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Vorzimmer- und Leitungsassistenz (m/w) im Rechnungshof Hamburg

Dienststelle:
Rechnungshof Hamburg

Stellenanzahl:
2

Die Stellen sind:

unbefristet,

in Vollzeit (auch teilzeit­geeignet),

ohne Führungsfunktion,

sofort zu besetzen.

Stellennummer:
145617

Die Ausschreibung richtet sich an:
Alle Interessierten

Entgeltgruppe (Tarifbeschäftigte):
EGr. 8 TV-L

Besoldungsgruppe (Beamte/innen):
BesGr. A8 (Hauptsekretärin bzw. Hauptsekretär) HmbBesG

Bewerbungsschluss:
08.08.2017

Wichtige Hinweise:

Grundsätzlich handelt es sich um Vollzeitstellen, Teilzeit ist unter Berück­sich­ti­gung dienstlicher Belange möglich. Im Rahmen der Vorzimmertätigkeit müssen Sie montags bis donnerstags von 9 bis 16 Uhr und freitags von 9 bis 14 Uhr erreichbar sein.

Wir über uns:

Der Rechnungshof überwacht die gesamte Haushalts- und Wirtschaftsführung der Freien und Hansestadt Hamburg. Unser zentrales Ziel ist das Hinwirken auf eine wirtschaftliche, sparsame und bestimmungsgemäße Verwendung öffentlicher Gelder. Diese umfassende öffentliche Finanzkontrolle unterstützen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Prüfungen und Beratungen gemäß §§ 81 ff. der Landeshaushaltsordnung.

Ihr Aufgabenfeld:

Ihre Aufgabe besteht darin, die Leitung zu entlasten. Konkret unterstützen Sie bei uns Prüfungsgebiets- und Abteilungsleitungen. In der Wirtschaft würden wir Sie Managementassistenz (m/w) nennen.

Zu Ihren Aufgaben gehören zum einen klassische Vorzimmertätigkeiten wie Terminkoordination, Sitzungsunterstützung (z. B. Raumvor- und -nachbereitung, Protokollführung) und Ablage. Zum anderen werden Sie Abteilungen durch fachbezogene Recherchen (ggf. vor Ort), Erkundung neuer Themen mit schriftlicher und mündlicher Aufbereitung sowie die Bearbeitung spezifischer Einzelaufträge unterstützen.

In Ihrem Tagesablauf werden Sie zwischen Routine und Ad-hoc-Aufträgen wechseln. Dabei gelingt es Ihnen, die Abteilungen mit großem Engagement, Geschick und Organisationsvermögen zu unterstützen und gleichzeitig die Routineaufgaben zuverlässig und souverän abzuarbeiten.

Was müssen Sie mitbringen?

  • Als Beamtin bzw. als Beamter verfügen Sie über die Befähigung für die Lauf­bahn der Fachrichtung Allgemeine Dienste in der Laufbahngruppe 1 mit Zugang zum zweiten Einstiegsamt.
  • Die mit Erfolg abgeschlossene Ausbildung zur bzw. zum Ver­wal­tungs­fach­an­ge­stellten oder eine abgeschlossene Büroausbildung.
  • Einschlägige Erfahrungen als Leitungsassistenz oder in vergleichbaren Bereichen.
  • Bildschirmtauglichkeit – ggf. bei Verwendung geeigneter Hilfsmittel.

Was sollten Sie außerdem mitbringen?

Damit Sie die Aufgaben erfolgreich wahrnehmen können, erwarten wir von Ihnen, dass Sie

  • eine sehr gute Arbeitsorganisation, Organisationstalent, Eigenständigkeit, Selbstmotivation und Eigenverantwortlichkeit besitzen,
  • in der Lage sind, unterschiedliche Fragestellungen mündlich und schriftlich verständlich, strukturiert, fundiert und termingerecht aufzubereiten,
  • gute Kenntnisse in den Microsoft-Standardanwendungen Word, Excel, PowerPoint, Outlook und SharePoint besitzen,
  • idealerweise Erfahrung aus der Arbeit in der öffentlichen Verwaltung mitbringen bzw. gute Kenntnisse über Aufbau und Aufgaben der hamburgischen Verwaltung besitzen,
  • dienstleistungsorientiert sind und freundlich und sicher auftreten,
  • Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern haben,
  • bereit und in der Lage sind, sich bei Bedarf auch auf kurzfristig wechselnde Aufgaben flexibel einzustellen und
  • auch unter Zeitdruck zuverlässig und sorgfältig arbeiten.

Kontakt:

Für Rückfragen zu den Stellen und den Aufgaben des Rechnungshofs wenden Sie sich gern an die Leitung der Präsidialabteilung, Frau Carstens-Wähling (Telefon 040 428 23 1770), oder an den Verantwortlichen für Auswahlverfahren, Herrn Dr. Kirstein (Telefon 040 428 23 1792).

So bewerben Sie sich:

Ihre Bewerbung senden Sie uns bitte vorzugsweise

Neben einem aussagekräftigen Anschreiben, in dem Sie Ihr Interesse an der Aufgabe begründen und die Erfüllung des Anforderungsprofils darstellen, benötigen wir die folgenden Unterlagen von Ihnen:

  • tabellarischer Lebenslauf,
  • Nachweis der Berufsausbildung,
  • Ggf. Nachweis des Studienabschlusses,
  • aktuelle Beurteilung bzw. Zeugnis (nicht älter als drei Jahre – siehe auch Hinweise zum Bewerbungs- und Auswahlverfahren),
  • relevante Fortbildungsnachweise,
  • Nachweis über Ihre Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung (falls vorhanden) sowie
  • Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Bewerberinnen und Bewerbern aus dem öffentlichen Dienst).

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. In dem Bereich, für den diese Stellen ausgeschrieben werden, sind Männer unterrepräsentiert im Sinne des § 3 Abs. 1 des Hamburgischen Gleich­stellungs­gesetzes (HmbGleiG). Wir fordern Männer daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg
Gänsemarkt 36
20354 Hamburg

Weiterführende Links: