Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

In unserer Poststelle am Standort Heidelberg tragen Sie zu einer zuverlässigen und ordnungsgemäßen Postbearbeitung bei. Das erwartet Sie in Ihrem Arbeitsalltag: Sie bearbeiten den Posteingang, Postausgang und Warenlieferungen Sie scannen Briefe, Akten und weitere Dokumente Sie koordinieren Wartungstermine unserer Poolfahrzeuge Sie erledigen Dienst- bzw. Botengänge Sie betreuen die Medientechnik

Sie sind die erste Ansprechperson für unsere Mitglieder, Neukunden und Mieter unserer Gästewohnungen. Sie sind unser Aushängeschild und lassen sich so schnell nicht aus der Ruhe bringen. Bedienung der Telefonzentrale Empfang der Besucher in der Geschäftsstelle Bearbeitung eingehender Rechnungen Vermietung der Gästewohnungen Vorbereitung von Konferenz- und Besprechungsräumen Abwicklung der Eingangs- und Ausgangspost Beantwortung beziehungsweise Weiterleitung allgemeiner E-Mails Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial Unterstützung beim Scannen von Dokumenten Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Schreiben nach Phonodiktat, Posteingangsbearbeitung), selbstständiges Formulieren von Schriftverkehr Aktenverwaltung und Ablage für die Projektleitung Rechnungsprüfung Empfangstätigkeit (Telefon, Korrespondenz für unsere Projektleiter)

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroorganisationstalent, d. h. erste Anlaufstelle für nicht-fachliche Fragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Bürostruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge

Als Teil unseres Assistenzteams unterstützen Sie den Wissenschaftlichen Vorstand bei vielfältigen organisatorischen Aufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören: Reiseplanung, -organisation und -management Terminplanung und -koordination Stilsichere Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Gästebewirtung Postbearbeitung

Sie übernehmen die eigenständige Organisation des Direktionssekretariats und unterstützen die Direktion in allen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen. Als zentrale Schnittstelle koordinieren Sie die täglichen Abläufe des Museums und sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Direktion, Mitarbeitenden sowie externen Partnern und Förderern. Dazu gehören: Professionelles Office- und Terminmanagement Führung des Terminkalenders der Direktion, inklusive Koordination und Terminvorbereitung in organisatorischer Hinsicht Selbstständige Korrespondenz, Post- und Telefonkommunikation, Adressmanagement sowie Registratur Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Direktion Zuverlässiges Führen von Wiedervorlagen und Ablagesystemen Administrative und organisatorische Unterstützung der Direktion, inklusive Recherchen und museumsplanerischer Aufgaben Organisation, Koordination und Betreuung von Veranstaltungen, Meetings, Pressekonferenzen und Ausstellungseröffnungen inklusive Einladungsmanagement und Koordination externer Dienstleistungen (z.B. Catering) Erstellung und Kontrolle von Dienstplänen (u. a. für das Kassenteam) Unterstützung in laufenden Projekten und im allgemeinem Tagesgeschäft Ansprechpartner für Mitarbeitende, Gäste und Partner des Museums Zeitweise Betreuung der Telefonzentrale sowie vertretungsweise (urlaubsbedingt) Übernahme einzelner Kommunikation

Sie sind (im Team) die freundliche Stimme am Telefon und der erste Kontakt für unsere Mandanten Sie empfangen unsere Mandanten und sorgen für eine angenehme Atmosphäre Sie übernehmen allgemeine Büroorganisation und die Verwaltung von Terminen Sie unterstützen uns bei der Korrespondenz, sowohl im allgemeinen Schriftverkehr als auch in fachlichen Themen Sie bereiten einfache Beglaubigungen vor Sie unterstützen das Team in der Vor- und Nachbereitung der Urkunden

Die Tätigkeit ist von den komplexen Anforderungen der Administration des Gastronomie- und Event-Business geprägt. Dazu gehören abgestimmte Veranstaltungsabläufe, die Koordination verschiedener Beteiligter, die Einhaltung organisatorischer Vorgaben sowie die sorgfältige Bearbeitung von Vertrags-, Abrechnungs- und Veranstaltungsunterlagen. Das Aufgabengebiet bietet eine abwechslungsreiche Verbindung aus klassischer Sekretariatsarbeit, kaufmännischer Unterstützung und Mitwirkung an der Organisation unterschiedlichster Veranstaltungen in verantwortlicher und büroleitender Funktion. Eigenverantwortliche Durchführung sämtlicher Tätigkeiten im Bereich Sekretariat und Büroorganisation. Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, insbesondere Posteingang, Postausgang, Postumlauf, Ablage und Wiedervorlage. Abwicklung des Telefonverkehrs sowie Erteilung schriftlicher und mündlicher Auskünfte. Selbstständige Koordinierung von Terminen sowie Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen. Unterstützung und organisatorische Mitwirkung bei der Planung, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen. Vorbereitung von Verbrauchslisten für Speisen und Getränke, Programmierung der Kasse, Kommunikation mit externen Dienstleistern, Bearbeitung von Personalunterlagen sowie Abfrage und Zusammenstellung aller abrechnungsrelevanten Daten. Erstellung von Rechnungen sowie vorbereitende Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Veranstaltungsabrechnung. Schreibarbeiten jeglicher Art, eigenständig sowie nach Diktat der Geschäftsführung. Erstellung und Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung, insbesondere Angebote, Verträge, Übersichten und sonstige Organisationsunterlagen. Unterstützung im Zahlungsverkehr sowie Übernahme vorbereitender Buchhaltungsaufgaben. Koordination interner Büroabläufe und Unterstützung der Geschäftsführung in büroleitenden und organisatorischen Aufgaben.

Die Tätigkeit ist von den komplexen und dynamischen Anforderungen der Administration des Gastronomie- und Event-Business geprägt. Dazu gehören abgestimmte Veranstaltungsabläufe, die Koordination verschiedener Beteiligter, die Einhaltung organisatorischer Vorgaben sowie die sorgfältige Bearbeitung von Vertrags-, Abrechnungs- und Veranstaltungsunterlagen. Das Aufgabengebiet bietet eine abwechslungsreiche Verbindung aus klassischer Sekretariatsarbeit, kaufmännischer Unterstützung und Mitwirkung an der Organisation unterschiedlichster Veranstaltungen. Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team im administrativen Tagesgeschäft sowie bei der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, insbesondere Posteingang, Postausgang, Dokumentenablage, Wiedervorlagen und allgemeine Korrespondenz. Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Veranstaltern, Dienstleistern, Besuchern und Geschäftspartnern. Selbstständige Koordination von Terminen, Fristen und internen Abläufen. Unterstützung bei der Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Veranstaltungen, insbesondere durch Einholung und Aufbereitung veranstaltungsbezogener Informationen, Abstimmung organisatorischer Details und Zusammenstellung relevanter Unterlagen. Mitwirkung bei der Erstellung, Vorbereitung und Prüfung von Angeboten, Vertragsunterlagen, veranstaltungsbezogenen Mitteilungen sowie sonstigen Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung. Pflege und Nachverfolgung von Angaben zu Veranstaltungsabläufen, etwa zu Auf- und Abbauzeiten, Besucherzahlen, Bestuhlungsfragen, externen Dienstleistern und abrechnungsrelevanten Informationen. Unterstützung bei der Abstimmung mit Catering, Garderobe, Technik, Servicepersonal und weiteren internen oder externen Beteiligten, soweit dies für einen reibungslosen Veranstaltungsablauf erforderlich ist. Schreibarbeiten aller Art, sowohl eigenständig als auch nach Vorgabe der Geschäftsführung. Unterstützung bei Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und vorbereitenden buchhalterischen Aufgaben. Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Unterlagen und sensiblen Informationen im Rahmen der internen Verwaltung und Veranstaltungsorganisation.

Ziel der Position »Assistenz« ist die Büroleitung im Sinne der organisatorischen, fachlichen Verantwortung für den Bereich Administration / Sekretariat für die Vorstandsvorsitzende und auch die Verwaltungsleitung mit der fachlichen Führung der zweiten Position Sekretariat. Büroorganisation Frau Oberin Fuhr und Frau Blume mit fachlicher Verantwortung für eine zusätzliche Kraft Sekretariat Effiziente Termin- und Reiseplanung Organisation der Ablage Korrespondenz (E-Mails, Protokolle, Briefe - nach Vorgabe und eigenständig) Repräsentanz, Gästebewirtung Mitgliederbetreuung im Sinne von Geburtstagsgrüßen, Aufmerksamkeiten - eigene Ideen gewünscht Erstellung von Unterlagen für die unterschiedlichen Gremien (Schwesternschaft / DRK Kliniken Berlin / Verband der Schwesternschaften / SozialBank) mit der entsprechenden Organisation Ansprechpartnerin (m/w/d) für IT / Technik Themen (Schlüsselanlage, Technik Konferenzraum etc.) Stetige Weiterentwicklung der Organisation mit eigenen Ideen gewünscht

Du unterstützt unser Team und bei Bedarf die Führungskräfte im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Du koordinierst und organisierst Termine, bereitest Meetings vor und sorgst für eine strukturierte Dokumentation Du übernimmst Projektmanagement-, Kommunikations- und Koordinationsaufgaben und behältst dabei den Überblick Du arbeitest aktiv an bereichsübergreifenden Projekten mit und bringst Deine Ideen ein Du bist Ansprechpartner in für interne und externe Stakeholder innen und sorgst für eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit

Unterstützung der organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um die Organisation und Durchführung der Sitzungen des Perspektivenrats. Ansprechpartner in für die Führungskräfte, ihre Büros, die Kolleg innen sowie externe Partner innen. Verwaltung des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise. Bearbeitung interner und externer Anfragen, Redaktion von Manuskripten, Erstellung von Präsentationsfolien, Mitarbeit an der Datenbankentwicklung und -pflege. Planung, Organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen. Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG-Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung. Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG. Schriftverkehr auf nationaler und internationaler Ebene. Unterstützung der beiden Münchner Referate der Abteilung bei allgemeinen Sekretariatstätigkeiten (z. B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Telefondienst, Terminkoordination, Reisebuchung, Materialbeschaffung und -verwaltung, Vertragsprüfung und -abschlüsse). Vertretung der Sachbearbeitung/Assistenz der Abteilungsleitung in allen ihren Aufgaben.

Proaktive Unterstützung der Abteilungsleitung und der Arbeitsgruppen im administrativen Bereich: Unterstützung im operativen Tagesgeschäft Klassisches Büromanagement wie z. B.: Terminplanung, Erstellung von Präsentationen / Unterlagen, Hardware- und Software-Beschaffung sowie Berechtigungen etc. Unterstützung in Projekten und Prozessen Weiterentwicklung zu einem »digitalen Büro« Ansprechpartner in der Schnittstellenfunktion für den Stadtkonzern (GGH und städtische Ämter)

Umsetzung der geprüften Kundenaufträge in Lieferung und Leistungen Verrechnung der Lieferungen und Leistungen / Erstellen von Gutschriften Anlegen bzw. Pflege von Stammdaten

Kontierung, Prüfung und Buchung aller eingehenden Rechnungen der zugeordneten Unternehmen der Hörmann-Gruppe Abwicklung des wöchentlichen Zahlungsverkehrs Kontenabstimmung und Stammdatenverwaltung der Kreditoren Schnittstelle für die Korrespondenz zwischen unseren internen Abteilungen und unseren Lieferanten First-Level-Support für Endanwender im Rechnungsprüfungsprozess sowie Betreuung und Pflege des Customizing in diesem AddOn

Mitarbeit bei der Erstellung des Haushaltsplanes, des Jahresabschlusses (Bilanz, Ergebnis- und Finanzrechnung) sowie der laufenden Geschäftsbuchhaltung im Rahmen der kommunalen Doppik Veranlagung und Erhebung sämtlicher Steuerangelegenheiten (Grund-, Gewerbe-, Vergnügungs- und Hundesteuer) sowie wiederkehrende Ausbaubeiträge Verbrauchsabrechnungen und Festsetzungsbescheide der Abwasserbeseitigungseinrichtung Bearbeitung von Widersprüchen, Satzungen und Erlässen

Anlagenbuchhaltung (Erfassung bewegliches und unbewegliches Anlagevermögen, Abrechnung der Anlagen im Bau, Abschreibungen, Pflege- und Überwachung der Inventur- und Bewertungsrichtlinien) Mitarbeit bei der Erstellung des Haushaltsplans, bei der laufenden Geschäftsbuchhaltung sowie bei der Erstellung des Jahresabschlusses im Rahmen der kommunalen Doppik (Bilanz, Ergebnis- und Finanzrechnung, Anhang und Rechenschaftsbericht) Digitaler Rechnungsworkflow Interne Leistungsverrechnungen Kaufmännische Buchhaltung der Eigenbetriebe Abwasserbeseitigungseinrichtung und Palatinum

Bonitätsprüfung: Sie prüfen die Bonität unserer Kunden und entscheiden über die Vergabe von Warenkrediten und Kreditlimits. Forderungsmanagement: Das Mahnwesen wird von Ihnen eigenverantwortlich gesteuert und überwacht. Verhandlungsführung: Sie stimmen Maßnahmen zur Absicherung von Forderungen ab und entwickeln Lösungen zur Regulierung offener Außenstände. Rechtliche Maßnahmen: Sie entscheiden über die Einleitung gerichtlicher Mahn- und Zwangsvollstreckungsverfahren sowie über die Beendigung von Geschäftsbeziehungen. Zusammenarbeit: In enger Abstimmung mit Vertrieb, Finanzbereich und Recht entwickeln Sie tragfähige Lösungen für komplexe Forderungsfälle. Prozessoptimierung: Sie analysieren bestehende Abläufe im Credit Management und bringen Verbesserungspotenziale aktiv ein.

Gemeinsam sorgen wir für einen reibungslosen Ablauf und höchste Präzision im Lager! Koordination der Wellenfreigaben und Steuerung der Aufträge Pflege und Abgleich von Bestandsdaten in internen und Kundensystemen Überwachung der Lagerstellplätze und Bestandskontrolle Bearbeitung von Sonderaufträgen und Durchführung aller Buchungsvorgänge (Leergut, Wareneingang/-ausgang) Fahrerabwicklung inklusive Prüfung und Erstellung von Lieferpapieren Unterstützung der operativen Abläufe durch Mitarbeit auf der Fläche

Sie übernehmen die professionelle Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen Sie unterstützen die Gruppenleitung und das Team der Technischen Dienste bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Sie bearbeiten die interne und externe Korrespondenz und fungieren als zentrale Ansprechperson für organisatorische Anliegen Sie bereiten Besprechungen vor und nach, erstellen Unterlagen und Präsentationen und behalten offene Punkte im Blick Sie koordinieren den Informations- und Dokumentenaustausch zwischen den Technischen Diensten, unseren operativen Einheiten und weiteren internen Schnittstellen Sie unterstützen bei der Planung und Organisation von Dienstreisen sowie bei der Abrechnung von Reisekosten Sie pflegen Daten, Übersichten und Ablagestrukturen und stellen eine nachvollziehbare und strukturierte Dokumentation sicher Sie wirken bei bereichsinternen Projekten und der kontinuierlichen Weiterentwicklung organisatorischer Abläufe mit Sie übernehmen allgemeine Aufgaben des Office Managements und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft