Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Aktenverwaltung und -organisation sowie Fristenkontrolle in überwiegend digitaler Form Eigenverantwortliches Erstellen von Korrespondenz, Rundschreiben, Protokollen und Schriftsätzen Vereinbarung von Besprechungsterminen Selbstständige Bearbeitung von Posteingängen Entgegennahme von Telefongesprächen und Auskunftserteilung Organisation von Dienstreisen, Mandantenveranstaltungen und Seminaren

Als erste Ansprechperson am Empfang begrüßen Sie die Mandanten und übernehmen die Betreuung mit Bewirtung der Gäste unserer Kanzlei Sie verantworten unsere Telefonzentrale und den Postausgang, nebenbei bereiten Sie unsere Besprechungsräume vor Teamübergreifend unterstützen Sie das Veranstaltungsmanagement bei der Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Kanzlei- und Mandantenveranstaltungen

Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf im Office Management, zum Beispiel Terminkoordination, Fristenmanagement, Reiseorganisation, digitale Ablage und Verteiler-/Datenpflege Sie begleiten unsere Termine und Events von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung, insbesondere Klausursitzungen, Geschäftsführerkonferenzen oder auch Sitzungen des Präsidiums und der Vizepräsidenten Sie bereiten BDI-Inhalte auf, inklusive sprachlicher und layoutgerechter Gestaltung im Rahmen des Corporate Designs Sie arbeiten ggf. in Projekten des Bereichs und auch übergreifend mit

Erstellung von Angeboten nach technischer Vorgabe Kfm. Auftragsabwicklung inkl. Einkauf und Rechnungsvorbereitung Unterstützung des Serviceleiters bei Terminkoordination und Kundenbetreuung Betreuung unserer Monteure inkl. Vor- und Nachbereitung der Arbeitseinsätze Kontrolle und Pflege des Zeiterfassungssystems Lagerverwaltung Allgemeine kfm. Tätigkeiten

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination zentraler Abläufe im Sekretariat des Lehrstuhls Sicherstellung einer verlässlichen organisatorischen Präsenz des Sekretariats am Vormittag als zentrale Ansprechstelle für Team, Studierende und externe Partner Termin- und Dokumentenmanagement sowie Koordination der internen und externen Korrespondenz Verwaltung von Personalangelegenheiten und der finanziellen Organisation des Lehrstuhls Organisation und administrative Begleitung von Lehrveranstaltungen, Dienstreisen und wissenschaftlichen Tagungen Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter organisatorischer Abläufe im Lehrstuhlalltag

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Organisation und Koordination des Sekretariats des Ärztlichen Direktors Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Korrespondenz mit Patient:innen, Angehörigen, Behörden und externen Partnern Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Abläufen Bearbeitung von Patientenunterlagen und Dokumentation Telefon- und Empfangsdienst

Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann: Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt Du unterstützt die Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und koordinierst Termine und Teamevents Du sorgst für einsatzbereite Meetingräume und bedenkst persönliche Events Du behältst kritische Fristen und Termine im Blick, unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg innen und bereitest Kundenbesuche vor Ort professionell vor und nach Unser »Zentraler Service» und Du arbeiten eng zusammen: Du unterstützt als verlängerter Arm vor Ort - z. B. bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs Du übernimmst die Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen Du bist die gute Seele des Büros - mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Organisation und Koordination des Office-Alltags (Telefon, Post, Ablage, Bestellungen, Termin- und Raumplanung) Unterstützung der Abteilungsleitung bei Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings Koordination organisatorischer Abläufe im Team sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben Unterstützung bei Reiseplanung, internen Veranstaltungen und organisatorischen Themen Verwaltung von Dokumenten, Daten und interner Kommunikation Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft

Empfang und Service für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Erstellen und bearbeiten von Word-Dokumenten und Exceltabellen Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Betreuung Besprechungsräume Bestellung von Büromaterial und Bewirtung Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage

Führung und Verbuchung der Barkasse Ausgabe, Abrechnung und Verbuchung von Handvorschüssen Führen des Verwahrgelasses Erstellen von Tagesabschlüssen Anlage und Verwaltung von Mietkautionen Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Forderungen und privatrechtlicher Forderungen Ein- und Ausbuchen von Nebenforderungen Kontrolle von Rückzahlungsbelegen Änderungen des Aufgabengebietes behalten wir uns vor.

Eigenständige Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen Eigenständige Wahrnehmung von Terminen Vorbereiten und Erstellen von Präsentationen sowie Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen Laufende Analyse und Auswertung von Versorgungskennzahlen der zahnärztlichen Versorgung Neu- und Weiterentwicklung von Konzepten und Ideen im Bereich der zahnärztlichen Versorgung Operative Betreuung von Angeboten im Bereich der flächendeckenden, zahnärztlichen Versorgung Ansprechpartner (m/w/d) für unsere Mitglieder bei Fragestellungen der Sicherstellung der vertragszahnärztlichen Versorgung Projektmanagement

Koordination und Betreuung der internen Aufgaben im Bereich der Telematik Planung / Erstellung von Informationsmaterialien zu bestimmten Telematik-Themen Ansprechpartner für die Zahnarztpraxen zur telefonischen Beauskunftung und Beratung zum Thema Telematik / Digitalisierung und Refinanzierung Teilnahme an AGs und Arbeitsausschüssen auf Bundesebene (online) Prüfen und Freigeben von SMC-B-Anträgen Aktualisieren und Korrigieren von Verzeichnisdiensteinträgen Aufbau und Etablierung eines zentralen IT-Helpdesks als erste Anlaufstelle für alle technischen Fragestellungen und Störungen Systematische Sichtung, Klassifizierung und Priorisierung aller eingehenden Tickets zur Sicherstellung eines effizienten Incident-Managements Proaktive Koordination und Kommunikation mit den Anwendern über den aktuellen Bearbeitungsstatus sowie die zeitnahe Information bei Problemlösungen Schnittstellenfunktion zwischen den Usern und nachgelagerten IT-Fachbereichen zur Gewährleistung eines reibungslosen Informationsflusses und Ticket-Escalations

Erstbekundung von Geburten (Schwerpunkt deutsches Recht) Prüfung der Abstammung, Vertretungsberechtigung und Namensführung eines Kindes Prüfung und Bearbeitung von nachträglichen Personenstandsänderungen mit anschließender Fortführung des Geburtenregisters Beurkundung von abstammungs- und namenrechtlichen Erklärungen Abwicklung des Publikumsverkehrs Elektronische Nacherfassung von Altregistern (Schwerpunkt Geburtenregister) Vornahme von Eheschließungen

Prüfung und Bearbeitung von Abrechnungen auf Basis der geltenden Preis- und Vertragsvereinbarungen Verantwortung für die Datenpflege und Bereitstellung von Abrechnungsverträgen mit gesetzlichen Krankenkassen Enge Zusammenarbeit mit internen Teams zur Gewährleistung reibungsloser Prozesse Ansprechperson für Krankenkassen und Leistungserbringer, sowohl telefonisch als auch schriftlich

Administrative Unterstützung Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Administrative Koordination der Arbeitsgruppe, insbesondere im Bereich Dokumentation Koordination und Organisation von Terminen Kostenstellenverwaltung, einschließlich Erstellung von Mittelabrufen, Mittelverwendungsnachweisen, Überwachung und Budgetierung von Kostenstellen, Rechnungsstellung und -begleichung sowie Kostenstelleneröffnung und Umbudgetierungen Erstellung regulativer Dokumente z.B. allgemeine Inhalte zu Förderlaufzeiten und Publikationen in Projektanträgen sowie Unterstützung bei der Dokumentationspflicht tierexperimenteller Projekte

rechtliche und wirtschaftliche Fallbearbeitung von stationären und ambulanten Jugendhilfemaßnahmen

Aktualisieren, Verwalten und Pflegen von Dateien und Aufzeichnungen Erstellen und prüfen von EG/COC Berichten Betreuung von Kunden Unterstützung des kompletten Teams durch Entlastung von administrativen Aufgaben

Entwicklung und Umsetzung von Ladeinfrastrukturprojekten an Konzernstandorten inkl. Einholung und Prüfung von Angeboten sowie Bestellung von E-Ladeinfrastruktur in DE Unterstützung bei der Einbindung ins Backend zur Verrechnung der Leistungen inkl. kaufmännischer Abwicklung der Investitionen Ansprechperson bei Fragen zur Errichtung von Ladeinfrastuktur Technische und kaufmännische Prüfung deutschlandweiter PV-Investanträge Plausibilisierung von PV-Anträgen und Erstellung von aussagekräftigen Simulationen und Wirtschaftlichkeitsberechnungen Kommunikation mit diversen Stakeholdern (m/w/d), wie Nutzervertreter:innen (m/w/d) und Lieferant:innen (m/w/d) zusätzlich bei Bedarf mit Netzbetreiber:innen (m/w/d), Behörden und PV-Errichter:innen (m/w/d) sowie Förderabwicklungsstellen Vorbereitung und Mithilfe bei Behördeneinreichungen von PV-Anlagen (z. B. Zusammenstellung von Informationen, Unterlagen für Einreichung / Abrechnung, etc.) Ausarbeitung von Präsentationen, Checklisten sowie Status- und Ausbauberichten für E-Ladeinfstrastruktur und PV-Anlagen sowie Datenpflege und Projektdokumentation