Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office-Management

In unserer Poststelle am Standort Heidelberg tragen Sie zu einer zuverlässigen und ordnungsgemäßen Postbearbeitung bei. Das erwartet Sie in Ihrem Arbeitsalltag: Sie bearbeiten den Posteingang, Postausgang und Warenlieferungen Sie scannen Briefe, Akten und weitere Dokumente Sie koordinieren Wartungstermine unserer Poolfahrzeuge Sie erledigen Dienst- bzw. Botengänge Sie betreuen die Medientechnik

Sie sind die erste Ansprechperson für unsere Mitglieder, Neukunden und Mieter unserer Gästewohnungen. Sie sind unser Aushängeschild und lassen sich so schnell nicht aus der Ruhe bringen. Bedienung der Telefonzentrale Empfang der Besucher in der Geschäftsstelle Bearbeitung eingehender Rechnungen Vermietung der Gästewohnungen Vorbereitung von Konferenz- und Besprechungsräumen Abwicklung der Eingangs- und Ausgangspost Beantwortung beziehungsweise Weiterleitung allgemeiner E-Mails Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial Unterstützung beim Scannen von Dokumenten Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Schreiben nach Phonodiktat, Posteingangsbearbeitung), selbstständiges Formulieren von Schriftverkehr Aktenverwaltung und Ablage für die Projektleitung Rechnungsprüfung Empfangstätigkeit (Telefon, Korrespondenz für unsere Projektleiter)

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroorganisationstalent, d. h. erste Anlaufstelle für nicht-fachliche Fragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Bürostruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge

Als Teil unseres Assistenzteams unterstützen Sie den Wissenschaftlichen Vorstand bei vielfältigen organisatorischen Aufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören: Reiseplanung, -organisation und -management Terminplanung und -koordination Stilsichere Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Gästebewirtung Postbearbeitung

Sie übernehmen die eigenständige Organisation des Direktionssekretariats und unterstützen die Direktion in allen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen. Als zentrale Schnittstelle koordinieren Sie die täglichen Abläufe des Museums und sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Direktion, Mitarbeitenden sowie externen Partnern und Förderern. Dazu gehören: Professionelles Office- und Terminmanagement Führung des Terminkalenders der Direktion, inklusive Koordination und Terminvorbereitung in organisatorischer Hinsicht Selbstständige Korrespondenz, Post- und Telefonkommunikation, Adressmanagement sowie Registratur Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Direktion Zuverlässiges Führen von Wiedervorlagen und Ablagesystemen Administrative und organisatorische Unterstützung der Direktion, inklusive Recherchen und museumsplanerischer Aufgaben Organisation, Koordination und Betreuung von Veranstaltungen, Meetings, Pressekonferenzen und Ausstellungseröffnungen inklusive Einladungsmanagement und Koordination externer Dienstleistungen (z.B. Catering) Erstellung und Kontrolle von Dienstplänen (u. a. für das Kassenteam) Unterstützung in laufenden Projekten und im allgemeinem Tagesgeschäft Ansprechpartner für Mitarbeitende, Gäste und Partner des Museums Zeitweise Betreuung der Telefonzentrale sowie vertretungsweise (urlaubsbedingt) Übernahme einzelner Kommunikation

Sie sind (im Team) die freundliche Stimme am Telefon und der erste Kontakt für unsere Mandanten Sie empfangen unsere Mandanten und sorgen für eine angenehme Atmosphäre Sie übernehmen allgemeine Büroorganisation und die Verwaltung von Terminen Sie unterstützen uns bei der Korrespondenz, sowohl im allgemeinen Schriftverkehr als auch in fachlichen Themen Sie bereiten einfache Beglaubigungen vor Sie unterstützen das Team in der Vor- und Nachbereitung der Urkunden

Die Tätigkeit ist von den komplexen Anforderungen der Administration des Gastronomie- und Event-Business geprägt. Dazu gehören abgestimmte Veranstaltungsabläufe, die Koordination verschiedener Beteiligter, die Einhaltung organisatorischer Vorgaben sowie die sorgfältige Bearbeitung von Vertrags-, Abrechnungs- und Veranstaltungsunterlagen. Das Aufgabengebiet bietet eine abwechslungsreiche Verbindung aus klassischer Sekretariatsarbeit, kaufmännischer Unterstützung und Mitwirkung an der Organisation unterschiedlichster Veranstaltungen in verantwortlicher und büroleitender Funktion. Eigenverantwortliche Durchführung sämtlicher Tätigkeiten im Bereich Sekretariat und Büroorganisation. Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, insbesondere Posteingang, Postausgang, Postumlauf, Ablage und Wiedervorlage. Abwicklung des Telefonverkehrs sowie Erteilung schriftlicher und mündlicher Auskünfte. Selbstständige Koordinierung von Terminen sowie Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen. Unterstützung und organisatorische Mitwirkung bei der Planung, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen. Vorbereitung von Verbrauchslisten für Speisen und Getränke, Programmierung der Kasse, Kommunikation mit externen Dienstleistern, Bearbeitung von Personalunterlagen sowie Abfrage und Zusammenstellung aller abrechnungsrelevanten Daten. Erstellung von Rechnungen sowie vorbereitende Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Veranstaltungsabrechnung. Schreibarbeiten jeglicher Art, eigenständig sowie nach Diktat der Geschäftsführung. Erstellung und Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung, insbesondere Angebote, Verträge, Übersichten und sonstige Organisationsunterlagen. Unterstützung im Zahlungsverkehr sowie Übernahme vorbereitender Buchhaltungsaufgaben. Koordination interner Büroabläufe und Unterstützung der Geschäftsführung in büroleitenden und organisatorischen Aufgaben.

Die Tätigkeit ist von den komplexen und dynamischen Anforderungen der Administration des Gastronomie- und Event-Business geprägt. Dazu gehören abgestimmte Veranstaltungsabläufe, die Koordination verschiedener Beteiligter, die Einhaltung organisatorischer Vorgaben sowie die sorgfältige Bearbeitung von Vertrags-, Abrechnungs- und Veranstaltungsunterlagen. Das Aufgabengebiet bietet eine abwechslungsreiche Verbindung aus klassischer Sekretariatsarbeit, kaufmännischer Unterstützung und Mitwirkung an der Organisation unterschiedlichster Veranstaltungen. Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team im administrativen Tagesgeschäft sowie bei der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, insbesondere Posteingang, Postausgang, Dokumentenablage, Wiedervorlagen und allgemeine Korrespondenz. Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Veranstaltern, Dienstleistern, Besuchern und Geschäftspartnern. Selbstständige Koordination von Terminen, Fristen und internen Abläufen. Unterstützung bei der Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Veranstaltungen, insbesondere durch Einholung und Aufbereitung veranstaltungsbezogener Informationen, Abstimmung organisatorischer Details und Zusammenstellung relevanter Unterlagen. Mitwirkung bei der Erstellung, Vorbereitung und Prüfung von Angeboten, Vertragsunterlagen, veranstaltungsbezogenen Mitteilungen sowie sonstigen Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung. Pflege und Nachverfolgung von Angaben zu Veranstaltungsabläufen, etwa zu Auf- und Abbauzeiten, Besucherzahlen, Bestuhlungsfragen, externen Dienstleistern und abrechnungsrelevanten Informationen. Unterstützung bei der Abstimmung mit Catering, Garderobe, Technik, Servicepersonal und weiteren internen oder externen Beteiligten, soweit dies für einen reibungslosen Veranstaltungsablauf erforderlich ist. Schreibarbeiten aller Art, sowohl eigenständig als auch nach Vorgabe der Geschäftsführung. Unterstützung bei Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und vorbereitenden buchhalterischen Aufgaben. Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Unterlagen und sensiblen Informationen im Rahmen der internen Verwaltung und Veranstaltungsorganisation.

Ziel der Position »Assistenz« ist die Büroleitung im Sinne der organisatorischen, fachlichen Verantwortung für den Bereich Administration / Sekretariat für die Vorstandsvorsitzende und auch die Verwaltungsleitung mit der fachlichen Führung der zweiten Position Sekretariat. Büroorganisation Frau Oberin Fuhr und Frau Blume mit fachlicher Verantwortung für eine zusätzliche Kraft Sekretariat Effiziente Termin- und Reiseplanung Organisation der Ablage Korrespondenz (E-Mails, Protokolle, Briefe - nach Vorgabe und eigenständig) Repräsentanz, Gästebewirtung Mitgliederbetreuung im Sinne von Geburtstagsgrüßen, Aufmerksamkeiten - eigene Ideen gewünscht Erstellung von Unterlagen für die unterschiedlichen Gremien (Schwesternschaft / DRK Kliniken Berlin / Verband der Schwesternschaften / SozialBank) mit der entsprechenden Organisation Ansprechpartnerin (m/w/d) für IT / Technik Themen (Schlüsselanlage, Technik Konferenzraum etc.) Stetige Weiterentwicklung der Organisation mit eigenen Ideen gewünscht

Du unterstützt unser Team und bei Bedarf die Führungskräfte im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Du koordinierst und organisierst Termine, bereitest Meetings vor und sorgst für eine strukturierte Dokumentation Du übernimmst Projektmanagement-, Kommunikations- und Koordinationsaufgaben und behältst dabei den Überblick Du arbeitest aktiv an bereichsübergreifenden Projekten mit und bringst Deine Ideen ein Du bist Ansprechpartner in für interne und externe Stakeholder innen und sorgst für eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit

Sie begleiten den Vorsitz des GBR bei der Erledigung seiner Aufgaben, d. h. sind insbesondere zuständig für: Die fachliche und organisatorische Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Sitzungen (z. B. Erstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollen), Die Vorbereitung, Organisation und Koordination von Veranstaltungen (z. B. GBR- und Ausschusssitzungen) einschließlich der Korrespondenz mit Tagungsstätten und Hotels sowie der Organisation des Reisemanagements, Organisation des Einkaufs für den GBR und Prüfung von Rechnungen, Die verwaltungstechnische Organisation der Geschäftsstelle (u. a. Erledigung der Korrespondenz, Aktenführung und -ablage, Terminplanung und -organisation), Unterstützung der örtlichen Betriebsräte.

Unterstützung der organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um die Organisation und Durchführung der Sitzungen des Perspektivenrats. Ansprechpartner in für die Führungskräfte, ihre Büros, die Kolleg innen sowie externe Partner innen. Verwaltung des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise. Bearbeitung interner und externer Anfragen, Redaktion von Manuskripten, Erstellung von Präsentationsfolien, Mitarbeit an der Datenbankentwicklung und -pflege. Planung, Organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen. Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG-Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung. Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG. Schriftverkehr auf nationaler und internationaler Ebene. Unterstützung der beiden Münchner Referate der Abteilung bei allgemeinen Sekretariatstätigkeiten (z. B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Telefondienst, Terminkoordination, Reisebuchung, Materialbeschaffung und -verwaltung, Vertragsprüfung und -abschlüsse). Vertretung der Sachbearbeitung/Assistenz der Abteilungsleitung in allen ihren Aufgaben.

Proaktive Unterstützung der Abteilungsleitung und der Arbeitsgruppen im administrativen Bereich: Unterstützung im operativen Tagesgeschäft Klassisches Büromanagement wie z. B.: Terminplanung, Erstellung von Präsentationen / Unterlagen, Hardware- und Software-Beschaffung sowie Berechtigungen etc. Unterstützung in Projekten und Prozessen Weiterentwicklung zu einem »digitalen Büro« Ansprechpartner in der Schnittstellenfunktion für den Stadtkonzern (GGH und städtische Ämter)

Eigenständige Organisation und Koordination aller administrativen, organisatorischen sowie Verwaltungsaufgaben und Abläufe im Kanzleialltag. Fristenüberwachung, digitales Dokumentenmanagement, Mandanten- und Auftragsanlage sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost gehören zu Ihren Aufgaben. Sie sind die Kommunikationsschnittstelle zwischen Partner, Team, Mandanten und Behörden. Als Teil unseres Teams sind Sie für die administrative und organisatorische Unterstützung des gesamten Teams zuständig. Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit unseren nationalen und internationalen Mandanten sowie Empfang und Bewirtung. Eigenständige Durchführung der Fakturierung. Sie gestalten interne Projekte und Prozesse mit und übernehmen Sonder- und Projektaufgaben. Sie organisieren und unterstützen bei unseren Events und sind Ansprechperson für unsere Dienstleister.

Administrative Abwicklung der Wareneingänge und -ausgänge sowie Planung der Zeitfenste r Kommunikation und Koordination mit Kunden und Disponenten für reibungslose Abläufe Erstellung vollständiger Frachtpapiere sowie Pflege von Daten und Kennzahlen im System Strukturierte Bearbeitung von Schäden und Reklamationen von der Aufnahme über die Klärung bis zur Dokumentation Administrative Tätigkeiten und allgemeine Büroorganisation

Sämtliche buchhalterische Vorgänge im Zusammenhang mit der Immobilienwirtschaft Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Erfassung aller Geschäftsvorfälle sowie Abwicklung des elektronischen Zahlungsverkehrs Vorbereitung von Abrechnungen und Wirtschaftsplänen Pflege der Stammdaten im Verwaltungssystem Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dritten

Nach einer systematischen und intensiven Einarbeitung beinhaltet Ihr Aufgabenfeld im Schwerpunkt folgende Tätigkeitsbereiche: Materialdisposition zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der benötigten Produkte Tourenplanung in enger Zusammenarbeit mit der Zentrale in Datteln Durchführung von Bestandskontrollen Erstellung der Lieferpapiere und -dokumente Organisation der Maintenance des Standortes

Rechnungserstellung, Verarbeitung und - Prüfung. Anlage und Pflege von Stammdaten. Erstellung von Auswertungen. Betreuung der digitalen Schließanlage. Prüfung der elektronischen Zeiterfassung. Erstellung von Dienstplänen und sonstigen Protokollen. Archivierung und Validierung unterschiedlicher Dokumente.

Vollumfängliche und eigenverantwortliche bauplanungs- und bauordnungsrechtliche Bearbeitung und Beurteilung von Bauanträgen, Bauvoranfragen, Befreiungen, Ausnahmen und Abweichungen Durchführung, Veranlassung und Begleitung von wiederkehrenden Prüfungen Fertigung von baurechtlichen Stellungnahmen zur Bauleitplanung der Gemeinde, bei Widersprüchen sowie in fachrechtlichen Genehmigungsverfahren, z.B. nach dem BImSchG; Durchführung von Bauberatungen, Baubegehungen und Bauabnahmen; Bauaufsichtliche Überprüfung von Grundstücken und baulichen Anlagen; Mitwirkung an abteilungsinternen Projekten zur Optimierung und Digitalisierung von Abläufen in Genehmigungsverfahren