Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

Entgegennahme von Anrufen, Erteilung von Auskünften, Weitervermittlung Betreuung von Kunden und Gästen am Empfang Bearbeiten der Eingangs- und Ausgangspost Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial, Geschäftspapieren; Visitenkarten, Werbemitteln, usw.

Sie unterstützen die Koordination der IMPRS-ESM in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten und tragen zum reibungslosen Ablauf unseres internationalen Graduiertenprogramms bei. In enger Zusammenarbeit mit dem IMPRS-Team, der Universität Hamburg und (inter)nationalen Partnern gehören insbesondere folgende Aufgaben zu Ihrem Verantwortungsbereich: Organisation und Unterstützung bei der Koordination eines neuen Rekrutierungsprogrammes für Masterstudierende (Early Admittance Program) sowie Begleitung des Bewerbungs- und Auswahlprozesses neuer Stipendiat:innen Kommunikation als Schnittstelle zwischen Universität Hamburg und Max-Planck-Institut, insbesondere bei Lehrtätigkeiten, Terminplanung und Organisation des Curriculums Begleitung von und Kommunikation mit internationalen Promovierenden und Stipendiat:innen Mitarbeit im IMPRS-Office bei der Weiterentwicklung der administrativen Infrastruktur, der Prozesse und Programme Unterstützung bei Outreach- und Rekrutierungsaktivitäten (z. B. Online-Events, Informationsmaterialien) Pflege von Datenbanken, digitalen Tools und allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben zur Unterstützung der Koordination

Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen Eigenverantwortliche Abwicklung klassischer Office Management Aufgaben (Telefon, Postein-/ausgang) Korrespondenz mit internen und externen Partnern Erstellung und Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen zu neuen Projekten im Vergabeverfahren VgV Erstellung von Präsentationen, Berichten und Analysen Erstellung von Honorarangeboten Kaufmännische Unterstützung der Kalkulationsabteilung Mitarbeit bei der Vorbereitung von Ausschreibungen und Vergabeauswertung Eigenständige Bearbeitung von Eingangs-/ und Ausgangsrechnung (Rechnungsprüfung) Datenbankmanagement (Pflege und Ablage von digitalen Daten) Organisatorische Betreuung der Firmenhomepage

Was Dich erwartet Du bist das Herzstück unseres Empfangs und sorgst dafür, dass sich Mandant:innen, Gäste und Kolleg:innen in unserer Kanzlei willkommen fühlen und führst professionelle Korrespondenz am Telefon. Du koordinierst Termine, organisierst Veranstaltungen mit und unterstützt unser Assistenzteam im Bestellwesen und der Erstellung von Präsentationsvorlagen. Du kümmerst Dich um die Post und hältst unsere verschiedenen Systeme auf dem neuesten Stand. Du organisierst Meetings und verantwortest die Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume, damit alle sich wohlfühlen. Du planst und buchst Reisen für unser Team und rechnest Reisekosten sowie Kreditkarten sauber ab.

Du bist Repräsentant:in! Die Korrespondenz und telefonische Kommunikation mit (inter-) nationalen Mandanten meisterst Du mit Bravour. Die Organisation von Meetings und Veranstaltungen bereitet Dir Freude. Du liebst Struktur und Qualität - Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchführung: Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen sind Dir nicht fremd. Du packst an - im operativen Geschäft bist du High Level Support . Unterstützung bei der Personalplanung- und Organisation des Sekretariats am Standort gehören zu Deinem Tagesgeschäft.

Vertragliche und gesellschaftsrechtliche Aufgaben, insbesondere die Strukturierung und Vorbereitung von Verträgen Begleitung von Gesellschaftsgründungen sowie Erstellung gesellschaftsrechtlicher Unterlagen Erstellen von Vertragszusammenfassungen Verwaltung und Pflege von Datenbanken Erstellung von Datenräumen Abteilungsorganisatorische Aufgaben und allgemeine Bürotätigkeiten Aufgabenbezogene Abstimmung mit den Fachabteilungen Organisation von Gesellschafterversammlungen Kommunikation mit internen und externen Projektpartnern und Ansprechpartnern

Organisation des Kanzlei-Alltags Telefon & E-Mail-Korrespondenz mit Mandanten, Behörden & Kollegen Termin- und Fristenmanagement Unterstützung bei administrativen Abläufen (Post, Unterlagen, Akten - digital & strukturiert) Vorbereitung und Koordination interner Prozesse Kurz: Du hältst den Laden zusammen. Und ja - das ist bei uns eine echte Schlüsselrolle.

Koordinierungs- und Organisationsaufgaben des Sekretariats Telefontätigkeit und Kalendermanagement Terminplanung und Organisation von Tagungen, ärztlichen Fortbildungen und Dienstreisen Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollerstellung Ansprechpartner in für Beschäftigte und Patienten, Management von Wartelisten Korrespondenz national und international Bearbeitung des besonderen Behördenpostfachs (BeBPo) und Korrespondenz mit Gerichten, Staatsanwaltschaft und Polizei Erstellung von Vorlagen und Manuskripten Belegungsmanagement

Organisation und Sekretariatsaufgaben Telefonische Mitgliederbetreuung Veranstaltungsorganisation Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Protokolle Terminplanung und -koordination Durchführung von Recherchen

Mit dir im Team läuft in der Geschäfts- und Vertriebsleitung alles rund. Denn du kümmerst dich nicht nur um Organisatorisches und Administratives, sondern bereitest die Dinge auch fachlich und inhaltlich so vor, dass alle damit optimal arbeiten können: Kolleg:innen genauso wie Partner und Kunden. Im Einzelnen geht's um: Organisation und Administration: Du hältst der Geschäfts- und Vertriebsleitung im Tagesgeschäft den Rücken frei, managst Termine, koordinierst Dienstreisen und Veranstaltungen und sorgst für reibungslose Abläufe im Büro. Meetings und Inhaltliches: Mit Blick fürs Ganze und die Details bereitest du Meetings vor und nach, erstellst Protokolle und Präsentationen, Reports und Auswertungen. Unterstützung für den Vertrieb: Als Bindeglied zwischen Kunden, Vertriebs- und Serviceteams bringst du deine Stärken ein: hilfst mit, Angebote zu erstellen, Aufträge abzuwickeln und pflegst die Kundendatenbank. Kontakt und Kommunikation: Egal, ob jemand aus dem Team oder von außerhalb eine Frage hat - du bist die erste Anlaufstelle und hilfst kompetent und freundlich weiter.

Verantwortung für alle anfallenden administrativen Aufgaben sowie für die Büroorganisation (Postbearbeitung, Büromaterialbestellung u.v.m.) zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe Allgemeine Sachbearbeitung sowie E-Mail und Telefonkorrespondenz Überwiegend eigenständige Erstellung von Geschäftskorrespondenz Aktenpflege/-Verwaltung Digitale Datenerfassung und Vorbereitung für Zahlungsläufe Vorbereitung und Nachbereitung von Geschäftsberichten Vorbereitung und Erstellung von Verträgen und Nachträgen nach Diktat Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen Organisation von internen und externen Veranstaltungen Mittelfristige Übernahme von fachlichen verwaltungstechnischen Aufgaben zur Erweiterung des eigenen Kompetenzbereiches

Selbstständige und zuverlässige Erledigung und Koordination aller organisatorischen und administrativen Aufgaben im Büro der Hauptgeschäftsführerin Steuerung und Bearbeitung administrativer Prozesse, z. B. Terminkoordination, Reisemanagement, Verteiler- & Datenpflege, Office Management sowie Vorgangsmanagement Koordination, Organisation und Überwachung von Terminen im In- und Ausland mit hochrangigen Regierungs- und Wirtschaftsvertretern Konferenzmanagement und Gästebetreuung Absprache mit den Fachabteilungen bzgl. der inhaltlichen Vorbereitung von Gesprächen und Verhandlungen auf politischer und wirtschaftlicher Ebene Aktive Mitarbeit beim Management und der Steuerung von Projekten Nachbereitung von Besprechungen, Klausursitzungen, Geschäftsführerkonferenzen und Sitzungen des Präsidiums und des Vizepräsidiums Aktive Mitarbeit bei Prozessmanagement und -optimierung sowie bei der Erstellung von Zusammenfassungen und Übersichten für die interne und externe Kommunikation Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Selbstständige und eigenverantwortliche Führung und Organisation des Chefarztsekretariates, auch unter den Maßgaben der Gesamtleitung und der Geschäftsführung Erstellen der chefärztlichen Korrespondenz mit und ohne Patientenbezug Selbstständige Vor- und Nachbearbeitung der eingehenden Post sowie des Postausgangs Vorbereitung und Vollständigkeitsprüfung der Abrechnung von Privatpatienten bis zur Weiterleitung an die Abrechnungsstelle Ansprechpartner, Organisator und Betreuer von Famulanten, PJ-lern, Hospitanten und Gastärzten Zeiterfassung für den ärztlichen Dienst Elektronische Kommunikation, Korrespondenz, Berichte, Protokollführung Führen des chefärztlichen Terminkalenders Organisation und Unterstützung bei der Durchführung von Dienstreisen inkl. der erforderlichen Dienstreiseanträge und Reiseplanung Organisation sowie Nachbereitung von Veranstaltungen und Tagungen

Vorbereitung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen (Einladungen, Protokolle, Beschlusslisten) Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Eigentümer:innen, Mieter:innen und Dienstleistern Pflege und Verwaltung von Objekt- und Vertragsdaten in Immoware24 Unterstützung bei der laufenden Mietvertrags- und WEG-Verwaltung (Vertragserneuerungen, Fristenüberwachung) Rechnungsprüfung, -freigabe und Weiterleitung an die Buchhaltung Termin- und Reisekoordination für unser Verwalter-Team Ablage, Dokumentenmanagement und digitale Archivierung via Nextcloud Digitales To-Do-Management für individuelle und Team-Projekte

Sie arbeiten direkt der Geschäftsleitung bei allen anfallenden betrieblichen Aufgaben zu, führen eigenständige Recherche durch und setzen sich inhaltlich mit relevanten Geschäftsthemen auseinander. Sie übernehmen Anfertigungen und Ausarbeitungen von Auswertungen, Schriftstücken, Dokumenten und Präsentationen bis hin zu vertraulichen Vorlagen für Entscheidungsprozesse. Die Erledigung der täglichen Sekretariatsarbeiten, z. B. Büroorganisation, Akten- und Dokumentenmanagement inkl. Terminabstimmung/-nachverfolgung sowie Kalenderführung, stellt für Sie keine Herausforderung dar. Ihnen liegt die Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Gesprächsterminen inkl. Vor- und Nachbereitung sowie die Teilnahme an Sitzungen inkl. der Protokollführung. Die Unterstützung bei verschiedenen Projekten des Bereiches rundet Ihren Arbeitsalltag ab.

Sie sind Ansprechpartner für Kunden, Kollegen und Lieferanten Sie unterstützen aktiv im Tagesgeschäft Deutsche und einfache englische Korrespondenz Sie erledigen allgemeine Sekretariatstätigkeiten

Sie unterstützen unseren Geschäftsführer in seinem Daily Business. Sie unterstützen das Team bei allen organisatorischen Aufgaben. Sie sind mit souveräner Freundlichkeit die erste Ansprechpartnerin am Telefon bei eingehenden Anfragen. Sie übernehmen mit hoher Technikaffinität und Gründlichkeit die Vorbuchhaltung, das Aufarbeiten von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen aus der BWA und die Pflege von Unterlagen. Alles digital selbstverständlich. Mit Workflows und Agenten, wo immer möglich. Sie stellen die Genauigkeit und Konsistenz unserer Mandantenakten sicher, und implementieren Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung. Sie planen und koordinieren Besprechungen, Geschäftsreisen und Webinare. Sie unterstützen beim Empfang und bei der Bewirtung von Mandanten bei persönlichen Terminen in unseren Räumen.

Abwicklung von Korrespondenz, z.T. in englischer Sprache Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Unterstützung des Verwaltungsteams bei administrativen Aufgaben, z.T. in englischer Sprache Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen, überwiegend Inland

Organisation des Terminmanagements der Sachverständigen Abstimmung, Führung und Nachhaltung der Korrespondenz Aktenführung und Dokumentenverwaltung Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten, Gutachten und Honorarrechnungen Mitwirkung bei der Angebots- und Rechnungsprüfung Organisation und Überwachung von allgemeinen Sekretariats- und Büroaufgaben

Kalender-, Termin- und Kommunikationsmanagement: Proaktive Terminplanung, E-Mail-Sichtung und -Korrespondenz, Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Vorbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen Reise- und Meetingorganisation: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie Organisation interner und externer Meetings inkl. Raumvorbereitung, Ablaufkoordination und Präsentationserstellung