Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Organisation & Koordination des Teambüros: Sie verantworten die professionelle Organisation des Teambüros inklusive Terminplanung, -koordination und zuverlässiger Nachverfolgung Vorbereitung und Begleitung von Terminen & Gremienarbeit: Sie planen, organisieren und koordinieren Besuche, Meetings sowie regelmäßige Sitzungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf Erstellung von Unterlagen & Entscheidungsgrundlagen: Sie erstellen und bereiten Protokolle, Präsentationen, Übersichten und aussagekräftige Entscheidungsunterlagen auf Antrags- und Beschlussmanagement: Sie bearbeiten Anträge softwaregestützt, erstellen Beschlussvorlagen und bereiten Zahlungen sorgfältig vor Kommunikation & Schnittstellenarbeit: Sie stehen im regelmäßigen Austausch mit Antragstellern, Projektpartnern sowie den Gremienmitgliedern der gemeinnützigen Stiftungen Vertrauliches Informationsmanagement: Sie gehen verantwortungsbewusst mit sensiblen Informationen um und gewährleisten jederzeit höchste Diskretion Öffentlichkeitsarbeit & interne Kommunikation: Sie unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit und interne Kommunikation, teilweise in enger Abstimmung mit der Abteilung Communications der Friedhelm Loh Group

Den präsenzbezogenen und digitalen Bildungsbetrieb inkl. Seminarplanung und -nachbereitung, Referierenden-, Teilnehmenden- und Hotelmanagement sowie Rechnungsbezahlung organisatorisch abzuwickeln, Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben zu erledigen sowie Bei der Organisation von Sitzungen, Seminaren und Tagungen zu unterstützen.

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z. B. Terminvereinbarungen, Schriftverkehr, Materialbestellung, Reparaturaufträge etc.) Arztbriefmanagement Administrative Unterstützung für die (ober-)ärztlichen Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter Veranstaltungsbetreuung Lehrsekretariat Betreuung internationaler Patientinnen / Patienten

Sie unterstützen die Mitarbeitenden bei den Aufgaben im Bereich der Beschaffungsmaßnahmen und sorgen für effiziente Abläufe unter anderem durch Büroorganisation und Assistenz: Durchführung allgemeiner administrativer Verwaltungstätigkeiten im Referat, einschließlich Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung interner und externer Anfragen, Administration und Pflege der E-Akte, Bereichsredaktion und Qualitätsmanagement für das Behördenportal der BAM, Stammdatenerfassung und -pflege sowie Mitarbeit bei Abruf und Bearbeitung von Warenkörben des Kaufhauses des Bundes und Direktaufträgen Aufgaben im Bereich der Beschaffung: Bearbeitung von Beschaffungsmaßnahmen von wissenschaftlich-technischen Waren und Dienstleistungen für den wissenschaftlichen Fachbedarf der BAM

Sie managen die Telefonzentrale, das Infopostfach und kümmern sich um unsere Post. Sie bestellen und verwalten das Büromaterial, prüfen und bearbeiten Verwaltungsrechnungen. Sie wirken mit bei der Einführung, Anpassung und Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse. Sie koordinieren Termine und Veranstaltungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Sie sind zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um unser Zeiterfassungssystem. Sie sind der Dreh- und Angelpunkt zu unserem IT-Dienstleister. Sie erkennen mit einem Blick, »wo es vielleicht noch hakt« und tragen dazu bei, Prozesse kritisch zu durchleuchten.

Ihre Aufgaben Allgemeine Büroorganisation einschließlich Materialverwaltung Verlässliche Unterstützung des Abteilungsleiters im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft Eigenständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon), inklusive Beantwortung von Terminanfragen des Abteilungsleiters Unterstützung bei organisatorischen Abläufen und internen Prozessen im Klinikalltag Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeitenden, Patient innen sowie internen und externen Klinikpartnern Betreuung von Patient innen sowie dazugehörige Verwaltungstätigkeiten (z. B. SAP-Aufnahme, Abrechnungsvorbereitung) Schreiben von Befundbriefen nach Vorgaben Unterstützung klinikinterner Prozesse und Sicherstellung reibungsloser Abläufe Vorbereitung von personalrechtlichen Maßnahmen sowie Pflege der Personaldaten (einschl. Urlaubs- und Fehlzeiten), Erfassung von Unfallanzeigen Mithilfe bei der Organisation von Lehre, Schulungen und Veranstaltungen (einschl. Raummanagement)

Durch deine sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen ermöglichst du unserem Managementteam, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dazu zählt u. a. die effiziente Strukturierung der Tagesabläufe sowie die Organisation von Geschäftsreisen im In- und Ausland, einschließlich der Reisekostenabrechnung Du agierst als professionelle Kommunikationsstelle sowohl innerhalb des Unternehmens als auch nach außen und übernimmst eigenständig die Organisation von Meetings (Buchung von Räumlichkeiten, Catering, etc.) Außerdem gehören auch diverse administrative Tätigkeiten zu deinen täglichen Aufgaben sowie die serviceorientierte Bearbeitung sämtlicher eingehender Anfragen Die eigenverantwortliche Optimierung interner Abläufe rundet deine Tätigkeit bei uns ab

Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung Klassische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen, Terminverwaltung, Postbearbeitung) Organisation und Koordination interner Abläufe Unterstützung beim Aufbau und der Weiterentwicklung digitaler Strukturen (DATEV-DMS) Empfang und Betreuung von Mandanten und Gästen Optional, je nach Qualifikation und Interesse: Unterstützung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Finanzbuchhaltung

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroverwaltungstalent, d. h. erste Anlaufstelle für Rechnungs-, Finanz- und Personalfragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Verwaltungsstruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge Allgemeine Buchhaltung Unterstützung der Geschäftsführung Zuarbeit für Steuerberater (StB) und Finanzamt Getrennte Buchführung für tragwerk-s gmbh (tw-s) und Prüfingenieur Kürschner (PI) Online-Banking für Girokonten tw-s und PI Zahlungsverkehr und -freigaben für Girokonten tw-s und PI Internes und externes Rechnungswesen Belegerfassung und -prüfung Laufende Finanzbuchhaltung Kontoführung und Bankabstimmung Überwachung offener Posten Verrechnungen zwischen Girokonten tw-s und PI Projektbuchhaltung Liquiditätsübersichten Vertrags- und Dokumentenmanagement So viel wie möglich, aber mindestens Zuarbeit für StB (siehe »Deine Nice-to-Have-Skills«!) Personalmanagement Zeiterfassung, Urlaub, Krankmeldungen, Bürokalender Personalakten pflegen On- und Offboarding Lohn- und Gehaltsabrechnung Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen Lohnsteuer-Anmeldungen Sozialversicherungsbeiträge, d. h. Meldungen an Sozialversicherungsträger Lohnnachweise und Jahreslohnsteuerbescheinigungen Erstellung der monatlichen BWA für tw-s und PI Laufende Verbuchung der Belege über Datev Unternehmen-Online Umsatzsteuer: monatliche Voranmeldung, Jahreserklärung, Vorsteuerabrechnung Zuarbeit für StB: Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Anlagenbuchhaltung

Ausführung des Unterhaltsvorschussgesetzes Führen von Beratungs- und Aufklärungsgesprächen zum Thema Unterhaltsvorschuss Antragsprüfung und Entscheidung inkl. Überprüfung der individuellen Leistungsfähigkeit Zahlungspflichtiger und Erteilung von Bescheiden außergerichtliche Geltendmachung des Unterhaltsanspruches gerichtliche Geltendmachung des Unterhaltsanspruches (vereinfachtes und streitiges Verfahren) durch Prüfung vorgebrachter Einwendungen und Anträge der Gegenseite, Vertretung vor Gericht Aufforderung Zahlungspflichtiger, Prüfung von Vollstreckungsaussetzungen Pfändung, Vollstreckung im In- und Ausland Einstellung der Unterhaltsvorschussleistungen, ggf. Prüfung von Schadenersatz- und Rückzahlungsansprüchen Überwachung und Buchung der Geldeingänge im Fachprogramm Durchführung von Ordnungswidrigkeitenverfahren

Allgemeine Verwaltungsaufgaben Projektbezogene Verwaltungstätigkeiten u.a. im Projekt Denk weiter "Demokratisch und Menschlich im DRK in RLP" Selbständige Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen für Mittelgeber Allgemeines Rechnungswesen Unterstützung der Teamleitung Unterstützung der Referent innen im Team

Einholen von Frachtkosten sowie Verschiffungs- und Lieferdaten Anlage von Frachtbestellungen Berechnung von Frachten anhand vorliegender Preislisten (Volumen/Platzbedarf) Disposition von auftragsbezogener Logistik Sachliches und inhaltliches Prüfen von Frachtangeboten Allgemeine Datenpflege, Erstellen von Statistiken sowie Unterstützung beim Aufbereiten von Daten Mündliche und schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch Kontrolle der Rechnungseingänge sowie Bearbeitung, Erstellung und Überprüfung von Rechnungen Nachverfolgung von Bestellungen Terminüberwachung und Koordinierung von Versandbereitschaftsmeldungen sowie Zusammenstellung einzelner Shipments Beobachtung von Wettbewerbsaktivitäten und Marktentwicklung Unterstützung im Bereich Versand

Aktualisieren, Verwalten und Pflegen von Dateien und Aufzeichnungen Erstellen und prüfen von EG/COC Berichten Betreuung von Kunden Unterstützung des kompletten Teams durch Entlastung von administrativen Aufgaben

Beratung zu Bauvorhaben Annahme und Prüfung von Bauanträgen im Rahmen der Erteilung des gemeindlichen Einvernehmens nach § 36 BauGB Bearbeitung von Genehmigungsfreistellungsverfahren sowie isolierten Befreiungen Teilnahme an Sitzungen des Bauausschusses nach Bedarf Abwicklung der Herstellungsbeiträge und der gesplitteten Abwassergebühr Vollzug des Bayerischen Straßen- und Wegegesetzes sowie der Straßenverkehrsordnung (Widmungen, Verkehrsschau, verkehrsrechtliche Anordnungen)

In deinem Verantwortungsbereich liegt die Erstellung von in- und externen Statistiken & Auswertungen für unsere nationalen Kunden Du unterstützt die Leitung Key Account Management und das gesamte Vertriebsteam in allen strategischen und organisatorischen Aufgaben Es reizt dich, für Markt- und Wettbewerbsanalysen zu recherchieren und daraus Entscheidungsvorlagen zur erstellen Es macht dir Spaß, Meetings, Workshops, Konferenzen, Messen und Veranstaltungen zu organisieren, von der Planung bis zur Durchführung und Protokollführung Du übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben im Vertrieb und stellst in deinem Aufgabenbereich eine standortübergreifende Kommunikation sicher

Unterstützung des Vorstands / der Unternehmensbereichsleitung im Tagesgeschäft bei organisatorischen Aufgaben Erstellung von Präsentationen, Vorträgen, Entscheidungsvorlagen und Reports Organisation, Betreuung von internen Veranstaltungen, wie Preiskommissionen, etc Korrespondenz intern und extern Organisation, Betreuung und Nachbereitung von Kundenveranstaltungen, Lenkungsausschüssen, Diskussionsveranstaltungen/Foren mit privaten Bauherren und der öffentlichen Hand Organisation von Dienstreisen

Selbständige Erledigung aller klassischen Sekretariatsaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation eines Baustellensekretariates (Veranstaltungsmanagement, Korrespondenz, Terminorganisation) Digitale Dokumentenablage und Datenbankpflege Tätigkeit im Baustellensekretariat im Team Kompetente Organisation und Erledigung der internen und externen Korrespondenz Empfang und Betreuung von Gästen

Verfahrensbearbeitung Sie unterstützen den Insolvenzverwalter bei der Abwicklung von Regelinsolvenzverfahren sowie den Sachverwalter in Eigenverwaltungsverfahren Forderungsprüfung Sie prüfen Gläubigerforderungen in Abstimmung mit dem Insolvenzverwalter Verzeichnisse & Unterlagen Sie erstellen die insolvenzrechtlichen Verzeichnisse gemäß §§ 151 ff. InsO und bereiten die erforderlichen Unterlagen sorgfältig auf Korrespondenz & Fristen Sie bereiten die Kommunikation mit Gläubigern vor, überwachen Fristen und sorgen für einen strukturierten Ablauf innerhalb der Insolvenzverfahren

Beratung der Antragsteller innen, Antragsbearbeitung und Bewilligung von Leistungen nach dem UVG Regelmäßige Überprüfung und Kontrolle der Bewilligungsvoraussetzungen Bearbeitung von Erstattungsansprüchen Durchführung von Unterhaltsüberprüfungen und Realisierung von Unterhaltsan-sprüchen Haushalts- und kassenrechtliche Umsetzung der Bearbeitungsfälle Statistische Erhebungen

Betreuung externer Dienstleister sowie Koordination und Dokumentation von Reinigungs-, Wartungs- und Sicherheitsfirmen, Bearbeitung, Verteilung und Abholung von Eingangs- und Ausgangspost (Briefe, Pakete, Messgeräte, Probeträger mit Gefahrengut) sowie Warenannahme und Inventarisierung Ausgabe, Verwaltung und Beschaffung von Arbeits- und Verbrauchsmaterialien sowie Organisation und Dokumentation der Ausgabe von PSA, Berufskleidung, Erste-Hilfe-Material, Büromaterial usw. Fuhrparkverwaltung, einschließlich Führen von Kontroll- und Inspektionsbüchern und Sicherstellung der Vorgaben aus dem Fuhrparkhandbuch Mitwirkung bei der Koordination und Unterstützung des Brandschutzbeauftragten Unterstützung bei Inventuren, Organisation von Umzügen, Montagearbeiten Vertretung am Gästeempfang, Telefonzentrale und der Schlüsselverwaltung