Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Du koordinierst externe Dienstleister für die Bewirtschaftung des Gebäudes und der Büroräumlichkeiten und verantwortest die Rechnungsprüfung sowie die Qualitätssicherung Du planst und beschaffst Büroausstattung, Bürobedarf sowie Genuss-, Verbrauchs- und Hygieneartikel und stellst eine bedarfsgerechte Versorgung sicher Du übernimmst administrative Aufgaben im Facility Management, darunter das Fuhrparkmanagement, die Organisation von Elektroprüfungen sowie die Verwaltung von Raumbuchungen und Abrechnungsprozessen Du übernimmst die Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit, organisierst das betriebliche Gesundheitsmanagement und verantwortest die Dokumentation der ASA-Sitzungen sowie die Umsetzung von Gesundheitsmaßnahmen Du führst kleinere Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten durch und sorgst somit für die Funktionsfähigkeit und den ordnungsgemäßen Zustand der Büroeinrichtung

Sie steuern und überwachen Bau-, Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen sowie externe Dienstleister und sorgen für die fachgerechte Ausführung technischer Arbeiten. Zudem koordinieren Sie Fremdfirmen, prüfen Rechnungen, begleiten Inbetriebnahmen und organisieren infrastrukturelle Dienstleistungen. Darüber hinaus betreuen Sie Sicherheits- und Zutrittssysteme, unterstützen Großprojekte und koordinieren die Raum- und Flächennutzung auf dem Betriebsgelände. Sie möchten noch mehr über uns erfahren? Lernen Sie bereits vor einer Bewerbung das Team und das Aufgabenfeld kennen.

Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen Eigenverantwortliche Abwicklung klassischer Office Management Aufgaben (Telefon, Postein-/ausgang) Korrespondenz mit internen und externen Partnern Erstellung und Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen zu neuen Projekten im Vergabeverfahren VgV Erstellung von Präsentationen, Berichten und Analysen Erstellung von Honorarangeboten Kaufmännische Unterstützung der Kalkulationsabteilung Mitarbeit bei der Vorbereitung von Ausschreibungen und Vergabeauswertung Eigenständige Bearbeitung von Eingangs-/ und Ausgangsrechnung (Rechnungsprüfung) Datenbankmanagement (Pflege und Ablage von digitalen Daten) Organisatorische Betreuung der Firmenhomepage

Organisation und Buchung von Dienstreisen Aufbereitung und Pflege von Daten sowie Erstellung und Aktualisierung von Excel-Listen Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Projektumfeld Mitarbeit im Bereich Finanzbuchhaltung (vorbereitende Tätigkeiten und Erfassung in Datev-Software)

Werde Teil unseres engagierten Teams und unterstütze als Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung den Landessportbund Rheinland-Pfalz. In dieser zentralen Position sorgst Du für reibungslose Abläufe in der Geschäftsführung, unterstützt die Organisation unserer Verbandsarbeit und bist eine wichtige Schnittstelle für den organisierten Sport in Rheinland-Pfalz. Eigenständige Koordination, Pflege und vorausschauende Organisation des Terminkalenders der Geschäftsführung und des Präsidenten Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Gremienterminen Erstellung und Aufbereitung von Protokollen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Geschäftskorrespondenz Strukturierte Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Sichtung, Priorisierung und Koordination der E-Mail-Korrespondenz Professionelle Kommunikation mit Mitgliedsorganisationen, Verbänden, Gremien, Dienstleistern und externen Partnern Unterstützung bei Projekten, Veranstaltungen und organisatorischen Sonderaufgaben Sorgfältige Verwaltung, Ablage und Bearbeitung vertraulicher sowie geschäftsführungsrelevanter Unterlagen Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, internen Fachbereichen und externen Ansprechpartnern

Der Fachbereich Rechtswissenschaft der Freien Universität Berlin ist ein beliebter und internationaler Studien- und Forschungsstandort in Deutschland. In den drei Wissenschaftlichen Einrichtungen des Fachbereichs - Zivilrecht, Strafrecht und Öffentliches Recht - sind alle grundlegenden Fachgebiete der juristischen Ausbildung sowie die Forschungsprofile der Arbeitsbereiche gebündelt. Als Teamassistent in unterstützen Sie den Arbeitsbereich einer Professorin bzw. eines Professors bei allen organisatorischen Aufgaben. Sie managen die reibungslosen Abläufe des Sekretariats mit Engagement und Weitblick und sind erste Ansprechperson für wissenschaftliche Mitarbeiter innen, Studierende und Gäste. Selbstständige Erledigung von Verwaltungs-, Organisations- und Sekretariatsaufgaben Zentrale Ansprechperson für externe und interne Anfragen von Publikum, Mitarbeiter innen und Studierenden (persönlich, telefonisch oder per Mail) Finanz- und Personalkostencontrolling, Mittelverwaltung und Budgetkontrolle Terminkoordination Planung und Organisation von Dienstreisen sowie Vorbereitung der Dienstreiseabrechnungen Organisatorische Vorbereitung und Betreuung von Veranstaltungen (Tagungen, Workshops usw.) Betreuung der Internetseiten des Arbeitsbereichs Unterstützende Tätigkeiten im Rahmen von Lehre und Prüfungen

Sie werden allgemeine Assistenzaufgaben übernehmen (Büroorganisation, schriftliche und telefonische Korrespondenz, Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Empfang und Bewirtung von Gästen). Sie unterstützen bei der Planung und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung und behalten Termine, Prioritäten und Fristen für reibungslose Abläufe im Blick. Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Terminen und Reisen. Sie unterstützen bei Bestellungen sowie Boten- und Einkaufsgängen. Sie fungieren als Kommunikationsschnittstelle für interne und externe Ansprechpartner.

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Sie sind der Dreh- und Angelpunkt zweier internationaler Teams für Spitzenforschung. Als rechte Hand der Professoren halten Sie Wissenschaftlern den Rücken frei, agieren als Schnittstelle zur Universitätsverwaltung und zu externen Partnern, und tragen aktiv dazu bei, dass bahnbrechende Forschung Realität wird. Sie wirken mit beim Aufbau des zentralen "Sequencing Centers" der UDE sowie der Etablierung und Weiterentwicklung der Prozesse für die Auftragsabwicklung von externen und internen Kund:innen Sie steuern Projektbudgets eigenständig mittels Ist-Soll-Vergleichen, erstellen präzise Liquiditätsplanungen und erarbeiten bei Abweichungen proaktiv Lösungsvorschläge. Sie erstellen finalisierungsreife Verwendungsnachweise für nationale und internationale Mittelgeber (z. B. DFG, BMFTR, EU) und führen die Korrespondenz mit den Zuwendungsgebern. Sie prüfen Projektausgaben auf Einhaltung der Förderrichtlinien sowie des Haushaltsrechts. Sie kalkulieren Personalkosten unter Berücksichtigung von Tarifsteigerungen (TV-L) und stellen in eine Deckung der Stellenfinanzierung sicher. Sie koordinieren zentrale Beschaffungsvorgänge, pflegen Projektdaten gewissenhaft in SAP (oder vergleichbaren ERP-Systemen) und unterstützen bei der Überwachung der Projektfortschritte. Sie setzen wissenschaftliche Veranstaltungen eigenständig organisatorisch um (insb. englischsprachig), von der Koordination der Abläufe über das Einladungsmanagement bis hin zur begleitenden Öffentlichkeitsarbeit, auf Basis der durch die Professoren entwickelten Inhalte und Programme. Sie steuern den reibungslosen Büroalltag in verantwortlicher Rolle inklusive Termin- und Raumplanung, führen Korrespondenz in Deutsch und Englisch, und betreuen die Webseiten. Sie unterstützen bei der Koordination der Forschungsgruppen, sowie bei der Vorbereitung von Gremiensitzungen, Hochschullehre, Konferenzen und Reisen. Zudem optimieren Sie administrative Prozesse, gerne digital. Sie begleiten Personalmaßnahmen von der Unterlagenprüfung bis zur Vertragsaushändigung, führen eigenständig Personallisten und sind erste Ansprechperson für internationale Talente.

Die Tätigkeit im Vorzimmer des Ersten Bürgermeisters und der Geschäftsleitung bringt eine breite Palette von Aufgaben mit sich, schwerpunktmäßig sind Sie für alle anfallenden Assistenzaufgaben, insbesondere die Korrespondenz, die Koordination der umfangreichen Terminplanung, verbunden mit allen sich hieraus ergebenden organisatorischen und verwaltungsmäßigen Tätigkeiten, die Mitwirkung bei der Organisation von Empfängen, die Abwicklung von Besucher- und Telefonverkehr sowie die Organisation der Sitzungen des Stadtrates zuständig. Daneben zählt die Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten in der Personalverwaltung zu Ihrem Aufgabengebiet. Diese Vielseitigkeit sorgt dafür, dass kein Tag dem anderen gleicht.

Telefonische und schriftliche Betreuung unserer Kunden Terminplanung und Koordination von Mitarbeitereinsätzen Bearbeitung von Kundenanfragen Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen Allgemeine Korrespondenz sowie administrative Tätigkeiten Organisation und Strukturierung von Büroabläufen Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen

Sie kümmern sich um Büro- und Sekretariatsmanagement im Auswärtigen Amt in Berlin und rund um die Welt. Ihre abwechslungsreiche Tätigkeit führt Sie zunächst für maximal drei Jahre nach Berlin und anschließend alle drei bis vier Jahre (ggf. mit Partner/in /Familie) in ein anderes Land, in dem Sie bei der deutschen Botschaft oder an einem Generalkonsulat arbeiten. Sie erledigen vielfältige Assistenzaufgaben in unseren Sekretariaten und Vorzimmern, darunter fallen z. B. Korrespondenz, Terminplanung, Adressverwaltung oder die Gästebetreuung. Im Inland arbeiten Sie vor allem in deutscher Sprache, im Ausland auch auf Englisch. Herausforderungen im Bereich der Organisation von Reisen und Veranstaltungen lösen Sie mit Kreativität und Engagement. Sie übernehmen protokollarische Aufgaben. Sie verstehen sich als zentrale Kommunikationsschnittstelle für Ihre Arbeitseinheit. Sie arbeiten sicher mit MS-Office und arbeiten sich in IT-Fachanwendungen ein.

Sie bearbeiten alle administrativen Aufgaben im Rahmen des Frontoffice, u. a.: Postein- und -ausgang Telefonzentrale Eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz Sie tragen die Verantwortung für die gesamte Büroorganisation, bspw.: Bestellung von Büromaterial Kassenführung Ablage Sie empfangen und betreuen Geschäftspartner/Gäste und bereiten Besprechungen vor. Das Erstellen von Schriftsätzen, Rechnungen und Tätigkeitsaufstellungen obliegt Ihnen. Sie unterstützen das Team durch allgemeine Verwaltungs- und Assistenzaufgaben.

Verantwortliche Entscheidung über die Erforderlichkeit und Art der durchzuführenden Vergabeverfahren für die gesamte Verwaltung Selbstständige Betreuung und Durchführung von Vergabeverfahren für Liefer-, Dienst- und Bauleistungen oberhalb und unterhalb der Schwellenwerte Vergaberechtliche Beratung und Unterstützung der Ämter, Sachgebiete und Fachbereiche Erstellung rechtskonformer Vergabeunterlagen in Zusammenarbeit mit den Ämtern, Sachgebieten und Fachbereichen Durchführung, Pflege und Weiterentwicklung der e-Vergaben mit Betreuung der e-Vergabeplattform Durchführung der Submissionen sowie Prüfung und Wertung von Angeboten Bearbeitung von Bieterrügen und Nachprüfungsverfahren Erstellen der gesamten Dokumentation des Vergabeverfahrens Zentrale Beantragung von Zuwendungen und Förderungen für die Ämter, Sachgebiete und Fachbereiche in Zusammenarbeit mit diesen Fachliche Begleitung bewilligter Fördermaßnahmen Zuarbeit Beteiligungsverwaltung Weitere anfallende Verwaltungsarbeiten

Du verantwortest die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen unserer Autorinnen und Autoren über verschiedene Programmbereiche hinweg. Du akquirierst aktiv neue Veranstaltungspartner, Locations und Kooperationen und entwickelst unser Netzwerk kontinuierlich weiter. Du bist zentrale Ansprechperson für Autorinnen und Autoren, externe Partner sowie Veranstaltende und steuerst die Zusammenarbeit professionell. Du pflegst und aktualisierst unsere Veranstaltungen auf der Website und sorgst für eine zielgruppengerechte Darstellung. Du bringst eigene Ideen ein und entwickelst unsere Eventformate und Veranstaltungsstrategie kontinuierlich weiter.

Als Assistenz der Hauptabteilung Finanzen und Revision unterstützen Sie die Leitung der Hauptabteilung organisatorisch und administrativ bei allen dienstlichen Belangen, in Projekten und sind die Schnittstelle zwischen Team, Führungskräften und externen Partnern. Zu Ihren weiteren Aufgaben zählen: Terminkoordination, Bearbeitung der Eingangspost, (digitale) Akten- und Vorgangsführung als auch die Anfertigung von Texten, Tabellen, Grafiken und Präsentationen nach Vorlage Organisation von Sitzungen, Meetings und Workshops einschließlich Vorbereitung von (Gremien-)Unterlagen Koordination und verwaltungstechnische Abwicklung von Dienstreisen Unterstützung bei laufenden operativen Tätigkeiten, insbesondere der Buchhaltung

Für unser Team suchen wir Unterstützung in der Seminar- und Veranstaltungsorganisation. Du organisierst und betreust Seminare, Onlineformate und Tagungen von der Planung bis zur Durchführung Die professionelle Koordination der Zusammenarbeit mit Referent:innen, Teilnehmer:innen und externen Dienstleistern gehört zu Deinen Aufgaben Du planst und pflegst umfassende Veranstaltungsunterlagen und stellst sicher, dass alle logistischen Abläufe optimal funktionieren Das vollständige Teilnehmendenmanagement - von der ersten Anmeldung bis zur abschließenden Rechnungsstellung - liegt in Deinem Verantwortungsbereich Du unterstützt uns aktiv bei der Entwicklung neuer Veranstaltungsformate und wirkst bei Marketingmaßnahmen mit Du begleitest ausgewählte Veranstaltungen vor Ort und sicherst so die hohe Qualität unserer Events

Du verantwortest die Pflege, Qualitätssicherung und kontinuierliche Optimierung von Kunden-, Vertrags- und Projektdaten im CRM-System. Du steuerst die Verwaltung und Dokumentation von Verträgen sowie abrechnungsrelevanten Unterlagen und stellst die Einhaltung definierter Prozesse sicher. Du erstellst Rechnungen auf Basis vertraglicher Vereinbarungen und überwachst relevante Abrechnungsprozesse. Du analysierst CRM- und Projektdaten, leitest Handlungsempfehlungen ab und unterstützt das Management durch aussagekräftige Reports und Auswertungen. Du kümmerst dich eigenverantwortlich um die administrativen und kaufmännischen Aufgaben innerhalb laufender Projekte und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den Beteiligten. Du bringst eigene Ideen ein, hinterfragst bestehende Abläufe kritisch und wirkst aktiv an der Weiterentwicklung unserer internen Strukturen mit.

Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt auf der Leitung des Verwaltungsarchivs und des historischen Archivs des Landratsamts Tübingen, des kommunalen digitalen Langzeitarchivs für den Landkreis und seine Gemeinden sowie die Gemeindearchivpflege. Darüber hinaus werden historisch fundierte Beiträge als Identifikationsangebote für Menschen im Landkreis und seinen Kreisgemeinden ebenso erwartet wie die Kontaktpflege mit örtlichen heimatgeschichtlichen Vereinen und die Nutzerbetreuung der Archive.

Die kaufmännische Bearbeitung der eingegangenen Fahrzeugaufträge Ordnungsgemäße Erstellung von Auftragsbestätigungen gegenüber Kunden Einholung unterzeichneter Auftragsbestätigungen in Verbindung mit der Ausfertigung von Produktionsaufträgen Steuerung und Überwachung der Produktionsaufträge nach Rücksprache mit den verantwortlichen Vorgesetzten (m/w/d)