Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Unterstützung unseres Planungsteams bei administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben Die Digitalisierung und Transformation unseres Büros vorantreiben (u. a. Dokumentenmanagement, papierloses Büro, KI). Betreuung unserer Social Media Kanäle /Netzpräsenz, Content Erstellung nach Abstimmung. Betreuung von öffentlichen Vergabeverfahren, u.a. VGV, ÖPP, RPW, etc. - Zuarbeit, Dokumentation, Fristenüberwachung

Sie erledigen allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie z. B. Post verteilen, Termine vergeben und Anrufe annehmen. Sie arbeiten den Sachbearbeitern des Fachbereichs mit dem Schwerpunkt Aufenthaltsrecht zu und unterstützen diese. Sie koordinieren den Kundenverkehr an der Informationsstelle des Fachbereichs und nehmen eigenständig Kundentermine wahr. Sie legen E-Akten an und ergänzen diese mit den Daten aus dem verwendeten Fachverfahren.

Bearbeiten und Ausfertigen von Korrespondenzen nach Vorlage Schriftgut- und Posteingangsverwaltung elektronisch und in Papierform Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen sowie organisatorische Unterstützung Veröffentlichung und Überwachung von Stellenanzeigen auf internen und externen Plattformen Vorkontierung von Rechnungen Protokollführung Dateipflege

Sie unterstützen den Vizepräsidenten (VP2) der Freien Universität Berlin in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Der Vizepräsident ist Mitglied des Präsidiums, das unter Vorsitz des Präsidenten die Freie Universität Berlin leitet; zu seinen zentralen Zuständigkeiten gehören unter anderem Berufungsangelegenheiten. Als Teamassistenz tragen Sie mit Ihrem ausgeprägten Organisationsgeschick, Ihrer Kommunikationsstärke und Ihrer strukturierten Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen bei. Sie arbeiten dabei eng mit der/dem Referent in des Vizepräsidenten zusammen und agieren als verlässliche Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartner innen. Organisation und Koordination von Terminen des Vizepräsidenten Schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache Organisation und Koordination von Veranstaltungen, einschließlich Terminplanung, Raumorganisation, Teilnehmendenmanagement Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Dienstreisen Gästebetreuung Überwachung des E-Mail- und Posteingangs sowie Einleitung erster Bearbeitungsschritte Pflege und Verwaltung von Ablagestrukturen, unter Berücksichtigung einer nachvollziehbaren Dokumentation aller Vorgänge Durchführung themenbezogener Recherchen Vorbereitung von Gesprächsterminen in Abstimmung mit dem/der Referent in Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Personalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krankmeldungen) Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP

Sie unterstützen den Präsidenten und sein Team im engen Austausch mit einer weiteren Teamassistentin an zentraler Schnittstelle in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Dazu gehören insbesondere: Schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache Umfangreiche E-Mail-Bearbeitung Terminmanagement des Präsidenten mit Microsoft Outlook Lektorat und Layout von Texten/Redemanuskripten Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen inkl. Sitzungsunterlagen Veranstaltungsorganisation (Kommunikation, Raumorganisation, Catering etc.) Gästebetreuung Weitere Sekretariatsaufgaben wie Postein- und -ausgangsbearbeitung, Verwaltung von Sitzungsräumen sowie Koordinierung des Fahrers des Präsidiums Kontinuierlicher Informationsaustausch und Koordinationsaufgaben innerhalb des Präsidenten-Teams und des Präsidiums Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Personalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krankmeldungen) Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP Themenbezogene Recherchen und Datenauswertungen (Informationsmanagement) Akten- und Dokumentenmanagement (Ablage, Archivierung, etc.)

Sie bearbeiten allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie z. B. das Organisieren und Vereinbaren von Terminen für die Amtsleitung. Sie verbuchen Rechnungen in SAP. Sie bereiten Besprechungen vor. Sie aktualisieren die Inhalte des Intranets des Landratsamts Schwäbisch Hall.

selbständige Büroorganisation zur Unterstützung von Mitarbeitern und Geschäftsleitung Übernahme von Korrespondenz, Telefonzentrale und sonstigen Sekretariatsaufgaben Zuarbeit bei Präsentationsunterlagen und Akquisition Vorbereitung und Betreuung von Veranstaltungen und Reisen Unterstützung beim internen Controlling Vorbereitende Buchhaltung und Mitverwaltung des Zahlungsverkehrs Pflege von Kontaktdatenbank und Bibliothek

Unterstützung der einzelnen Teams im Entlassmanagement/Sozialdienst Organisatorische und administrative Unterstützung der Abteilungsleitungen Direkter persönlicher Kontakt mit Patient innen und Angehörigen Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Patient innen, Angehörige, Kostenträgern, interne und externe Kooperationspartnern Allgemeine Büro- und Assistenztätigkeiten zu üblichen Office-Zeiten Formularpflege & Digitalisierung Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeiter

Sie steuern die Aufträge Ihres Gebietes und überwachen die Einhaltung der Zielsetzungen Zu Ihren Aufgaben gehören die Versandanmeldung, die Erstellung der Versanddokumente sowie die interne als auch die externe Kommunikation mit den Spediteuren und Kunden zu allen Fragen aus Ihrem Gebiet Darüber hinaus verantworten Sie die Abwicklung von Retouren sowie Klärfälle Bearbeitung der eingehenden E-Mails Transportabfertigung Vertretung im Team in deren Abwesenheit

Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft Termin-, Kalender- und Reiseorganisation Vor- und Nachbereitung von Meetings Korrespondenz mit Bauherren, Behörden, Fachplanern und externen Projektbeteiligten Unterstützung bei der Projektorganisation und -koordination Allgemeine Büroorganisation sowie Unterstützung im Personal- und Rechnungswesen Übernahme von Sonderaufgaben und projektbezogenen Tätigkeiten

Entgegennahme von Anrufen, Erteilung von Auskünften, Weitervermittlung Betreuung von Kunden und Gästen am Empfang Bearbeiten der Eingangs- und Ausgangspost Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial, Geschäftspapieren; Visitenkarten, Werbemitteln, usw.

Unterstützung der Projektleitung bei der Planung und Realisierung von Bauprojekten: Mitwirkung bei der Angebots-, Nachtrags- sowie Rechnungsprüfung Verwaltung und Organisation von Dokumenten, wie z.B. Plänen, Verträgen und Genehmigungen Unterstützung bei der Vergabe von Planungs-, Bau- und Dienstleistungen Organisation und Planung von Meetings sowie Übernahme der Vor- und Nachbereitung, wie z.B. PowerPoint-Präsentationen, Erstellung von Besprechungsprotokollen, etc. Übernahme der internen und externen Korrespondenz

Durchführung von wirtschaftslenkenden Maßnahmen zur Schaffung günstiger Rahmenbedingungen sowie Serviceleistungen für die Wirtschaft, Betreuung von Unternehmen, Kommunen und Institutionen Entwicklung und Implementierung innovativer Projekte im Bereich der Wirtschaftsförderung Begleitung der Projektumsetzung (aktuelles Projekt: Bio-Regio-Modellregion Vogtland) Projektcontrolling und Evaluation Netzwerkbildung Haushaltsbearbeitung im Rahmen der Projekte

Als Sachbearbeitung (m/w/d) Internationaler Vertrieb bearbeiten Sie eingehende Kundenanfragen, erstellen Angebote und unterstützen die Außendienstmitarbeiter bei Vertriebsprojekten. Indem Sie Verantwortung für die Kalkulation von Kosten, Pflege von Kundendaten und Umsetzung von Vertriebsprozessen übernehmen, tragen Sie direkt zum Erfolg unseres internationalen Vertriebsteams und zur Zufriedenheit unserer Kunden bei.

In der Rolle des Sorgst du für reibungslose interne Abläufe und unterstützt das Unternehmen in allen organisatorischen People-Themen. Du bist die zentrale Anlaufstelle für interne Koordination, planst Meetings, Schulungen und interne Veranstaltungen und stellst sicher, dass neue Mitarbeitende organisatorisch optimal ins Unternehmen starten. Organisation der internen Unternehmenskommunikation in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Planung, Organisation und Nachbereitung von internen Meetings, Schulungen, Workshops sowie interner Weiterbildungsmaßnahmen Allgemeine organisatorische und koordinative Aufgaben im operativen HR-Umfeld Administrative Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und externen Dienstleistern Mitwirkung bei der Umsetzung und Optimierung interner HR-Prozesse sowie Mitarbeit an internen Projekten

Terminplanung von Einzel- und Gruppentherapien in der Therapieplanungssoftware unter Berücksichtigung von effizientem Ressourceneinsatz und optimaler Patientenversorgung (Anordnungen, KTL-Erfüllung) Verwaltung und Pflege von Stammdaten, Therapiemodulen, KTL-Kennziffern und Urlaubszeiten der Therapeuten Erstellung von Auswertungen und Statistiken (z. B. DRV-Vorgaben, Mitarbeiterauslastung) Teilnahme an Team- und Klinikleitungssitzungen

Sie unterstützen bei der Erstellung und Prüfung von Versicherungsbedingungen, Vertrieb, Marketing und Werbeauftritt, sowie rechtlichen Fragestellungen der Leistungsorganisation und Beschwerdeabteilung. Zudem erstellen Sie interne Vermerke, Gutachten und Entscheidungsvorlagen. Sie unterstützen bei der formellen und materiellen Deckungsprüfung sowie Schadensachbearbeitung und übernehmen die Korrespondenz mit unseren Versicherungsnehmern. Außerdem führen Sie entscheidungsrelevante juristische Recherchen durch und prüfen juristische Fragestellungen. Des Weiteren bekommen Sie die Möglichkeit, einen Einblick in verschiedene juristische Abteilungen und Rechtsgebiete zu erhalten.

Sie übernehmen die eigenständige Verwaltung von Akten und Dokumenten und sorgen für die Pflege sowie Organisation der Dokumentation von Richtlinien, Betriebsvereinbarungen und Verträgen. Sie behalten Termine, Fristen und Wiedervorlagen stets im Blick und stellen deren Einhaltung sicher. Sie erstellen, bearbeiten und formatieren Verträge, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen mit hoher Sorgfalt und Professionalität. Sie organisieren und koordinieren Verhandlungen mit internen und externen Arbeitnehmervertretungsgremien. Sie unterstützen aktiv das Projektmanagement und tragen zum Erfolg unserer Projekte bei. Sie planen und organisieren Besprechungen, Besuche, Veranstaltungen sowie Dienstreisen. Sie übernehmen die anwaltliche Korrespondenz und prüfen Rechnungen externer Dienstleister. Darüber hinaus bearbeiten Sie die allgemeine Post sowie das besondere elektronische Anwaltspostfach.

Buchen von Ein- und Ausgangsbelegen, Kontoauszügen und Kassenbuch Zahlungsverkehr / SEPA-Lastschriften Differenzbearbeitung Debitoren Schnittstellenverarbeitungen Stammdatenpflege Administrative Aufgaben im Bereich der Buchhaltung

Unterstützung der HSW-Leitung und des internationalen HSW-Teams im Tagesgeschäft Aufbereitung, Zusammenfassung und Pflege von Kennzahlen, Auswertungen und Übersichten Erstellung von Präsentationen, Berichten, Vorlagen und Management-Unterlagen Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und internationalen Abstimmungen Kommunikation und Zusammenarbeit mit internationalen HSW-Ansprechpartnern Mitwirkung bei der Nutzung und Pflege digitaler Arbeitsmittel im HSW-Bereich Unterstützung bei HSW-Kommunikations- und Marketingmaßnahmen (z. B. Newsletter, interne Kommunikation, Mitarbeiterinformationen) Strukturierte Ablage, Dokumentation und Pflege von HSW-relevanten Unterlagen Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten im internationalen Umfeld