Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Organisation & Koordination des Teambüros: Sie verantworten die professionelle Organisation des Teambüros inklusive Terminplanung, -koordination und zuverlässiger Nachverfolgung Vorbereitung und Begleitung von Terminen & Gremienarbeit: Sie planen, organisieren und koordinieren Besuche, Meetings sowie regelmäßige Sitzungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf Erstellung von Unterlagen & Entscheidungsgrundlagen: Sie erstellen und bereiten Protokolle, Präsentationen, Übersichten und aussagekräftige Entscheidungsunterlagen auf Antrags- und Beschlussmanagement: Sie bearbeiten Anträge softwaregestützt, erstellen Beschlussvorlagen und bereiten Zahlungen sorgfältig vor Kommunikation & Schnittstellenarbeit: Sie stehen im regelmäßigen Austausch mit Antragstellern, Projektpartnern sowie den Gremienmitgliedern der gemeinnützigen Stiftungen Vertrauliches Informationsmanagement: Sie gehen verantwortungsbewusst mit sensiblen Informationen um und gewährleisten jederzeit höchste Diskretion Öffentlichkeitsarbeit & interne Kommunikation: Sie unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit und interne Kommunikation, teilweise in enger Abstimmung mit der Abteilung Communications der Friedhelm Loh Group

Den präsenzbezogenen und digitalen Bildungsbetrieb inkl. Seminarplanung und -nachbereitung, Referierenden-, Teilnehmenden- und Hotelmanagement sowie Rechnungsbezahlung organisatorisch abzuwickeln, Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben zu erledigen sowie Bei der Organisation von Sitzungen, Seminaren und Tagungen zu unterstützen.

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z. B. Terminvereinbarungen, Schriftverkehr, Materialbestellung, Reparaturaufträge etc.) Arztbriefmanagement Administrative Unterstützung für die (ober-)ärztlichen Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter Veranstaltungsbetreuung Lehrsekretariat Betreuung internationaler Patientinnen / Patienten

Sie unterstützen die Mitarbeitenden bei den Aufgaben im Bereich der Beschaffungsmaßnahmen und sorgen für effiziente Abläufe unter anderem durch Büroorganisation und Assistenz: Durchführung allgemeiner administrativer Verwaltungstätigkeiten im Referat, einschließlich Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung interner und externer Anfragen, Administration und Pflege der E-Akte, Bereichsredaktion und Qualitätsmanagement für das Behördenportal der BAM, Stammdatenerfassung und -pflege sowie Mitarbeit bei Abruf und Bearbeitung von Warenkörben des Kaufhauses des Bundes und Direktaufträgen Aufgaben im Bereich der Beschaffung: Bearbeitung von Beschaffungsmaßnahmen von wissenschaftlich-technischen Waren und Dienstleistungen für den wissenschaftlichen Fachbedarf der BAM

Sie managen die Telefonzentrale, das Infopostfach und kümmern sich um unsere Post. Sie bestellen und verwalten das Büromaterial, prüfen und bearbeiten Verwaltungsrechnungen. Sie wirken mit bei der Einführung, Anpassung und Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse. Sie koordinieren Termine und Veranstaltungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Sie sind zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um unser Zeiterfassungssystem. Sie sind der Dreh- und Angelpunkt zu unserem IT-Dienstleister. Sie erkennen mit einem Blick, »wo es vielleicht noch hakt« und tragen dazu bei, Prozesse kritisch zu durchleuchten.

Ihre Aufgaben Allgemeine Büroorganisation einschließlich Materialverwaltung Verlässliche Unterstützung des Abteilungsleiters im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft Eigenständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon), inklusive Beantwortung von Terminanfragen des Abteilungsleiters Unterstützung bei organisatorischen Abläufen und internen Prozessen im Klinikalltag Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeitenden, Patient innen sowie internen und externen Klinikpartnern Betreuung von Patient innen sowie dazugehörige Verwaltungstätigkeiten (z. B. SAP-Aufnahme, Abrechnungsvorbereitung) Schreiben von Befundbriefen nach Vorgaben Unterstützung klinikinterner Prozesse und Sicherstellung reibungsloser Abläufe Vorbereitung von personalrechtlichen Maßnahmen sowie Pflege der Personaldaten (einschl. Urlaubs- und Fehlzeiten), Erfassung von Unfallanzeigen Mithilfe bei der Organisation von Lehre, Schulungen und Veranstaltungen (einschl. Raummanagement)

Durch deine sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen ermöglichst du unserem Managementteam, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dazu zählt u. a. die effiziente Strukturierung der Tagesabläufe sowie die Organisation von Geschäftsreisen im In- und Ausland, einschließlich der Reisekostenabrechnung Du agierst als professionelle Kommunikationsstelle sowohl innerhalb des Unternehmens als auch nach außen und übernimmst eigenständig die Organisation von Meetings (Buchung von Räumlichkeiten, Catering, etc.) Außerdem gehören auch diverse administrative Tätigkeiten zu deinen täglichen Aufgaben sowie die serviceorientierte Bearbeitung sämtlicher eingehender Anfragen Die eigenverantwortliche Optimierung interner Abläufe rundet deine Tätigkeit bei uns ab

Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung Klassische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen, Terminverwaltung, Postbearbeitung) Organisation und Koordination interner Abläufe Unterstützung beim Aufbau und der Weiterentwicklung digitaler Strukturen (DATEV-DMS) Empfang und Betreuung von Mandanten und Gästen Optional, je nach Qualifikation und Interesse: Unterstützung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Finanzbuchhaltung

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroverwaltungstalent, d. h. erste Anlaufstelle für Rechnungs-, Finanz- und Personalfragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Verwaltungsstruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge Allgemeine Buchhaltung Unterstützung der Geschäftsführung Zuarbeit für Steuerberater (StB) und Finanzamt Getrennte Buchführung für tragwerk-s gmbh (tw-s) und Prüfingenieur Kürschner (PI) Online-Banking für Girokonten tw-s und PI Zahlungsverkehr und -freigaben für Girokonten tw-s und PI Internes und externes Rechnungswesen Belegerfassung und -prüfung Laufende Finanzbuchhaltung Kontoführung und Bankabstimmung Überwachung offener Posten Verrechnungen zwischen Girokonten tw-s und PI Projektbuchhaltung Liquiditätsübersichten Vertrags- und Dokumentenmanagement So viel wie möglich, aber mindestens Zuarbeit für StB (siehe »Deine Nice-to-Have-Skills«!) Personalmanagement Zeiterfassung, Urlaub, Krankmeldungen, Bürokalender Personalakten pflegen On- und Offboarding Lohn- und Gehaltsabrechnung Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen Lohnsteuer-Anmeldungen Sozialversicherungsbeiträge, d. h. Meldungen an Sozialversicherungsträger Lohnnachweise und Jahreslohnsteuerbescheinigungen Erstellung der monatlichen BWA für tw-s und PI Laufende Verbuchung der Belege über Datev Unternehmen-Online Umsatzsteuer: monatliche Voranmeldung, Jahreserklärung, Vorsteuerabrechnung Zuarbeit für StB: Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Anlagenbuchhaltung

Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und operativen Aufgaben Korrespondenz mit Geschäftspartnern Koordination von Projektterminen, externen Partnern und internen Abläufen Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisen Erstellung und Pflege von Unterlagen und Präsentationen Eigenverantwortliche Projektarbeit in kaufmännischen Bereichen Ablage und Digitalisierung von Dokumenten, Datenbankpflege sowie Systempflege.

Organisation der Anzeigenverwaltung Sekretariatsarbeiten Zuarbeiten zum Verlag und Verband

Aktive Unterstützung der Geschäftsführung und des Managements bei der Organisation und Koordination des administrativen Tagesgeschäfts Koordination sowie Unterstützung bei Aufgaben im Personalbereich Unterstützung im professionellen Meeting-, Dokumenten- und Termin-Management Steuerung externer Dienstleister und interner Schnittstellen Unterstützung bei Projekten und der Weiterentwicklung interner Prozesse Kommunikation sowie Übersetzungen in Deutsch und Englisch

Du bist die zentrale Schnittstelle für viele organisatorische und kaufmännische Prozesse: Vertrieb & Lead-Management Telefonische Erstansprache potenzieller Neukunden (Kaltakquise) Vorqualifizierung von Online-Leads (LinkedIn, Kampagnen, Website) Pflege und Anlage von Leads im JIRA Lead Board Vorbereitung der Übergabe an den Head of Sales Unterstützung bei Angebotsvorbereitung und Terminkoordination Organisation & Verwaltung Dokumentenmanagement Vorbereitung der Buchhaltung Rechnungen erstellen und buchen Angebote erstellen Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater Administration von DATEV-Unternehmen Online Personal & Team Pflege der Zeiterfassung Unterstützung bei Arbeitsverträgen Reisebuchungen & Reisekostenabrechnungen Allgemeine organisatorische Unterstützung des Teams

Beratung der Antragsteller innen, Antragsbearbeitung und Bewilligung von Leistungen nach dem UVG Regelmäßige Überprüfung und Kontrolle der Bewilligungsvoraussetzungen Bearbeitung von Erstattungsansprüchen Durchführung von Unterhaltsüberprüfungen und Realisierung von Unterhaltsan-sprüchen Haushalts- und kassenrechtliche Umsetzung der Bearbeitungsfälle Statistische Erhebungen

Betreuung externer Dienstleister sowie Koordination und Dokumentation von Reinigungs-, Wartungs- und Sicherheitsfirmen, Bearbeitung, Verteilung und Abholung von Eingangs- und Ausgangspost (Briefe, Pakete, Messgeräte, Probeträger mit Gefahrengut) sowie Warenannahme und Inventarisierung Ausgabe, Verwaltung und Beschaffung von Arbeits- und Verbrauchsmaterialien sowie Organisation und Dokumentation der Ausgabe von PSA, Berufskleidung, Erste-Hilfe-Material, Büromaterial usw. Fuhrparkverwaltung, einschließlich Führen von Kontroll- und Inspektionsbüchern und Sicherstellung der Vorgaben aus dem Fuhrparkhandbuch Mitwirkung bei der Koordination und Unterstützung des Brandschutzbeauftragten Unterstützung bei Inventuren, Organisation von Umzügen, Montagearbeiten Vertretung am Gästeempfang, Telefonzentrale und der Schlüsselverwaltung

Allgemeine Verwaltungsaufgaben im Bereich Jugendarbeit (z. B. Protokolle, Kontierungen, Einladungen) Verwaltungsseitige Begleitung verschiedener Projekte Wirtschaftliche Abwicklung der Förderung jugendpflegerischer Maßnahmen Öffentlichkeitsarbeit im Jugendbereich (u. a. Pflege der Internetseite)

Unterstützung des Einkaufsteams im Tagesgeschäft Allgemeine und administrative Tätigkeiten im Einkauf Anlage und Pflege von Lieferanten- und Artikelstammdaten Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen Terminüberwachung von Lieferungen und Kommunikation mit den Lieferanten Rechnungsprüfung und Dokumentation

Selbstständiges Vertrags-, Abrechnungs- und Finanzcontrolling einschließlich Rechnungserstellung, Budgetplanung und verwaltungskonformer Verausgabung sowie Bearbeitung von Reisekosten Erstellung und Verwaltung von Verträgen mit Nutzern, Kooperationspartnern und externen Auftraggebern Erstellung von Standard Operation Procedures in Deutsch und Englisch Personalmanagement einschließlich On-Boarding/Off-Boarding für Praktikanten, Hiwis, Master- und Doktoranden, Gastwissenschaftlern Veranstaltungs- und Gebäudemanagement, inklusive Raumorganisation, Reparaturen, Catering und Abrechnung Allgemeine Büroorganisation

Als Sachbearbeiter in Finanzbuchhaltung (m/w/d) spielst du eine zentrale Rolle in der Abwicklung unserer debitorischen und kreditorischen Prozesse. Du bist verantwortlich für die effiziente Bearbeitung aus- und eingehender Rechnungen bzw. Gutschriften und unterstützt bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen. In unseren kollaborativen Teams kannst du deine Fähigkeiten wirkungsvoll einbringen, dein fachbezogenes Wissen weiterentwickeln und mit uns die Zukunft nachhaltiger Energieversorgung gestalten. Du bist verantwortlich für die vertrags- und termingerechte Abwicklung von aus- und eingehenden Rechnungen in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung . Abwicklung ausgehender und eingehender Rechnungen bzw. Gutschriften inkl. Ermittlung, Zuordnung und Kontrolle der relevanten Preise, Entgelte und Steuern Bearbeitung der ein- und ausgehenden Rechnungen bzw. Gutschriften im Rahmen kaufmännischer Dienstleistungen für Konsortialpartner und Beteiligungsgesellschaften Anpassung und Dokumentation der debitorischen und kreditorischen Abläufe an gesetzliche, steuerliche und organisatorische Veränderungen und unternehmensinterne Vorgaben - proaktiv und verantwortungsbewusst - Durchführen des kreditorischen und debitorischen Mahnwesens sowie Abstimmung von Bilanzkonten Mitarbeit bei der Erstellung von Monats- bzw. Jahresabschlüssen Klären von Fragen der Abrechnung im direkten Kontakt mit Fachfunktionen, Lieferanten, Konsortialpartnern, Wirtschaftsprüfern und sonstigen Ansprechpartnern

Erstellung der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen Elektronische Übermittlung an die Kämmerei der Stadt Villingen-Schwenningen (im Rahmen der Organschaft) Abstimmung mit dem Kollegium der internen Buchhaltung Vorbereitung des Jahresabschlusses zur Übergabe an den Abschlussprüfer / Steuerberater Führung der Anlagenbuchhaltung in DATEV Abstimmung von Konten und Klärung von Differenzen Pflege und Verwaltung von Stammdaten Unterstützung bei Inventar- und Bewertungsfragen Bearbeitung der laufenden Finanzbuchhaltung (Debitoren, Kreditoren, Sachkonten) Durchführung des Zahlungsverkehrs sowie Überwachung der offenen Posten