Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Organisation des Sekretariats von Prof. Dr. Ehrenfried Schindler Organisation und Koordination der kinderanästhesiologischen Sprechstunde, insbesondere Terminmanagement und Patientenkommunikation Organisation und Administration von Fortbildungsveranstaltungen Prüfung, Vorbereitung und administrative Bearbeitung der privatärztlichen Leistungsabrechnung Schnittstellenmanagement mit klinikinternen und externen Kooperationspartnern Administrative Mitarbeit in der studentischen Lehre, einschließlich Planung und Organisation von Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Lehrmaterialien Selbstständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben

Ansprechpartner/in für unsere Mitglieder Übernahme wichtiger Bürotätigkeiten im Assistenzbereich (Koordination, Schriftverkehr) Terminplanung der Geschäftsführung und der Fachberatung Unterstützung des Teams bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen und Veranstaltungen sowie bei der Landfrauenarbeit und Erwachsenenbildung Mitgliederverwaltung, Kassen- und Buchführung

Betreuung und Unterstützung unserer Vertriebsaktivitäten im Innendienst Ansprechperson für unsere Außendienstmitarbeiter Angebotserstellung und Nachverfolgung Auftragserfassung und Auftragsabwicklung Kundenbetreuung und Pflege bestehender Kundenbeziehungen Einkauf von Waren und Dienstleistungen Lieferantenkommunikation und Überwachung der Liefertermine Stammdatenpflege Allgemeine kaufmännische und organisatorische Tätigkeiten

Unterstützung des Außenauftritts des Standortleiters Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen Erstellen von Power-Point-Präsentationen Terminplanung und -koordination sowie Reiseplanung und -abrechnung Vorbereitung von Schriftsätzen und Dokumenten Mandatsverwaltung in DATEV mit Überwachung und Bearbeitung der laufenden Vorgänge, Führen von Akten, Rechnungserstellung und -prüfung, Erstellen von Excellisten Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Erste Anlaufstelle für die Besucher des Rathauses (Erteilen von Auskünften, Wegweiserfunktion für die Verwaltung) Ansprechperson (m/w/d) für die zentrale Rufnummer der Stadt zur Beantwortung grundsätzlicher Fragen und die Weiterleitung der Anrufer bei weitergehenden Fragen Admin für KI-Chatbot zu allgemeinen Fragen an die Verwaltung Reservierung von Besprechungsräumen und Koordinierung der Bewirtung von Besprechungen Fahrzeugverwaltung von Dienstfahrzeugen mit Informationen an die Nutzenden zum Laden von E-Fahrzeugen und sonstigen Themen rund um die Nutzung der Pool-Fahrzeuge Unterweisung von Mitarbeitenden in die Türsteuerung Bearbeitung des zentralen Maileingangs und des Behördenpostfachs Vertretungsweise Sachbearbeitung für den Mängelmelder

Sie sind Bestandteil des Sekretariat-Teams, Sie unterstützen sich in allen typischen Aufgaben des Sekretariats Sie bereiten die Privatsprechstunde 2x wöchentlich vor und nehmen die Patientinnen / Patienten administrativ auf. Sie managen das Onboarding unserer internationalen Patienten (Schnittstelle zwischen Charité International und Patientinnen / Patienten bzw. Vermittlern; Management der Kostenvoranschläge, Ansprechpartner für Patientinnen / Patienten zu allen organisatorischen Fragen) Sie kümmern sich um die Administration unserer Gäste (Famulanten, Hospitanten, PJ-ler) Sie bedienen das Telefon und beantworten die eingehenden E-Mails

Zu den Aufgaben der Stelleninhaberin / des Stelleninhabers (m/w/d) gehören neben der engen Zusammenarbeit mit dem Lehrstuhlinhaber die Mitarbeit bei der Verwaltung von Personalangelegenheiten und Finanzen des Lehrstuhls, die Verwaltung von Studien-

Sie sind die erste Ansprechperson für unsere Mitglieder, Neukunden und Mieter unserer Gästewohnungen. Sie sind unser Aushängeschild und lassen sich so schnell nicht aus der Ruhe bringen. Bedienung der Telefonzentrale Empfang der Besucher in der Geschäftsstelle Bearbeitung eingehender Rechnungen Vermietung der Gästewohnungen Vorbereitung von Konferenz- und Besprechungsräumen Abwicklung der Eingangs- und Ausgangspost Beantwortung beziehungsweise Weiterleitung allgemeiner E-Mails Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial Unterstützung beim Scannen von Dokumenten Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bist für die reibungslose Organisation unserer Büroabläufe verantwortlich Dabei übernimmst Du administrative Aufgaben, wie bspw. Angebote und Rechnungen schreiben, den Postein- und -ausgang bearbeiten, Personaldokumente verwalten oder Bestellungen ausführen Auch die Bürokorrespondenz sowie Annahme und Weiterleitung von Telefonaten gehören zu Deinen Tätigkeiten Darüber hinaus übernimmst Du buchhalterische Aufgaben wie das Mahnwesen oder die Prüfung der Kontoauszüge Du planst Veranstaltungen, erstellst passende Präsentationen und bist für die Vor- und Nachbereitung der Termine verantwortlich Weiterhin unterstützt Du unsere Bauprojekte, erstellst und bearbeitest die Baustellenkorrespondenz, übernimmst die Kommunikation mit Kund:innen und Dienstleistungsunternehmen und agierst auch für unsere Mitarbeitenden als zuverlässige Ansprechperson

Selbstständiges, einfühlsames und fachkundiges Management, einschließlich Terminierung und Korrespondenz mit Patient:innen / Angehörigen, Ärzt:innen / Pflegepersonal und anderen Mitarbeiter:innen Entlastung des Klinikdirektors bei vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben Bindeglied zwischen Chefarzt und Mitarbeiter:innen der Herzchirurgie und anderen Abteilungen Vorbereitung der privatärztlichen Abrechnung Organisation von Kongressen / Veranstaltungen Verwaltung / Koordination von Rechts- und Gutachtenangelegenheiten Kommunikation mit Kostenträgern, Berufsgenossenschaften, Krankenversicherungen Koordination der klinischen Einsätze von Studierenden, Hospitant:innen und PJler:innen

Terminplanung, Kalender- und Reisemanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Gesprächen und Sitzungen Korrespondenz, Unterlagenmanagement, Präsentationen und Protokolle Empfang und Betreuung von Gästen, Mitgliedsunternehmen, politischen Gesprächspartnern und externen Partnern Organisation und Begleitung von Sitzungen, Fachgesprächen, parlamentarischen Abenden und Mitgliedertreffen Eigenverantwortliche Koordination von Büroabläufen, Ausstattung, Post, Ablage, Dienstleistern und administrativen Prozessen Pflege von Kontaktlisten, Verteilern und digitalen Ablagestrukturen Sicherstellung eines professionellen Auftritts der Berliner Repräsentanz nach innen und außen Unterstützen die Fernwärmebranche bei einer der großen Transformationsaufgaben unserer Zeit Arbeiten an Rahmenbedingungen für Wärmenetze, Kraft-Wärme-Kopplung, Dekarbonisierung und Versorgungssicherheit Verbinden fachliche Expertise, politische Interessenvertretung und Dienstleistung für unsere Mitglieder Suchen eine verlässliche Persönlichkeit mit hoher Eigenständigkeit und professionellem Gestaltungsanspruch

Unterstützung bei der Umsetzung von Bürgerbeteiligungsprojekten Erstellen von Inhalten für Flyer und Projektwebsites für finanzielle Bürgerbeteiligungen Abstimmung mit Dienstleistern zur Umsetzung von finanziellen Bürgerbeteiligungen Korrespondenz mit Beteiligungsberechtigten im Beteiligungsprozess Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen Vorbereitung und Begleitung von Informationsveranstaltungen Erstellung und Ausfertigung von Verträgen Koordinieren von Terminen und Fristen Allgemeine administrative Tätigkeiten

Zusammenstellung von Auftragsunterlagen und deren projektbezogenen Ablage Erfassung und Verwaltung sämtlicher Angebote des Teams Unterstützung der Geschäftsführung und des Plambeck-Teams Terminplanung und Reisekostenabrechnung Rechnungserstellung und Verarbeitung eingehender Rechnungen Aufbereitung von Präsentationen Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten und Postbearbeitung Betreuung von Besuchern Korrespondenz mit Kunden Pflege der Homepage und der Social-Media-Kanäle Organisation von Betriebsevents

Du bist die erste Anlaufstelle für Besucher, Mitarbeitende aller Abteilungen, Dienstleister und externe Partner (m/w/d) und prägst maßgeblich den ersten Eindruck unseres Standorts. Unser Empfang ist Montag bis Freitag jeweils von 06:00 bis 15:30 Uhr besetzt. Du sorgst für einen professionellen, freundlichen und effizienten Empfangsbereich und gewährleistest einen reibungslosen Ablauf aller Front-Office- und Büroorganisationsprozesse. Darüber hinaus arbeitest Du regelmäßig mit HR und Facility Management zusammen und unterstützt bei organisatorischen Abläufen sowie Terminen. Besuchermanagement: Professioneller Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Bewerber:innen, Mitarbeitenden sowie externen Dienstleistern Servicequalität: Konsequente Sicherstellung eines freundlichen, serviceorientierten und professionellen Auftretens am Empfang Ausweisverwaltung: Erstellung, Ausgabe und Verwaltung von Besucher-, Mitarbeitenden- und Handwerkerkarten Konferenzmanagement: Organisation, Koordination und Vorbereitung der Meetingräume inklusive Raumplanung, Medientechnik und Catering Postbearbeitung: Zuverlässige Abwicklung der gesamten ein- und ausgehenden Geschäftspost Infrastruktur: Verantwortung für die Instandhaltung der Kaffeemaschinen sowie die Bestellung und Verwaltung von Küchen-, Getränke- und Lebensmittelbedarf Datenpflege: Kontinuierliche Pflege relevanter Systeme und Listen wie Besucherdaten, Raumbuchungen und Zutrittskarten Projektunterstützung: Tatkräftige Mithilfe bei kleineren Projekten sowie standortbezogenen Sonderaufgaben

Zuständigkeit für interne und externe Kommunikation und Korrespondenz der Geschäftsführung Koordination von Terminen und Events der Geschäftsführung Erstellen und Überarbeiten von Tabellen und Texten (Office) Erstellen und Überarbeiten von Präsentationen (Power Point) Übernahme von zuarbeitenden Tätigkeiten im Marketing und in der Akquise Überarbeitung von Bild und Grafik Dateien (Canvas, InDesign, Photoshop etc.) Selbständiges Durchführern kleinerer Spezialprojekte mit administrativen Aufgabenstellungen, z.B. Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen Vertretung unserer Teamassistenz Administrative Tätigkeit mit unserer Controlling Software Projekt Pro

You are the heart of our reception area in our agency office in the Karolinenviertel and the first point of contact, the good soul, and the organizational anchor all at once. With your strong sense for people and your smart, confident manner, you ensure that colleagues, clients, applicants, and partners feel welcome from the very first moment. Whether it's spontaneous visitors, a ringing phone, or delivery chaos: you keep an overview, think ahead, and represent our agency in a professional yet personable way. Organizing and coordinating daily office operations Acting as the first point of contact for employees, visitors, and external partners Coordinating meetings and appointments, including preparation and follow-up Supporting teams and management with administrative and organizational tasks Planning and booking business trips, including expense administration Ordering and managing office supplies and maintaining office infrastructure Coordinating external service providers (e.g. cleaning, IT, maintenance) Supporting internal events, workshops, and agency-wide activities Maintaining lists, databases, and internal overviews Contributing to the continuous improvement of office processes and internal workflows

Aktenverwaltung und -organisation sowie Fristenkontrolle in überwiegend digitaler Form Eigenverantwortliches Erstellen von Korrespondenz, Rundschreiben, Protokollen und Schriftsätzen Vereinbarung von Besprechungsterminen Selbstständige Bearbeitung von Posteingängen Entgegennahme von Telefongesprächen und Auskunftserteilung Organisation von Dienstreisen, Mandantenveranstaltungen und Seminaren

Als erste Ansprechperson am Empfang begrüßen Sie die Mandanten und übernehmen die Betreuung mit Bewirtung der Gäste unserer Kanzlei Sie verantworten unsere Telefonzentrale und den Postausgang, nebenbei bereiten Sie unsere Besprechungsräume vor Teamübergreifend unterstützen Sie das Veranstaltungsmanagement bei der Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Kanzlei- und Mandantenveranstaltungen

Zentraler Ansprechpartner: Sie sind die freundliche Stimme unseres Unternehmens und nehmen Aufträge sowie Kundenanfragen telefonisch oder elektronisch entgegen. Auftragsabwicklung: Sie erfassen, prüfen und systematisieren eingehende Aufträge in unserem ERP-System (NAVISON / ENWIS) und betreuen eigenständig Großprojekte Kundenbetreuung: Sie beraten unsere Kunden kompetent zu unseren Dienstleistungen, Preisen und Liefer- bzw. Abholterminen. Schnittstellenfunktion: Sie arbeiten eng mit unserer Disposition, dem Vertrieb, der Logistik und dem fahrenden Personal zusammen, um eine reibungslose Abwicklung zu garantieren. Stammdatenpflege: Sie pflegen und aktualisieren die Kunden- und Auftragsdaten sorgfältig.

Sie übernehmen die kaufmännische Sachbearbeitung im Bereich Sportadministration, mit dem Schwerpunkt Motorradsport. Sie organisieren und begleiten motorsportliche Veranstaltungen - von der Planung bis zur Durchführung. Sie arbeiten eng mit Ortsclubs, Ehrenamtlichen, Sportwarten und Gremien zusammen und sind wichtige Schnittstelle im Motorsport-Netzwerk Sie lernen die ADAC-Prozesse und -Standards kennen. Sie bringen Struktur, Verlässlichkeit und Überblick in Abläufe - und sorgen so dafür, dass Motorsport möglich wird.