser Position hältst du der Geschäftsführung den Rücken frei und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft alles rundläuft. Du koordinierst Termine, Meetings und Ablä ufe mit Überblick und Organisationstalent und stellst sicher, dass Zeitpläne effizient und reibungslos funktionieren. Dabei bereitest du Besprechungen professionell vor und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick. Du erstellst aussagekräftige Präsentationen , bereitest wichtige Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen auf und übernimmst die professionelle Kommunikation - sowohl intern als auch mit externen Partnern und Kunden, auf Deutsch und bei Bedarf auch Als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Teams und externen Ansprechpartnern sorgst du für einen schnellen Informationsfluss und eine moderne, serviceorientierte Zusammenarbeit. Zusätzlich organisierst du Geschäftsreisen von A bis Z inklusive Reiseplanung und Abrechnung. Abgerundet wird dein vielseitiges Aufgabenfeld durch die Pflege von Dokumenten und die Erstellung von Protokollen.

Organisation und Koordination von Fahrzeugauslieferungen sowie Überführungen und (Leasing-) Rückführungen Beratung der Dienstwagennutzer/innen und Zusammenarbeit mit den dazugehörigen Schnittstellen Übergabe und Einweisung in Dienstfahrzeuge Ansprechpartner für Fragen rund um den Bereich Fuhrparkmanagement Rechnungsprüfung Administrative Aufgaben in den Bereichen Schaden-, Bußgeld-, Tankkarten- und Vertragsmanagement