Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Selbstständige und eigenverantwortliche Führung und Organisation des Chefarztsekretariates, auch unter den Maßgaben der Gesamtleitung und der Geschäftsführung Erstellen der chefärztlichen Korrespondenz mit und ohne Patientenbezug Selbstständige Vor- und Nachbearbeitung der eingehenden Post sowie des Postausgangs Vorbereitung und Vollständigkeitsprüfung der Abrechnung von Privatpatienten bis zur Weiterleitung an die Abrechnungsstelle Ansprechpartner, Organisator und Betreuer von Famulanten, PJ-lern, Hospitanten und Gastärzten Zeiterfassung für den ärztlichen Dienst Elektronische Kommunikation, Korrespondenz, Berichte, Protokollführung Führen des chefärztlichen Terminkalenders Organisation und Unterstützung bei der Durchführung von Dienstreisen inkl. der erforderlichen Dienstreiseanträge und Reiseplanung Organisation sowie Nachbereitung von Veranstaltungen und Tagungen

Die Beschäftigten im Außendienst des Präventionszentrums am Standort Berlin zu unterstützen, insbesondere Allgemeine Sekretariatsaufgaben zu erledigen (zum Beispiel Abwicklung des Schriftverkehrs, Führen der Ablagesysteme, telefonische Betreuung der Kunden, Organisation von Sitzungen, Materialbeschaffung und -verwaltung).

Zu den Aufgaben der Stelleninhaberin / des Stelleninhabers (m/w/d) gehören neben der engen Zusammenarbeit mit den Lehrstuhlinhabern die Mitarbeit bei der Verwaltung von Personalangelegenheiten und Finanzen der Lehrstühle, die Verwaltung von Studien- und Prüfungsangelegenheiten, die Unterstützung bei der Organisation von Lehre und wissen­schaftlichen Tagungen, Publikumsverkehr sowie externe und hausinterne Korrespondenz.

Sie übernehmen das Büromanagement in einem Sekretariat und führen dabei schwierige und vielseitige Sekretariatsaufgaben selbständig aus, wie zum Beispiel das Schreiben von Texten, das selbständige Abfassen von Schreiben in Routineangelegenheiten sowie die Erledigung interner und externer Korrespondenz Sie führen eigenständig Online-Recherchen zur Ermittlung von Fakten und Sachverhalten durch und stimmen rechtliche Vorgänge im Haus vorab selbständig ab Sie organisieren Sitzungen und Termine mit Verbänden und ähnlichen Partnern und sind verantwortlich für deren Vor- und Nachbereitung Sie übernehmen die Organisation und Vorbereitung der Buchung von Dienstreisen sowie deren Abrechnung

Vorbereitung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen (Einladungen, Protokolle, Beschlusslisten) Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Eigentümer:innen, Mieter:innen und Dienstleistern Pflege und Verwaltung von Objekt- und Vertragsdaten in Immoware24 Unterstützung bei der laufenden Mietvertrags- und WEG-Verwaltung (Vertragserneuerungen, Fristenüberwachung) Rechnungsprüfung, -freigabe und Weiterleitung an die Buchhaltung Termin- und Reisekoordination für unser Verwalter-Team Ablage, Dokumentenmanagement und digitale Archivierung via Nextcloud Digitales To-Do-Management für individuelle und Team-Projekte

Sie arbeiten direkt der Geschäftsleitung bei allen anfallenden betrieblichen Aufgaben zu, führen eigenständige Recherche durch und setzen sich inhaltlich mit relevanten Geschäftsthemen auseinander. Sie übernehmen Anfertigungen und Ausarbeitungen von Auswertungen, Schriftstücken, Dokumenten und Präsentationen bis hin zu vertraulichen Vorlagen für Entscheidungsprozesse. Die Erledigung der täglichen Sekretariatsarbeiten, z. B. Büroorganisation, Akten- und Dokumentenmanagement inkl. Terminabstimmung/-nachverfolgung sowie Kalenderführung, stellt für Sie keine Herausforderung dar. Ihnen liegt die Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Gesprächsterminen inkl. Vor- und Nachbereitung sowie die Teilnahme an Sitzungen inkl. der Protokollführung. Die Unterstützung bei verschiedenen Projekten des Bereiches rundet Ihren Arbeitsalltag ab.

Sie sind Ansprechpartner für Kunden, Kollegen und Lieferanten Sie unterstützen aktiv im Tagesgeschäft Deutsche und einfache englische Korrespondenz Sie erledigen allgemeine Sekretariatstätigkeiten

Tagungen, Präventionsveranstaltungen, Sitzungen unterschiedlicher Ausschüsse und Arbeitskreise zu organisieren, Allgemeine Sekretariatsaufgaben zu erledigen, Seminare (»regionale Kurzseminare«) und Lehrgänge im Präventionszentrum zu organisieren sowie Rechnungen zu bezahlen.

Sie unterstützen unseren Geschäftsführer in seinem Daily Business. Sie unterstützen das Team bei allen organisatorischen Aufgaben. Sie sind mit souveräner Freundlichkeit die erste Ansprechpartnerin am Telefon bei eingehenden Anfragen. Sie übernehmen mit hoher Technikaffinität und Gründlichkeit die Vorbuchhaltung, das Aufarbeiten von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen aus der BWA und die Pflege von Unterlagen. Alles digital selbstverständlich. Mit Workflows und Agenten, wo immer möglich. Sie stellen die Genauigkeit und Konsistenz unserer Mandantenakten sicher, und implementieren Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung. Sie planen und koordinieren Besprechungen, Geschäftsreisen und Webinare. Sie unterstützen beim Empfang und bei der Bewirtung von Mandanten bei persönlichen Terminen in unseren Räumen.

Abwicklung von Korrespondenz, z.T. in englischer Sprache Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Unterstützung des Verwaltungsteams bei administrativen Aufgaben, z.T. in englischer Sprache Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen, überwiegend Inland

Organisation des Terminmanagements der Sachverständigen Abstimmung, Führung und Nachhaltung der Korrespondenz Aktenführung und Dokumentenverwaltung Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten, Gutachten und Honorarrechnungen Mitwirkung bei der Angebots- und Rechnungsprüfung Organisation und Überwachung von allgemeinen Sekretariats- und Büroaufgaben

Kalender-, Termin- und Kommunikationsmanagement: Proaktive Terminplanung, E-Mail-Sichtung und -Korrespondenz, Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Vorbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen Reise- und Meetingorganisation: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie Organisation interner und externer Meetings inkl. Raumvorbereitung, Ablaufkoordination und Präsentationserstellung

In deiner Funktion dreht sich alles um die Büroorganisation und die Unterstützung unseres HR-Bereichs in unserer Agentur am Standort Düsseldorf. Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag, bist erste Ansprechperson und unterstützt Kolleg innen bei alltäglichen Herausforderungen vor Ort. Du koordinierst externe Dienstleister, bearbeitest die Post, behältst den Überblick über Büro- und Raumausstattung und kümmerst dich um Ordnung und funktionierende Technik in allen Büro- und Meetingräumen. Du unterstützt bei alltäglichen technischen Fragen sowie Verwaltung der technischen Geräte (z. B. Drucker, kleinere Geräteprobleme, Ersatzgeräte) und nutzt Office-Tools als Teil der Standortorganisation. Du supportest bei Reisebuchungen, Umbuchungen und Preisvergleichen. Du betreust organisatorisch unsere Fortbildungsformate und kümmerst dich um alles, was rundherum benötigt wird - vor Ort im Büro wie auch administrativ. Du behältst stets den Überblick: ob Fristen, Abläufe, Dokumente oder organisatorische Details - du weißt, was ansteht und regelst es proaktiv. Du bist gerne vor Ort im Büro und reagierst flexibel & schnell auf das, was der Tag an Fragestellungen mit sich bringt. Im HR-Bereich unterstützt du im Tagesgeschäft bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben und arbeitest eng mit unserer Head of HR zusammen: Bewerbungs- und Terminmanagement, pflege von Personaldokumenten und arbeiten in Personio. Du begleitest On- und Offboardings, bereitest Unterlagen vor, organisierst die technische Ausstattung und sorgst dafür, dass neue Kolleg innen gut bei uns ankommen.

Annahme von Telefongesprächen Beantwortung von Anfragen Erstellen von Angeboten Site Inspektion Administrative Aufgaben Allgemeine Bürotätigkeiten

Sachliche und organisatorische Vorbereitung, Durchführung sowie Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Mitgliederversammlungen. Erstellung und Bearbeitung diverser Dokumente und Rundschreiben in deutscher und englischer Sprache. Selbstständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Unterstützung bei der Mitgliederkommunikation und Erstellung von Präsentationen. Eigenverantwortliche Beantwortung schriftlicher und telefonischer Anfragen, sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache. Terminvereinbarung und -überwachung für die Geschäftsleitung sowie Organisation von nationalen und internationalen Dienstreisen. Recherche zu Branchenthemen und aktuellen Vorhaben.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Fachbereichsleitungen und der ca. 65 Mitarbeiter innen der Fachbereiche 7.1 und 7.4, u. a. interne und externe Korrespondenz, Prüfberichte und Gutachten, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Protokollführung, etc. Organisation des Sekretariatsbereichs gemäß Managementhandbuch der BAM und der Anforderungen externer Auditvorgaben Mitwirkung bei der verwaltungstechnischen Einarbeitung und Betreuung von Mitarbeiter innen, von Auszubildenden sowie ausländischen Besucher innen und Gastwissenschaftler innen Vor- und Nachbereitung sowie Mitwirkung bei der Organisation von Besprechungen, Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene Annahme und Beantwortung bzw. gezielte Weitervermittlung von fachbezogenen Kundenanfragen Pflege von Datenbanken der Abteilung und Fachbereiche Mitwirkung im Team aller Sekretariatsbereiche der Abteilung

Sie unterstützen ein Team aus Steuerberatern und Steuerfachangestellten bei der Bearbeitung einzelner Mandate beispielsweise bei der Dokumentenerstellung oder der Digitalisierung buchhalterischer Unterlagen. Sie pflegen Stammdaten und Vollmachten unserer Mandanten in DATEV. Sie überwachen Fristen und koordinieren Termine mit unseren Mandaten in Abstimmung mit unseren Steuerberatern oder Steuerfachangestellten. Sie bearbeiten in Vertretung den Postein- und -ausgang und übernehmen die Telefonzentrale.

Erster Ansprechpartner unserer Kunden wärend unserer Öfnnungszeiten in unserer Filiale Begrüßung und Abwicklung von angefragten Serviceleistungen in unserer Filiale in Mußbach Terminvereinbarung mit unseren Kunden auf Anfrage Organisation des Empfangsbereiches sowie Unterstützung des gesamten Teams

Klassische Verwaltertätigkeit: Buchhaltung, Mahnwesen, Erstellung von Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen für steueroptierte Immobilien, Reparaturmanagement und Kommunikation zu Mietern und Eigentümern Zahlen, Daten, Fakten: Erstellung regelmäßiger Reportings, Controlling über das Budget, regelmäßige Datenpflege und aktive Objektanalyse Servicepartner: Selbstbewusstes und sicheres Auftreten im Umgang mit Eigentümern, Mietern, Handwerkern und Dienstleistern Lösungsorientiertes Arbeiten: Probleme frühzeitig erkennen, pragmatische Lösungen entwickeln und eine hohe Servicequalität gegenüber Eigentümern und Mietern sicherstellen Prozessoptimierung: Gewissenhafte Analyse bestehender Prozesse, Identifizierung von Optimierungspotenzialen und Unterstützung bei deren Umsetzung

Auftragsabwicklung (Bearbeitung von Bestelleingängen, Erstellung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen & Rechnungen) Sachbearbeitung (Angebotserstellung, Bestellungen bei Lieferanten, Reklamationsbearbeitung) Sekretariatsaufgaben wie Telefon, Emails, Empfang, Bestellung von Büromaterial, Paketannahme, Reisebuchungen, Terminkoordinierung mit Lieferanten oder Geschäftspartnern Verwaltungstätigkeiten (Datenbankpflege, Ablage elektronisch und papierhaft) Verpackung sowie Logistik- und Versandorganisation weltweit Unterstützung der Geschäftsführung und der Administration Managerin im Tagesgeschäft Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen, wie z. B. Messen