Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, insbesondere Erledigung der Korrespondenz nach Diktat, Vorlage oder Stichworten mittels moderner Textverarbeitung Terminkoordination Annahme / Weiterleitung eingehender Telefonate und Erteilung von Auskünften, Postein- und -ausgangsbearbeitung Bestell- und Rechnungswesen: Bestellung von Büro- und Labormaterial inklusive Lieferscheinkontrolle, Wareneingangsbuchung und Rechnungskontrolle Sachanlagenverwaltung: Inventarisierung Assistenz im Reisemanagement: Dienstreiseanträge und -abrechnungen, Reisebuchungen, Gästereiseerstattungen Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen

Vorzimmer des Bürgermeisters Organisation und Koordination des Terminkalenders des Bürgermeisters Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Gesprächen und Veranstaltungen Erstellung von Schriftstücken, z. B. Alters- und Ehejubilare Schnittstelle zwischen Bürgermeister, Verwaltung, Politik und Bürgerschaft Bearbeitung des zentralen Post- und Rechnungseingangs, inkl. Vorabprüfung und Weiterleitung Allgemeinde Organisationsaufgaben im Fachbereich zentrale Dienste Öffentlichkeitsarbeit Vorbereitung und Ausarbeitung von Pressemitteilungen in enger Abstimmung mit den jeweils zuständigen Fachabteilungen. Pflege und Weiterentwicklung der Homepage sowie Betreuung weiterer Kommunikationskanäle inklusive redaktioneller Planung und Erstellung von Beiträgen. Mitwirkung bei der Konzeption und Umsetzung von Kampagnen und Informationsmaterialien Redaktion des amtlichen Teils des Amtsblatts der Verbandsgemeinde Wachenheim AnsprechpartnerIn für Medienvertreter: Entgegennahme und Koordination von Presseanfragen, Vorbereitung von Hintergrundinformationen. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Pressegesprächen und öffentlichen Terminen.

Umfassende Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft Planung, Koordination und Priorisierung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, inkl. Agenda, Unterlagen, Entscheidungsvorlagen und Protokollen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen für interne und externe Stakeholder Pflege und Aktualisierung relevanter Datenbanken Unterstützung im Research Mitarbeit in der Mietvertragserstellung und dem anschließenden Freigabeprozess

Unterstützung der einzelnen Teams im Entlassmanagement/Sozialdienst Organisatorische und administrative Unterstützung der Abteilungsleitungen Direkter persönlicher Kontakt mit Patienten und Angehörigen Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Patienten, Angehörigen,Kostenträgern, interne und externe Kooperationspartnern Allgemeine Büro- und Assistenztätigkeiten zu üblichen Office-Zeiten Formularpflege & Digitalisierung Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeiter innen

Sie übernehmen die eigenständige Organisation des Direktionssekretariats und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft. Dazu gehören: Professionelles Office- und Terminmanagement Führung des Terminkalenders der Direktion, inklusive Koordination und Terminvorbereitung in organisatorischer Hinsicht Selbstständige Korrespondenz, Post- und Telefonkommunikation, Adressmanagement sowie Registratur Zeitweise Betreuung der Telefonzentrale und vertretungsweise Assistenz der Vermittlung und Öffentlichkeitsarbeit Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Direktion Zuverlässiges Führen von Wiedervorlagen und Ablagesystemen Administrative und organisatorische Unterstützung der Direktion, inklusive Recherchen und museumsplanerischer Aufgaben Organisation, Koordination und Betreuung von Veranstaltungen, Meetings, Pressekonferenzen und Ausstellungseröffnungen inklusive Einladungsmanagement Erstellung und Kontrolle von Dienstplänen (u. a. für das Kassenteam) Ansprechpartner in für Mitarbeitende, Gäste und Partner innen des Museums

Unterstützung bei der Verwaltung von Personal- und Finanzangelegenheiten der Professuren Unterstützung bei der Betreuung von Studierenden und des allgemeinen Publikumsverkehrs Unterstützung bei der Einarbeitung und Koordination der studentischen Hilfskräfte des Lehrstuhls Unterstützung bei der Pflege der Webpräsenz der Professuren im Content Management System der Universität Verwaltung und Organisation der Studien- und Prüfungsangelegenheiten (Digicampus und STUDIS) Unterstützung beim Erstellen von Lehr- und Prüfungsmaterialien Organisation von Lehre, wissenschaftlichen Tagungen und Besprechungen sowie Koordination von Terminen und Dienstreisen Generelle externe und hausinterne Korrespondenz, ggf. auch in englischer Sprache

Präsentation des Büros nach Innen und Außen Veröffentlichung unserer Projekte auf Architekturplattformen, in digitalen Medien sowie Printproduktion Pflege und Betreuung der Webseite und der Social-Media-Kanäle Recherche und Bewerbungen für Wettbewerbe, VgV-Verfahren und Architekturpreise Aufbereitung von Bild- und Textmaterial für Einreichungen bei Preisen / Auszeichnungen Organisation von Teamveranstaltungen.

Sie unterstützen Utz Schäffer als verlässliche und kompetente Assistenz mit Weitblick. Sie haben den Überblick über die vielfältigen Aufgaben des Instituts und sind eine zentrale Schnittstelle zu unseren internen und externen Partnern. Sie koordinieren das Recruiting von Doktoranden und nicht-wissenschaftlichen Mitarbeitern.

Executive Assistant (m/w/d) to the CEO / Geschäftsführer Loh Family Office Professionelle Unterstützung des Geschäftsführers in allen organisatorischen, administrativen und inhaltlichen Belangen Planung, Organisation sowie inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings und Board-Sitzungen Kommunikation und Schnittstellenmanagement zwischen dem Geschäftsführer, Family Office, Inhaber, Familienmitgliedern, Stiftungsräten, internen Teams und externen Partnern (bspw. Banken, Rechtsanwälte, Berater, Beteiligungen) Vertrauliches Dokumenten- und Informationsmanagement sowie Sicherstellung höchster Diskretion Organisatorische Betreuung von Personalbeschaffungsmaßnahmen Unterstützung und Mitwirkung in unterschiedlichen Projektteams im Personal- und IT-Bereich Reiseplanung und -organisation, Repräsentationsaufgaben und kompetente Besucherbetreuung Unterstützung bei strategischen Initiativen und der weiteren Professionalisierung des Family Offices

Office-Management Aktive Unterstützung und Entlastung der Geschäftsleitung in allen anfallenden operativen und administrativen Aufgaben, sowie bei strategischen Projekten und zentralen Initiativen Selbstständige Koordination und Organisation verwaltungstechnischer Aufgaben Aktive Beteiligung in bereichsübergreifenden Projekten und eigenständige Übernahme der Projektassistenz Zuverlässige Verwaltung vertraulicher Dokumente wie Gesellschafterbeschlüsse, Verträge und Berichte Erstellung von Präsentationsunterlagen sowie die eigenständige Vor- und Nachbereitung von Meetings Planung und Koordination von internationalen Reisen, Meetings und internen Veranstaltungen Professionelle Bearbeitung von Geschäftsvorgängen Reisekostenabrechnung, Rechnungsfreigabe und Prüfung

Sämtliche Bereiche der Bürokommunikation und -organisation Betreuung unserer Social Media-Kanäle / Netzpräsenz, Content-Erstellung in Abstimmung mit der Geschäftsführung. Betreuung von öffentlichen Vergabeverfahren, z. B. VGV, ÖPP, RPW, etc. - Zuarbeit, Dokumentation, Fristenüberwachung Die Digitalisierung unseres Büros vorantreiben (z. B. Dokumentenmanagement, papierloses Büro)

Support: Du unterstützt die Geschäftsführung in operativen und strategischen Aufgabenstellungen, außerdem werden Präsentationen, Analysen und Entscheidungsvorlagen von Dir erstellt und aufbereitet. Verantwortung übernehmen: Du bearbeitest und koordinierst eigenständig Projektthemen mit kaufmännischer Ausrichtung. Organisation: Die Vorbereitung, Nachbereitung und Protokollierung von Meetings, Sitzungen und Geschäftsführungsentscheidungen zählt ebenfalls zu Deinem Aufgabenbereich. Fortschritt: Du erkennst gezielt Verbesserungspotenziale in bestehenden Prozessen und entwickelst Ideen zur kontinuierlichen Optimierung und Weiterentwicklung der Abläufe im Unternehmen. Qualität: Du arbeitest eng mit der Managementsystembeauftragten zusammen und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems ein. Dabei unterstützt Du bei der Umsetzung von QM-Maßnahmen, begleitest interne Audits und trägst zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Qualität bei. Transparenz: Du förderst eine offene und klare Kommunikation, indem Du relevante Informationen regelmäßig und nachvollziehbar mit allen Beteiligten teilst und so den abteilungsübergreifenden Austausch sowie das Vertrauen im Unternehmen stärkst. Kooperation leben: Du nutzt die Möglichkeit zur Netzwerkarbeit innerhalb des deutschlandweiten DBL-Verbundes und greifst dort neue Impulse auf.

Arbeitsablauf in der Standortkoordination organisieren und durchführen einschließlich Terminvor- und Nachbereitung, Auskünfte, Betreuung von Besuchern, Organisation von Veranstaltungen, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, allg. Unterstützung der Standortkoordination Assistenz im Personalmanagement: Zusammenstellung der Einstellungsunterlagen; Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender, Organisation der Vorsorgeuntersuchungen Bestellwesen und Rechnungswesen: Ansprechperson für Bestellende des Standorts Berlin, Bestellungen für Büro und ggf. auch Labor und Wareneingangsbuchungen; Kontrolle von Lieferscheinen und Rechnungen Assistenz im Reisemanagement: Dienstreiseanträge und Abrechnungen, Reisebuchungen; Gästereiseerstattungen Sachanlagenverwaltung: Inventarisierung, Gerätewartung und -reparatur organisieren; Elektrogeräteprüfung betreuen Homepage: Aktualisierungen der Arbeitsgruppendarstellungen mit der Abteilung Kommunikation abstimmen

Administrative Tätigkeiten für die Sachgebietsleitung Koordination Postfach Belegungsmanagement Rechnungsprüfung und Erstellung von Annahmeanordnungen Datenanforderung bei der Polizei Koordination und Anmeldung Fortbildungen / Schulungen des Sachgebiets Unterbringungsverwaltung Vorbereitung der Zuweisungsmappen im Belegungsmanagement Verwaltung der Post für Geflüchtete / Fortschreibung und Kontrolle der Postlisten von Unterkünften

Mitarbeit bei der Aufstellung des Haushaltsplans für fest zugewiesene Budgets Überwachung des Haushaltsvollzugs (Überprüfung der Rechnungen im elektronischen Rechnungsworkflow) Unterstützung der Fachämter bei haushalts- und buchungstechnischen Fragen Überwachung der zweckgerechten Spendenverwendung und Erstellung der Spendenbescheinigungen Stellvertretung der Assistenz des Stadtkämmerers Stellvertretung im Sitzungsdienst für den Haupt- und Finanzausschuss

Bearbeitung eingehender Ab-, An-, Ummeldungen sowie sonstiger Anfragen unserer Strom-, Gas-, Wasser- und Wärmekunden Erstellung der Energie- und Wasserrechnungen für unsere Privat-, Gewerbe- und Sondervertragskunden sowie Dienstleistungskunden Erfassung und Pflege von Vertrags- und Kundendaten Aktive Mitwirkung der anstehenden Transformation unserer Prozess- und Systemlandschaft (u.a. Digitalisierungs-, Automatisierungsprozesse) Unterstützung bei der elektronischen Marktkommunikation Strom und Gas

Die technische Objektbetreuung (Angebote, Auftragsvergabe, Sanierungen, Überwachung) Der Kontakt zu Eigentümern, Beiräten, Hausmeistern, Dienstleistern usw. Die eigenständige Durchführung von Eigentümerversammlungen Die Umsetzung von Protokollbeschlüssen

Administrative Bearbeitung von Förderanträgen Formale Beratung der Antragstellenden per E-Mail und Telefon Organisation und Betreuung von Veranstaltungen, z. B. im Schloss Herrenhausen Vorbereitung von Entscheidungsunterlagen und Mitwirken an der Berichterstellung Planung und Organisation von Dienstreisen Dateneingabe und -pflege im Förderverwaltungssystem

Abrechnung der Kindertagesstättengebühren Anordnungswesen Abwicklung der kindsbezogenen Förderung der gemeindlichen Kindertagesstätten nach BayKiBiG; Gastkindmeldungen Unterstützung beim Erlass von Bescheiden Homepagepflege Bearbeitung von Ausweis- und Passangelegenheiten Bearbeitung von Angelegenheiten des Meldewesens Aufstellung und Bearbeitung von verschiedenen Statistiken

Angebote einholen, vergleichen, verhandeln (Preise, Konditionen, Zahlungs- und Lieferbedingungen) Bestellungen erstellen, verfolgen, freigeben Lieferantensuche, -bewertung und -freigabe Alternativteile prüfen und Risiken in der Lieferkette identifizieren Bestandsführung in ERP (Delta) für Eigenfertigung und Handel, Stammdatenpflege Unterstützung bei Make-or-Buy-Entscheidungen